カスタマーポータル設定を管理

注:カスタマーポータルを編集するには、「カスタマー ポータル設定」アクセス権 が必要です。

ポータル名を編集

1. HubSpotアカウントにて、［サービス］＞［カスタマーポータル］の順に進みます。
2. ポータル名を入力します。これは、顧客がカスタマーポータルにログインしたときにブラウザータブに表示されるタイトルです。

ドメインを管理する

1. HubSpotアカウントにて、［サービス］＞［カスタマーポータル］の順に進みます。
2. URLに移動します。 [スラッグ ]フィールドで、URLスラッグを編集できます。カスタマーポータルに使用するドメインを管理するには、[ Manage your domains(ドメインを管理)]をクリックします。
3. カスタマーポータルは、ドメインで設定されたプライマリー言語で表示されます。［ドメインとURL］設定でドメインの言語を変更すると、カスタマーポータルの言語も更新されます。HubSpotの対応言語について詳細をご確認ください。

注：現時点では、多言語カスタマーポータルはサポートされていません。

既定の受信トレイまたはヘルプデスクを編集する

カスタマーポータルでコンタクトによって作成されたチケットの既定の受信トレイまたはヘルプデスクを選択できます。顧客がカスタマーポータルにログインしてチケットに返信すると、その返信は選択した受信トレイまたはヘルプデスクに表示されます。

1. HubSpotアカウントにて、［サービス］＞［カスタマーポータル］の順に進みます。
2. [ ポータルチケットの送信先を選択]セクションで、 ドロップダウンメニューをクリックし、 受信トレイまたはヘルプデスクを選択します。

顧客チケットの権限を設定する

カスタマーポータルで顧客が表示できるチケットを制御するには、カスタマーチケットの権限を設定します。

1. HubSpotアカウントにて、［サービス］＞［カスタマーポータル］の順に進みます。
2. [Customer Ticket Permissions(お客さまのチケット権限)]セクションで、 次のいずれかのオプションを選択します。
   • 顧客が会社からの全てのチケットを表示できるようにする:コンタクトがカスタマーポータルにログインすると、コンタクトレコードに関連付けられているチケットに加え、コンタクトレコードに関連付けられている全てのチケットが、会社 レコードのプライマリーーレコードに関連付けられている全てのチケットが表示されます。
   • 顧客が自分のチケットのみを表示できるようにする: コンタクトがカスタマーポータルにログインすると、そのコンタクトレコードに関連付けられているチケットのみが表示されます。
   • 特定の顧客グループが会社からのすべてのチケットを表示できるようにします:定義された条件を満たすコンタクトのみが、会社からのチケットを表示できます。 
     • [ コンタクトのプロパティーを設定]をクリックします。
       
       
     • 右側のパネルで、[ +フィルターを追加]をクリックして条件を設定します。
     • 新しいフィルターを追加するには、[AND]または[OR]グループの[+フィルターを追加]をクリックします。［AND］を指定してフィルターを設定する場合、フィルターグループの全ての条件を満たすレコードだけがビューに表示されます。［OR］を選択する場合、少なくとも1つのフィルターグループの条件を満たすレコードがビューに表示されます。絞り込みに使用するプロパティーを選択し、プロパティーの条件を設定して、[フィルターを適用]をクリックします。
     • 完了したら、右上の［X］をクリックします。フィルターは適用されますが、フィルターを保持するにはビューを保存する必要があります。
       
3. [保存]をクリックします

[ 顧客が会社からのすべてのチケットを表示できるようにする ]を選択すると、顧客は自分のチケットと会社のチケットを切り替えることができます。顧客がカスタマーポータルにアクセスすると、［チケット］ビューの右上にある［表示］ドロップダウンメニューをクリックし、以下のオプションを選択することができます。

• 組織チケット：顧客の会社に関連付けられた全てのチケットが表示されます。
• 自分が担当：顧客のコンタクトに関連付けられたチケットのみが表示されます。

カスタマーポータルにサポートフォームを追加する

カスタマーポータルにサポートフォームを追加すると、ログインした訪問者がカスタマーポータルから新しいサポートリクエストを送信できるようになります。

1. HubSpotアカウントにて、［サービス］＞［カスタマーポータル］の順に進みます。
2. [詳細 ]タブに進みます。
3. [サポートフォーム]セクションで、[ サポートフォームを接続 ]チェックボックスをオンにします。
4. ［フォームメニューのテキスト］を入力します。これは、カスタマーポータルのナビゲーションメニューにリンクとして表示されます。
5. ［フォームヘッダーのテキスト］を入力します。これはフォームの上部に表示されます。
6. ［フォーム］ドロップダウンメニューをクリックして、フォームを選択します。
7. 左下の［保存］をクリックします。

チケットのプロパティーを含んでいる、 コミュニケーションの受信トレイ または ヘルプデスクに接続されているフォームを選択する必要があります。フォームにチケットプロパティーを追加するには、「サポートフォーム」テンプレートを使ってフォームを作成するか、フォーム作成ツールでチケットプロパティーをオンにすることができます。

フォームのチケットプロパティーをオンにするには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［マーケティング］＞［フォーム］の順に進みます。
2. フォームの上にカーソルを重ねて［編集］をクリックします。
3. フォームエディターの左側のパネルで、 設定アイコンをクリックします。
4. 左のサイドバーメニューで[ 送信設定]をクリックします。
5. [ 自動的にチケットを作成 ]セクションで、スイッチをオンに 切り替え ます。
6. ダイアログボックスで、 ドロップダウンメニューをクリックし、 受信トレイまたはヘルプデスクを選択してから、[ 保存]をクリックします。

フォーム送信ごとに1つのチケットが作成され、コミュニケーション受信トレイに加えて顧客自身のカスタマーポータルにもそれが表示されるようになります。

テーマをカスタマイズ

カスタマーポータルの外観を編集するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［サービス］＞［カスタマーポータル］の順に進みます。
2. [ ポータルの外観をカスタマイズ ]セクションで、[ テーマを編集]をクリックします。
3. テーマプレビューアーで、スタイリングオプションを使用して、カスタマーポータルの外観を自社ウェブサイトの他の部分と一貫性があるものにします。テーマスタイル設定の編集について、詳細をご確認ください。

注：テーマのスタイルを変更した場合、その変更はチケットリスト、チケット詳細、チケット フォーム ページに適用されます。

チケット表示をカスタマイズ

チケットラベルを編集し、表示するチケットを絞り込み、チケットページにどの列を表示するかを選択することで、ポータルで顧客に対してチケットが表示される方法を制御します。

1. HubSpotアカウントにて、［サービス］＞［カスタマーポータル］の順に進みます。
2. [詳細 ]タブに進みます。
3. チケットのホームページでチケットの表示名を変更するには、[ チケットの表示名 ]フィールドに新しい 表示名を入力します。例えば、ラベルを Orders (注文)、 Cases (ケース)、 または Requests (要求) に変更できます。 フォームのヘッダーテキストを更新して 新しいラベルを反映させる方法をご覧ください。
4. どのチケットをカスタマーポータルに表示するかをカスタマイズするには、次の手順に従います。
   • [チケットの共有範囲 ]セクションで、[ チケットプロパティーを選択]をクリックします。
   • 右側のパネルで、絞り込む チケットプロパティーを選択し、[ フィルター条件]を選択します。
5. チケット表示ページに表示する列も選択できます。追加できるプロパティーは10件までです。
   • 列を並べ替えるには、 プロパティー をクリックして必要な順序にドラッグしてください。
   • プロパティーを追加するには、[ +プロパティーを追加]をクリックします。
   • 列を編集するには、その列にマウスポインターを合わせて[ 編集]をクリックします。
   • テーブルからプロパティーを削除するには、そのにマウスポインターを合わせて [削除]をクリックします。
   • 列を既定の状態にリセットするには、[ 推奨される既定値にリセット]をクリックします。
6. [ チケット担当者の表示名をカスタマイズ]セクションで、 表示オプションを選択します。デフォルトでは、所有者の名が使用されます。ただし、担当者のフルネーム、姓、またはカスタムエイリアスを表示することを選択できます。

7. 既定では、チケットのステータスは 「オープン 」または 「クローズ」のいずれかとしてしか表示されません。チケットの詳細なステータスが表示されるようにするには、[ チケットステージ ]スイッチをオンに切り替えます。

8. ［保存］をクリックします。

どのコミュニケーションがカスタマーポータルに表示されるかを確認するには、チケットレコードの右サイドバーにある コミュニケーションカード を使用します。複数のコミュニケーションスレッドがチケットに関連付けられている場合は、元のスレッドのみがカスタマーポータルに表示されます。

マネージャーやチームは、 メモ や コメント を使用してチケットに関する社内コミュニケーションを行うか、フィルタリングルールをセットアップしてカスタマーポータルから社内コミュニケーションを排除することをお勧めします。

お客さまのチケットアクションを設定

顧客がクローズ済みのチケットに返信するか、自分自身でチケットをクローズできるようにすることで、ポータル内のチケットに対する顧客のインタラクションを管理します。

1. HubSpotアカウントにて、［サービス］＞［カスタマーポータル］の順に進みます。
2. [詳細 ]タブに進みます。
3. [チケットアクション ]セクションで、次のいずれかのオプションを選択します。
   • 顧客がクローズ済みのコミュニケーションに返信することを許可:顧客がクローズ済みのチケットの既存のスレッドに返信できるようにします。
   • 顧客に ポータルからのチケットのクローズを許可 :顧客がポータルから直接チケットをクローズできるようにします。
     • ［チケットステージ］ドロップダウンメニューをクリックして、各パイプラインのクローズ済みステージを割り当てます。
     • パイプラインにクローズ済みステージが1つしかない場合は、既定で選択されます。
4. [保存]をクリックします。

アクセス制御の編集

顧客が自分でログインを作成できるようにすることも、特定のアクセスグループにアクセス権を割り当てることもできます。

1. 特定のコンタクトリストに対してアクセス権を付与するには、次の手順に従います。

• • HubSpotアカウントにて、［サービス］＞［カスタマーポータル］の順に進みます。
  • [詳細 ]タブに進みます。
  • 左のサイドバーメニューで[ アクセス]をクリックします。
  • [アクセス グループ メンバーシップが必要です]オプションを選択し、 ドロップダウンメニューをクリックして、アクセス権を付与する アクセスグループを選択します。
    
    

2. ユーザーが独自のログインを作成できるようにするには、次の手順に従います。
   • HubSpotアカウントにて、［サービス］＞［カスタマーポータル］の順に進みます。
   • [詳細 ]タブに進みます。
   • 左のサイドバーメニューで[アクセス]をクリックします。
   • [ セルフ登録が必要 ]オプションを選択します。これにより、誰でもカスタマーポータルに登録して独自のログインを作成できるようになります。このオプションを選択するには、 非公開コンテンツ設定でセルフ登録が有効になっている必要があります。
3. 非公開コンテンツ設定でSSOをセットアップするには、[認証方法]をクリックします。
4. 非公開コンテンツ設定で同意に関する通知を管理するには、[ 同意に関する通知]をクリックします。

非公開コンテンツのシステムページを設定する

顧客がカスタマーポータルにアクセスしたときに使用するシステムページ（登録、サインイン、サインアウトを行えるページを含む）を、選択して編集できます。また、アクセス拒否ページやパスワードリセットのページを構成することもできます。

カスタマーポータルのシステムページを設定するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで、[ コンテンツ]> [非公開コンテンツ]に移動します。
3. [ページ]タブをクリックします。
4. システムページのタイプごとの ドロップダウンメニューをクリックし、 テンプレートを選択します。
5. テンプレートを選択した後は、[ アクション ]をクリックし、対応するオプションを選択することで編集またはプレビューできます。

処理への同意テキストの言語をカスタマイズする（オプション）

セルフ登録によってカスタマーポータルにアクセスすることを顧客に許可する場合は、顧客データの使用方法を顧客に知らせる同意通知を設定する必要があります。

注：こうした機能はHubSpotに組み込まれていますが、状況に応じた最適なコンプライアンス上のアドバイスについては自社の法務部門にご相談ください。

1. HubSpotアカウントにて、［サービス］＞［カスタマーポータル］の順に進みます。
2. [詳細 ]タブに進みます。
3. 左のサイドバーメニューで[ アクセス]をクリックします。
4. [同意に関する通知]をクリックします。
5. 非公開コンテンツ設定が表示されます。［編集するドメインを選択］ドロップダウンメニューをクリックし、カスタマーポータルがホスティングされるドメインを選択します。
6. ［データ処理への同意］セクションで、［明示的な同意コンテンツを編集］をクリックします。
7. ［通知と同意］パネルで、処理への同意テキストまたは処理同意チェックボックスのラベルを更新して、［保存］をクリックします。また、該当する場合は、［通知と同意］テキストから自社の法務チームの外部リソースにリンクアウトすることもできます。

これにより、単にカスタマーポータルの「処理への同意」テキストが更新されるだけです。他のHubSpotツールで 既定の通知と同意のテキストを設定する 方法についてもご覧ください。

クライアントポータルを有効にする

設定手順が完了したら、カスタマーポータルを有効にできます。

1. HubSpotアカウントにて、［サービス］＞［カスタマーポータル］の順に進みます。
2. 右上の スイッチ をオンに切り替えます。

カスタマーポータルからチームに送られた全てのメッセージがコミュニケーションのコミュニケーションの受信トレイに表示され、レコードのタイムライン上でEメールエンゲージメントとして表示されます。

コンタクトにカスタマーポータルへのアクセス権を付与する

顧客がカスタマーポータルにアクセスできるよう、ポータルへのリンクを共有します。また、ナレッジベース経由でアクセスしてもらうこともできます。カスタマーポータルを表示するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［サービス］＞［カスタマーポータル］の順に進みます。
2. 右上の［カスタマーポータルを表示］をクリックします。
3. 選択したログイン/認証方法によっては、顧客がカスタマーポータルにアクセスする前に、自分のログイン認証情報を設定する必要が生じることがあります。
   • 顧客がセルフ登録できる場合は、ログイン認証フィールドの下に［ご登録はこちら］というリンクが表示されます。

1. • 特定のコンタクトリストのみがアクセス権を持っている場合、それらのコンタクトにメールが送信され、ログインを設定できるようになります。

注:HubSpotアカウントにログインしている場合、カスタマーポータルにアクセスするときにログインなしでチケット一覧ページを表示できます。

カスタマーポータルを使用する

訪問者がカスタマーポータルにログインすると、訪問者自身のオープン状態のチケットとクローズ済みチケットの全てがチケット一覧ページに表示され、既存のチケットをフィルタリングまたは検索できます。

以下のチケットプロパティーは、既定でカスタマーポータルに表示されます。

• 件名
• 依頼者
• 作成日
• チケット担当者
• 前回のアクティビティー日
• ステータス

チケットの詳細と関連付けられたコミュニケーションを確認するには、チケットの名前をクリックしてチケットの詳細ページを開きます。

注：複数のコミュニケーションスレッドがチケットに関連付けられている場合、最も古いスレッドのみがカスタマーポータルに表示されます。

カスタマーポータルからチケットデータをエクスポートする

チケットデータをエクスポートするには、表の右上にある[CSVにエクスポート]をクリックします。エクスポート時に適用されたフィルターを含めて、現在のビューに表示されているすべてのデータがエクスポートされます。

顧客が新しいチケットを提出する必要がある場合、[サポートチケットを提出]をクリックできます。これにより、事前に作成されたチケットフォームが表示され、顧客は新しい問題を送信できます。

顧客がポータルからログアウトするには、右上の[サインアウト]をクリックします。一定時間操作がない顧客を自動的にログアウトさせるには、アイドルセッションのタイムアウトを設定することができます。