Gebruik draaiboeken

Met de tool ‘Playbooks’ kun je interactieve inhoudskaarten maken die worden weergegeven in contact-, bedrijfs-, deal- en ticketrecords. Tijdens gesprekken met prospects en klanten kan je team hiernaar verwijzen en gestandaardiseerde notities maken.

Voordat u aan de slag gaat

• Om playbooks aan te maken, te bewerken, te bekijken en te verwijderen, moet u beschikken over de rechten‘Publiceren’ en/of ‘Playbooks schrijven ’.
• Gebruikers met een toegewezen Sales- of Service-licentie die geen rechten voor playbooks hebben, kunnen playbooks nog steeds bekijken en gebruiken in de playbooks-tool en in contact-, bedrijfs- en dealrecords.
• Afhankelijk van je HubSpot-abonnement geldt er een limiet voor het aantal playbooks dat je kunt aanmaken. Lees meer in de Product- en dienstencatalogus van HubSpot.

Playbooks aanmaken

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Draaiboeken. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Draaiboeken.
2. Klik rechtsboven op 'Playbook aanmaken'.
3. Je kunt een playbook helemaal zelf maken of een sjabloonvoor een Sales- ofService-playbook kiezen. Om een voorbeeld van een sjabloon te bekijken, klik je op het tabblad 'Voorbeeld' in het rechterpaneel. Om een keuze te maken, selecteer je in het linkerpaneel een playbooktype.
4. Klik bovenaan de pagina op het bewerkingspictogram en voer een titel in voor je playbook.
5. Klik op 'Playbook aanmaken'.

Schrijf de inhoud van het playbook

In de playbook-editor, onder het tabblad ‘Schrijven ’:

1. Klik ergens in de teksteditor om te schrijven.
2. Gebruik de werkbalk bovenaan om uw inhoud op te maken of om links, afbeeldingen, kennisbankartikelen, fragmenten, vragen of een knop voor een nieuw record in te voegen:
3. Om een URL in te voegen, sleept u uw cursor over de tekst om de plek te markeren waar u de link wilt invoegen. Klik vervolgens op het pictogram ‘Link’ en plak een link in het tekstvak‘URL ’. Vink indien nodig het selectievakje ‘Openen in nieuw tabblad ’ of het selectievakje ‘Zoekmachines instrueren deze link niet te volgen ’ aan.
4. Om een afbeelding in te voegen vanuit de bestands-tool, je computer of een URL, klik je op het afbeeldingspictogram.
5. Om een kennisbankartikel in te voegen, klikt u op het pictogram 'Kennisbank' ( cap ). Zoek vervolgens naar een kennisbankartikel.
6. Om een fragment in te voegen, klik je op het pictogramtextSnippets ( Fragment ). Zoek vervolgens naar een fragment.
7. Om vragen in te voegen, klikt u op het pictogram 'Vraag' questionAnswer. Schrijf in het rechterpaneel een vraag of prompt. Om een antwoord op een vraag verplicht te stellen, vinkt u het selectievakje 'Verplicht' aan. Selecteer een van de antwoordtypen:
   • Vrije tekst: voer antwoorden in een vrij tekstveld in.
   • Lijst met antwoordopties (alleenSales Hub Enterprise ): maak een reeks antwoordopties aan die in een notitie bij het record kunnen worden opgeslagen. Voer onder ‘Antwoordopties’ een antwoord in en druk vervolgens op de Enter-toets.
     • Schakel het selectievakje‘Beperken tot één antwoord’ in om te voorkomen dat er meerdere antwoorden kunnen worden geselecteerd.
     • Schakel het selectievakje 'Notitieveld verbergen' in om het standaard open notitieveld uit de vraag of prompt te verwijderen.
   • Een eigenschap bijwerken (alleenSales Hub of Service Hub Enterprise ): werk eigenschappen in een contact-, bedrijfs-, deal- of ticketrecord automatisch bij vanuit het playbook.
     • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Eigenschapstype' en selecteer een eigenschapstype; selecteer vervolgens een specifieke eigenschap om aan te koppelen.
     • Schakel het selectievakje 'Notitieveld verbergen' in om het standaard open notitieveld uit de vraag of prompt te verwijderen.
     • Klik op 'Opslaan'.

8. Om een personalisatietoken toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Personalisatie' en zoekt u vervolgens naar een token.
9. Om een videobestand toe te voegen of te uploaden, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Invoegen ' en selecteert u vervolgens 'Video'.
10. Om een URL in te voegen om een insluitcode voor YouTube, Vimeo of Instagram te maken, klikt u op het vervolgkeuzemenu ‘Invoegen ’ en selecteert u vervolgens ‘Insluiten’.
11. Om vanuit een playbook een vergadering in te plannen, klikt u op het vervolgkeuzemenu ‘Invoegen’ en selecteert u vervolgens ‘Acties’ > ‘Een vergadering inplannen’. Lees hier hoe u een vergadering plant met een contactrecord.
12. Om een nieuw record aan te maken, klikt u op het vervolgkeuzemenu ‘Invoegen ’ en selecteert u vervolgens ‘Acties’ >‘Een nieuw record aanmaken’. Selecteer een recordtype in het vervolgkeuzemenu en klik vervolgens op‘Actie invoegen’.

13. Nadat u de inhoud van uw playbook hebt geschreven, klikt u op het tabblad 'Instellingen '. 

Pas de instellingen van het playbook aan

In de playbook-editor, onder het tabblad 'Instellingen ':

1. Om playbook-inzendingen te loggen, vink je het selectievakje'Playbook-inzendingen loggen' aan. 
2. Om aan te geven welk type contactmomenten een playbook in een record opslaat, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Contactmomenten' en vinkt u deselectievakjes aan naast de gewenste contactmomenten. Het standaardcontactmoment is'Gesprek'.
3. Bij het registreren van een gesprek of vergadering kunt u ook het gespreks- of vergadertype (bijv. Prospecting, Leading) selecteren in het vervolgkeuzemenu Standaard gespreks-/vergadertype.

Let op: standaard wordt een interactie, wanneer u een playbook aan een record koppelt, alleen bij dat specifieke record geregistreerd. De interactie wordt alleen bij gekoppelde records geregistreerd als het playbook een vraag bevat die op dat recordtype is gericht (bijvoorbeeld: een vraag over bedrijfseigenschappen in het playbook zorgt ervoor dat de interactie wordt geregistreerd bij het contactrecord en bij het gekoppelde bedrijfsrecord).

Via het tabblad 'Instellingen' van de playbook-editor kunt u regels instellen voor het aanbevelen van een playbook op basis van verschillende eigenschappen van bedrijven, contactpersonen, deals en tickets. Wanneer de eigenschappen van het record voldoen aan de aanbevelingsregel voor het playbook, wordt het playbook bovenaan de lijst met playbooks in dat record weergegeven.

Om een playbook aan te bevelen op basis van de eigenschappen van een record met betrekking tot het bedrijf, de contactpersoon, de deal of het ticket:

1. Klik onder‘Aanbevelingsinstellingen’ op het vervolgkeuzemenu‘Objecttype selecteren om te beginnen ’ en selecteer een eigenschap van een bedrijf, contactpersoon, deal of ticket.
2. Klik op + Regel aanmaken.
3. Klik in de rechterzijbalkFilters op + Filter toevoegen.
   • Selecteer een filtercategorie in de lijst 'Huidig object' of'Informatie over gekoppeld object '. Selecteer vervolgens een filter uit de lijst met eigenschappen.
   • Klik op de vervolgkeuzemenu's om de parameters voor het filter te selecteren. Om meer filters toe te voegen, klikt u op + Filter toevoegen linksonder in de filter-editor.
4. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen. Klik op‘Editor sluiten’ of op de X -knop rechtsboven om terug te keren naar het tabblad ‘Instellingen’ van de playbook-editor. Om terug te keren naar de filter-editor, klikt u naast ‘Filters’ op het vervolgkeuzemenu ‘Acties’, klikt u op ‘Bewerken’ en vervolgens op ‘Filters bewerken ’ in de rechterzijbalk ‘Filters ’.

Klik rechtsboven op ‘Publiceren’ wanneer u klaar bent met het aanpassen van uw playbook.

Een CRM-kaart met een aanbevolen playbook maken

Superbeheerders kunnen CRM-kaarten in een record aanmaken, zodat aanbevolen playbooks bovenaan het record worden weergegeven.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk onderGegevensbeheer opObjecten en selecteer vervolgens het recordtype (Contactpersonen, Bedrijven, enz.) waaraan je een CRM-kaart wilt toevoegen.
3. Klik op destandaardweergave of een teamweergave. Als u een teamweergave wilt maken, klikt u opTeamweergave maken.
4. Beweeg in het midden van de lay-out de muisaanwijzer over de ruimte waar u de kaart wilt toevoegen en klik op 'Kaart toevoegen'.
5. Klik in de rechterzijbalk op het tabblad 'Kaartenbibliotheek '. Gebruik de zoekbalk om de kaart 'Aanbevolen activering ' te vinden en klik op 'Kaart toevoegen'.
6. Om de CRM-kaart te verplaatsen, klikt u op het vakje ‘Aanbevolen activeringskaart’ en sleept u het naar de gewenste positie.

7. Als u klaar bent met aanpassen, klikt u rechtsboven op ‘Opslaan en afsluiten ’.
8. Ga naar het recordtype dat je hebt aangepast:
   • Contacten:ga in je HubSpot-account naarContacten>Contacten.
   • Bedrijven:Ga in je HubSpot-account naarContacten>Bedrijven.
   • Deals:Ga in je HubSpot-account naarVerkoop>Deals.
   • Tickets:Ga in je HubSpot-account naarService>Tickets.
   • Aangepaste objecten:Ga in je HubSpot-account naarContacten >[Aangepast object]. Als je account meer dan één aangepast object bevat, plaats je de muisaanwijzer opAangepaste objecten en selecteer je vervolgens hetaangepaste objectdat je wilt bekijken.
9. Klik op eenrecord om deCRM-kaart ‘Aanbevolen Enablement’die je zojuist hebt aangepast in het middelste paneel te bekijken. Je ziet een van de volgende opties:
   • Als er één aanbevolen playbook is, toont de kaart een voorbeeld van het playbook. Klik op'Playbook openen' om het te bekijken.
   • Als er meerdere aanbevolen playbooks zijn, gebruik dan de pijltjes om ze te doorlopen. Klikop 'Playbook openen' om het te bekijken.
   • Als er geen aanbevolen playbooks zijn, kunt u alle beschikbare playbooks doorlopen of doorzoeken. Klik op denaam van het playbook om het te openen.

Playbooks beheren

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Draaiboeken. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Draaiboeken.
2. Gebruik linksboven de zoekbalk om een playbook op naam op te zoeken.
3. Om te filteren op de eigenaar van het playbook, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Eigenaar '.
4. Om een playbook te bewerken, te klonen, te verwijderen, de publicatie ervan ongedaan te maken of de toegangsrechten aan te passen, beweeg je de muisaanwijzer over de naam van het playbook.
5. Klik op de naam van het playbook om het te bewerken.
   • Om in de playbook-editor eerdere versies van het playbook te bekijken en te herstellen, klikt u rechtsboven in de editor op Versiegeschiedenis.
   • Selecteer aan de linkerkant van het dialoogvenster een eerdere versie.
   • Klik op 'Herstellen' om dit concept te herstellen.

6. Om het playbook te klonen, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Acties ' en vervolgens op 'Klonen'.
7. Om het playbook te verwijderen, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Acties ' en selecteert u vervolgens 'Verwijderen'. U kunt ook de selectievakjes aanvinken naast de playbooks die u wilt verwijderen en vervolgens bovenaan de tabel op 'Verwijderen' klikken.
8. Om de handleiding uit publicatie te halen, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Acties ' en selecteert u vervolgens 'Uit publicatie halen'.
9. Om te wijzigen welke gebruikers het playbook kunnen bekijken en gebruiken, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Acties ' en selecteert u vervolgens 'Delen beheren'. Lees meer over het delen van toegang tot verkoopcontent met uw gebruikers en teams.

Zodra je je playbooks hebt aangemaakt, kun je ze in verschillende mappen ordenen:

1. Klik rechtsboven op ‘Nieuwe map’.
2. Voer in het dialoogvenster een mapnaam in en klik vervolgens op Map toevoegen.
3. Om playbooks naar een map te verplaatsen, vink je de selectievakjes naast de playbooks aan en klik je vervolgens op 'Verplaatsen naar map'.

4. Selecteer in het dialoogvenster een map en klik vervolgens op 'Verplaatsen'.

5. Als u een map wilt hernoemen, vink dan in de lijst met playbooks en mappen het selectievakje naast de map aan en klik vervolgens bovenaan de tabel op edit > 'Hernoemen'.

Gebruik playbooks in contact-, bedrijfs-, deal-, ticket- of aangepaste CRM-records

Nadat je een playbook hebt aangemaakt, kun je het openen in je records. HubSpot biedt je automatisch een playbook voor een kennismakingsgesprek en een playbook voor kwalificatie, maar je kunt deze playbooks naar behoefte aanpassen in de playbook-editor. Als je een aanbevelingsregel voor een dealfase instelt voor een playbook en deze past bij de dealfase van het record, verschijnt het bovenaan de lijst als Aanbevolen.

1. Ga naar je records:
   • Contacten:ga in je HubSpot-account naarContacten>Contacten.
   • Bedrijven:Ga in je HubSpot-account naarContacten>Bedrijven.
   • Deals:Ga in je HubSpot-account naarVerkoop>Deals.
   • Tickets:Ga in je HubSpot-account naarService>Tickets.
   • Aangepaste objecten:Ga in je HubSpot-account naarContacten >[Aangepast object]. Als je account meer dan één aangepast object bevat, plaats je de muisaanwijzer opAangepaste objecten en selecteer je vervolgens hetaangepaste objectdat je wilt bekijken.
2. Klik op de naam van een record.
3. Gebruik in het rechterpaneel in de sectie Playbooks de zoekbalk om een playbook te vinden of klik op een playbook om het te openen.
4. Klik in de zijbalk met de inhoud van het playbook op een vraag om deze in het playbook te openen.
5. Voer voor elke vraag notities in, selecteer antwoordopties of werk een eigenschap van een record bij. Als je het veld ‘Notities verbergen’ hebt geselecteerd, verschijnt er geen tekstvak onder de vraag.
6. In het notitieveld kunt u snippets gebruiken om zinnen in te plakken die regelmatig worden gebruikt in interacties met klanten. Klik op het pictogram textSnippetsSnippets' en gebruik vervolgens het notitieveld om de opmaaktekst van de snippet te bewerken.

7. Als de vraag is gekoppeld aan een eigenschap in een ander object, toont het playbook een lijst met bijbehorende records en kunt u het record kiezen dat u wilt bijwerken (alleenEnterprise ). U kunt vervolgens een waarde invoeren en de gekoppelde CRM-eigenschap bijwerken wanneer u het contact vastlegt.

8. Als u een record aanmaakt vanuit een playbook, klikt u op de knop[Record] aanmaken. Vul in het rechterpaneel de gegevens voor het nieuwe record in. Klik vervolgens op Aanmaken ofAanmaken en nog een toevoegen. Als u een bestaand record toevoegt, klikt u op het tabbladBestaand toevoegen en zoekt u vervolgens naar een record.
9. Als je het playbook als een gesprek registreert, gebruik dan de vervolgkeuzemenu’s ‘Selecteer een uitkomst’ en ‘Selecteer gesprekstype’ om een uitkomst te selecteren of het gesprekstype aan te passen. Als je het playbook als een vergadering registreert, gebruik dan het vervolgkeuzemenu ‘Selecteer vergadertype’ om het vergadertype aan te passen. Je kunt alleen een uitkomst selecteren in gespreksplaybooks.

10. Je kunt een interactie die in de afgelopen zes uur is geregistreerd, aan een playbook koppelen om notities en eigenschapswaarden in het playbook vast te leggen. Dit kan dubbele interactierecords voorkomen als de vergadering al is geregistreerd.
    • Nadat u een playbook hebt geselecteerd, klikt u op de pijl omlaag naast [Interactietype] registreren.
    • Selecteer in de lijst ‘Toevoegen aan recente’ het recent geregistreerde contact om het aan het playbook toe te voegen.
    • Klik in het dialoogvenster ‘Bevestiging ’ op‘OK’.

11. U kunt een opvolgingstaak aanmaken door het selectievakje'Een opvolgingstaak aanmaken' aan te vinken.
12. Wanneer u klaar bent met het gebruik van het playbook, klikt u linksonder op [Interactietype] registreren. Het interactietype is het type dat u hebt geselecteerd op het tabbladInstellingen in de playbook-editor.

Het playbook wordt opgeslagen als een interactie op de tijdlijn van het record, inclusief de vragen, antwoorden en eventuele notities. Alle informatie die in een playbook wordt ingevoerd, wordt automatisch opgeslagen als concept totdat je op [Interactietype] loggen klikt.

Zodra je [type interactie] vastleggen selecteert, worden alle eigenschappen die gekoppeld zijn aan een vraag en antwoord bijgewerkt met de antwoorden die je hebt geselecteerd of ingevoerd tijdens het gebruik van het playbook (Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise ).

Rapportageanalyses voor playbooks bekijken

Je kunt rapportagegegevens van playbooks bekijken om meer inzicht te krijgen in je playbooks, wie ze gebruikt en hoe goed ze werken.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Draaiboeken. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Draaiboeken.
2. Klik bovenaan op het tabblad'Analyseren '.
3. Gebruik bovenaan het tabblad 'Analyseren' de secties 'Totaal playbookgebruik' en 'Teamacceptatie' om statistieken te bekijken, zoals het aantal playbooks, het totale aantal weergaven en het totale aantal actieve gebruikers.
   • Klik rechts op'Gebruikersgegevens' om te zien hoe vaak gebruikers in uw account playbooks hebben bekeken of ingelogd.
   • Klik in de tabel 'Gebruikersgegevens' op de gebruiker om gebruikersspecifieke gegevens te bekijken.
   • Gebruik de filters bovenaan om uw zoekopdracht verder te verfijnen.

4. In het midden van de pagina 'Analyseren' kunt u de statistieken voor het 'Totale gebruik van playbooks'bekijken in een lijngrafiek met filters voor statistieken en frequentie.
5. Klik onderaan de pagina'Analyseren' op eenplaybook in de tabel om statistieken voor het individuele playbook te bekijken, zoals playbookgebruik, playbookgebruikers en activiteiten. Gebruik de filters om uw zoekopdracht verder te verfijnen.

Playbooks bekijken in Slack

Als je de integratie van HubSpot met Slack hebt geïnstalleerd, kun je playbooks rechtstreeks in Slack zoeken en bekijken met behulp van de slash-opdracht /hs-search-playbook.

Een playbook gebruiken om een workflow te activeren

Je kunt een workflow activeren wanneer je een playbook registreert. Lees meer over het instellen van triggers voor gebeurtenisregistratie.