Automatisch bedrijven aanmaken en koppelen aan contactpersonen

HubSpot kan contactpersonen automatisch koppelen aan bedrijven door het domein in de Email-waarde van een contactpersoon te koppelen aan de bedrijfsdomeinnaam van het bedrijf. Een contactpersoon met het e-mailadres "sandra@example.com" wordt bijvoorbeeld gekoppeld aan het bedrijf met de bedrijfsdomeinnaam "example.com".

Scenario's voor automatische koppeling begrijpen

Ongeacht uw instellingen voor automatische koppeling, als een formulier dat wordt verzonden bedrijfseigenschappen bevat, wordt de contactpersoon automatisch gekoppeld aan het bedrijf dat in het formulier is verzonden. Zelfs als de eigenschap Domeinnaam bedrijf niet is opgenomen in de inzending, maar het opgegeven e-mailadres van de contactpersoon toch overeenkomt met het domein van een bedrijf in de CRM, wordt de contactpersoon automatisch gekoppeld aan het bedrijf.

Gedrag van automatische koppelingen beoordelen

• Als er nog geen bedrijfsrecord bestaat, maakt HubSpot automatisch een bedrijfsrecord aan en vult deze met informatie uit de database van HubSpot. Er wordt een bedrijfsrecord aangemaakt voor elk uniek domein, inclusief subdomeinen (@voorbeeld.nl en @info.voorbeeld.nl resulteren bijvoorbeeld in twee verschillende bedrijfsrecords).
• Als de contactpersoon een freemail-waarde heeft in de eigenschap Email (bijv. gmail.com, yahoo.com), kijkt HubSpot ook naar de eigenschap Website URL van de contactpersoon om te proberen de contactpersoon te matchen met de domeinnaam van een bedrijf.
• Zowel huidige contactpersonen als nieuw toegevoegde contactpersonen worden gekoppeld aan bedrijven.
• Als meerdere bedrijven dezelfde waarde voor de domeinnaam Bedrijf hebben, worden contactpersonen met e-mails die dat domein bevatten automatisch aan slechts één bedrijf gekoppeld, niet aan alle bedrijven. Het is niet mogelijk om te selecteren aan welk bedrijf de contactpersonen automatisch moeten worden gekoppeld, dus het kan nodig zijn om de koppelingen handmatig bij te werken nadat de contactpersonen zijn gemaakt.

Overzicht wanneer automatische koppeling niet plaatsvindt

• Als een contactpersoon een geassocieerd bedrijf heeft dat verschilt van het domein van hun e-mailadres, overschrijft de instelling de bestaande associatie niet. Ook worden de waarden van bedrijfseigenschappen niet bijgewerkt of gesynchroniseerd met contactpersooneigenschappen (zoals bedrijfsnaam).
• Als u contactpersonen maakt via een import van meerdere objecten die contactpersonen en bedrijven associëren, overschrijft de instelling de geïmporteerde associaties niet. Zelfs als u geen gekoppelde bedrijfsrecord toevoegt aan een contactrecord in de import van meerdere objecten, zal de instelling nog steeds geen bedrijf maken voor die contactpersoon.
• Als een contactpersoon een freemail-waarde heeft in de eigenschap Email (bijv. gmail.com, hotmail.com) en geen waarde in de eigenschap Website URL.

Automatische associatie tussen contactpersonen en bedrijven in- of uitschakelen

Let op: als je de HubSpot-Salesforce integratie hebt ingeschakeld, is het niet aan te raden om automatische associatie in te schakelen omdat dit kan resulteren in dubbele bedrijfsrecords. Leer hoe je dubbele bedrijfsrecords beheert als je de integratie gebruikt.

De instelling inschakelen:

1. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Bedrijven.

2. Zo schakelt u de automatische koppeling tussen contactpersonen en bedrijven in:

   • Schakel in de sectie Automatisering het selectievakje Bedrijven maken en koppelen aan contactpersonen in.

• • Kies in het dialoogvenster of HubSpot wel of niet nieuwe bedrijfsrecords en -associaties mag maken op basis van de e-mailadressen van je bestaande contactpersonen:

    • Klik op Ja om met terugwerkende kracht bedrijfsrecords te maken en bestaande contactpersonen te associëren op basis van hun e-mailadressen. Zowel bestaande als nieuwe contactpersonen worden automatisch gekoppeld aan bedrijven op basis van hun e-mailadres.

    • Klik op Nee om de instelling alleen op nieuwe contactpersonen toe te passen. Bestaande contactpersonen worden niet beïnvloed, maar in de toekomst zullen alle nieuwe contactpersonen die u aanmaakt automatisch aan bedrijven worden gekoppeld op basis van hun e-mailadres.

Automatische koppeling tussen contactpersonen en bedrijven uitschakelen:

1. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Bedrijven.

2. Schakel het selectievakje Bedrijven maken en koppelen aan contactpersonen uit. Als de instelling is uitgeschakeld, worden bedrijven niet langer automatisch gemaakt of gekoppeld aan contactpersonen.

Specifieke domeinen uitsluiten van automatische koppeling

Je kunt tot 1000 domeinen uitsluiten van automatische koppeling. Dit betekent dat als het uitgesloten domein een waarde is in de eigenschap Bedrijfsdomeinnaam, het bedrijf niet automatisch wordt aangemaakt of gekoppeld aan de contactpersoon.

1. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Bedrijven.

2. Klik onder het selectievakje Contactpersonen en bedrijven maken en koppelen op Een domein uitsluiten van automatische koppeling.

3. Voer in het dialoogvenster in het veld Uitgesloten domeinen de organisatie(s) in die u wilt uitsluiten van automatische koppeling en klik vervolgens op Opslaan.

4. Klik op de X rechts van de organisatie om een bestaande uitgesloten organisatie te verwijderen en klik vervolgens op Opslaan.

Let op: als u een organisatie verwijdert uit de lijst met uitgesloten organisaties en u wilt dat deze automatisch wordt gekoppeld, moet u de automatische koppeling uitschakelen en weer inschakelen door het selectievakje Bedrijven maken en koppelen aan contactpersonen uit te schakelen en weer in te schakelen.