Formater dataene dine med arbeidsflyter

Bruk arbeidsflythandlingen Formater data til å rette, formatere og vedlikeholde CRM-dataene dine. Du kan for eksempel bruke store bokstaver i kontakt- eller firmanavn, eller beregne verdier basert på egenskaper.

Du kan også konvertere data til tekstegenskaper med én eller flere linjer, eller formatere og legge til data i et Google-regneark.

Formatering av data med arbeidsflyter er en totrinnsprosess. Først klargjør du dataene dine ved å konfigurere en Format data-handling. Deretter setter du opp en annen arbeidsflythandling for å bruke dataene.

Formater dataene dine med standard formateringsalternativer

Slik formaterer du dataene dine med standard formateringsalternativer:

• Klikk på navnet på en eksisterende arbeidsflyt, eller opprett en ny arbeidsflyt.
• I arbeidsflytredigeringsprogrammet klikker du påplussikonet for å legge til en arbeidsflythandling.
• I handlingspanelet velger du Formater data i delen Dataops .
• Kontroller at bryteren for egendefinert modus er slått av i det høyre panelet.
• Velg egenskapen eller verdien som skal formateres, i panelet til venstre:
  • Hvis du vil formatere egenskapsverdier for registrerte poster, klikker du på rullegardinmenyen Vis egenskaper eller handlingsutganger fra og velger Registrerte poster. Velg deretter en egenskap.
  • Hvis du vil formatere resultatene av tidligere handlinger, klikker du på rullegardinmenyen Vis egenskaper eller handlingsutganger, og velger deretter Handlingsutganger. Klikk deretter for å utvide Forrige handlingsnavn, og velg deretter en handlingsutgang.

• Klikk på rullegardinmenyen Format , og velg et formateringsalternativ.

• Klikk på rullegardinmenyen Utdatatype, og velg deretter en utdatatype. Avhengig av hvilket formateringsalternativ som er valgt, kan dataene formateres som tekst, tall, dato eller datetime-verdier.
  
  

• Slik lagrer du automatisk formaterte data i en eksisterende eiendom:
  • Merk av for Ja, lagre verdien i en egenskap.
  • Klikk på Lagre og fortsett øverst. Dette oppretter automatisk en ny Rediger posthandling . Som standard blir feltene i handlingen automatisk fylt ut og satt til å oppdatere den samme posten og egenskapen. Du kan tilpasse denne handlingen ytterligere. Les mer om hvordan du bruker handlingen Rediger post.

• • Klikk deretter på Lagre.

• Når du har konfigurert handlingen, klikker du på Lagre.
  
  

Standard formateringsalternativer

Når du bruker handlingen Formater data , er følgende standardformateringsalternativer tilgjengelige:

• Legg tilet tall: Legg til et bestemt tall til egenskapen eller verdien. Skriv inn ønsket verdi i feltet Number to add.
• Legg til en tidsperiode: Legg til en tidsperiode (f.eks. timer, dager) til en datetime-verdi. Skriv inn tidsmengden i feltet Beløp å legge til, og bruk deretter rullegardinmenyen Enhet for tid til å velge tidsenhet.
• Beregn denn-te roten av et tall : Beregn rotverdien av et tall. Skriv inn rottallet i feltet Nth root number.
• Stor forbokstav: Bruk stor forbokstav på den første bokstaven i verdien. Alle andre tegn i verdien endres til små bokstaver. Fungerer bare for tegn i det latinske alfabetet.
• Endre alle tegn til små bokstaver: Endre alle tegn i verdien til små bokstaver. Fungerer bare for tegn i det latinske alfabetet.
• Endre alle tegn til store bok staver: Endre alle tegn i verdien til store bokstaver. Fungerer bare for tegn i det latinske alfabetet.
• Endre til store og små bokstaver: Endre verdien til store og små bokstaver. Den første bokstaven i hvert ord i verdien blir skrevet med store bokstaver, mens alle andre tegn blir skrevet med små bokstaver. Fungerer bare for tegn i det latinske alfabetet.
• Konverter til Unix-tidsstempel: konverterer verdien til et Unix-tidsstempel.
• Klipp ut et eller flere tegn: Fjern bestemte tegn fra verdien. Skriv inn tegnene du vil fjerne, i feltet Tegn som skal klippes ut. For postnummeret 02145 kan du for eksempel skrive inn 02 i feltet, noe som vil resultere i verdien 145.
• Divider et tall: Divider verdien med et bestemt tall. Skriv inn tallet du vil dividere med, i feltet Number to divide by.
• Escape og URL-koding: returnerer verdien i et URL-kodet format. For eksempel fra hello world til hello%20world.
• Formatere dato og klokkeslett: Endre dato- og klokkeslettformatet for verdien.
  • Datoformat: det nye datoformatet for verdien.
  • Tidssone: tid ssonen verdien skal formateres til i IANA TZDB-format. Som standard returneres UTC-tid.
  • Locale: lokaliteten som skal brukes for verdien, for eksempel en-US eller hi-IN.
• Hent absoluttverdien av et tall: Returnerer absoluttverdien av et tall. Du kan bruke dette alternativet for å sikre at et tall er positivt.
• Multipliser medet tall: Multipliser verdien med et bestemt tall. Skriv inn tallet du vil multiplisere med, i feltet Antall å multiplisere med.
• Fjern HTML-tagger: Fjern alle HTML-tagger fra verdien.
• Erstatt tegn: Finn og erstatt bestemte tegn i verdien.
  • Tegn som skal erstattes: strengen med tegn i verdien som skal erstattes.
  • Erstatningstegn: Erstatningsverdien for de spesifiserte tegnene som skal erstattes.
  • Antall forekom ster som skal erstattes: antall ganger tegnene som skal erstattes, skal erstattes. Som standard vil alle forekomster av tegnet bli erstattet.
• Avrund et tall : Øk eller reduser verdien til nærmeste definerte desimal.
  • Desimal å avrundetil : Velg om du vil avrunde til et helt tall eller velge desimalverdien du vil avrunde til.
  • Avrundingsmetode : Velg mellom Alltid runde opp, Alltid runde ned eller Avrund til nærmeste tall.
• Trekk fra en tidsperiode: Velg å trekke fra en tidsperiode fra en dataegenskap. Skriv inn en verdi i feltet Beløp som skal trekkes fra, og velg en tidsenhet i feltet Tidsenhet .
• Test om et tall er delelig: Sjekk om verdien er delelig med et spesifisert tall. Skriv inn tallet du vil sjekke, i feltet Number to divide by.
• Trim leading and trailing whitespace: Fjern alle ledende og avsluttende mellomrom fra verdien.

Formater dataene dine med en egendefinert formel

Slik formaterer du data med en egendefinert formel:

• Klikk på navnet på en eksisterende arbeidsflyt, eller opprett en ny arbeidsflyt.
• I arbeidsflytredigeringsprogrammet klikker du påplussikonet for å legge til en arbeidsflythandling.
• I handlingspanelet velger du Formater data i delen Dataops .
• I venstre panel klikker du på for å slå Egendefinert modus på.
• Skriv inn den egendefinerte formelen i Formula-delen .
• Klikk på Sett inn for å legge til ett av følgende elementer i formelen:
  • Handlingsutdata: utdataverdien fra en tidligere handling i den samme arbeidsflyten.
  • HubSpot-egenskap: Egenskapsverdien som tilhører den registrerte posten.
  • Funksjon : en operator som brukes til å sette opp formelen, for eksempel stor forbokstav eller et tall.
• En forhåndsvisning vises automatisk med et eksempelresultat:
  • Hvis formelen din bruker en variabel, for eksempel en egenskapsverdi, vil forhåndsvisningen automatisk vise et resultat med standardverdier.
  • Hvis du vil se en forhåndsvisning med andre eksempler, klikker du på Rediger eksempeldata og legger inn en annen testverdi for hvert felt.

• Slik lagrer du automatisk formaterte data i en eksisterende eiendom:
  • Merk av for Ja, lagre verdien i en egenskap.
  • Klikk på Lagre og fortsett øverst. Dette oppretter automatisk en ny Rediger posthandling . Som standard blir feltene i handlingen automatisk fylt ut og satt til å oppdatere den samme posten og egenskapen. Du kan tilpasse denne handlingen ytterligere. Les mer om hvordan du bruker handlingen Rediger post.

• Når du har konfigurert handlingen, klikker du på Lagre.

Eksempler på tilpassede formler

Ved hjelp av egendefinerte formler kan du tilpasse komplekse formateringsalternativer for utdataene dine. Finn ut mer om funksjonene du kan bruke med egendefinerte formler. Du kan for eksempel beregne følgende:

• Fjerne spesialtegn fra telefonnumre: cut(cut(cut([phone], "-"), "*"), "#")

• Beregning av salgsrepresentantens provisjonsbeløp: ([Amount] * [commission_rate])

• Sammenkjeding av strengverdier fra ulike egenskaper: concat([company_name], [month_and_year])

Merk: Selv om det er mulig å kopiere og lime inn funksjoner i Formula-delen, må alle tokens som brukes, for eksempel Action-utganger eller HubSpot-egenskaper , settes inn manuelt.

Bruk formaterte data

Når du har lagt til handlingen Formater data, må du konfigurere flere handlinger for å bruke de formaterte dataene. I handlingen Formater data kan du automatisk oppdatere en eksisterende egenskap med de formaterte dataene.

Du kan også legge til de formaterte dataene i Google Sheet hvis du har installert Google Sheets-integrasjonen.

Oppdater eksisterende egenskaper med formaterte data

Sett opp en Kopier egenskapsverdi-handling for å oppdatere egenskaper med de nylig formaterte dataene. Handlingen kan bruke formaterte data fra en tidligere Formatér data -handling.

• Klikk på navnet på en eksisterende arbeidsflyt, eller opprett en ny arbeidsflyt.
• I arbeidsflytredigeringsprogrammet klikker du på plussikonet + for å legge til en arbeidsflythandling.
• I handlingspanelet velger du Kopier egenskapsverdi.
• I venstre panel klikker du på Egenskap eller verdi som skal kopieres fra rullegardinmenyen, og deretter klikker du på for å utvide en Formatér data-handling . Hvis du vil bruke den tidligere formaterte verdien, velger du [utdatatype]-verdi.
• Klikk på rullegardinmenyen Målegenskapstype, og velg deretter den egenskapstypen du vil kopiere dataene til.
• Klikk på Egenskap for å kopiere "[utdatatype]-verdi " til rullegardinmenyen for å velge egenskapen du vil oppdatere. Hvis du vil opprette en ny egenskap, klikker du på Opprett en ny [objekt]-egenskap.
• Klikk på Lagre.

Når du har konfigurert handlingen Kopier egenskapsverdi, kan arbeidsflyten nå bruke tidligere formaterte verdier til å oppdatere CRM-egenskaper.

Legg til formaterte data i Google Regneark

Hvis du har installert Google Sheets-integrasjonen, kan du legge til formaterte data direkte i regnearket ditt uten å oppdatere noen egenskaper i HubSpot. For eksempel hvis navnene på kontaktene i arket må formateres med små bokstaver, men du fortsatt vil at navnene skal ha stor forbokstav i HubSpot.

Du kan koble til Google Regneark-appen fra App Marketplace eller fra en arbeidsflyt.

• Klikk på navnet på en eksisterende arbeidsflyt, eller opprett en ny arbeidsflyt.
• I arbeidsflytredigeringsprogrammet klikker du på plussikonet + for å legge til en arbeidsflythandling.
• I handlingspanelet velger du Opprett Google Ark-rad.
• Klikk på nedtrekksmenyen Regneark. Velg deretter regnearket du vil sende data til. Du kan velge blant regnearkene som eies av eller har blitt delt med brukeren som har koblet Google Regneark til HubSpot.
• Klikk på rullegardinmenyen Ark. Velg deretter arket du vil sende data til. Ark-feltet refererer til fanene nederst i regnearket.
• Konfigurer radene i Google-arket til å bruke formaterte data:
  • Klikk på rullegardinmenyen Overskrift. Velg deretter de tilsvarende kolonnene i Google-arket.
  • Klikk på feltet Egenskaper .
  • I datapanelet klikker du på rullegardinmenyen Vis egenskaper eller handlinger utdata fra og velger Handlingsutganger.
  • Klikk for å utvide en Formatér data-handling . Hvis du vil bruke den tidligere formaterte verdien, velger du [utdatatype]-verdi. Denne handlingen kan bruke formaterte data fra en hvilken som helst tidligere Formatér data-handling.
  • Gjenta til du har fullført den nye raden.
• Klikk på Lagre.
  

Når handlingen Opprett rad i Google-ark er konfigurert, kan arbeidsflyten nå bruke tidligere formaterte verdier til å legge til nye rader i Google-arket uten å påvirke eksisterende egenskaper. Finn ut mer om hvordan du legger til data i Google-ark med arbeidsflyter.