Gerenciar configurações do portal do cliente

O portal do cliente oferece aos clientes um local centralizado para gerenciar e responder aos seus tickets de suporte. Depois de configurar o portal do cliente, você pode definir configurações como o domínio do portal, as permissões de acesso e o formulário de suporte. Essas configurações podem ser atualizadas a qualquer momento.

Permissões necessárias As permissões de configurações do portal do cliente são necessárias para gerenciar o portal do cliente.

Observação: este artigo se aplica à experiência atualizada do portal do cliente. Se você ainda estiver usando a experiência anterior do portal do cliente, recomendamos migrar para a experiência atualizada.

Migrar o portal do cliente para o novo portal

Se já tiver configurado seu portal do cliente, você poderá atualizar para a nova experiência do portal do cliente. Durante a migração, o portal ficará temporariamente indisponível. Todos os tickets, conversas e dados do cliente serão transferidos automaticamente.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.

2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Conteúdo > Portal do cliente .

3. Na parte superior da página, no banner, clique em Atualizar.
   
   

   

4. Clique em Iniciar migração.

5. Na página Tema , visualize seu novo tema.

   • O portal do cliente atualizado usa um tema simplificado. As variáveis de tema existentes não serão migradas.

   • Você pode personalizar o tema após a migração.

   • Para visualizar o tema, clique em Abrir visualizador de temas.

6. Depois de revisar o tema, marque a caixa de seleção Eu revisei o novo tema no canto inferior direito. Em seguida, clique em Próximo: Atualizações de Propriedade.

7. Na página Propriedades do Ticket , confirme as propriedades do ticket que aparecem na página de detalhes do ticket.

   • Para adicionar uma propriedade à página de detalhes do ticket:
     • Clique em add Adicionar propriedade .
     • Na caixa pop-up, clique no menu suspenso Selecionar propriedade e selecione uma propriedade.
     • Insira o nome de exibição.
     • Clique em Salvar.
8. Clique em Próximo: Atualizações de menu.
9. Na página Menu , revise o menu do portal. Automaticamente, o novo portal inclui links para Tickets e Sair. Para visualizar e editar os links usados no menu de navegação, clique em Abrir configurações do menu.
10. Marque a caixa de seleção do menu Revisei meu novo portal e clique em Próximo: Atualizações de conversas.
11. Revise as atualizações na visibilidade da conversa e clique em Próximo: Confirmação.
12. Clique na caixa de seleção Estou pronto para migrar meu portal e clique em Migrar portal.

Assim que a migração for concluída, os clientes serão redirecionados automaticamente para o portal atualizado.

Editar o nome do portal

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Serviço > Portal do Cliente. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Serviço > Portal do Cliente.
2. Digite um Nome de portal. Esse é o título que aparecerá na guia do navegador quando os clientes estiverem conectados ao portal do cliente.

Gerenciar o domínio

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Serviço > Portal do Cliente. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Serviço > Portal do Cliente.
2. Navegue até o URL. No campo Slug, você pode editar o slug do URL.
3. Para atualizar o domínio, clique no menu suspenso Portal domínio e selecione uma domínio . Você somente pode selecionar domínios com o tipo de conteúdo principal portal do cliente .
4. Para gerenciar o domínio usado para o portal do cliente, clique em Gerenciar domínios.
5. O portal do cliente aparecerá no idioma principal definido para o seu domínio. Se você alterar o idioma do seu domínio nas configurações de Domínios e URLs, o idioma do portal do cliente também será atualizado. Saiba mais sobre as ofertas de idiomas do HubSpot.

Observação: portais de cliente com vários idiomas não são suportados neste momento.

Editar controle de acesso

Você pode permitir que os clientes criem seu próprio login ou atribuir acesso a grupos de acesso específicos.

1. Para conceder acesso a um grupo específico de contatos:

• • Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Serviço > Portal do Cliente. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Serviço > Portal do Cliente.
  • Clique na guia Acesso .

• • Selecione a opção Participação do grupo de acesso necessária, clique no menu suspenso e selecione os grupos de acesso aos quais fornecer acesso.
    
    
    

  • Um e-mail de registro será enviado aos contatos selecionados. No banner, marque a caixa de seleção para permitir que o HubSpot envie e-mails de registro para contatos que ainda não se registraram. Saiba como personalizar o e-mail de registro.

     

2. Para permitir que os usuários criem seu próprio login:
   • Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Serviço > Portal do Cliente. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Serviço > Portal do Cliente.
   • Clique na guia Acesso .

• • Selecione a opção Autorregistro obrigatório. Isso permitirá que qualquer pessoa se registre e crie seu próprio login no portal do cliente. Para selecionar esta opção, você deve ter o autorregistro habilitado em suas configurações de conteúdo privado.

3. Para configurar como os clientes fazem login, clique em Método de autenticação para abrir as configurações de conteúdo privado. Selecione o domínio que hospeda o portal do cliente e configure a opção de login disponível antes de retornar às configurações do portal do cliente.
4. Para gerenciar o aviso de consentimento, nas configurações de conteúdo privado, clique em Aviso de consentimento.

Editar a caixa de entrada ou o help desk padrão

Você pode selecionar uma caixa de entrada ou help desk padrão para tickets criados pelos contatos no portal do cliente. Quando o cliente acessar o portal do cliente, ele poderá responder ao ticket, e a resposta dele aparecerá na caixa de entrada ou no help desk selecionado.

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Serviço > Portal do Cliente. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Serviço > Portal do Cliente.
2. Clique na guia Tickets .
3. Na seção Escolher para onde os tickets são enviados, clique no menu suspenso e selecione uma caixa de entrada ou help desk. Se opções alternativas não forem exibidas, os tickets criados no portal do cliente serão gerenciados no help desk por padrão.

Configurar permissões de ticket do cliente

Para controlar quais tickets seus clientes podem exibir no portal do cliente, configure as permissões de ticket do cliente:

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Serviço > Portal do Cliente. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Serviço > Portal do Cliente.
2. Clique na guia Tickets .
3. Na seção Permissões de Ticket do cliente , selecione uma opção:

• • Somente tickets com os quais estão associados: quando um contato fizer login no portal do cliente, somente os tickets associados ao seu registro do contato serão exibidos.
  • Todos os tickets de seu empresa: quando um contato entrar no portal do cliente, quaisquer tickets associados à sua registro de empresa principal, além dos tickets associados à sua registro do contato, serão exibidos.

• • Clientes selecionados podem ver tickets de empresa: somente os contatos que atenderem aos critérios definidos poderão ver os tickets associados à sua empresa.
    • Clique em Gerenciar propriedades de contato.
      
      
      
      • No painel direito, clique em + Adicionar filtro para definir os critérios.
      • Para adicionar um novo filtro, clique em + Adicionar filtro nos grupos E ou OU . Ao definir um filtro com E, os registros devem cumprir todos os critérios do grupo de filtros para poderem ser incluídos na exibição. Ao selecionar OU, os registros devem atender aos critérios em pelo menos um grupo de filtros para serem incluídos na exibição. Selecione o propriedade pelo qual deseja filtrar, defina critérios para o propriedade e clique em Aplicar filtro.
      • Clique em Salvar.
      • Depois de terminar, clique no X no canto superior direito. Os seus filtros serão aplicados, mas você precisa salvar a exibição para que eles sejam mantidos.

4. Clique em Salvar.

Se você permitiu que os contatos visualizassem Todos os tíquetes de suas empresas, seus clientes podem alternar entre seus tíquetes e os tíquetes de suas empresas. Quando os clientes acessam o portal do cliente, eles podem navegar entre as guias Minha exibição e Exibição da organização e selecionar as seguintes exibições:

• Tickets da organização: todos os tickets associados à empresa principal do cliente serão exibidos.
• Minha visão: somente os tickets associados ao contato do cliente serão exibidos.

Compreender o threading de conversas

As conversas que os clientes podem ver no portal do cliente dependem da permissão de ticket do cliente que você configurou:

• Conta pessoal: se Somente ticket associado a estiver selecionado, os clientes poderão visualizar os tópicos de conversa apenas para tickets associados a seus registro do contato. Eles verão apenas as mensagens das conversas às quais têm acesso.
• Acesso da empresa: se Todos os tickets de sua empresa estiverem selecionados, ou se os clientes atenderem aos critérios para Selecionados Os clientes podem ver tickets de empresa, os clientes também podem ver threads de conversa para tickets associados à sua empresa principal.

Você pode verificar quais conversas aparecerão no portal do cliente usando o cartão Conversas na barra lateral direita do registro de registro de ticket. Se vários threads de conversa estiverem associados a um ticket, somente o thread original aparecerá no portal do cliente.

Para manter as discussões internas privadas, use observações e comentários para comunicação interna. Você também pode criar regras de filtragem para impedir que e-mails internos apareçam em threads de conversa. Qualquer comunicação incluída em um thread de conversa fica visível no portal do cliente para os clientes que têm permissão para exibir esse ticket.

Configurar ações de ticket para clientes

Gerencie as interações do cliente com tickets no portal, permitindo que eles respondam a tickets fechados ou fechem tickets por conta própria.

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Serviço > Portal do Cliente. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Serviço > Portal do Cliente.

2. Clique na guia Tickets .

3. Na seção Ações do Ticket , selecione uma opção:

   • Permitir que os clientes respondam a conversas fechadas: os clientes podem responder a um thread existente em um ticket fechado.

   • Permitir que o cliente feche tickets no portal: os clientes podem fechar tickets diretamente do portal.

4. Clique no menu suspenso Fase do Ticket para atribuir uma fase de fechamento a cada pipeline. Se o seu pipeline tiver apenas uma fase fechada, ela será selecionada por padrão.

    

5. Clique em Salvar.
   

Personalizar a exibição de tickets

Os clientes veem apenas as propriedades de ticket que você escolhe exibir no portal. Por exemplo, você pode exibir o Nome do Ticket enquanto remove a Prioridade das colunas exibidas.

Para controlar como os tickets aparecem para os clientes, edite os rótulos dos tickets, filtre quais tickets estão visíveis e selecione quais colunas são exibidas na página do ticket.

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Serviço > Portal do Cliente. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Serviço > Portal do Cliente.
2. Clique na guia Tickets .
3. Para alterar o nome de exibição dos tickets na página inicial do ticket:
   • No campo Nome de exibição para tickets , insira um novo Nome de exibição.
   • Por exemplo, você pode alterar o rótulo para Pedidos , Casos ou Solicitações. Saiba como atualizar o texto do cabeçalho do formulário para refletir o novo rótulo.
4. Para personalizar quais tickets aparecem no portal do cliente:
   • Na seção Visibilidade do ticket, clique em Selecionar propriedades de ticket.
   • No painel direito, clique em Adicionar filtro e selecione uma propriedade de ticket, em seguida, configure seus critérios de filtro.
5. Para personalizar quais colunas são exibidas na página de exibição do ticket:

• • Para adicionar uma propriedade, clique em + Adicionar propriedade. Você pode adicionar até 10 propriedades.
  • Para reordenar colunas, clique e arraste as propriedades para a ordem desejada.
  • Para editar uma coluna, passe o mouse sobre ela e clique em Editar.
  • Para remover uma propriedade da tabela, passe o mouse sobre ela e clique em Excluir.
  • Para redefinir as colunas para o padrão, clique em Redefinir para os padrões recomendados.

6. Na seção Personalizar o nome de exibição do Ticket Proprietário, selecione uma opção de exibição. Por padrão, o nome do proprietário é usado; no entanto, você pode optar por exibir o nome completo, sobrenome ou um alias personalizado do proprietário.
7. Clique em Salvar.

Adicionar um formulário de suporte ao portal do cliente

Você pode adicionar um formulário de suporte ao seu portal de cliente para que, quando um visitante estiver logado, ele possa enviar um novo pedido de suporte a partir do portal de cliente.

Observação: quando você adiciona um formulário de suporte ao portal do cliente, ele cria automaticamente um ticket associado ao usuário conectado. Como tal, não é necessário incluir um campo de E-mail . Saiba mais sobre como adicionar campos de formulário.

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Serviço > Portal do Cliente. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Serviço > Portal do Cliente.
2. Na seção Formulário de suporte, marque a caixa de seleção Conectar formulário de suporte.
3. Navegue até a guia Tickets .
4. Na seção Formulário de suporte , marque a caixa de seleção Conectar formulário de suporte .
5. Insira o texto do menu do formulário. Isso aparecerá como o texto do link no menu de navegação do portal do cliente. Por exemplo, abra o ticket .
6. Insira o texto do cabeçalho do Formulário. Isso aparecerá na parte superior do formulário. Por exemplo, abra um ticket de suporte .
7. Clique no menu suspenso Formulários para selecionar um formulário.
8. No canto inferior esquerdo, clique em Salvar.

Você deve selecionar um formulário que inclua propriedades de ticket e que esteja conectado à caixa de entrada de conversas ou ao help desk. Para adicionar propriedades de ticket ao seu formulário, você pode criar um formulário usando o modelo de formulário de suporte, ou ativar propriedades de ticket no construtor de formulário.

Para ativar as propriedades de ticket em um formulário:

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Marketing > Formulários. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Marketing > Formulários.
2. Passe o cursor do mouse sobre o formulário e clique em Editar.
3. No painel esquerdo do editor de formulários, clique no ícone de configurações.
4. No menu da barra lateral esquerda, clique em Tickets.
5. Ative a opção Conectar este formulário a uma caixa de entrada ou help desk .
6. Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso e selecione uma caixa de entrada ou help desk e clique em Conectar.
7. No canto superior direito, clique em Revisar e atualizar. Clique em Atualizar para publicar o formulário e concluir a conexão com a caixa de entrada ou o help desk.

Será criado um ticket para cada envio de formulário, que aparecerá no portal do próprio cliente, além da sua caixa de entrada de conversas.

Se você estiver tendo dificuldades com o comportamento ou os envios do seu formulário, revise os diferentes problemas comuns e as etapas para resolvê-los.

Personalizar o tema

Para editar a aparência do portal do cliente:

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Serviço > Portal do Cliente. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Serviço > Portal do Cliente.
2. Clique na guia Temas .
3. Na seção Personalizar a aparência do portal, clique em Editar tema.
4. No visualizador de temas, use as opções de estilo para garantir que a aparência do portal do cliente permaneça consistente com o resto do site. Saiba mais sobre a edição de configurações de estilo de tema.

Observação: se você fizer alterações nos estilos do tema, essas alterações serão aplicadas a todas as páginas no portal do cliente.

Adicionar links personalizados para a página inicial do portal

Para adicionar um conjunto de links personalizados ao portal do cliente:

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Serviço > Portal do Cliente. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Serviço > Portal do Cliente.
2. Clique na guia Temas.
3. Clique no cartão Links externos.
4. Clique no menu suspenso Menu e selecione um menu. Saiba mais sobre como criar e editar menus.

Configurar páginas do sistema de conteúdo privado

Você pode selecionar e editar as páginas do sistema que os seus clientes usarão ao acessar seus portais, incluindo as páginas onde poderão se registar, entrar e sair do sistema. Você também pode configurar uma página de acesso negado e páginas de redefinição de senha.

Para configurar as páginas do sistema de portal do cliente:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu lateral esquerdo, acesse Conteúdo > Conteúdo privado.
3. Clique na guia Páginas.
4. Sob cada tipo de página do sistema, clique no menu suspenso e selecione um novo modelo.
5. Depois de selecionar um modelo, você pode editá-lo ou visualizá-lo clicando em Ações e selecionando a opção correspondente.

Personalizar o texto do consentimento para processar (opcional)

Se você está permitindo que os clientes se autorregistrem para acessar o portal do cliente, você deve configurar um aviso de consentimento para que eles saibam como você usará os dados deles.

Observação: embora esses recursos façam parte do HubSpot, sua equipe jurídica é o melhor recurso para fornecer orientação sobre conformidade para uma situação específica.

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Serviço > Portal do Cliente. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Serviço > Portal do Cliente.
2. Clique na guia Acesso .
3. Clique em Aviso de consentimento.
4. Você será direcionado para as configurações de Conteúdo privado. Clique no menu suspenso Escolher um domínio para editar e selecione o domínio no qual o portal do cliente está hospedado.
5. Na seção Consentimento para processar dados, clique em Editar conteúdo do consentimento explícito.
6. No painel Aviso e consentimento, atualize o texto ou o rótulo da caixa de seleção do consentimento para processar e clique em Salvar. Você também pode se conectar aos recursos externos da sua equipe jurídica a partir do texto de Aviso e consentimento, se aplicável.

Isso somente atualizará o texto do consentimento para processar do seu portal do cliente. Saiba como definir texto de consentimento e aviso padrão para outras ferramentas do HubSpot.

Ativar um portal do cliente

Depois de concluir as etapas de configuração, você pode ativar o portal do cliente.

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Serviço > Portal do Cliente. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Serviço > Portal do Cliente.
2. Na parte superior da página, ative a opção portal do cliente.

Quaisquer mensagens enviadas do portal do cliente para sua equipe aparecerão na caixa de entrada de conversas e serão registradas como um engajamento de e-mail na linha do tempo do registro.

Dar aos contatos acesso ao portal do cliente

Para acessar o portal do cliente, você pode compartilhar o link do portal com seus clientes ou eles podem acessar o portal através da central de conhecimento. Para visualizar seu portal do cliente:

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Serviço > Portal do Cliente. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Serviço > Portal do Cliente.
2. No canto superior direito, clique em Exibir portal.
3. Dependendo do método de login e autenticação selecionado, antes que um cliente possa acessar o portal do cliente, talvez ele precise configurar credenciais de login:
   • Se os clientes puderem se autorregistrar, um link Registre-se aqui aparecerá abaixo dos campos das credenciais de login.
     
     
     
4. Se apenas um grupo específico de contatos tiver acesso, um e-mail será enviado para que possam configurar o login.

Observação: se você estiver logado na sua conta da HubSpot ao visitar a portal do cliente, não precisará de fazer login para visualizar a ticket página de listagem.

Usar o portal do cliente

Quando os clientes fazem login em seus portal do cliente, eles podem visualizar todos os seus tickets abertos e fechados no ticket página de listagem e filtrar e pesquisar os tickets existentes. Os tickets que os clientes podem visualizar dependem das permissões de ticket do conjunto e das associações de registros de registro do contato.

As seguintes propriedades de ticket estão visíveis no portal do cliente por padrão:

• Assunto
• Solicitado por
• Data de criação
• Proprietário do ticket
• Data da última atividade
• Status

Para exibir detalhes do ticket e as conversas associadas, os clientes podem clicar em um ticket para abrir a página de detalhes do ticket.

Para responder aos tickets, eles podem inserir uma mensagem na caixa de texto e usar os ícones na parte inferior do editor de e-mail para modificar o estilo do texto e incluir anexos de arquivo. Se um ticket ainda não contiver nenhuma mensagem, os anexos de arquivo não poderão ser incluídos na mensagem inicial. Em vez disso, anexe os arquivos em uma resposta subsequente.

Se um ticket contiver vários threads de conversa e o cliente tiver permissão para visualizar mais de um thread, as guias serão exibidas na parte superior da página de detalhes do ticket. Use essas guias para alternar entre os threads de conversa.

Exportar dados de ticket do portal do cliente

Para exportar dados de ticket, os clientes podem clicar em Exportar para CSV no canto superior direito da tabela. Isso exportará todos os dados visíveis na exibição atual, incluindo os filtros aplicados no momento da exportação.

Se o cliente precisar apresentar um novo ticket, ele pode clicar em Apresentar um Ticket de suporte. Isso o levará ao formulário de ticket que você criou para que possa enviar um novo ticket.

Para sair do portal, o cliente pode clicar no Avatar no canto superior direito e, em seguida, selecionar Sair. Para desconectar automaticamente os clientes após um período de inatividade, você pode configurar um tempo limite de inatividade.