Ajuste de la gestión del portal del cliente

Nota: debe tener acceso a los ajustes del Portal del cliente para editar el portal del cliente.

Editar el nombre del portal

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Servicio al cliente > Portal del cliente.
2. Introducir un nombre de Portal. Este es el título que aparecerá en la pestaña del navegador cuando los clientes inicien sesión en el portal del cliente.

Gestionar el dominio

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Servicio al cliente > Portal del cliente.
2. Navegue hasta la URL. En el campo Slug , puede editar el slug de la URL. Para gestionar el dominio utilizado para su portal del cliente, haga clic en Gestionar sus dominios.
3. El portal del cliente aparecerá en el idioma principal configurado para tu dominio. Si cambias el idioma de tu dominio en la configuración de Dominios y URL, el idioma del portal de cliente también se actualizará. Más información sobre la oferta de idiomas de HubSpot .

Nota: los portales de clientes en varios idiomas no son compatibles en este momento.

Editar la bandeja de entrada o el centro de ayuda predeterminados

Puede seleccionar una bandeja de entrada o un centro de ayuda predeterminados para los tickets creados por los contactos en su portal del cliente. Cuando el cliente se conecta a su portal del cliente, puede responder al ticket y su respuesta aparecerá en la bandeja de entrada o centro de ayuda seleccionados.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Servicio al cliente > Portal del cliente.
2. En la sección Elija dónde se envían los tickets del portal , haga clic en el menú desplegable y seleccione una bandeja de entrada o un centro de ayuda.

Configurar los permisos de los tickets de los clientes

Para controlar qué tickets pueden ver sus clientes en el portal del cliente, configure los permisos de ticket de cliente:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Servicio al cliente > Portal del cliente.
2. En la secciónPermisos de Ticket de Cliente , seleccione una opción:
   
   • Permita que sus clientes vean todos los tickets de su empresa: cuando un contacto se conecta al portal del cliente, aparecen todos los tickets asociados a su registro de empresa principal, además de los tickets asociados a su registro de contacto.

1. • Permita que sus clientes sólo vean sus propios tickets: cuando un contacto se conecte al portal del cliente, sólo aparecerán los tickets asociados a su registro de contacto.
2. Haz clic en Guardar.

Si selecciona Permitir a sus clientes ver todos los tickets de su empresa, sus clientes podrán alternar entre sus tickets y los de su empresa. Cuando el cliente registra los accesos a su portal de clientes, puede hacer clic en el menú desplegable Ver de la parte superior derecha de la vista Tickets y, a continuación, seleccionar una opción:

• Tickets de organización: aparecerán todos los tickets asociados a la empresa del cliente.
• De mi propiedad: solo aparecerán los tickets asociados al contacto del cliente.

Añadir un formulario de asistencia al cliente al portal del cliente

Puedes agregar un formulario de asistencia técnica a tu portal de cliente para que cuando un visitante esté conectado, pueda enviar una nueva solicitud de asistencia técnica desde tu portal de cliente.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Servicio al cliente > Portal del cliente.
2. Vaya a la pestaña Avanzado .
3. En la sección Formulario de soporte , seleccione la casilla de verificación Conectar formulario de soporte .
4. Introducir el texto del menú de formulario. Aparecerá como enlace en el menú de navegación del portal del cliente.
5. Introducir el texto de encabezado del formulario. Aparecerá en la parte superior del formulario.
6. Haz clic en el menú desplegable Formularios para seleccionar un formulario.
7. En la parte inferior izquierda, haz clic en Guardar.

Debe seleccionar un formulario que incluya propiedades de ticket y que esté conectado a la bandeja de entrada de conversaciones o al centro de ayuda. Para agregar propiedades de ticket a tu formulario, puedes crear un formulario utilizando la plantilla Formulario de asistencia técnica, o activar las propiedades de ticket en el generador de formularios. Para activar las propiedades de los tickets de un formulario:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Marketing > Formularios.
2. Coloca el cursor sobre el formulario y haz clic en Editar.
3. En el panel izquierdo del editor de formularios, haga clic en el icono de ajustes.
4. En el menú de la barra lateral izquierda, haga clic en Ajustes de envío.
5. En la sección Creación automática de tickets , active el interruptor .
6. En el cuadro de diálogo, haga clic en el menú desplegable y seleccione una bandeja de entrada o un centro de ayuda; a continuación, haga clic en Guardar.

Se creará un ticket por cada envío de formulario, que aparecerá en el propio portal de cliente, además de en la bandeja de entrada de tus conversaciones.

Personalizar el tema

Para editar la apariencia de su portal del cliente:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Servicio al cliente > Portal del cliente.
2. En la sección Personalizar el aspecto de su portal , haga clic en Editar tema.
3. En el previsualizador del tema, utiliza las opciones de estilo para asegurarte de que la apariencia de tu portal de cliente sea coherente con el resto de tu sitio web. Más información sobre cómo editar los ajustes de estilo del tema.

Nota: si realizas cambios en los estilos del tema, estos cambios se aplicarán al listado de ticket, a los detalles del ticket y a la página del formulario del ticket.

Personalizar la visualización de los tickets

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Servicio al cliente > Portal del cliente.
2. Vaya a la pestaña Avanzado .
3. Para cambiar el nombre de visualización de los tickets en la página principal de tickets, en el campo Nombre de visualización de tickets , introduzca un nuevo Nombre de visualización. Por ejemplo, puede cambiar la etiqueta a Pedidos, Casos o Solicitudes. Aprenda a actualizar el texto de la cabecera de su formulario para reflejar su nueva etiqueta.
4. Para personalizar qué tickets aparecen en el portal del cliente:
   
   • En la sección Visibilidad del ticket , haga clic en Seleccionar propiedades de ticket.
   • En el panel derecho, seleccione una propiedad de ticket por la que filtrar y, a continuación, seleccione los criterios de filtrado.

5. También puede elegir qué columnas aparecen en la página de visualización de tickets. Puede añadir hasta 10 propiedades:

   • Para reordenar las columnas, haga clic y arrastre las propiedades al orden que desee.
   • Para añadir una propiedad, haga clic en + Añadir propiedad.
   • Para editar una columna, sitúese sobre ella y haga clic en Editar.
   • Para eliminar una propiedad de la tabla, pase el ratón sobre ella y haga clic en Eliminar.
   • Para restablecer las columnas a los valores predeterminados, haga clic en Restablecer valores predeterminados recomendados.

6. En la sección Personalizar el nombre de visualización del propietario del ticket, seleccione una opción de visualización. De forma predeterminada, se utiliza el nombre del propietario; sin embargo, puede elegir mostrar el nombre completo del propietario, su apellido o un alias personalizado.
7. Haz clic en Guardar.

Puede verificar qué conversaciones aparecerán en el portal del cliente utilizando la tarjetaConversaciones de la barra lateral derecha del registro del ticket. Si hay varias cadenas de conversación asociados a un ticket, en el portal del cliente solo aparecerá la cadena original.

Se recomienda que tú y tu equipo utilicéis notas y comentarios para comunicaros internamente sobre vuestros tickets, o que configuréis reglas de filtrado para filtrar cualquier comunicación interna del portal del cliente.

Configurar acciones de ticket para clientes

Gestione las interacciones de los clientes con los tickets en el portal permitiéndoles responder a los tickets cerrados o cerrar los tickets ellos mismos.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Servicio al cliente > Portal del cliente.
2. Vaya a la pestaña Avanzado .
3. En la sección Acciones del ticket , seleccione una opción:
   • Permitir a los clientes responder a conversaciones cerradas: permitir a los clientes responder a un hilo existente en un ticket cerrado.
   • Permitir al cliente cerrar tickets desde el portal: permitir a los clientes cerrar tickets directamente desde el portal.
     • Haga clic en el menú desplegable Ticket stage para asignar una etapa cerrada a cada pipeline.
     • Si su pipeline sólo tiene una etapa cerrada, se seleccionará de forma predeterminada.
4. Haga clic en Guardar.

Editar el control de acceso

Puede permitir que los clientes creen su propio inicio de sesión o asignar el acceso a grupos de acceso específicos.

1. Para dar acceso a una lista específica de contactos:
   
   • En tu cuenta de HubSpot, ve a Servicio al cliente > Portal del cliente.
   • Vaya a la pestaña Avanzado .

1. • En el menú de la barra lateral izquierda, haga clic en Acceso.
   • Seleccione la opción Pertenencia a grupo de acceso requerida y, a continuación, haga clic en el menú desplegable y seleccione los grupos de acceso a los que desea dar acceso.

Se enviará un simple correo electrónico de registro a la lista de contactos. Aprende a personalizar el correo electrónico de registro.

2. Para permitir a los usuarios crear su propio inicio de sesión:
   • En tu cuenta de HubSpot, ve a Servicio al cliente > Portal del cliente.
   • Vaya a la pestaña Avanzado .
   • En el menú de la barra lateral izquierda, haga clic en Acceso.

2. • Seleccione la opción Autorregistro obligatorio . Esto permitirá que cualquier persona se registre y cree su propio inicio de sesión para el portal de cliente. Para seleccionar esta opción, debe tener activado el autorregistro en los ajustes de contenido privado.
3. Para configurar el SSO en los ajustes de contenido privado, haga clic en Método de autenticación.
4. Para gestionar el aviso de consentimiento en los ajustes de contenido privado, haz clic en Aviso de consentimiento.

Configurar páginas privadas del sistema de contenido

Puedes seleccionar y editar las páginas del sistema que utilizarán tus clientes cuando accedan a tu portal, incluidas las páginas en las que pueden registrarse, iniciar sesión y cerrar sesión. También puedes configurar una página de acceso denegado y páginas de restablecimiento de contraseña.

Para configurar las páginas del sistema del portal del cliente:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, vaya a Contenido > Contenido privado.
3. Haga clic en la pestaña Páginas .
4. Debajo de cada tipo de página del sistema, haga clic en el menú desplegable y seleccione una plantilla.
5. Después de seleccionar una plantilla, puede editarla o verla previa haciendo clic en Acciones y seleccionando a continuación la opción correspondiente.

Personalizar consentimiento para procesar lenguaje (opcional)

Si permites que los clientes se registren por sí mismos para acceder a tu portal de cliente, debes configurar tu aviso de consentimiento para que sepan cómo va a utilizar tus datos.

Nota: aunque estas características se encuentran en HubSpot, tu equipo legal es el mejor recurso para que obtengas asesoría sobre cumplimiento para tu situación específica.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Servicio al cliente > Portal del cliente.
2. Vaya a la pestaña Avanzado .
3. En el menú de la barra lateral izquierda, haga clic en Acceso.
4. Haga clic en Aviso de consentimiento.
5. Accederás a los ajustes de tu contenido privado . Haz clic en el menú desplegable Elegir un dominio para editarlo para seleccionar el dominio que está alojado en tu contenido privado.
6. En la sección Consentimiento para procesar datos, haz clic en Editar el contenido del consentimiento explícito.
7. En el panel Aviso y consentimiento, actualiza el texto de consentimiento para procesar o la etiqueta de la casilla de comprobación de consentimiento para procesar, y luego haz clic en Guardar. También puedes enlazar con los recursos externos de tu equipo jurídico desde el texto del Aviso y consentimiento, si procede.

Esto solo actualizará el texto de consentimiento para procesar para tu portal de cliente. Aprende a ajustar el texto de aviso y consentimiento predeterminado para otras herramientas de HubSpot.

Activar unportal del cliente

Una vez completados los pasos de ajuste, puede activar su portal del cliente.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Servicio al cliente > Portal del cliente.
2. En la parte superior derecha, activa el interruptor .

Todos los mensajes enviados desde el portal del cliente a su equipo aparecerán en la bandeja de conversaciones e interactuarán por correo electrónico en la cronología del registro.

Dar acceso a los contactos al portal de cliente

Para acceder al portal de cliente, puedes compartir el enlace al portal con tus clientes, pero también pueden acceder al portal a través de la base de conocimientos. Para ver tu portal de cliente:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Servicio al cliente > Portal del cliente.
2. En la parte superior derecha, haz clic en Ver portal de cliente.
3. Dependiendo del método de inicio de sesión y autenticación que haya seleccionado, antes de que un cliente pueda acceder a su portal del cliente, es posible que tenga que ajustar sus credenciales de inicio de sesión:

• • Si los clientes pueden registrarse por sí mismos, aparecerá un enlace Regístrate aquí debajo de los campos de credenciales de acceso

• • Si solo tienes acceso una lista específica de contactos, se les enviará un correo electrónico para que puedan configurar su inicio de sesión.

Nota: si ha iniciado sesión en su cuenta de HubSpot cuando visite el portal del cliente, no tendrá que iniciar sesión para ver la página de listado de tickets.

Cuando tus visitantes se conectan a tu portal de cliente, pueden ver todos sus tickets abiertos y cerrados en la página de listado de tickets, y filtrar y buscar los tickets existentes.

Las siguientes propiedades del ticket son visibles en el portal de cliente por opción predeterminada:

• Asunto
• Solicitado por
• Fecha de creación
• Propietario del ticket
• Última fecha de actividad
• Estado

De forma predeterminada, el estado de un ticket sólo aparecerá como Abierto o Cerrado. Para hacer visible el nombre completo del estado de un ticket, puedes actualizar la configuración de tu portal de clientes:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, vaya a Contenido > Portal del cliente.
3. Haz clic en la pestaña Plantilla.
4. En Etapas del ticket, active la opción Mostrar etapas personalizadas en el portal del cliente .
5. Haz clic en Guardar.
6. El estado detallado aparecerá ahora para cada ticket, e incluirá cualquier estado de ticket personalizado que haya configurado.

   • Para ver más detalles del ticket y las conversaciones asociadas, su cliente puede hacer clic en el nombre de un ticket para abrir la página de detalles del ticket.

   • El cliente puede responder a cualquier ticket abierto introduciendo un mensaje en el cuadro de texto, e incluir varios archivos adjuntos en su respuesta.

Nota: si hay varias cadenas de conversación asociados a un ticket, solo aparecerá en el portal del cliente la cadena más reciente.

Para exportar los datos de los tickets, los clientes pueden hacer clic en Exportar a CSV en la parte superior derecha de la tabla. Esto exportará todos los datos visibles en la vista actual, incluidos los filtros aplicados en el momento de la exportación.

Si el cliente necesita archivar un nuevo ticket, puede hacer clic en Archivar un ticket de soporte. Esto los llevará al formulario de ticket que creaste para que puedan enviar un nuevo asunto.

Para salir de su portal, el cliente puede hacer clic en Cerrar sesión en la parte superior derecha. Para desconectar automáticamente a los clientes tras un periodo de inactividad, puedes establecer tiempos de espera por sesión inactiva.