Po rozpoczęciu przechowywania wrażliwych danych na koncie HubSpot, superadministratorzy mogą przeskanować konto, aby wyświetlić listę działań, które mogą zawierać dane wrażliwe. Następnie można przejrzeć dane i trwale usunąć je z konta.
Możliwość przeglądania i usuwania tych danych może pomóc w utrzymaniu higieny danych i zmniejszeniu ryzyka związanego z przestrzeganiem przepisów. Na przykład, jeśli klient przypadkowo wyśle e-mailem informacje o swojej karcie kredytowej lub identyfikatorze, można je przejrzeć i usunąć.
Zanim zaczniesz
Przed rozpoczęciem pracy z tą funkcją upewnij się, że w pełni rozumiesz, jakie kroki należy podjąć z wyprzedzeniem, a także ograniczenia funkcji i potencjalne konsekwencje jej używania.
Wrażliwe dane
muszą być włączone na koncie użytkownika.
- Można skanować informacje z ostatnich 60 dni.
- Konto można skanować raz na 30 dni.
Skanowanie w poszukiwaniu wrażliwych danych
Jeśli jesteś super administratorem i masz włączoną opcję Dane wrażliwe na swoim koncie, możesz przeskanować swoje konto w celu wykrycia danych wrażliwych w działaniach z ostatnich 60 dni.
- W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Bezpieczeństwo.
- Przejdź do karty Dane wrażliwe.
- W sekcji Skanowanie danych wrażliwych kliknij przycisk Rozpocznij skanowanie. Jeśli skanowanie zostało wykonane wcześniej, kliknij przycisk Skanuj ponownie.
- W prawym panelu zaznacz pola wyboru obok typów danych, które chcesz przeskanować.
- W sekcji Wyklucz słowa kluczowe ze skanowania wprowadź słowa kluczowe, które chcesz wykluczyć. Naciśnij Enter po każdym słowie kluczowym, aby je dodać.
- W prawym dolnym rogu kliknij przycisk Dalej.
- Zapoznaj się z informacjami i zaznacz pole wyboru, aby wyrazić zgodę.
- Kliknij przycisk Rozpocznij skanowanie.
Po rozpoczęciu skanowania w sekcji Skanowanie wrażliwych danych pojawi się baner Skanowanie w toku. Otrzymasz wiadomość e-mail, gdy wyniki będą gotowe.
Przejrzyj skanowanie wrażliwych danych
Jeśli jesteś super administratorem, po przeskanowaniu konta możesz przejrzeć wyniki i usunąć wrażliwe dane ze swojego konta. Wszystkie podjęte działania zostaną zapisane w dziennikach audytu.
- W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Bezpieczeństwo.
- Przejdź do karty Dane wraż liwe.
- W sekcji Skanowanie wrażliwych danych kliknij Wyświetl wyniki.
- Kliknij listy rozwijane u góry, aby filtrować według typu aktywności, typu danych i stanu. Aby filtrować według nazwy rekordu, wprowadź nazwy rekordów na pasku wyszukiwania searchIcon .
- Aby przejrzeć aktywność, najedź na nią kursorem i kliknij Wyświetl szczegóły.
- W prawym panelu przejrzyj dane. Kliknij Wyświetl aktywność, aby wyświetlić pełne szczegóły aktywności.
- Po przejrzeniu, jeśli zdecydujesz, że nie musisz redagować informacji, zaznacz pole wyboru Oznacz jako niewrażliwe.
- Kliknij przycisk Dalej.
- Kliknij ponownie przycisk Dalej.
- Kliknij Potwierdź.
- Po sprawdzeniu, jeśli zdecydujesz, że chcesz usunąć te informacje ze swojego konta, kliknij Dalej.
- Zaznacz pole wyboru obok wartości, którą chcesz usunąć, i kliknij Dalej.
- Kliknij przycisk Potwierdź.
Po usunięciu informacji zostaną one zastąpione ogólnym językiem. Na przykład konkretny numer konta zostanie zastąpiony przez "REDACTED-ACCOUNT-NUMBER".