Zarządzanie ustawieniami portalu klienta

Uwaga: aby edytować portal klienta, musisz mieć dostęp do ustawień portalu klienta.

Edytuj nazwę portalu

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. Wprowadź nazwę portalu. Jest to tytuł, który pojawi się na karcie przeglądarki, gdy klienci będą zalogowani do portalu klienta.

Zarządzaj domeną

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. Przejdź do adresu URL. W polu Slug można edytować slug adresu URL. Aby zarządzać domeną używaną dla portalu klienta, kliknij Zarządzaj domenami.
3. Portal klienta będzie wyświetlany w podstawowym języku ustawionym dla domeny. Jeśli zmienisz język swojej domeny w ustawieniach Domains & URLs , język portalu klienta również zostanie zaktualizowany. Dowiedz się więcej o ofercie językowej HubSpot.

Uwaga: portale klientów w wielu językach nie są obecnie obsługiwane.

Edytuj domyślną skrzynkę odbiorczą lub dział pomocy

Możesz wybrać domyślną skrzynkę odbiorczą lub dział pomocy dla zgłoszeń utworzonych przez kontakty w portalu klienta. Gdy klient zaloguje się do swojego portalu klienta, może odpowiedzieć na zgłoszenie, a jego odpowiedź pojawi się w wybranej skrzynce odbiorczej lub dziale pomocy.

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. W sekcji Wybierz miejsce wysyłania zgłoszeń portalowych kliknij menu rozwijane i wybierz skrzynkę odbiorczą lub dział pomocy.

Konfiguracja uprawnień do zgłoszeń klientów

Aby kontrolować, które bilety klienci mogą wyświetlać w portalu klienta, skonfiguruj uprawnienia do biletów klienta:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta..
2. W sekcjiUprawnienia dobiletów klienta wybierz opcję:
   • Zezwalajklientom nawyświetlanie wszystkich biletów z ich firmy: gdy kontakt zaloguje się do portalu klienta, oprócz biletów powiązanych z jego rekordem kontaktu pojawią się wszystkie bilety powiązane z jego głównym rekordem firmy.
   • Zezwalajklientom nawyświetlanie tylko ich własnych zgłoszeń: gdy kontakt zaloguje się do portalu klienta, pojawią się tylko zgłoszenia powiązane z jego rekordem kontaktu.
3. Kliknij przycisk Zapisz

Jeśli wybierzesz opcję Zezwalaj klientom na wyświetlanie wszystkich zgłoszeń z ich firmy, klienci będą mogli przełączać się między swoimi zgłoszeniami a zgłoszeniami swojej firmy. Gdy klient zaloguje się do swojego portalu klienta, może kliknąć menu rozwijane Widok w prawym górnym rogu widoku Bilety, a następnie wybrać opcję:

• Bilety organizacji: wyświetlone zostaną wszystkie bilety powiązane z firmą klienta.
• Należące do mnie: wyświetlone zostaną tylko zgłoszenia powiązane z kontaktem klienta.

Dodawanie formularza pomocy technicznej do portalu klienta

Możesz dodać formularz pomocy technicznej do swojego portalu klienta, aby po zalogowaniu odwiedzający mógł przesłać nowe zgłoszenie do pomocy technicznej ze swojego portalu klienta.

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. Przejdź do karty Zaawansowane.
3. W sekcji Support Form zaznacz pole wyboru Connect support form.
4. Wprowadź tekst menu formularza. Pojawi się on jako łącze w menu nawigacyjnym portalu klienta.
5. Wprowadź tekst nagłówka formularza. Pojawi się on w górnej części formularza.
6. Kliknij menu rozwijane Formularze , aby wybrać formularz.
7. W lewym dolnym rogu kliknij przycisk Zapisz.

Musisz wybrać formularz, który zawiera właściwości zgłoszenia i jest połączony ze skrzynką odbiorczą konwersacji lub działem pomocy technicznej. Aby dodać właściwości zgłoszeń do formularza, można utworzyć formularz przy użyciu szablonu formularza pomocy technicznej lub włączyć właściwości zgłoszeń w kreatorze formularzy.

Aby włączyć właściwości zgłoszeń dla formularza:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Marketing > Formularze..
2. Najedź kursorem na formularz i kliknij Edytuj.
3. W lewym panelu edytora formularzy kliknij ikonę ustawień.
4. W menu na lewym pasku bocznym kliknij Ustawienia zgłoszeń.
5. W sekcji Automatyczne tworzenie zgłoszeń włącz przełącznik.
6. W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane i wybierz skrzynkę odbiorczą lub dział pomocy, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Dla każdego przesłanego formularza zostanie utworzony bilet, który pojawi się w portalu klienta oprócz skrzynki odbiorczej konwersacji.

Dostosowywanie motywu

Aby edytować wygląd portalu klienta:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta..
2. W sekcji Dostosuj wygląd portalu kliknij Edytuj motyw.
3. W podglądzie motywu użyj opcji stylizacji, aby upewnić się, że wygląd portalu klienta jest spójny z resztą witryny. Dowiedz się więcej o edytowaniu ustawień stylu motywu.

Uwaga: jeśli wprowadzisz zmiany w stylach motywu, zmiany te będą miały zastosowanie do strony z listą biletów, szczegółami biletów i formularzem biletu.

Dostosowywanie wyświetlania biletów

Kontroluj sposób wyświetlania biletów klientom w portalu, edytując etykiety biletów, filtrując widoczne bilety i wybierając kolumny wyświetlane na stronie biletu.

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. Przejdź do karty Zaawansowane.
3. Aby zmienić wyświetlaną nazwę dla biletów na stronie głównej biletów, w polu Wyświetlana nazwa dla biletów wprowadź nową wyświetlaną nazwę. Można na przykład zmienić etykietę na Zamówienia, Sprawy lub Wnioski. Dowiedz się, jak zaktualizować tekst nagłówka formularza, aby odzwierciedlał nową etykietę.
4. Aby dostosować, które bilety pojawiają się w portalu klienta:
   • W sekcji Widoczność biletów kliknij opcję Wybierz właściwości biletu.
   • W prawym panelu wybierz właściwość zgłoszenia do filtrowania, a następnie wybierz kryteria filtrowania.
5. Możesz także wybrać kolumny wyświetlane na stronie wyświetlania biletów. Można dodać maksymalnie 10 właściwości:
   • Aby zmienić kolejność kolumn, kliknij i przeciągnij właściwości do żądanej kolejności.
   • Aby dodać właściwość, kliknij + Dodaj właściwość.
   • Aby edytować kolumnę, najedź na nią kursorem i kliknij Edytuj.
   • Aby usunąć właściwość z tabeli, najedź na nią kursorem i kliknij Usuń.
   • Aby przywrócić domyślne ustawienia kolumn, kliknij Reset to recommended defaults.
6. W sekcji Dostosuj wyświetlaną nazwę właściciela biletu wybierz opcję wyświetlania. Domyślnie używane jest imię właściciela; można jednak wybrać wyświetlanie pełnego imienia, nazwiska lub niestandardowego aliasu.

7. Domyślnie status zgłoszenia będzie wyświetlany tylko jako Otwarty lub Zamknięty. Aby wyświetlić pełną nazwę statusu zgłoszenia, należy włączyć opcję Etapy zgłoszenia.

8. Kliknij przycisk Zapisz.

Możesz sprawdzić, które konwersacje pojawią się w portalu klienta, korzystając z kartyKonwersacje na prawym pasku bocznym rekordu zgłoszenia. Jeśli ze zgłoszeniem powiązanych jest wiele wątków konwersacji, w portalu klienta pojawi się tylko oryginalny wątek.

Zaleca się, aby Ty i Twój zespół używali notatek i komentarzy do wewnętrznej komunikacji na temat zgłoszeń lub skonfigurowali reguły filtrowania, aby odfiltrować wszelką wewnętrzną komunikację z portalu klienta.

Konfigurowanie akcji dotyczących zgłoszeń dla klientów

Zarządzaj interakcjami klientów z biletami w portalu, umożliwiając im odpowiadanie na zamknięte bilety lub samodzielne zamykanie biletów.

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. Przejdź do karty Zaawansowane.
3. W sekcji Działania związane ze zgłoszeniami wybierz opcję:
   • Zezwalaj klientomna odpowiadanie na zamknięte konwersacje : umożliwia klientom odpowiadanie na istniejący wątek dotyczący zamkniętego zgłoszenia.
   • Zezwalaj klientom na zamykanie zgłoszeń z portalu: umożliwia klientom zamykanie zgłoszeń bezpośrednio z portalu.
     • Kliknij menu rozwijane Etap zgłoszenia, aby przypisać zamknięty etap dla każdego potoku.
     • Jeśli potok ma tylko jeden zamknięty etap, zostanie on wybrany domyślnie.
4. Kliknij przycisk Zapisz.

Edycja kontroli dostępu

Możesz zezwolić klientom na tworzenie własnych loginów lub przypisać dostęp do określonych grup dostępu.

1. Aby przyznać dostęp do określonej listy kontaktów:

• • Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta..
  • Przejdź do karty Zaawansowane.
  • W menu na lewym pasku bocznym kliknij opcję Dostęp.
  • Wybierz opcję Wymagane członkostwo w grupie dostępu , a następnie kliknij menu rozwijane i wybierz grupy dostępu , którym chcesz przyznać dostęp.
    
    

2. Aby umożliwić użytkownikom tworzenie własnych loginów:
   • Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta..
   • Przejdź do zakładki Zaawansowane.
   • W menu na lewym pasku bocznym kliknij opcję Dostęp.
   • Wybierz opcję Wymagana samodzielna rejestracja. Umożliwi to każdemu zarejestrowanie się i utworzenie własnego loginu do portalu klienta. Aby wybrać tę opcję, musisz mieć włączoną autorejestrację w ustawieniach zawartości prywatnej.
3. Aby skonfigurować SSO w ustawieniach zawartości prywatnej, kliknij opcję Metoda uwierzytelniania.
4. Aby zarządzać powiadomieniem o zgodzie w ustawieniach zawartości prywatnej, kliknij Powiadomienie o zgodzie.

Konfigurowanie stron systemu zawartości prywatnej

Możesz wybrać i edytować strony systemowe, z których klienci będą korzystać podczas uzyskiwania dostępu do swojego portalu, w tym strony, na których mogą się zarejestrować, zalogować i wylogować. Można również skonfigurować stronę odmowy dostępu i strony resetowania hasła.

Aby skonfigurować strony systemowe portalu klienta:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Zawartość > Zawartość prywatna.
3. Kliknij kartę Strony .
4. Pod każdym typem strony systemowej kliknij menu rozwijane i wybierz szablon.
5. Po wybraniu szablonu można go edytować lub wyświetlić jego podgląd, klikając opcję Akcje, a następnie wybierając odpowiednią opcję.

Dostosowanie języka zgody na przetwarzanie (opcjonalnie)

Jeśli zezwalasz klientom na samodzielną rejestrację w celu uzyskania dostępu do ich portalu klienta, powinieneś skonfigurować powiadomienie o zgodzie, aby poinformować ich, w jaki sposób będziesz wykorzystywać ich dane.

Uwaga: chociaż te funkcje są dostępne w HubSpot, zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji.

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. Przejdź do karty Zaawansowane.
3. W menu na lewym pasku bocznym kliknij opcję Dostęp.
4. Kliknij Powiadomienie o zgodzie.
5. Zostaniesz przeniesiony do ustawień prywatnej zawartości . Kliknij menu rozwijane Wybierz domenę do edycji i wybierz domenę, w której hostowany jest portal klienta.
6. W sekcji Zgoda na przetwarzanie danych kliknij Edytuj treść wyraźnej zgody.
7. W panelu Powiadomienia i zgody zaktualizuj tekst zgody na przetwarzanie lub etykietę pola wyboru zgody na przetwarzanie, a następnie kliknij przycisk Zapisz. W tekście Powiadomienia i zgody możesz również umieścić link do zewnętrznych zasobów zespołu prawnego, jeśli ma to zastosowanie.

Spowoduje to jedynie aktualizację tekstu zgody na przetwarzanie dla portalu klienta. Dowiedz się, jak ustawić domyślny tekst powiadomienia i zgody dla innych narzędzi HubSpot.

Włączportal klienta

Po wykonaniu czynności konfiguracyjnych można włączyć portal klienta.

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. W prawym górnym rogu włącz przełącznik.

Wszelkie wiadomości wysłane z portalu klienta do zespołu pojawią się w skrzynce odbiorczej konwersacji i będą wyświetlane jako zaangażowanie e-mail na osi czasu rekordu.

Udzielanie kontaktom dostępu do portalu klienta

Aby uzyskać dostęp do portalu klienta, możesz udostępnić link do portalu swoim klientom lub mogą oni uzyskać dostęp do portalu za pośrednictwem bazy wiedzy. Aby wyświetlić portal klienta:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta..
2. W prawym górnym rogu kliknij Wyświetl portal klienta.
3. W zależności od wybranej metody logowania i uwierzytelniania, zanim klient uzyska dostęp do portalu klienta, może być konieczne skonfigurowanie poświadczeń logowania:
   • Jeśli klienci mają możliwość samodzielnej rejestracji, link Zarejestruj się tutaj pojawi się poniżej pól poświadczeń logowania.

1. • Jeśli tylko określona lista kontaktów ma dostęp, zostanie do nich wysłana wiadomość e-mail, aby mogli skonfigurować swój login.

Uwaga: jeśli jesteś zalogowany na swoje konto HubSpot podczas odwiedzania portalu klienta, nie będziesz musiał się logować, aby wyświetlić stronę z listą biletów.

Korzystanie z portalu klienta

Gdy odwiedzający zalogują się do portalu klienta, mogą przeglądać wszystkie otwarte i zamknięte zgłoszenia na stronie z listą zgłoszeń, a także filtrować i wyszukiwać istniejące zgłoszenia.

Następujące właściwości zgłoszeń są domyślnie widoczne w portalu klienta:

• Temat
• Żądane przez
• Data utworzenia
• Właściciel zgłoszenia
• Data ostatniej aktywności
• Status

Aby wyświetlić więcej szczegółów zgłoszenia i powiązanych konwersacji, klient może kliknąć nazwę zgłoszenia, aby otworzyć stronę szczegółów zgłoszenia.

Uwaga: jeśli ze zgłoszeniem powiązanych jest wiele wątków konwersacji, w portalu klienta pojawi się tylko najstarszy wątek.

Eksportowanie danych zgłoszenia z portalu klienta

Aby wyeksportować dane zgłoszenia, klienci mogą kliknąć przycisk Eksportuj do CSV w prawym górnym rogu tabeli. Spowoduje to wyeksportowanie wszystkich danych widocznych w bieżącym widoku, w tym wszelkich filtrów zastosowanych w momencie eksportu.

Jeśli klient chce złożyć nowe zgłoszenie, może kliknąć opcję Złóż zgłoszenie do pomocy technicznej. Spowoduje to przeniesienie go do utworzonego formularza zgłoszenia, aby mógł przesłać nową sprawę.

Aby wylogować się z portalu, klient może kliknąć Wyloguj się w prawym górnym rogu. Aby automatycznie wylogować klienta po okresie bezczynności, można skonfigurować limit czasu bezczynności sesji.