E-post, Slack eller eksport av rapporter og dashbord

Skrevet av HubSpot Support | Jun 28, 2023 9:39:40 AM

I HubSpot finnes det flere måter å eksportere rapporter på:

For individuelle rapporter:
- Du kan sende en e-post med en lenke til rapporten i HubSpot. E-postene kan sendes én gang eller planlegges sendt daglig, ukentlig eller månedlig.
- Du kan også eksportere en rapport som en CSV- eller Excel-fil. Eksporten kan ikke planlegges som gjentakende.
For dashbord kan du sende en e-post med en lenke til et dashbord i HubSpot. E-poster kan sendes én gang eller planlegges sendt daglig, ukentlig eller månedlig.
Med Slack-integrasjonen kan du dele en rapport til en bestemt Slack-kanal.

Eksportere en rapport

Fra rapportoversikten kan du eksportere en rapport som en CSV- eller Excel-fil, eller sende rapporten via e-post til brukere i kontoen. Du kan også planlegge gjentagende e-poster med rapporter på daglig, ukentlig eller månedlig basis. Du kan sette opp flere gjentagende e-poster for én enkelt rapport.

Eksporten inkluderer feltene som er lagt til i rapporten:

Rapporter for enkeltobjekter eksporteres med egenskaper som er lagt til i delen Valgte egenskaper i fanen Data i rapportbyggeren.
Avanserte egendefinerte rapporter eksporteres med felter som er lagt til i fanen Konfigurer i rapportbyggeren.

Slik eksporterer du en rapport som en CSV- eller Excel-fil:

Hold musepekeren over rapporten du vil eksportere, klikk deretter på rullegardinmenyen Handlinger og velg Eksporter.
Skriv inn et navn på rapporten i feltet Navn i dialogboksen, og klikk deretter på rullegardinmenyen Filformat for å velge filformat for eksporten.
Klikk på Eksporter. Når eksporten er behandlet, vil du motta en nedlastingslenke via e-post og i varslingssenteret.

Vær oppmerksom på dette:

En traktrapport viser objekter som har endret stadier innenfor det valgte datointervallet. Når du eksporterer en traktrapport, vil imidlertid eksportfilen inneholde objektene som ble opprettet i dette datointervallet.
Når du eksporterer en XLS- eller XLXXS-fil, eksporteres bare dataene i visualiseringsfanen, ikke dataene i datafanen.

Slik sender og planlegger du e-poster for en individuell rapport:

Hold markøren over rapporten du vil sende via e-post, og klikk deretter på Handlinger > Del denne rapporten.

Konfigurer e-postinformasjonen i høyre sidefelt:
- For å sende e-posten bare én gang:
  - Kontroller at Nei, denne e-posten sendes bare én gang er valgt under Er dette en gjentakende e-post?

- - Klikk på rullegardinmenyen Interne mottakere, og velg deretter brukerne du vil sende e-posten til.
  - I feltet E-postemne skriver du inn e-postens emnelinje som skal vises i mottakerens innboks.
  - I feltet Melding skriver du inn brødteksten i e-posten.
  - Hvis du vil forhåndsvise rapporten som mottakerne vil motta i en ny fane, klikker du på Forhåndsvis externalLink.
  - Klikk på Send nå for å sende e-posten.

- Hvis du vil sende e-posten regelmessig:
  - Under Er dette en gjentagende e-post? velger du Ja, dette er en gjentagende e-post.
  - Skriv inn et internt navn for e-posten i feltet E-postkallenavn.
  - Klikk på rullegardinmenyen Interne mottakere, og velg deretter brukerne du vil sende e-posten til.
  - I feltet E-postemne skriver du inn e-postens emnelinje som skal vises i mottakerens innboks.
  - I feltet Melding skriver du inn e-postens brødtekst.
  - Klikk på rullegardinmenyen Leveringsfrekvens, og velg deretter Daglig, Ukentlig eller Månedlig.
  - Hvis du har valgt Ukentlig eller Månedlig, klikker du på rullegardinmenyen Leveringsdato og velger hvilke dager eller datoer du vil at e-posten skal sendes.
  - Klikk på rullegardinmenyen Tid på dagen, og velg tidspunktet du vil at e-posten skal sendes ut.
    - Rapportdataene samles inn to timer før dette tidspunktet.
    - Et sammendrag av e-postleveringsdatoene vises nederst i panelet.
  - Klikk på Forhåndsvis externalLink for å forhåndsvise rapporten som mottakerne vil motta i en ny fane.
  - Klikk på Planlegg e-post for å sende e-posten.

Administrere gjentagende e-postmeldinger

Hvis du er superadministrator eller eier av en rapport, kan du endre og slette en gjentakende e-post.

Hold musepekeren over rapporten som har en gjentagende e-post, og klikk deretter på Handlinger > Administrer gjentagende aksjer.
I dialogboksen kan du administrere den gjentagende e-posten:
- Klikk på e-postens kallenavn for å redigere e-postinformasjonen.
- Endre eieren av den gjentatte e-posten:
  - Hold markøren over e-posten, og klikk deretter på Handlinger > Endre eier.

- - I dialogboksen klikker du på nedtrekksmenyen Eier av gjentatt e-post og velger en ny bruker.
  - Klikk på Endre eier.

- Slik sletter du den gjentatte e-posten:
  - Hold markøren over e-posten, og klikk deretter på Handlinger > Slett.
  - Klikk på Slett gjentagende e-post i dialogboksen.

Merk: En gjentakende e-post må slettes minst to timer før den skal sendes. Hvis den slettes innen to timer før den skal sendes, vil e-posten bli sendt til alle planlagte mottakere.

Eksportere et dashbord

Du kan sende en e-post med dashbordrapporter én gang og eksportere dataene dine, eller sette opp gjentatte e-poster som sendes regelmessig til brukerne i HubSpot-kontoen din.

Du kan også sende et dashboard til en e-postadresse som ikke er en bruker i HubSpot-kontoen din( kunProfessional og Enterprise ).

Vær oppmerksom på dette:

Dashboard-dataene som sendes ut i gjentatte e-poster, er basert på tillatelsene til brukeren som har konfigurert e-posten. Hvis du vil at individuelle brukere kun skal motta sine egne data, anbefales det at hver bruker konfigurerer sine egne gjentagende dashboard-e-poster.
Når du sender rapportdata som vedlegg til en e-post, støttes ikke følgende rapporter: webanalyse, rapporter med e-post som datatype, merknader, Snowflake, rapporter med enhetlig datatype og widgetrapporter for salgsanalyse.

Sende et dashbord via e-post

Gjentagende dashboard-e-poster kan bare sendes til HubSpot-brukere. Engangse-poster kan sendes til både HubSpot-brukere og ikke-HubSpot-brukere. Når du sender et dashboard til en ikke-HubSpot-bruker, må domenet til e-postadressen være koblet til som et e-postsendedomene.

Øverst til venstre klikker du på navnet på det aktuelle dashbordet og velger dashbordet du vil sende via e-post eller eksportere.

Klikk på Del > Send dette dashbordet via e-post øverst til høyre.

Hvis du vil sende en e-post én gang, angir du følgende detaljer i høyre sidefelt:
- Under feltet Er dette en gjentakende e-post? må du kontrollere at Nei, denne e-posten sendes bare én gang er valgt.
- Klikk på rullegardinmenyen Interne mottakere, og velg deretter brukerne du vil sende e-posten til.
- Hvis du har et Professional- eller Enterprise-abonnement , kan du sende et dashbord til brukere som ikke er HubSpot-brukere. Skriv inn mottakerens e-postadresse i feltene Andre mottak ere.
  - Domenet til den angitte e-postadressen må være tilkoblet som et domene for sending av e-post. Hvis avsenderdomenet ikke er riktig tilkoblet, vises en feilmelding under feltet Andre mottakere.
  - Hvis du f.eks. sender dashbordet til test@examplecompany.com, må examplecompany.com legges til som avsenderdomene for e-post.

- - Du kan sende 100 e-poster per dag til ikke-Hubspot-brukere.

Merk: HubSpot- og ikke-HubSpot-brukere vil motta den samme e-posten, så forsikre deg om at ingen personlig eller sensitiv informasjon deles før du sender den.

- Domenet til den oppgitte e-postadressen må være koblet til et domene som sender e-post.
- I feltet E-postemne skriver du inn emnefeltet som skal vises i mottakerens innboks.
- I feltet Melding skriver du inn brødteksten til e-posten.
- Hvis du vil legge ved en nedlastbar fil med dataene som e-postvedlegg, klikker du på rullegardinmenyen Legg ved nedlastbar fil og velger et filformat. Hvis du velger Ingen vedlegg, sendes en visuell visning av dashbordet i stedet for en datafil.

- Som standard inkluderer e-posten alle rapportene på dashbordet. Hvis du bare vil inkludere bestemte rapporter, velger du Inkluder utvalgte rapporter og merker av i avmerkingsboksene ved siden av rapportene du vil inkludere.
- Som standard inkluderer ikke e-posten noen dashbordfiltre. Hvis du vil sende e-posten med spesifikke instrumentbordfiltre, klikker du på Send med filtre. Klikk deretter på Legg til filter og velg et filter. Klikk på Bruk.
- Hvis du vil forhåndsvise rapporten som mottakerne vil motta i en ny fane, klikker du på Forhåndsvis externalLink.
- Klikk på Send nå for å sende e-posten.

Hvis du vil sende en gjentakende e-post, konfigurerer du følgende detaljer i høyre sidefelt:
- Under Er dette en gjentagende e-post? velger du Ja, dette er en gjentagende e-post.

- I feltet E-postkallenavn angir du et navn for denne gjentagende e-posten. Mottakerne kan ikke se dette kallenavnet.
- Klikk på rullegardinmenyen Mottakere, og velg deretter brukerne du vil sende e-posten til.
- I feltet E-postemne skriver du inn emnelinjen som skal vises i mottakerens innboks.
- I feltet Melding skriver du inn brødteksten til e-posten.

- Klikk på rullegardinmenyen Leveringsfrekvens, og velg deretter Daglig, Ukentlig eller Månedlig.
- Hvis du har valgt Ukentlig eller Månedlig, klikker du på rullegardinmenyen Leveringsdato og velger hvilke dager eller datoer du vil at e-posten skal sendes ut.
- Klikk på rullegardinmenyen Tid på dagen, og velg deretter tidspunktet du vil at e-posten skal sendes ut. Rapportdataene samles inn to timer før dette tidspunktet.
- Et sammendrag av e-postleveringsdatoene vises nederst i panelet.

- Hvis du vil inkludere en nedlastbar fil med dataene som e-postvedlegg, klikker du på rullegardinmenyen Legg ved nedlastbar fil og velger et filformat. Hvis du velger Ingen vedlegg, sendes det et visuelt bilde av dashbordet i stedet for en datafil.
- Som standard vil e-posten ikke inneholde noen dashbordfiltre. Hvis du vil sende e-posten med spesifikke dashbordfiltre, klikker du på Send med filtre. Klikk deretter på Legg til filter og velg et filter.
- Klikk på Planlegg e-post for å fullføre konfigureringen av e-posten.

Merk: Bare rapporter om enkeltobjekter, hendelsesbaserte rapporter og kundereiser kan sendes som CSV, XLS og XLSX via e-post.

Sende en rapport fra et dashbord via e-post

Send data fra en individuell rapport fra et dashbord til flere e-postadresser. E-postmeldinger kan konfigureres til å sendes gjentatte ganger.

Slik deler du data fra en individuell rapport med flere mottakere:

Klikk på verticalMenu. øverst til høyre i en rapport på dashbordet.Velg deretter Del denne rapporten.

I panelet til høyre velger du om e-posten skal være gjentakende. Hvis du velger Ja:
- I feltet E-postkallenavn skriver du inn et navn for denne gjentagende e-posten. Mottakerne kan ikke se dette kallenavnet.
- Klikk på rullegardinmenyen Tidsplan, og velg deretter Daglig, Ukentlig eller Månedlig.
- Hvis du har valgt Ukentlig eller Månedlig, klikker du på rullegardinmenyen Dag på [X] og velger dagen eller tidspunktet du vil at e-posten skal sendes.
- Klikk på rullegardinmenyen Tid på dagen, og velg deretter tidspunktet du vil at e-posten skal sendes. Rapportdata vil bli innhentet to timer før dette tidspunktet.
I feltet E-postkallenavn skriver du inn et navn for denne gjentagende e-posten. Mottakerne kan ikke se dette kallenavnet.
Klikk på rullegardinmenyen Mottakere, og velg deretter brukerne du vil sende e-posten til.
Hvis du vil legge ved en datafil av rapporten som e-postvedlegg, klikker du på rullegardinmenyen Legg ved nedlastbar fil og velger et filformat. Hvis du velger Ingen vedlegg, sendes en visuell versjon av rapporten i stedet for en datafil.
I feltet E-postemne skriver du inn emnelinjen som skal vises i mottakerens innboks.
I feltet Melding skriver du inn e-postens brødtekst.
Klikk på Planlegg e-post for å fullføre konfigureringen av e-posten.

Merk: Det er bare rapporter om enkeltobjekter, hendelsesbaserte rapporter og kundereiser som kan sendes som CSV-, XLS- og XLSX-filer via e-post.

Administrere gjentagende e-postmeldinger fra dashbordet

Hvis du er superadministrator eller eier av et dashbord, kan du endre og slette en gjentakende e-post.

Øverst til venstre klikker du på navnet på det gjeldende dashbordet og velger dashbordet du vil sende e-post til eller eksportere.
Øverst til høyre klikker du på Del > Administrer gjentatte e-poster.
I dialogboksen kan du konfigurere gjentatte e-poster:
- Klikk på e-postens kallenavn for å redigere e-postinformasjonen.
- Slik endrer du eieren av den gjentatte e-posten:
  - Hold markøren over e-posten, og klikk deretter på Handlinger > Endre eier.

- - I dialogboksen klikker du på nedtrekksmenyen Eier av gjentatt e-post og velger en ny bruker.
  - Klikk på Endre eier.

- Slik sletter du den gjentatte e-posten:
  - Hold markøren over e-posten, og klikk deretter på Handlinger > Slett.
  - Klikk på Slett gjentagende e-post i dialogboksen.

Vær oppmerksom på at en gjentakende e-post må slettes minst to timer før den skal sendes. Hvis den slettes innen to timer før den skal sendes, vil e-posten bli sendt til de planlagte mottakerne.

Del rapporter via Slack-integrasjonen

Hvis du har installert Slack-integrasjonen, kan du dele dashbordrapporter med resten av teamet i Slack. Rapporter kan bare deles til offentlige Slack-kanaler og kan ikke sendes til delte kanaler.

Slik deler du en lenke til et dashbords rapporter:

Klikk på Handlinger > Del til Slack øverst til høyre.
I panelet til høyre velger du kanalen du vil sende rapportene til. Du kan eventuelt skrive inn en melding som skal følge med Slack-meldingen.
Klikk på Del til Slack.
En forhåndsvisning av rapportene vises i Slack. Hvis brukeren har tilgang til rapporten i HubSpot, kan de klikke på lenken i Slack for å gå direkte til rapporten.

Slik deler du en individuell rapport:

Hold musepekeren over rapporten du vil dele, og klikk på Handlinger > Del denne rapporten.
Klikk på Slack i panelet til høyre.
Gå til Slack-fanen i panelet til høyre.
UnderEr dette en gjentagende slack? velger duNei, denne slack-meldingen vil bare bli sendt én gang.
Under Deling til slack-kanal eller bruker? Velg å dele med en bruker eller en kanal.
Klikk på rullegardinmenyen Del til kanal eller bruker, og velg deretter kanalen eller brukeren du vil sende slack-meldingen til.
Skriv inn brødteksten for slack-meldingen i feltet Melding.
Klikk på Forhåndsvisning for å forhåndsvise rapporten som mottakeren vil motta i en ny fane.
Klikk på Send nå for å sende slack-meldingen.

Slik deler du en gjentakende slack-melding:

Under Er dette en gjentagende slack? velger du Ja, dette er en gjentagende slack-melding.
IfeltetSlack-kallenavnskriver du inn et internt navn for slack-meldingen.
UnderDeling til slack-kanal eller bruker? Velg å dele med en bruker eller en kanal.
Klikk pårullegardinmenyenDel til kanaleller bruker,og velg deretterkanaleneller brukerendu vil sende slack-meldingen til.

Skriv inn brødteksten for slack-meldingen i feltet Melding.
Klikk pårullegardinmenyenLeveringsfrekvens, og velg deretterDaglig, Ukentlig ellerMånedlig.
Hvis du har valgtUkentligellerMånedlig, klikker du pårullegardinmenyenLeveringsdatoog velger hvilke dager eller datoer du vil at slack-meldingen skal sendes.
Klikk pårullegardinmenyenTid på dagen, og velg deretter tidspunktet du vil at slack-meldingen skal sendes.Rapportdata vil bli samlet inn to timer før dette tidspunktet.
Et sammendrag av leveringsdatoene for slack-meldingene vises nederst i panelet.
Klikk påForhåndsvisning for å forhåndsvise rapporten som mottakerne vil motta i en ny fane.
Klikk påPlanlegg melding for å sende slack-meldingen.

Administrere gjentatte Slack-meldinger for rapporter

Hvis du er superadministrator eller eier av et dashbord, kan du endre og slette en gjentakende e-post.

I HubSpot-kontoen din navigerer du til Rapporter > Oversikter.
Klikk på Mer øverst til høyre i en rapport.
I rullegardinmenyen velger du Administrer tilbakevendende aksjer.
Gå til Slack-fanen i dialogboksen.
Administrer de gjentatte Slack-meldingene:
- Hold musepekeren over navnet på slack-meldingen, og klikk deretter på Handlinger > Endre eier.
- Klikk på Slack-kallenavnet for å redigere meldingsdetaljene.
Slik endrer du eieren av den gjentatte Slack-meldingen:

- Klikk på rullegardinmenyen Tilbakevendende Slack-eier i dialogboksen, og velg deretter en ny bruker.
- Klikk på Endre eier.

Slik sletter du den gjentatte Slack-meldingen:
- Hold markøren over e-posten, klikk deretter på Handlinger og velg Slett.
- Klikk på Slett gjentagende melding i dialogboksen.

Merk: En gjentagende e-post må slettes minst to timer før den skulle sendes. Hvis den slettes innen to timer før den skal sendes, vil e-posten bli sendt til de planlagte mottakerne.

Vis hele posten