Zarządzanie wnioskami dotyczącymi ochrony danych osobowych

Skonfiguruj stronę z wnioskami dotyczącymi ochrony danych, na której kontakty będą mogły składać wnioski związane z zarządzaniem ich danymi osobowymi. Na przykład umożliw kontaktom wnioskowanie o kopie przechowywanych przez Ciebie danych lub o ich trwałe usunięcie. W przypadku wszelkich wniosków złożonych poza tą stroną możesz ręcznie utworzyć wnioski dotyczące ochrony danych dla poszczególnych kontaktów.

Osoba kontaktowa może również poprosić o usunięcie swoich wzbogaconych danych. Domyślnie wszystkie wnioski od osób kontaktowych posiadających wzbogacone dane muszą zostać przyjęte.

Uwaga: chociaż HubSpot udostępnia tę funkcję,to Twój zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w Twojej konkretnej sytuacji.

Skonfiguruj stronę wniosków dotyczących ochrony danych

Skonfiguruj i opublikuj stronę z wnioskami dotyczącymi ochrony danych dla kontaktów odwiedzających Twoją witrynę, aby mogli oni zgłaszać prośby dotyczące swoich danych osobowych. Jeśli zarządzasz wieloma markami, dowiedz się, jak skonfigurować stronę z wnioskami dotyczącymi ochrony danych dla każdej z nich.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie kontem , wybierz opcję Prywatność i zgoda.
3. W zakładce „Konfiguracja ” w menu po lewej stronie kliknij opcję „Narzędzia dotyczące prywatności”.
4. W sekcji „Strona wniosków dotyczących ochrony danych ” kliknij opcję „Skonfiguruj”.
   
   
5. W edytorze strony skonfiguruj stronę wniosków dotyczących ochrony danych:
   • Aby umożliwić kontaktom złożenie wniosku o trwałe usunięcie ich danych osobowych, włącz przełącznik „Usuń dane kontaktowe ”.
   • Aby umożliwić kontaktom złożenie wniosku o kopię swoich danych, włącz przełącznik „Eksportuj dane kontaktowe ”.
   • Aby dodać pole, w którym kontakty będą mogły wybrać swoją lokalizację, włącz przełącznik „Kraj ”.
   • Aby włączyć CAPTCHA na stronie wniosków, przełącz przełącznik „ReCAPTCHA” w pozycję włączoną. CAPTCHA dodaje dodatkowy krok weryfikacji, czy odwiedzający nie jest robotem, zanim będzie mógł przesłać wniosek. HubSpot wykorzystuje reCAPTCHA v2 do zapobiegania spamowi.
   • W polu „ Adres e-mail firmy ” wprowadź adres e-mail. Adres ten zostanie użyty w wiadomości e-mail z prośbą o weryfikację wysyłanej do użytkowników w celu zadawania pytań dotyczących prywatności danych.
   • W polu „Domena wysyłająca wiadomości e-mail ” wybierz domenę, która będzie wyświetlana w polu „Od ” wiadomości e-mail z prośbą o weryfikację.
   • Kliknij opcję „Opublikuj stronę”.

Udostępnianie, aktualizowanie lub wycofywanie strony z wnioskiem o ochronę danych

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie kontem, wybierz opcję Prywatność i zgoda.
3. W zakładce „Konfiguracja ” w menu po lewej stronie kliknij opcję „Narzędzia dotyczące prywatności”.
4. Aby zaktualizować istniejącą stronę z wnioskami o ochronę danych, kliknij „Edytuj”.
5. Aby udostępnić stronę z wnioskiem o ochronę danych, skopiuj adres URL strony.
6. Aby wycofać istniejącą stronę z wnioskiem o ochronę danych, kliknij opcję „Wycofaj stronę”. W oknie dialogowym kliknij „Wycofaj”, aby potwierdzić.
   

Ręczne tworzenie wniosków dotyczących ochrony danych

Możesz ręcznie tworzyć wnioski dotyczące ochrony danych dla kontaktów, które złożyły wnioski bez korzystania z formularza, na przykład osobiście lub podczas rozmowy telefonicznej.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie kontem, wybierz opcję Prywatność i zgoda.
3. W górnej części strony kliknij kartę „Menedżer wniosków dotyczących danych ”.
4. W prawym górnym rogu tabeli kliknij opcję „Utwórz nowy wniosek”.
   
   
5. W prawym panelu skonfiguruj swoje żądanie dotyczące danych:

1. • Wybierz opcję „ ” (Zgłoś żądanie dotyczące danych) dla kontaktu, dla którego chcesz utworzyć żądanie.
   • Wybierz typ żądania danych. Do wyboru są opcje: „Usunięcie danych”, „Eksport danych” oraz„ : Usunięcie wzbogaconych danych”.
   • Wybierz datę złożenia wniosku. Jest to termin, w którym wniosek o udostępnienie danych powinien zostać rozpatrzony.
   • Wybierz właściciela. Jest to użytkownik wyznaczony do realizacji wniosku dotyczącego ochrony danych.
   • Kliknij opcję „Utwórz nowe zgłoszenie”.

Przypisywanie i realizacja wniosków dotyczących ochrony danych

Po opublikowaniu strony z wnioskami o ochronę danych przeglądaj wnioski i zarządzaj nimi z poziomu menedżera wniosków o dane. Realizuj wnioski poprzez eksportowanie danych kontaktowych, trwałe usunięcie kontaktu, lub usunięcie wzbogaconych danych kontaktowych. W przypadku wniosków o usunięcie wzbogaconych danych możesz je zrealizować ręcznie lub usunąć dane automatycznie.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie kontem, wybierz opcję Prywatność i zgoda.
3. W górnej części strony kliknij kartę „Menedżer wniosków dotyczących danych ”.
4. Na stronie Menedżer wniosków dotyczących ochrony danych możesz przechodzić do różnych widoków lub utworzyć widok niestandardowy. Dowiedz się, jak tworzyć zapisane widoki i zarządzać nimi.
5. W każdym widoku możesz użyć menu rozwijanych u góry, aby filtrować swoje wnioski o dane.
6. Aby przypisać lub zmienić właściciela żądania:
   • Najedź kursorem na kolumnę „Właściciel ” w żądaniu. Następnie kliknij „Przypisz” lub „Zmień właściciela”.
   • W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane „Właściciel ” i wybierz użytkownika HubSpot. Następnie kliknij „Przypisz ” lub „Zmień właściciela”. Żądania dotyczące prywatności danych można przypisywać wyłącznie superadministratorom.
7. Aby podjąć działanie w sprawie wniosku, kliknij dany wniosek. W prawym panelu postępuj zgodnie z instrukcjami, aby zrealizować wniosek, a następnie potwierdź działanie w oknie dialogowym.
   
   
8. Aby podjąć działanie w odniesieniu do wielu wniosków tego samego typu, zaznacz pola wyboru przy tych wnioskach. Kliknij opcję działania u góry tabeli, a następnie postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlonymi w oknie dialogowym. Opcja ta będzie dostępna tylko wtedy, gdy wszystkie zaznaczone wnioski mają to samo zalecane działanie. Na przykład zaznacz wszystkie wnioski o usunięcie danych, a następnie kliknij opcję „Usuń dane kontaktowe” u góry tabeli.
9. Aby oznaczyć wiele wniosków jako zrealizowane, zaznacz pola wyboru przy wnioskach, a następnie kliknij op cję „Oznacz jako zrealizowane” u góry tabeli. W oknie dialogowym kliknij „Oznacz jako zrealizowane”, aby potwierdzić.

Automatyczne przetwarzanie wniosków o usunięcie wzbogaconych danych

Aby automatycznie usuwać wzbogacone dane za każdym razem, gdy kontakt poprosi o usunięcie swoich wzbogaconych danych, należy włączyćustawienie „Usuń wzbogacone dane po otrzymaniu wniosku ”. Po włączeniu tej opcji wnioski te będą automatycznie przetwarzane w celu usunięcia wzbogaconych danych, a po przetworzeniu wniosku otrzymasz wiadomość e-mail.

Aby włączyć to ustawienie:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie kontem, wybierz opcję Prywatność i zgoda.
3. W zakładce „Konfiguracja ” w menu po lewej stronie kliknij opcję „Narzędzia dotyczące prywatności”.
4. Włącz przełącznik „Usuń wzbogacone dane po otrzymaniu żądania ”.

Aby wyłączyć to ustawienie:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie kontem, wybierz opcję Prywatność i zgoda.
3. W zakładce „Konfiguracja ” w menu po lewej stronie kliknij opcję „Narzędzia dotyczące prywatności”.
4. Wyłącz przełącznik „Usuń wzbogacone dane po otrzymaniu żądania ”.
5. Kliknij opcję Wyłącz zestaw reguł, aby potwierdzić.