Skonfiguruj automatyczne powiązania dla rekordów i działań

Czynności rejestrowane w rekordzie są automatycznie rejestrowane w określonych powiązanych rekordach w zależności od rodzaju czynności, miejsca jej pierwszego zarejestrowania oraz powiązanych obiektów. W ustawieniach czynności można sprawdzić domyślne zachowanie powiązania oraz edytować logikę, aby lepiej dostosować ją do potrzeb biznesowych. W przypadku wiadomości e-mail ustawienia domyślne mają zastosowanie do wiadomości wysyłanych w HubSpot oraz za pośrednictwem rozszerzeń.

Na przykład możesz skonfigurować, aby spotkania zarejestrowane w rekordzie kontaktu były automatycznie powiązane z główną firmą oraz jej najnowszą otwartą transakcją. Oznacza to, że po zarejestrowaniu spotkania w rekordzie kontaktu odpowiednia firma i transakcja zostaną automatycznie wybrane jako powiązania.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Działania.
4. Kliknij kartę „Powiązania ”.
5. Wybierz obiekt, dla którego chcesz ustawić domyślne powiązania działań. Jest to obiekt, w którym działanie zostało pierwotnie zarejestrowane. Na przykład, aby ustawić domyślne powiązania dla rozmów zarejestrowanych w projekcie, wybierz opcję Projekt.
6. Wybierz typ działania. Jest to działanie, do którego będą miały zastosowanie ustawienia automatycznego powiązania. Na przykład, jeśli jako obiekt wybierzesz „Projekt” , a jako typ działania „Rozmowy”, ustawienia będą miały zastosowanie, gdy rozmowa zostanie zarejestrowana w ramach projektu. W przypadku wiadomości e-mail ustawienia domyślne będą miały zastosowanie do wiadomości wysyłanych w ramach HubSpot.
7. Aby zaktualizować, czy i w jaki sposób aktywność jest automatycznie rejestrowana w powiązanym rekordzie, kliknij menu rozwijane „Powiązany [obiekt] ”, a następnie wybierz ustawienie. Wybierz jedną z następujących opcji:
   • Brak: gdy aktywność zostanie zarejestrowana w obiekcie, nie zostanie automatycznie powiązana z żadnymi powiązanymi rekordami wybranego obiektu. W przypadku rozmów telefonicznych i wiadomości e-mail kontakty, do których dzwoniono lub do których wysłano wiadomość e-mail, nadal będą automatycznie powiązane.
   • Rejestruj we wszystkich: gdy aktywność zostanie zarejestrowana w obiekcie, zostanie automatycznie powiązana ze wszystkimi powiązanymi rekordami wybranego obiektu, maksymalnie z 500 najnowszymi powiązaniami.
   • Rejestruj w 1 ostatnio powiązanym: gdy działanie zostanie zarejestrowane w obiekcie, zostanie automatycznie powiązane tylko z ostatnim powiązanym rekordem wybranego obiektu.
   • Zapisz w 5 ostatnio powiązanych: gdy działanie zostanie zarejestrowane w obiekcie, zostanie automatycznie powiązane z pięcioma ostatnio powiązanymi rekordami.
   • Rejestruj w firmie głównej (tylko firmy): gdy działanie zostanie zarejestrowane na obiekcie, zostanie automatycznie powiązane wyłącznie z głównym powiązanym rekordem firmy.
8. Aby przywrócić domyślne ustawienia dla tego obiektu i działania, kliknij przycisk „Resetuj wszystkie zmiany”.
9. Kliknij „Zapisz”, aby potwierdzić zmiany.

W powyższym przykładzie, gdy spotkanie zostanie zarejestrowane w rekordzie firmy, zostanie ono również zarejestrowane w rekordzie ostatnio powiązanego kontaktu oraz we wszystkich powiązanych otwartych transakcjach, ale nie zostanie zarejestrowane w żadnej z powiązanych firm ani zgłoszeń.

Dowiedz się, jak ręcznie powiązać działania z rekordami.