Jeśli masz przypisane stanowisko iuprawnienie Utwórz strony planowania dla innych , możesz zmieniać gospodarza spotkań podczas planowania spotkań z kontaktem, firmą, transakcją lub zgłoszeniem. Może to być przydatne, jeśli rezerwujesz spotkanie w imieniu grupy lub zespołu przedstawicieli.
Ustaw rotację spotkań
Można tworzyć rotacje spotkań, które obejmują innych użytkowników na koncie, którzy również mają przypisane stanowisko, mają podłączony kalendarz i włączoną synchronizację kalendarza.
Aby utworzyć rotację spotkań:
- W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Narzędzia > Spotkania.
- Kliknij kartę Rotacje spotkań. Następnie kliknij opcję Utwórz rotację.
- W prawym panelu wprowadź nazwę rotacji.
- Aby dodać użytkowników do rotacji, kliknij menu rozwijane Członkowie rot acji. Następnie wybierz użytkowników lub zespoły, które chcesz dodać. Jeśli wybierzesz zespoły, dodanie lub usunięcie użytkowników z zespołu spowoduje dodanie lub usunięcie członków z rotacji.
- (BETA) W sekcji Logika dystrybucji wybierz sposób przypisywania spotkań do członków:
- Distribute meetings evently between members: spotkania będą rotować pomiędzy wszystkimi członkami.
- Rozdzielaj spotkania na podstawie ważonej wartości procentowej przypisanej do każdego członka: możesz przypisać ważoną wartość procentową do każdego członka. Jest to przydatne, jeśli wdrażasz nowego członka zespołu i nie chcesz, aby brał udział w tak wielu spotkaniach.
- Kliknij przycisk Zapisz.
- Aby edytować ważony procent dla członków, kliknij nazwę rotacji.
- Wprowadź wartość procentową dla każdego członka w kolumnie Waga.
- Kliknij przycisk Zapisz i zresetuj liczniki.
Edycja rotacji spotkań
- W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Narzędzia > Spotkania.
- Kliknij nazwę rotacji.
- Jeśli członek nie jest dostępny (na przykład z powodu szkolenia lub urlopu), kliknij, aby wyłączyć przełącznik dostępności . Następnie w wyskakującym pytaniu potwierdź, że chcesz wyłączyć dostępność. Członek nie będzie zaplanowany jako gospodarz spotkań korzystających z tej rotacji, dopóki przełącznik dostępności nie zostanie ponownie włączony.
- Aby edytować nazwę lub członków rotacji, kliknij Edytuj rotację.
- W prawym panelu edytuj nazwę rotacji lub jej członków. Dodanie nowego członka do rotacji spowoduje zresetowanie liczby spotkań zarezerwowanych dla wszystkich członków w rotacji, aby zapewnić równomierny rozkład spotkań dla wszystkich członków w przyszłości.
Zaplanuj spotkanie przy użyciu rotacji spotkań
- Na koncie HubSpot przejdź do swoich kontaktów, firm, transakcji lub zgłoszeń.
- Kliknij nazwę rekordu.
- W lewym panelu kliknij meetingsZaplanuj spotkanie. Pojawi się pytanie w połączonym kalendarzu. Aby skonfigurować spotkanie
- Kliknij opcję Rotacja spotkań. Następnie kliknij menu rozwijane Użytkownicy rotacji spotkań, aby wybrać rotację spotkań. PoleUżytkownik rotacji spotkań zostanie wypełnione przez członka rotacji, który ma przypisaną najmniejszą liczbę spotkań. Pojawi się również kalendarz tego członka. Jeśli wielu członków ma przypisaną taką samą liczbę spotkań, przypisany zostanie członek, który miał zaplanowane najmniej spotkań w ostatnim czasie.
-
- Jeśli kalendarz proponowanego użytkownika jest pełny lub jeśli chcesz wybrać innego użytkownika, możesz kliknąć menu rozwijane Rotacja użytkowników Spotkania, aby wybrać innego członka.
Uwaga: gdy spotkanie zostanie zarezerwowane dla użytkownika przy użyciu rotacji spotkań, liczba zarezerwowanych spotkań tego użytkownika wzrośnie o jeden. Jeśli spotkanie zostanie usunięte, liczba zarezerwowanych spotkań zmniejszy się o jeden.