Połącz się i korzystaj z synchronizacji danych HubSpot

Dzięki funkcji synchronizacji danych HubSpot możesz skonfigurować synchronizację jednokierunkową lub dwukierunkową między HubSpot a innymi aplikacjami, aby zgromadzić wszystkie dane klientów na jednej platformie. Sprawdź, które aplikacje obsługują synchronizację danych.

Dowiedz się, jak działa synchronizacja danych oraz jak podłączyć aplikację, włączyć synchronizację, ponownie zsynchronizować rekordy i nie tylko.

Jak działa synchronizacja danych

Po aktywacji synchronizacji tworzony jest wewnętrzny indeks wszystkich rekordów w obiekcie. Następnie indeks ten służy do porównywania i monitorowania zmian w rekordach, aby sprawdzić, jak powinien zmieniać się ich stan (synchronizacja, niepowodzenie lub wykluczenie) w miarę aktualizacji właściwości rekordów. Oznacza to, że wewnętrzny indeks synchronizacji danych nieustannie porównuje swoją bazę danych (HubSpot lub podłączoną aplikację) i może odzyskać każde utracone lub zakończone niepowodzeniem wywołanie API lub punkt końcowy.

Po zaktualizowaniu rekordu silnik synchronizacji porównuje cały rekord z posiadaną kopią i aktualizuje ją tak, aby odpowiadała rzeczywistemu rekordowi. Pozwala to na odzyskanie wszelkich pominiętych lub nieudanych aktualizacji. Synchronizacja danych może zająć trochę czasu na indeksowanie wszystkich rekordów po uruchomieniu, ale zapewni płynniejsze i bardziej wydajne działanie synchronizacji.

Synchronizacja danych wykorzystuje normalizacji do dopasowywania w obsługiwanych aplikacjach synchronizacji danych, gdy rekordy są dopasowywane na podstawie nieunikalnych pól nazw (na przykład nazw firm lub produktów). Oznacza to, że wielkość liter, znaki specjalne i interpunkcja są ignorowane podczas porównywania tych wartości nazw między HubSpot a inną aplikacją.

Zasady synchronizacji

Synchronizacja danych zawsze odbywa się między dwiema aplikacjami, z których jedną jest HubSpot. Każda synchronizacja składa się z dwóch głównych faz, niezależnych od synchronizowanego obiektu:

• Synchronizacja początkowa: rozpoczyna się po aktywacji synchronizacji lub po jej zapisaniu. Wszystkie istniejące rekordy w obu aplikacjach są przekazywane przez silnik synchronizacji w celu indeksacji i, w stosownych przypadkach, synchronizacji.
• Synchronizacja przyrostowa: gdy wszystkie rekordy zostaną zindeksowane, są one skanowane w poszukiwaniu aktualizacji i nowych rekordów. Zindeksowane rekordy, które uległy zmianie od ostatniej kontroli, są przekazywane przez silnik synchronizacji.

Synchronizacja początkowa

W przypadku synchronizacji dwukierunkowej synchronizacja początkowa obejmuje:

• Indeksowanie HubSpot: rekordy HubSpot są skanowane, a identyfikator rekordu i pasujące do niego identyfikatory są zapisywane (domyślnie jest to adres e-mail dla kontaktów oraz nazwa lub domena dla firm). Indeks jest aktualizowany przez cały dalszy proces synchronizacji. Dowiedz się więcej o tym, jak działa dopasowywanie. 
• Indeksowanie drugiej aplikacji i synchronizacja: rekordy z drugiej aplikacji są skanowane i synchronizowane. Dla każdego pobranego zasobu sprawdzane jest, czy w tabeli indeksowej HubSpot znajduje się jakikolwiek pasujący identyfikator (np. adres e-mail dla kontaktów). Jeśli tak, rekordy są dopasowywane i oba przechodzą razem przez silnik synchronizacji. Jeśli nie ma dopasowania, rekord przechodzi przez silnik synchronizacji samodzielnie. Kiedy silnik synchronizacji dopasowuje rekordy, łączy wszystkie posiadane informacje (wartości pól rekordów, filtry, mapowania pól, historię synchronizacji itp.) i na tej podstawie określa następne działanie (poproś o zmiany w zasobach, nie rób nic, zarejestruj błąd itp.).

Uwaga: pierwszy rekord zwrócony przez API aplikacji będzie można zsynchronizować, a następny zostanie uznany za duplikat.

• Synchronizacja z HubSpot: rekordy HubSpot są ponownie skanowane w celu sprawdzenia, czy wymagają synchronizacji. Ten krok spowoduje synchronizację istniejących rekordów w HubSpot, a nie w drugiej aplikacji.

Synchronizacja przyrostowa

Synchronizacja przyrostowa stale skanuje w poszukiwaniu aktualizacji w HubSpot i innej aplikacji (w zależności od kierunku synchronizacji) i czeka na uruchomienie. HubSpot sprawdza, czy nastąpiły zmiany co pięć minut. Druga aplikacja lub jej API wykorzystuje webhooki do powiadamiania o wszelkich zmianach.

Podłącz aplikację

Istnieją dwa sposoby wyszukiwania i podłączania aplikacji. Można to zrobić za pośrednictwem App Marketplace lub strony importów. 

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace marketplace w górnym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz HubSpot Marketplace.
2. W pasku wyszukiwania wpisznazwę aplikacji, a następnie kliknijwynik wyszukiwania. 
3. Kliknij Zainstaluj.
4. W oknie dialogowym kliknij Dalej, a następnie zaloguj się na swoje konto w aplikacji.
5. Sprawdź wymagane uprawnienia dostępu, a następnie kliknij Zezwól. Zostaniesz przekierowany z powrotem na stronę aplikacji w ustawieniach HubSpot.

Jeśli konfigurujesz synchronizację ze strony importów:

1. Kliknij Importuj w prawym górnym rogu dowolnejstrony głównej obiektu lub przejdź do ustawień importu:

• • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
  • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcjiImportuj i eksportuj.
  • KliknijPrzejdź do importu.

2. KliknijPołącz aplikację. 

3. W oknie dialogowym wpisz nazwę aplikacji, a następnie kliknijwynik wyszukiwania. 
4. Kliknij„Zainstaluj”. 
5. Zostaniesz przekierowany na stronę z opisem aplikacji, aby kontynuować proces łączenia. 

Możliwe jest połączenie więcej niż jednej instancji tej samej aplikacji zewnętrznej z HubSpot. Na przykład, jeśli zarządzasz dwoma kontami Microsoft Dynamics, możesz połączyć i zsynchronizować dane z obu kont z jednym kontem HubSpot. Aby połączyć dodatkowe konto:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij nazwęaplikacji. 
3. W prawym górnym rogu kliknij Działania na koncie >Zarządzaj kontami. 
4. W prawym panelu kliknij Połącz kolejne konto. 
5. Wykonaj kolejne kroki, aby połączyć aplikację z HubSpot. 

Włącz synchronizację danych

Po podłączeniu aplikacji musisz skonfigurować jej ustawienia i włączyć synchronizację, aby rozpocząć synchronizację danych między dwiema integracjami. 

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknijaplikację.
3. Kliknij opcję Skonfiguruj synchronizację.
4. Na stronie Wybierz dane do synchronizacji wybierz obiekt, z którym chcesz synchronizować w aplikacji, oraz obiekt, z którym chcesz synchronizować w HubSpot.
5. Kliknij menu rozwijane ze strzałkami i wybierz, czy synchronizacja ma być dwukierunkowa, czy jednokierunkowa między aplikacją a HubSpotem lub odwrotnie. 

Skonfiguruj kierunek synchronizacji

Na ekranie Konfiguruj wybierz kierunek synchronizacji i przypisz pola aplikacji zewnętrznej do właściwości HubSpot.

W sekcji Wybierz kierunek synchronizacji zdecyduj, w jaki sposób chcesz synchronizować dane z HubSpot do aplikacji zewnętrznej i odwrotnie. Dostępne są trzy opcje: 

• Synchronizacja danych między aplikacjami: wszystkie nowe i zaktualizowane informacje o obiektach będą synchronizowane między dwiema aplikacjami. Właściwości zostaną scalone dla rekordów, które już istnieją na obu platformach. 
• Dane synchronizowane są tylko do HubSpot: dane będą synchronizowane tylko z aplikacji zewnętrznej do HubSpot.
• Synchronizacja danych tylko do aplikacji zewnętrznej: dane będą synchronizowane tylko z HubSpot do aplikacji zewnętrznej. 

Jeśli aplikacja zewnętrzna, z którą się łączysz, obsługuje synchronizację zdarzeń, będziesz mieć możliwość synchronizacji obsługiwanych zdarzeń, takich jak otwarcia wiadomości e-mail i kliknięcia, z aplikacji zewnętrznej do HubSpot.

Przed włączeniem synchronizacji zdarzeń należy pamiętać o następujących kwestiach: 

• Synchronizacja zdarzeń jest jednokierunkowa, z aplikacji zewnętrznej do HubSpot.
• Synchronizacja zdarzeń obejmuje wyłącznie zdarzenia powiązane z rekordami kontaktów.
• Jeśli rekord kontaktu nie zostanie zsynchronizowany, wszelkie powiązane zdarzenia nadal mogą zostać zsynchronizowane z HubSpot.
• Zdarzenia zostaną zsynchronizowane tylko wtedy, gdy są powiązane z kontaktami, które już znajdują się w HubSpot.

Aby włączyć synchronizację zdarzeń, zaznacz pole wyboru Jednokierunkowa synchronizacja zdarzeń [Twojej aplikacji zewnętrznej] z HubSpot. 

W sekcji Rozwiązywanie konfliktów danych kliknij menu rozwijane i wybierz aplikację domyślną, która nadpisze pozostałe w przypadku rozbieżności danych. Jeśli w aplikacji domyślnej nie ma wartości pola, dane w aplikacji zewnętrznej nie zostaną zmienione. To ustawienie nie zastępuje kierunku synchronizacji wybranego w sekcji Wybierz kierunek synchronizacji.

Sprawdź mapowania pól

W sekcji Mapuj pola sprawdź domyślne mapowania właściwości oraz sposób synchronizacji informacji między HubSpot a aplikacją zewnętrzną. Jeśli posiadasz płatny Data Hub , możesz skonfigurować niestandardowe mapowania właściwości. Jeśli nie masz płatnej subskrypcji Data Hub , kliknijWypróbuj niestandardowe mapowania, aby przetestować tę funkcję. 

Pola wymagane zostaną oznaczone w tabeli mapowań pól gwiazdką (*). 

Aby wyłączyć mapowanie, kliknij, abywyłączyć przełącznik. 

Aby skonfigurować niestandardowe mapowanie pól:

1. KliknijDodaj mapowanie. 
2. Użyj menu rozwijanych, aby wybrać aplikację zewnętrzną i właściwość HubSpot, które chcesz zmapować.
3. Kliknijprzycisk Aktualizuj.

4. Aby wyłączyć mapowania niestandardowe, kliknij, aby przełączyćprzełącznik w pozycję wyłączoną. 

Dowiedz się więcej o konkretnych zasadach i kwestiach, które warto wziąć pod uwagę przy mapowaniu pól do synchronizacji danych.

Skonfiguruj reguły synchronizacji

Na ekranie Ograniczenia skonfiguruj sposób synchronizacji rekordów z HubSpot do aplikacji zewnętrznej i odwrotnie.

Jeśli konfigurujesz synchronizację transakcji, zostaniesz poproszony o mapowanie procesów sprzedaży i etapów transakcji między HubSpot a aplikacją zewnętrzną. Synchronizowane będą tylko transakcje znajdujące się w zmapowanych etapach transakcji. 

1. W sekcji Mapuj swoje procesy sprzedaży i etapy kliknij menu rozwijane Wybierz proces sprzedaży HubSpot, aby wybrać proces sprzedaży HubSpot, który chcesz zsynchronizować z aplikacją zewnętrzną.
2. Kliknij opcję Automatyczne mapowanie, aby automatycznie zmapować etapy transakcji w HubSpot z etapami transakcji w aplikacji zewnętrznej. Synchronizacja przeprowadza proste wyszukiwanie tekstowe i próbuje zmapować etapy o podobnej nazwie.
3. Aby zmapować dodatkowy proces sprzedaży, kliknij opcję „Mapuj inny proces sprzedaży”.

Jeśli nie możesz wyświetlić etapów transakcji z innej aplikacji w HubSpot, wynika to z następujących przyczyn:

• Połączone konto użytkownika nie ma odpowiednich uprawnień do wyświetlania etapów transakcji.
• Synchronizacja danych mapuje etapy transakcji w HubSpot z etapami procesu sprzedaży w innej aplikacji. Jeśli masz niestandardowy proces sprzedaży, który nie opiera się na etapach transakcji/szans sprzedaży, nie będziesz w stanie zsynchronizować danych za pomocą synchronizacji danych HubSpot.

Jeśli konfigurujesz synchronizację kontaktów, domyślnie HubSpot zsynchronizuje tylko te kontakty, które mają prawidłowy adres e-mail. Aby zsynchronizować również kontakty bez adresu e-mail, w sekcji Ograniczanie duplikatówodznacz pole wyboru Synchronizuj tylko kontakty z adresem e-mail.

Dowiedz się więcej o dopasowywaniu rekordów.

Uwaga: jeśli aplikacja posiada zarówno pole nazwy firmy, jak i domeny firmy, HubSpot dopasuje dwa rekordy, jeśli mają one tę samą nazwę firmy, ale inną domenę i odwrotnie.

W sekcji Filtry wybierz kryteria, aby ograniczyć, które rekordy będą synchronizowane z HubSpot do aplikacji zewnętrznej i odwrotnie:

1. KliknijEdytuj.
2. W prawym panelu wybierz właściwość, aby ograniczyć synchronizację rekordów z HubSpot do aplikacji zewnętrznej i odwrotnie.
3. KliknijGotowe. 

Uwaga: sekcja Filtryogranicza jedynie, które rekordy są początkowo synchronizowane między HubSpot a aplikacją zewnętrzną. Po zsynchronizowaniu rekordy będą nadal synchronizować dane w obie strony na podstawie skonfigurowanego mapowania właściwości.

Powiązanie rekordów

HubSpot stara się zachować te same powiązania między rekordami (np. firmy powiązane z kontaktami lub transakcje powiązane z firmami) podczas synchronizacji z pierwotną aplikacją, którą podłączyłeś, o ile to możliwe. Dowiedz się więcej o mapowaniu powiązań podczas synchronizacji danych.

Uwaga: w większości przypadków synchronizacja danych może automatycznie powiązać faktury tylko z kontaktami. Faktury należy ręcznie powiązać z rekordami firm w HubSpot.

Sprawdź reguły i rozpocznij synchronizację

Na ekranie Przegląd sprawdź skonfigurowane reguły, a następnie kliknij Zapisz i zsynchronizuj. Rozpocznie się wówczas przetwarzanie początkowej synchronizacji.

Po zakończeniu początkowej synchronizacji rekordy będą synchronizowane w ciągu 10 minut od wprowadzenia zmiany.

Ponowna synchronizacja usuniętych rekordów

Jeśli usunąłeś rekordy w HubSpot lub w aplikacji innej firmy, możesz ponownie zsynchronizować usunięte rekordy, aby odtworzyć je w dowolnej aplikacji:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknijaplikację.
3. Przejdź do karty Synchronizacja CRM. 
4. Na karcie Widok obiektu, w kolumnie Niepowodzenia, kliknijliczbę rekordów,których synchronizacja nie powiodła się. 
5. W prawym panelu kliknijopcję Działania.
6. Wybierz opcjęPonownie zsynchronizuj usunięte rekordy w HubSpot lubPonownie zsynchronizuj usunięte rekordy w [aplikacji zewnętrznej].
7. Kliknij opcję„Resync all”. 

Możesz również:

1. W zakładceWidok rekordu kliknijWięcej >Przywróć wszystkie usunięte rekordy. 
2. W panelu bocznym kliknij menu rozwijaneTyp rekordu i wybierz typ rekordu, a następnie menu rozwijaneAplikacja docelowa, aby wybrać aplikację, w której chcesz odtworzyć kontakty. 
3. Kliknij opcjęSprawdź przed przywróceniem. 
4. Przejrzyj wszystkie rekordy, które zostaną przywrócone, a następnie kliknij Przywróć wszystkie [liczba]. 

Wyłącz synchronizację danych

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknijaplikację.
3. Przejdź do karty Synchronizacja CRM. 
4. Najedź kursorem na synchronizację [obiektu], kliknij menu rozwijane Więcej i wybierz Wyłącz synchronizację. 
5. W wyskakującym okienku kliknij Wyłącz synchronizację.

Po wyłączeniu synchronizacji możesz ją ponownie włączyć, klikającEdytuj ustawienia synchronizacji, lub usunąć synchronizację.

Sprawdź stan synchronizacji

Po podłączeniu aplikacji wyświetl przegląd rekordów synchronizowanych między HubSpot a aplikacją zewnętrzną. 

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij aplikację.
3. Przejdź do karty Synchronizacje CRM. 
4. Kliknij Widok obiektów, aby wyświetlić status synchronizacji według obiektów.

• • Rekordy przetwarzane w ramach początkowej synchronizacji będą miały obok siebie ikony wirujących kółek.
  • Rekord będzie miał status „W kolejce ”, jeśli trwa inna synchronizacja, aby zapobiec jednoczesnym aktualizacjom tych samych danych.
  • Najedź kursorem myszy na status synchronizacji każdego obiektu, aby uzyskać więcej szczegółów na temat postępu synchronizacji. Monitor statusu synchronizacji pokazuje aktualny etap synchronizacji dla integracji, taki jak skanowanie, synchronizacja oraz zsynchronizowane i nasłuchiwanie zmian. 

5. Wkolumnie „W trakcie synchronizacji” kliknijliczbę rekordów, aby przejrzeć wszystkie rekordy synchronizowane między HubSpot a aplikacją.
6. W kolumnie„Niepowodzenie ” kliknijliczbę rekordów, aby wyświetlić wszystkie rekordy, których synchronizacja między HubSpot a aplikacją nie powiodła się. 

• • W kolumnie „Aktywność synchronizacji” kliknijstrzałkę w prawo obok błędu, aby wyświetlić więcej informacji na temat przyczyny niepowodzenia synchronizacji.
  • Kliknij ikonę sztucznej inteligencji „Rozwiązywanie problemów”, aby otworzyć Breeze Assistant i uzyskać wskazówki oraz instrukcje dotyczące rozwiązywania problemów, które pomogą usunąć błąd synchronizacji dla danego rekordu. 

7. W kolumnie„Wykluczone” kliknij liczbę rekordów, aby wyświetlić wszystkie rekordy wykluczone z synchronizacji. Może to wynikać z tego, że nie pasują one do żadnego z filtrów w ustawieniach synchronizacji lub nie mają przypisany unikalny identyfikator, co może wynikać z zdefiniowania klucza dopasowującego. 

Jeśli synchronizacja nie powiodła się dla niektórych rekordów, możesz uruchomić ponowną synchronizację tylko dla tych rekordów.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij aplikację.
3. Przejdź do karty Synchronizacja CRM. Następnie kliknij kartę Widok rekordów.
4. Zaznacz pole wyboru obok rekordów, które chcesz zsynchronizować ponownie.
5. Następnie kliknij opcję Ponownie uruchom synchronizację dla [liczba] rekordów.

Eksportowanie rekordów z aplikacji do synchronizacji danych

Aby wyeksportować rekordy z aplikacji do synchronizacji danych:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij aplikację.
3. Przejdź do karty Synchronizacja CRM. 
4. W kolumnach „Zsynchronizowane”, „Niepowodzenie” lub „Wykluczone” kliknij liczbę obok obiektu, dla którego chcesz wyeksportować rekordy.
5. W prawym górnym rogu kliknij opcję Więcej, a następnie wybierz opcję Eksportuj.
6. Kliknij menu rozwijane „Format pliku ” i wybierz format.
7. Kliknij Eksportuj. Po zakończeniu eksportu otrzymasz link do pobrania w wiadomości e-mail oraz w centrum powiadomień.