Zarządzanie ustawieniami portalu klienta

Uwaga: aby edytować portal klienta, musisz mieć dostęp do ustawień portalu klienta.

Edytuj nazwę portalu

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. Wprowadź nazwę portalu. Jest to tytuł, który pojawi się w zakładce przeglądarki, gdy klienci zalogują się do portalu klienta.

Zarządzaj domeną

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. Przejdź do adresu URL. W polu Slug możesz edytować adres URL. Aby zarządzać domeną używaną dla portalu klienta, kliknij Zarządzaj domenami.
3. Portal klienta pojawi się w języku podstawowym ustawionym dla domeny. Jeśli zmienisz język domeny w ustawieniach Domeny i adresy URL , język portalu klienta również zostanie zaktualizowany. Dowiedz się więcej o ofertach językowych HubSpot.

Uwaga: obecnie nie obsługujemy portali klienta w wielu językach.

Edytuj domyślną skrzynkę odbiorczą lub dział pomocy technicznej

Możesz wybrać domyślną skrzynkę odbiorczą lub dział pomocy technicznej dla zgłoszeń tworzonych przez kontakty w portalu klienta. Gdy klient zaloguje się do swojego portalu klienta, może odpowiedzieć na zgłoszenie, a jego odpowiedź pojawi się w wybranej skrzynce odbiorczej lub dziale pomocy technicznej.

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. W sekcji Wybierz miejsce wysyłania zgłoszeń z portalu kliknij menu rozwijane i wybierz skrzynkę odbiorczą lub dział pomocy technicznej.

Konfiguracja uprawnień do zgłoszeń klientów

Aby kontrolować, które zgłoszenia klienci mogą wyświetlać w portalu klienta, skonfiguruj uprawnienia do zgłoszeń klientów:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. Wsekcji Uprawnienia do biletów klientów wybierz opcję:
   • Zezwól klientom na przeglądanie wszystkich zgłoszeń z ich firmy : gdy kontakt zaloguje się do portalu klienta, pojawią się wszystkie zgłoszenia powiązane z jego głównym rekordem firmy, oprócz zgłoszeń powiązanych z jego rekordem kontaktu.
   • Zezwól klientom na przeglądanie tylko własnych zgłoszeń: po zalogowaniu się do portalu klienta wyświetlane będą tylko zgłoszenia powiązane z jego rekordem kontaktu.
   • Zezwól określonej grupie klientów na przeglądanie wszystkich zgłoszeń z ich firmy: tylko kontakty spełniające określone kryteria będą mogły przeglądać zgłoszenia z ich firmy.
     • Kliknij Ustaw właściwości kontaktu.
       
       
     • W prawym panelu kliknij + Dodaj filtr, aby ustawić kryteria.
     • Aby dodać nowy filtr, kliknij + Dodaj filtr w grupach AND lub OR. Po ustawieniu filtra z AND rekordy muszą spełniać wszystkie kryteria w grupie filtrów, aby zostały uwzględnione w widoku. Po wybraniu OR rekordy muszą spełniać kryteria w co najmniej jednej grupie filtrów, aby zostały uwzględnione w widoku. Wybierz właściwość, według której chcesz filtrować, ustaw kryteria dla tej właściwości, a następnie kliknij Zastosuj filtr.
     • Po zakończeniu kliknij X w prawym górnym rogu. Filtry zostaną zastosowane, ale aby zostały zachowane, należy zapisać widok.
       
3. Kliknij Zapisz

Jeśli wybierzesz opcję Zezwól klientom na przeglądanie wszystkich zgłoszeń swojej firmy, klienci będą mogli przełączać się między swoimi zgłoszeniami a zgłoszeniami swojej firmy. Po zalogowaniu się do portalu klienta klienci mogą kliknąć menu rozwijane Widok w prawym górnym rogu widoku Zgłoszenia, a następnie wybrać jedną z opcji:

• Zgłoszenia organizacji: wyświetlą się wszystkie zgłoszenia powiązane z firmą klienta.
• Należące do mnie: wyświetlą się tylko zgłoszenia powiązane z kontaktem klienta.

Dodaj formularz pomocy technicznej do portalu klienta

Możesz dodać formularz pomocy technicznej do portalu klienta, aby po zalogowaniu się odwiedzający mógł przesłać nowe zgłoszenie pomocy technicznej z poziomu portalu klienta.

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. Przejdź do zakładki Zaawansowane.
3. W sekcji Formularz pomocy technicznej zaznacz pole wyboru Połącz formularz pomocy technicznej.
4. Wprowadź tekst menu formularza. Pojawi się on jako link w menu nawigacyjnym portalu klienta.
5. Wprowadź tekst nagłówka formularza. Pojawi się on w górnej części formularza.
6. Kliknij menu rozwijane Formularze , aby wybrać formularz.
7. W lewym dolnym rogu kliknij przycisk Zapisz.

Należy wybrać formularz, który zawiera właściwości zgłoszenia i jest połączony ze skrzynką odbiorczą rozmów lub działem pomocy technicznej. Aby dodać właściwości zgłoszenia do formularza, można utworzyć formularz przy użyciu szablonu formularza pomocy technicznej lub włączyć właściwości zgłoszenia w kreatorze formularzy.

Aby włączyć właściwości zgłoszenia dla formularza:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Marketing > Formularze.
2. Najedź kursorem na formularz i kliknij Edytuj.
3. W lewym panelu edytora formularzy kliknij ikonę ustawień.
4. W menu bocznym po lewej stronie kliknij Ustawienia przesyłania.
5. W sekcji Automatyczne tworzenie zgłoszeń włącz przełącznik.
6. W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane i wybierz skrzynkę odbiorczą lub dział pomocy technicznej, a następnie kliknij Zapisz.

Dla każdego przesłanego formularza zostanie utworzony bilet, który pojawi się w portalu klienta oraz w skrzynce odbiorczej rozmów.

Dostosuj motyw

Aby edytować wygląd portalu klienta:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. W sekcji Dostosuj wygląd portalu kliknij opcję Edytuj motyw.
3. W podglądzie motywu użyj opcji stylizacji, aby upewnić się, że wygląd portalu klienta jest spójny z resztą witryny. Dowiedz się więcej o edytowaniu ustawień stylu motywu.

Uwaga: jeśli wprowadzisz zmiany w stylach motywu, zmiany te będą miały zastosowanie do listy zgłoszeń, szczegółów zgłoszenia i strony formularza zgłoszenia.

Dostosuj wyświetlanie zgłoszeń

Kontroluj sposób wyświetlania biletów klientom w portalu, edytując etykiety biletów, filtrując widoczne bilety i wybierając kolumny wyświetlane na stronie biletów.

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. Przejdź do karty Zaawansowane.
3. Aby zmienić nazwę wyświetlaną dla zgłoszeń na stronie głównej zgłoszeń, w polu Nazwa wyświetlana dla zgłoszeń wprowadź nową nazwę wyświetlaną. Możesz na przykład zmienić etykietę na Zamówienia, Sprawy lub Prośby. Dowiedz się , jak zaktualizować tekst nagłówka formularza, aby odzwierciedlał nową etykietę.
4. Aby dostosować bilety wyświetlane w portalu klienta:
   • W sekcji Widoczność zgłoszeń kliknij opcję Wybierz właściwości zgłoszenia.
   • W prawym panelu wybierz właściwość zgłoszenia , według której chcesz filtrować, a następnie wybierz kryteria filtrowania.
5. Możesz również wybrać kolumny, które mają być wyświetlane na stronie wyświetlania zgłoszeń. Możesz dodać maksymalnie 10 właściwości:
   • Aby zmienić kolejność kolumn, kliknij i przeciągnij właściwości w żądanej kolejności.
   • Aby dodać właściwość, kliknij + Dodaj właściwość.
   • Aby edytować kolumnę, najedź na nią kursorem i kliknij Edytuj.
   • Aby usunąć właściwość z tabeli, najedź na nią kursorem i kliknij Usuń.
   • Aby przywrócić domyślne ustawienia kolumn, kliknij opcję Przywróć domyślne ustawienia.
6. W sekcji Dostosuj wyświetlaną nazwę właściciela zgłoszenia wybierz opcję wyświetlania. Domyślnie używane jest imię właściciela, ale można wybrać wyświetlanie pełnego imienia i nazwiska właściciela lub niestandardowego pseudonimu.

7. Domyślnie status zgłoszenia będzie wyświetlany tylko jako Otwarte lub Zamknięte. Aby wyświetlić pełną nazwę statusu zgłoszenia, włącz przełącznik Etapy zgłoszenia.

8. Kliknij przycisk Zapisz.

Możesz sprawdzić, które rozmowy pojawią się w portalu klienta, korzystając z karty Rozmowy w prawym pasku bocznym rekordu zgłoszenia. Jeśli z zgłoszeniem powiązanych jest wiele wątków rozmów, w portalu klienta pojawi się tylko oryginalny wątek.

Zaleca się, aby Ty i Twój zespół używali notatek i komentarzy do wewnętrznej komunikacji dotyczącej zgłoszeń lub skonfigurowali reguły filtrowania, aby odfiltrować wszelką komunikację wewnętrzną z portalu klienta.

Konfigurowanie działań związanych z zgłoszeniami dla klientów

Zarządzaj interakcjami klientów z zgłoszeniami w portalu, umożliwiając im odpowiadanie na zamknięte zgłoszenia lub samodzielne zamykanie zgłoszeń.

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. Przejdź do karty Zaawansowane.
3. W sekcji Działania związane z zgłoszeniami wybierz opcję:
   • Zezwól klientom na odpowiadanie na zamknięte rozmowy: umożliw klientom odpowiadanie na istniejący wątek w zamkniętym zgłoszeniu.
   • Zezwól klientom na zamykanie zgłoszeń z poziomu portalu: umożliw klientom zamykanie zgłoszeń bezpośrednio z poziomu portalu.
     • Kliknij menu rozwijane Etap zgłoszenia, aby przypisać zamknięty etap do każdego procesu.
     • Jeśli Twój proces ma tylko jeden etap zamknięty, zostanie on wybrany domyślnie.
4. Kliknij „Zapisz”.

Edytuj kontrolę dostępu

Możesz zezwolić klientom na tworzenie własnych loginów lub przypisać dostęp do określonych grup dostępu.

1. Aby przyznać dostęp do określonej listy kontaktów:

• • Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
  • Przejdź do zakładki Zaawansowane.
  • W menu po lewej stronie kliknij opcję Dostęp.
  • Wybierz opcję Wymagane członkostwo w grupie dostępu , a następnie kliknij menu rozwijane i wybierz grupy dostępu , do których chcesz przyznać dostęp.
    
    

2. Aby umożliwić użytkownikom tworzenie własnych loginów:
   • Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
   • Przejdź do zakładki „Zaawansowane ”.
   • W menu po lewej stronie kliknij opcję Dostęp.
   • Wybierz opcję Wymagana samodzielna rejestracja. Dzięki temu każdy będzie mógł zarejestrować się i utworzyć własne dane logowania do portalu klienta. Aby wybrać tę opcję, musisz mieć włączoną samodzielną rejestrację w ustawieniach treści prywatnych.
3. Aby skonfigurować SSO w ustawieniach treści prywatnych, kliknij opcję Metoda uwierzytelniania.
4. Aby zarządzać informacją o zgodzie w ustawieniach treści prywatnych, kliknij Informacja o zgodzie.

Konfiguracja stron systemu treści prywatnych

Możesz wybrać i edytować strony systemowe, z których będą korzystać Twoi klienci podczas uzyskiwania dostępu do portalu, w tym strony, na których mogą się rejestrować, logować i wylogowywać. Możesz również skonfigurować stronę odmowy dostępu i strony resetowania hasła.

Aby skonfigurować strony systemowe portalu klienta:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji Treść > Treść prywatna.
3. Kliknij kartę Strony .
4. Pod każdym typem strony systemowej kliknij menu rozwijane i wybierz szablon.
5. Po wybraniu szablonu możesz go edytować lub wyświetlić podgląd, klikając opcję Działania, a następnie wybierając odpowiednią opcję.

Dostosuj język zgody na przetwarzanie danych (opcjonalnie)

Jeśli zezwalasz klientom na samodzielną rejestrację w celu uzyskania dostępu do portalu klienta, powinieneś skonfigurować informację o zgodzie, aby poinformować ich o tym, w jaki sposób będziesz wykorzystywać ich dane.

Uwaga: chociaż funkcje te są dostępne w HubSpot, najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji jest zespół prawny.

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. Przejdź do zakładki Zaawansowane.
3. W menu po lewej stronie kliknij opcję Dostęp.
4. Kliknij opcję Informacja o zgodzie.
5. Zostaniesz przeniesiony do ustawień prywatnych treści . Kliknij menu rozwijane Wybierz domenę do edycji i wybierz domenę, na której hostowany jest portal klienta.
6. W sekcji Zgoda na przetwarzanie danych kliknij opcję Edytuj treść wyraźnej zgody.
7. W panelu „Powiadomienie i zgoda” zaktualizuj tekst zgody na przetwarzanie lub etykietę pola wyboru zgody na przetwarzanie, a następnie kliknij „Zapisz”. W razie potrzeby możesz również umieścić link do zewnętrznych zasobów swojego zespołu prawnego w tekście powiadomienia i zgody .

Spowoduje to aktualizację tylko tekstu zgody na przetwarzanie danych w portalu klienta. Dowiedz się, jak ustawić domyślny tekst powiadomienia i zgody dla innych narzędzi HubSpot.

Włączportal klienta

Po zakończeniu konfiguracji możesz włączyć portal klienta.

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. W prawym górnym rogu przełącz przełącznik.

Wszelkie wiadomości wysłane z portalu klienta do Twojego zespołu pojawią się w skrzynce odbiorczej rozmów i będą widoczne jako wiadomości e-mail na osi czasu rekordu.

Zapewnij kontaktom dostęp do portalu klienta

Aby uzyskać dostęp do portalu klienta, możesz udostępnić link do portalu swoim klientom lub umożliwić im dostęp do portalu za pośrednictwem bazy wiedzy. Aby wyświetlić portal klienta:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję Wyświetl portal klienta.
3. W zależności od wybranej metody logowania i uwierzytelniania, przed uzyskaniem dostępu do portalu klienta klienci mogą być zobowiązani do skonfigurowania swoich danych logowania:
   • Jeśli klienci mogą samodzielnie się zarejestrować, poniżej pól danych logowania pojawi się link Zarejestruj się tutaj .

1. • Jeśli dostęp ma tylko określona lista kontaktów, zostanie do nich wysłana wiadomość e-mail, aby mogli skonfigurować swoje dane logowania.

Uwaga: jeśli jesteś zalogowany na swoje konto HubSpot podczas odwiedzania portalu klienta, nie będziesz musiał logować się, aby wyświetlić stronę z listą zgłoszeń.

Korzystanie z portalu klienta

Po zalogowaniu się do portalu klienta odwiedzający mogą wyświetlić wszystkie otwarte i zamknięte zgłoszenia na stronie z listą zgłoszeń oraz filtrować i wyszukiwać istniejące zgłoszenia.

W portalu klienta domyślnie widoczne są następujące właściwości zgłoszeń:

• Temat
• Wnioskodawca
• Data utworzenia
• Właściciel zgłoszenia
• Data ostatniej aktywności
• Status

Aby wyświetlić więcej szczegółów zgłoszenia i powiązanych rozmów, klient może kliknąć nazwę zgłoszenia, aby otworzyć stronę szczegółów zgłoszenia.

Uwaga: jeśli z zgłoszeniem powiązanych jest wiele wątków rozmów, w portalu klienta pojawi się tylko najstarszy wątek.

Eksportuj dane zgłoszeń z portalu klienta

Aby wyeksportować dane zgłoszenia, klienci mogą kliknąć opcję Eksportuj do CSV w prawym górnym rogu tabeli. Spowoduje to wyeksportowanie wszystkich danych widocznych w bieżącym widoku, w tym wszelkich filtrów zastosowanych w momencie eksportu.

Jeśli klient chce zgłosić nowy bilet, może kliknąć opcję Zgłoś bilet do pomocy technicznej. Spowoduje to przejście do utworzonego przez Ciebie formularza biletu, dzięki czemu będzie mógł zgłosić nową sprawę.

Aby wylogować się z portalu, klient może kliknąć opcję Wyloguj się w prawym górnym rogu. Aby automatycznie wylogowywać klientów po okresie bezczynności, można skonfigurować limity czasu bezczynności sesji.