Tworzenie rekordów za pomocą przepływów pracy

Skorzystaj z przepływu pracy, aby zautomatyzować proces tworzenia nowych rekordów w HubSpot i ograniczyć nakład pracy administracyjnej zarówno dla Ciebie, jak i dla Twojego zespołu. Korzystając z akcji „Utwórz rekord”, możesz tworzyć rekordy dla następujących typów obiektów:

• Kontakty
• Firmy
• Transakcje
• Zamówienia
• Oferty
• Oferty odnowienia (z umów)
• Zgłoszenia ( tylko wService Hub Professional i Enterprise )
• Potencjalni klienci (tylko wSales Hub Professional i Enterprise )
• Ogłoszenia
• Kursy
• Spotkania
• Usługi
• Projekty
• Obiekty niestandardowe ( tylko wersja Enterprise )

Zanim zaczniesz

Podczas tworzenia rekordów z wykorzystaniem przepływów pracy należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Podczas tworzenia rekordów tego samego typu co przepływ pracy (np. jeśli tworzysz rekordy transakcji w ramach przepływów pracy opartych na transakcjach), sprawdź, czy nowo utworzony rekord nie spełnia warunków uruchomienia przepływu pracy. W przeciwnym razie może dojść do powstania pętli nieskończonej, w której nowo utworzone rekordy będą w nieskończoność tworzyć kolejne rekordy.
• Do tworzenia rekordów kontaktów za pomocą przepływu pracy wymagany jest adres e-mail. Zaleca się użycie tokenu personalizacji w celu wstawienia wartości z zarejestrowanego rekordu. Na przykład, jeśli na swojej stronie internetowej masz formularz polecenia, możesz użyć wartości z właściwości „polecenie”, aby utworzyć nowy rekord kontaktu.
• Aby tworzyć rekordy obiektów niestandardowych za pomocą przepływu pracy, obiekt niestandardowy musi być powiązany z typem obiektu przepływu pracy. Na przykład, jeśli obiekt niestandardowy nie jest powiązany z obiektem „kontakt”, nie można tworzyć rekordów obiektów niestandardowych w przepływach pracy opartych na kontaktach. Dowiedz się więcej o definiowaniu obiektów niestandardowych.
• Rekordy potencjalnych klientów można tworzyć wyłącznie w przepływach pracy opartych na kontaktach lub firmach. Opcja „Potencjalny klient” nie pojawi się w innych typach przepływów pracy, takich jak przepływy pracy oparte na zgłoszeniach lub transakcjach.

Tworzenie rekordów za pomocą przepływu pracy

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknij nazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
3. Kliknij ikonę + dodaj, aby dodać akcję przepływu pracy.
4. W panelu po lewej stronie kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM. Następnie wybierz opcję Utwórz rekord.
5. Kliknij menu rozwijane „Typ rekordu do utworzenia ”, a następnie wybierz „Typ obiektu”.
6. Właściwości wyświetlane w każdej akcji „Utwórz rekord ” zależą od wybranego typu obiektu:
   • Transakcja: wymagane pola to Nazwa transakcji oraz Potok i status transakcji. Zaleca się również ustawienie Daty zamknięcia i Kwoty. Dowiedz się więcej o domyślnych właściwościach transakcji.
   • Zgłoszenie: wymagane pola to Nazwa zgłoszenia oraz Potok i status zgłoszenia. Zaleca się również ustawienie Źródła zgłoszenia i Opisu zgłoszenia. Dowiedz się więcej o domyślnych właściwościach zgłoszenia.
   • Kontakt: wymaganym polem jest „Adres e-mail”. Zaleca się również ustawienie imienia i nazwiska kontaktu. Dowiedz się więcej o domyślnych właściwościach kontaktu.
   • Firma: wymaganympolem jest nazwa domeny firmy lub nazwa firmy. Dowiedz się więcej o domyślnych właściwościach firmy.
   • Potencjalny klient: nie ma pól obowiązkowych podczas korzystania z akcji „Utwórz rekord ” w przypadku potencjalnych klientów, ale ogólnie zaleca się wypełnienie pól „Etykieta potencjalnego klienta ” oraz „Etap procesu potencjalnego klienta”.

Uwaga: niemożna używać tokenów personalizacji w polach liczbowych.

7. Aby ustawić przypisanie nowo utworzonych rekordów, kliknij menu rozwijane „Przypisz do ”. Następnie wybierz jedną z poniższych opcji:
   • Obecny właściciel [obiektu]: przypisz nowy rekord do obecnego właściciela zarejestrowanego rekordu. Domyślnie ta opcja jest ustawiona dla nowych rekordów typu transakcja, zgłoszenie i firma.
     • Jeśli rekord powiązany nie ma przypisanego właściciela, nowy rekord nie zostanie przypisany do nikogo.
     • Aby wybrać niestandardową właściwość właściciela, kliknij menu rozwijane „Który właściciel [obiektu] ” i wybierz właściwość właściciela.
   • Konkretny użytkownik: przypisz rekord do konkretnego użytkownika. Aby wybrać użytkownika, kliknij menu rozwijane Który użytkownik, a następnie wybierz użytkownika.
   • Nikt: rekord nie zostanie przypisany.
8. Domyślnie nowe rekordy kontaktów nie są przypisywane do żadnego użytkownika. Jeśli chcesz przypisać rekord kontaktu:
   • Kliknij opcję „Dodaj więcej właściwości”.
   • Kliknij menu rozwijane „Ustaw inną właściwość kontaktu ” i wybierz opcję „Właściciel kontaktu”. Następnie kliknij „Gotowe”.
   • Kliknij menu rozwijane „Przypisz kontakt do ” i wybierz opcję „Obecny właściciel kontaktu”, „Konkretny użytkownik” lub „Nikt”.
9. Aby ustawić dodatkowe właściwości dla nowych rekordów, kliknij „Dodaj więcej właściwości”:
   • kliknij opcję Ustaw inną właściwość kontaktu.
   • Aby skopiować właściwość z bieżącego obiektu do właściwości nowego rekordu, kliknij opcję „Skopiuj właściwość do właściwości [obiektu]”.

Uwaga: aby można było skopiowaćwłaściwości, właściwości źródłowe i docelowe muszą mieć zgodne typy pól. Niezgodne właściwości nie pojawią się jako opcje w właściwości docelowej w akcji przepływu pracy. Dowiedz się więcej o zgodnych właściwościach źródłowych i docelowych dotyczących kopiowania wartości właściwości w przepływach pracy.

10. Skonfiguruj powiązania nowych rekordów:
    • Domyślnie rekordy utworzone przez przepływ pracy będą powiązane z rekordem, który został włączony do przepływu pracy.
    • Aby skopiować wszystkie działania z osi czasu z rejestru włączonego do przepływu pracy do nowego rejestru:
      • Zaznacz pole wyboru „Dodaj działania z osi czasu z zarejestrowanego [obiektu] do [nowego rekordu] ”.
      • Domyślnie po zaznaczeniu tej opcji skopiowane zostaną działania z ostatnich 30 dni. Aby wybrać inny zakres dat, kliknij menu rozwijane zakresu dat i wybierz inny zakres.
    • Aby powiązać nowy rekord z innymi typami rekordów:
      • Kliknij „+ Dodaj kolejne powiązanie”.
      • Kliknij menu rozwijane „Powiąż ”. Następnie wybierz typ rekordu.
      • Aby dodać etykietę powiązania, kliknij menu rozwijane „I zastosuj etykietę ”. Następnie wybierz etykietę powiązania.
      • Aby skopiować wszystkie działania z osi czasu z powiązanego rekordu do nowego rekordu, wybierz opcję „Dodaj działania z osi czasu z [obiektu] do [nowego typu obiektu]”. Aby wybrać inny zakres dat, kliknij menu rozwijane zakresu dat i wybierz inny zakres.

• • Jeśli tworzysz rekord transakcji, możesz powiązać nowo utworzone transakcje z pozycjami:
    • Kliknij menu rozwijane „Dodaj pozycję”, aby powiązać produkt podczas tworzenia rekordu transakcji.
    • Aby dodać kolejną pozycję, kliknij przycisk „+ Dodaj pozycję”. Aby usunąć pozycję, kliknij ikonę kosza po prawej stronie tej pozycji.
  • Po skonfigurowaniu akcji „Utwórz rekord ” kliknij przycisk „Zapisz” u góry ekranu.

Uwaga: oferty mogą być powiązane tylko z jedną transakcją naraz. Powiązanie nowej transakcji z istniejącymi ofertami spowoduje usunięcie tych ofert z dotychczasowych transakcji