Draaiboeken gebruiken

Met de tool Draaiboeken kun je interactieve inhoudskaarten maken die worden weergegeven in contact-, bedrijfs-, deal- en ticketrecords. Wanneer je met prospects en klanten spreekt, kan je team hiernaar verwijzen en gestandaardiseerde notities maken.

Draaiboeken maken

• Klik rechtsboven op Draaiboek maken.
• Je kunt een nieuw Draaiboek maken of een sjabloon kiezen voor een Draaiboek Verkoop of een Draaiboek Service. Om een voorbeeld van een sjabloon te bekijken, klikt u op de tab Voorbeeld in het rechterpaneel. Selecteer een type draaiboek in het linkerpaneel om een selectie te maken.
• Klik boven aan de pagina op het edit potlood icoon en voer een titel in voor je draaiboek.
• Klik op Draaiboek maken.
• Klik ergens in de teksteditor van het draaiboek om te schrijven.

Let op: om HubSpot's AI content writer te gebruiken moet Assistent ai-inhoud zijn ingeschakeld.

• • Om HubSpot's AI content writer te gebruiken, typ je / in de draaiboek editor en kies je een van de beschikbare opties.

• • Om bestaande inhoud te bewerken, markeer je de inhoud en klik je op het pictogram.

• • Kies een van de beschikbare opties om de gemarkeerde tekst verder te verfijnen.

• • Bekijk de suggesties in het rechterpaneel van Copilot. Meer informatie over het gebruik van Copilot.
  • Zodra je de inhoud hebt aangepast, klik je op Vervangen.
• Gebruik de werkbalk bovenaan om je inhoud op te maken of links, afbeeldingen, kennisbankartikelen, snippets, vragen of een knop voor een nieuw record in te voegen:
  • Om een URL in te voegen, sleept u uw cursor over de tekst om te markeren waar u de link wilt invoegen. Klik vervolgens op het pictogram link Link en plak een link in het URL-tekstvak. Klik indien nodig op het selectievakje In nieuw tabblad openen of op het selectievakje Zoekmachines instrueren om deze link niet te volgen.
  • Om een afbeelding in te voegen vanuit de bestandentool, uw computer of een URL, klikt u op het pictogram insertImage Afbeelding .
  • Om een artikel uit de Kennisbank in te voegen, klikt u op het pictogram cap Kennisbank. Zoek vervolgens naar een artikel uit de Kennisbank.
  • Om een snippet in te voegen, klikt u op het pictogram textSnippets Snippet . Zoek vervolgens naar een snippet.
  • Om vragen in te voegen, klikt u op het pictogram questionAnswer Vraag . In het rechterpaneel schrijft u een vraag of opmerking. Klik op het selectievakje Vereist om een antwoord op een vraag verplicht te stellen. Selecteer een van de antwoordtypen:
    • Open tekst: voer antwoorden in een open tekstveld in.
    • Lijst met antwoordopties (alleen Sales Hub Enterprise ): maak een reeks antwoordopties die kunnen worden opgeslagen in een notitie bij het record. Voer onder Antwoordopties een antwoord in en druk vervolgens op de Enter-toets.
      • Schakel het selectievakje Beperken tot slechts één antwoord in om niet toe te staan dat meerdere antwoorden worden geselecteerd.
      • Schakel het selectievakje Notitieveld verbergen in om het standaard open notitieveld van de vraag of prompt te verwijderen.
    • Een eigenschap bijwerken ( alleenSales Hub of Service Hub Enterprise betaalde seat): werk eigenschappen in een contact, bedrijf, deal of ticketrecord automatisch bij vanuit het Draaiboek.

• • • • Klik op het vervolgkeuzemenu Eigenschapstype en selecteer een eigenschapstype en vervolgens een specifieke eigenschap om naartoe te linken.
      • Schakel het selectievakje Notitieveld verbergen in om het standaard open notitieveld uit de vraag of aanwijzing te verwijderen.
      • Klik op Opslaan.

• • Om een personalisatietoken toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Personalisatietoken en zoekt u naar een token.
  • Als u een videobestand wilt toevoegen of uploaden, klikt u op het vervolgkeuzemenu Invoegen en selecteert u Video.
  • Als u een URL wilt invoegen om een insluitcode voor YouTube, Vimeo of Instagram te maken, klikt u op het vervolgkeuzemenu Invoegen en selecteert u Insluiten.
  • Om een nieuw record te maken, klikt u op het vervolgkeuzemenu Invoegen en selecteert u vervolgens Acties > Een nieuw record maken. Selecteer een type record in het vervolgkeuzemenu en klik vervolgens op Actie invoegen.

• • Om een vergadering te plannen vanuit een draaiboek, klikt u op het vervolgkeuzemenu Invoegen en selecteert u vervolgens Acties > Vergadering plannen. Leer hoe u een vergadering plant met een contactpersoonrecord.

• Nadat je de inhoud van je draaiboek hebt geschreven, klik je op het tabblad Instellingen .
  • Om inzendingen van draaiboeken te loggen, klik je op het selectievakje Inzendingen van draaiboeken loggen.
    • Om het type interacties te specificeren dat een draaiboek zal opslaan in een record, klik je op het Interactie types dropdown menu en klik je op het selectievakje naast het gewenste type interacties. De standaardinstelling voor het type interactie is Call.
    • Bij het loggen van een gesprek of ontmoeting kunt u ook het gesprek of ontmoetingstype selecteren (bijv. Prospectwerving, Lead) in het vervolgkeuzemenu Standaardgesprek/ontmoetingstype.

Let op: wanneer je een draaiboek in een record logt, zal de interactie alleen in het record loggen waar je het draaiboek hebt gebruikt. Er wordt niet gelogd naar de gekoppelde records.

• • Je kunt een draaiboek aanbevelen op basis van verschillende bedrijfseigenschappen, contacteigenschappen, deal eigenschappen en ticket eigenschappen. Als de eigenschappen van het record overeenkomen met de regel voor het aanbevelen van een draaiboek, wordt het draaiboek bovenaan de lijst met draaiboeken in dat record weergegeven. Om een draaiboek aan te bevelen op basis van de bedrijfrecord, contactpersoon, deal of ticket eigenschap:
    
    • Klik onder Aanbevelingsinstellingen op het keuzemenu Selecteer objecttype om te beginnen en selecteer een bedrijf, contactpersoon, deal of ticket eigenschap.
    • Klik op + Regel aanmaken.

• • • Klik in de rechterzijbalk van Filters op + Filter toevoegen.
      • Selecteer een filtercategorie in de lijst Huidige object of Gekoppelde objectinformatie. Selecteer vervolgens een filter in de lijst Eigenschap.
      • Klik op de vervolgkeuzemenu's om de parameters voor het filter te selecteren. Klik op + Filter toevoegen linksonder in de filtereditor om meer filters toe te voegen.

• • • • Wijzigingen worden automatisch opgeslagen. Klik op Editor sluiten of op de knop X rechtsboven om terug te keren naar het tabblad Instellingen van de draaiboekeditor. Om terug te keren naar de filtereditor, klik je naast Filters op het vervolgkeuzemenu Acties, klik je op Bewerken en klik je vervolgens op Filters bewerken op de rechterzijbalk Filters.

• Als je klaar bent met het aanpassen van je draaiboek, klik je op Publiceren.

Maak een aanbevolen draaiboek CRM-kaart(Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise)

Superbeheerders kunnen CRM-kaarten aanmaken in een record zodat aanbevolen draaiboeken bovenaan het record worden weergegeven.

• Klik in het linker zijbalkmenu onder Gegevensbeheer op Objecten en selecteer vervolgens het objecttype (Contactpersonen, Bedrijven, etc.) waaraan u een CRM-kaart wilt toevoegen.
• Klik op het tabblad Record aanpassen . Klik vervolgens op de middelste kolom Aanpassen.
• Klik op de standaardweergave of op een teamweergave. Als u een teamweergave wilt maken, klikt u op Teamweergave maken.
• Klik op Kaarten toevoegen. Klik vervolgens op het selectievakje Aanbevolen inschakelen. Klik ergens op het scherm om het pop-upvenster Kaarten toevoegen te sluiten.

• Om de CRM-kaart te verplaatsen, klikt u op het vak Aanbevolen inschakeling en sleept u de kaart naar boven.

• Als je klaar bent met aanpassen, klik je rechtsboven op Opslaan en afsluiten.
• Navigeer naar het type record dat je hebt aangepast:
  • Contactpersonen: Navigeer in je HubSpot account naar Contacts > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Navigeer in je HubSpot-account naar Contacts > Bedrijven.
  • Deals: Navigeer in je HubSpot account naar Sales > Deals.
  • Tickets: Navigeer in je HubSpot-account naar Service > Tickets.
  • Aangepast objecten: Navigeer in je HubSpot-account naar Contactpersonen > [Aangepast object]. Als je account meer dan één Aangepast object heeft, ga dan met de muis over Aangepaste objecten en selecteer het aangepaste object dat je wilt bekijken.
• Klik op een record om de kaart Recommended Enablement CRM weer te geven die je zojuist hebt aangepast in het middelste paneel. U ziet een van de volgende opties:
  • Als er één aanbevolen draaiboek is, toont de kaart een voorbeeld van het draaiboek. Klik op Draaiboek openen om het te bekijken.

• • Als er meerdere aanbevolen draaiboeken zijn, gebruik dan de pijlen om er doorheen te gaan. Klik op Draaiboek openen om het te bekijken.

• • Als er geen aanbevolen draaiboeken zijn, kun je alle beschikbare draaiboeken doorlopen of doorzoeken. Klik op de naam van het draaiboek om het te openen.

Draaiboeken beheren

• Gebruik linksboven de zoekbalk om een draaiboek op naam op te zoeken.
• Om te filteren op de verantwoordelijke van het draaiboek, klik op het Eigenaar dropdown menu.
• Ga met de muis over de naam van het draaiboek om het te bewerken, te klonen, te verwijderen, niet te publiceren of om te wijzigen wie toegang heeft tot het draaiboek.
  • Om het draaiboek te bewerken, klikt u op de naam van het draaiboek.
    
    • Om eerdere versies van het draaiboek te bekijken en te herstellen, klikt u in de rechterbovenhoek van de editor op Versiegeschiedenis.
    • Selecteer aan de linkerkant van het dialoogvenster een vorig concept.
    • Om dit ontwerp te herstellen, klikt u op Herstellen.

• • Om het draaiboek te klonen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en vervolgens op Klonen.
  • Om het Draaiboek te verwijderen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u vervolgens Verwijderen. Je kunt ook het selectievakje naast de draaiboeken die je wilt verwijderen inschakelen, klik dan bovenaan de tabel op delete Verwijderen.
  • Om het draaiboek te unpubliceren, klik je op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer je Unpublish.
  • Om te wijzigen welke gebruikers het draaiboek kunnen bekijken en gebruiken, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u Delen beheren. Meer informatie over het delen van toegang tot verkoopinhoud met uw gebruikers en teams.

Zodra je je draaiboeken hebt gemaakt, kun je ze organiseren in verschillende mappen:

• Klik rechtsboven op Nieuwe map.
• Voer in het dialoogvenster een mapnaam in en klik vervolgens op Map toevoegen.
• Om draaiboeken naar een map te verplaatsen, selecteer je het selectievakje naast een draaiboek en klik je op folder Verplaats naar map.
• Selecteer in het dialoogvenster een map en klik op Verplaatsen.
• Als u de naam van een map wilt wijzigen, selecteert u het selectievakje naast de map en klikt u boven in de tabel op ediNaam wijzigen.

Draaiboeken gebruiken in contact-, bedrijfs-, deal-, ticket- of aangepaste CRM-records

• Navigeer naar je records:
  • Contactpersonen: Navigeer in je HubSpot account naar Contacts > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Navigeer in je HubSpot account naar Contacts > Bedrijven.
  • Deals: Navigeer in je HubSpot account naar Sales > Deals.
  • Tickets: Navigeer in je HubSpot-account naar Service > Tickets.
  • Aangepast objecten: Navigeer in je HubSpot-account naar Contactpersonen > [Aangepast object]. Als je account meer dan één Aangepast object heeft, ga dan met de muis over Aangepaste objecten en selecteer het aangepaste object dat je wilt bekijken.

• Klik op de naam van een record.
• Gebruik in het rechterpaneel in de sectie Draaiboeken de zoekbalk om een draaiboek te zoeken of klik op een draaiboek om het te openen.

• Klik in de zijbalk Inhoud Draaiboek op een vraag om deze in het draaiboek te openen.

• Voer voor elke vraag notities in, selecteer antwoordopties of werk een eigenschap in een record bij. Als je Verberg notitieveld hebt geselecteerd, staat er geen tekstvak onder de vraag.

• • In het notitieveld kunt u snippets gebruiken om zinnen te plakken die regelmatig worden gebruikt in interacties met klanten. Klik op het pictogram textSnippets Snippets en gebruik het notitieveld om de rijke tekst van de snippet te bewerken.

• • Als de vraag is gekoppeld aan een eigenschap in een ander object, geeft het draaiboek een lijst met gekoppelde records weer en kunt u kiezen welk record u wilt bijwerken( alleenEnterprise ). U kunt dan een waarde invoeren en de gekoppelde CRM eigenschap bijwerken wanneer u de interactie registreert.

• • Als u een record aanmaakt vanuit een draaiboek, klikt u op de knop [Record aanmaken]. Vul in het rechterpaneel de informatie voor het nieuwe record in. Klik vervolgens op Aanmaken of Aanmaken en nog een record toevoegen. Als u een bestaand record toevoegt, klikt u op de tab Bestaand toevoegen en zoekt u naar een record.

• Als je het draaiboek als een gesprek logt, gebruik dan de vervolgkeuzemenu's Selecteer een resultaat en Selecteer gesprekstype om een resultaat van een gesprek te selecteren of bewerk het gesprekstype. Als u het draaiboek als een vergadering logt, gebruik dan het Select meeting type dropdown menu om het vergadertype te bewerken. Je kunt alleen een resultaat selecteren in draaiboeken voor gesprekken.

• Je kunt een interactie die in de laatste zes uur is gelogd aan een draaiboek koppelen om notities en eigenschapwaarden in het draaiboek vast te leggen. Dit kan dubbele records van interacties voorkomen als de vergadering al gelogd is. Klik na het selecteren van een draaiboek op depijl down d naast Log [type interactie]. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Aan recente koppelen de recent gelogde interactie om deze aan het draaiboek toe te voegen. Klik in het dialoogvenster Bevestiging op Oké.

• Je kunt een taak maken om op te volgen door het selectievakje Een taak maken om op te volgen in te schakelen.
• Als je klaar bent met het Draaiboek, klik je linksonder op Log [type interactie] . Het type interactie is het type dat je hebt geselecteerd op het tabbladInstellingen in de editor van het draaiboek.

Het draaiboek wordt opgeslagen als een interactie op de tijdlijn van het record met de vragen, antwoorden en eventuele aantekeningen. Alle informatie die wordt ingevoerd in een draaiboek wordt automatisch opgeslagen als een concept totdat u op [soort interactie] vastleggen klikt. Zodra u Log [soort afspraak] selecteert, worden alle eigenschappen die zijn gekoppeld aan een questionAnswer Vraag en Antwoord bijgewerkt met de antwoorden die u hebt geselecteerd of ingevoerd tijdens het gebruik van het draaiboek( alleenSales Hub of Service Hub Professional of Enterprise ).

Analyse van rapportages voor draaiboeken bekijken

U kunt analyses van draaiboeken bekijken om een beter inzicht te krijgen in uw draaiboeken, wie ze gebruikt en hoe goed ze werken.

• Klik bovenaan op de tab Analyseren.
• Gebruik bovenaan het tabblad Analyseren de secties Totaal gebruik draaiboeken en Teamadoptie om statistieken te bekijken, zoals het aantal draaiboeken, het totaal aantal weergaven en het totaal aantal actieve gebruikers. Klik rechts op Gebruikersgegevens om te zien hoe vaak gebruikers op je account draaiboeken hebben bekeken of vastgelegd. Klik in de tabel Gebruikersgegevens op de gebruiker om gebruikersspecifieke gegevens te bekijken. Gebruik de filters om je zoekopdracht verder te verfijnen.

• In het midden van de pagina Analyseren kun je de metriek van het totale Draaiboekgebruik bekijken in een lijngrafiek met filters voor metriek en frequentie.

• Klik onderaan de pagina Analyseren op een draaiboek in de tabel om de statistieken voor het individuele draaiboek te bekijken, zoals draaiboekgebruik, draaiboekgebruikers en activiteiten. Gebruik de filters om je zoekopdracht verder te verfijnen.

Draaiboeken bekijken in Slack

Als je HubSpot's integratie met Slack hebt geïnstalleerd, kun je direct in Slack naar draaiboeken zoeken en deze bekijken met het /hs-search-playbook slash commando.

Een draaiboek gebruiken om een workflow te activeren

Je kunt een workflow triggeren wanneer je een draaiboek aanmeldt. Meer informatie over het instellen van registratietriggers voor gebeurtenissen.