Importar registos e atividades

Para adicionar ou atualizar dados em massa, você pode importar arquivos no HubSpot. Você pode importar registos, tais como contatos e empresas, ou atividades, como um e-mail enviado a um contato ou uma reunião para um negócio em andamento.

Estes são os tipos de importações que você pode fazer e os objetos e atividades compatíveis:

• Importação de atividade ou objeto único: importe para criar e/ou atualizar apenas um objeto ou atividade. Em uma importação de único objeto:
  • Você pode criar e/ou atualizar registros de contatos, empresas, negócios, tickets, produtos, e objetos personalizados.
  • Você pode criar, mas não atualizar, chamadas e tarefas.
• Importação de vários objetos e atividades: importação para criar, atualizar e/ou associar vários objetos e atividades. Você pode importar vários objetos e atividades em um único arquivo, ou dois objetos/um objeto e uma atividade em dois arquivos separados. Em uma importação de vários objetos:
  • Você pode criar e atualizar registros de contatos, empresas, negócios, tickets e objetos personalizados.
  • Você pode criar, mas não atualizar, itens de linha, chamadas, e-mails, reuniões, observações e tarefas. Os itens de linha devem ser associados a negócios e os e-mails, reuniões e observações devem ser associados a um objeto.

Você pode seguir as instruções descritas abaixo para todas as importações, mas existem passos que se aplicam apenas a determinados tipos de importação (por exemplo, para associar registros em uma importação de vários objetos). Para obter mais orientação, revise os requisitos para importação de arquivos.

Antes de importar

Antes de iniciar uma importação:

• Deve ter as permissões Importar e Editar para o registo de objecto que está a importar para o HubSpot. 
• Saiba mais sobre objetos, registros, propriedades e como gerenciar sua base de dados de CRM no HubSpot.
• Configure seus arquivos de importação e confirme que você tem todos os campos obrigatórios. Uma configuração adequada dos arquivos ajuda a evitar erros de importação ou a introdução de dados incorretos no seu CRM. Pode consultar exemplos de ficheiros de importação para o ajudar a começar.
• Existem formas adicionais de criar, sincronizar ou associar registros que você pode considerar:
  • Para contactos e empresas, pode activar a definição para criar e associar automaticamente empresas a contactos com base no domínio de correio electrónico do contacto. Se você tiver contatos com domínios de e-mail diferentes dos domínios de suas empresas, ou se você estiver importando outros objetos, siga as instruções para associar seus registros por meio de importação.
  • Se tiver dados noutro sistema e pretender configurar uma sincronização bidireccional, saiba como ligar e utilizar a sincronização de dados da HubSpot em vez de importar.

Importar registos e atividades

Depois de ter configurado os arquivos, para importá-los no HubSpot:

• Clique em Importar no canto superior direito de qualquer página de índice de objectos ou aceda às suas definições de importação:
  • Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse Importar e exportar.
  • Clique em Ir para importação.
• Na página Importações, clique em Iniciar uma importação.
• Selecione Arquivo do computador e clique em Próximo. Também é possível selecionar Repetir uma importação anterior para concluir uma importação com as mesmas propriedades de uma importação anterior.
• Dependendo do tipo de importação, selecione o número de arquivos e objetos/atividades:
  • Importação de atividade ou objeto único: 
    • Selecione Um arquivo e clique em Próximo.
    • Selecione Um objeto e clique em Próximo.
    • Selecione o objeto ou a atividade no arquivo de importação. As chamadas e tarefas são as únicas atividades que podem ser importadas por conta própria.

• • Importação de vários objetos ou atividades em um único arquivo:
    • Selecione Um arquivo e clique em Próximo.
    • Selecione Vários objetos e clique em Próximo.
    • Selecione os objetos e atividades no arquivo de importação e clique em Próximo.

• • Importação de vários objetos ou atividades em dois arquivos:
    • Selecione Vários arquivos com associações e clique em Próximo.
    • Selecione os dois objetos ou um objeto e uma atividade e clique em Próximo.

• Para cada objeto ou atividade, clique em escolher um arquivo e selecione o arquivo de importação.
• Clique no menu suspenso Escolha como importar [objetos/atividades] para cada objeto/atividade e selecione como importar os dados:

• • Criar e atualizar [registros/atividades]: a importação criará novos registros e atividades, além de identificar e atualizar os registros existentes. Para criar novos registros ou atividades, o arquivo deve conter as propriedades necessárias para esse objeto/atividade. Para atualizar os registros existentes, o arquivo deve conter um identificador exclusivo.
  • Apenas criar novos [registros/atividades]: a importação apenas criará novos registros e atividades. Os registos existentes no arquivo de importação serão ignorados. Para criar novos registros ou atividades, o arquivo deve conter as propriedades necessárias para esse objeto/atividade.
  • Apenas atualizar [registros/atividades] existentes: a importação apenas atualizará os registros existentes. Os novos registros ou atividades no arquivo de importação serão ignorados. Para atualizar os registros existentes, o arquivo deve conter um identificador exclusivo.

Atenção: as atividades não podem ser atualizadas por meio de uma importação, independentemente de como os dados são importados.

• Se estiver a importar dados num idioma diferente do idioma predefinido, clique no menu pendente Seleccionar o idioma dos cabeçalhos das colunas no seu ficheiro e seleccione o idioma. Selecionar o idioma correto permite que o HubSpot faça uma melhor correspondência entre seus cabeçalhos de coluna e as propriedades padrão existentes. Se não houver correspondência no idioma selecionado, o HubSpot pesquisará uma propriedade em inglês para corresponder.
• Clique em Próximo.
• Se estiver importando e associando vários objetos em dois arquivos, indique a coluna incluída em ambos os arquivos:
  • Clique no menu suspenso Cabeçalhos de coluna comuns encontrados em seus arquivos e selecione o nome da coluna comum.
  • Clique no menu suspenso [coluna comum] é a chave exclusiva de qual objeto?, depois selecione o objeto para o qual a propriedade deve ser importada. Por exemplo, se estiver a importar contactos e empresas e estiver a utilizar o Nome da empresa como coluna comum, seleccione Empresa para carregar estes dados para os registos da empresa.
• Clique em Próximo.
• Na tela Mapear as colunas do arquivo a propriedades de [objeto/atividade], o HubSpot mapeará as colunas do arquivo às propriedades de objeto ou atividade selecionadas com base no cabeçalho, no idioma do cabeçalho e no nome da propriedade. Se tiver importado dois arquivos, haverá uma página de mapeamento para cada objeto ou atividade.
• O Guia de mapeamento exibe as propriedades necessárias para criar e/ou atualizar os objetos ou atividades. Se o seu arquivo não incluir todas as propriedades necessárias para completar o objetivo da importação (por exemplo, você pretende atualizar os negócios existentes, mas não incluiu uma coluna ID do registro), você deverá corrigir o arquivo de importação e recomeçar a importação para evitar erros.
• Na coluna Visualizar informações, você verá uma visualização das três primeiras linhas da sua planilha.
  • Se não forem detectados erros nas 100 primeiras linhas de uma coluna, haverá uma marca de verificação success na coluna Mapeado.
  • Se forem detectados determinados erros nas primeiras 100 linhas de uma coluna, será apresentado um exclamation ícone de alerta na coluna Mapeada. Passe o cursor sobre o ícone para ver o erro e clique em Corrigir erros de importação para saber como pode resolver o erro.

• Se uma coluna foi mapeada às propriedades de objeto ou atividade incorretas, clique no menu suspenso na coluna Importar como e selecione as Propriedades de [Objeto/Atividade] corretas.

• Se alguma coluna não for mapeada a uma propriedade existente, clique no menu suspenso na coluna Propriedade do HubSpot. No menu suspenso, você pode executar uma das seguintes ações:
  
  • Para mapear a coluna para uma propriedade existente, pesquise e selecione uma propriedade existente. Você pode passar o mouse sobre uma propriedade para ver os seus detalhes e garantir que está mapeando à propriedade correta antes de selecionar.
  • Para configurar uma nova propriedade personalizada (somente objetos), clique em Criar uma nova propriedade e configure sua nova propriedade no painel direito. Os dados na coluna serão mapeados a esta nova propriedade personalizada.

• Para ignorar a importação de dados de uma linha individual, clique no menu suspenso na coluna Importar como e selecione Não importar coluna. Para pular a importação de dados de todas as colunas não mapeadas, marque a caixa de seleção Não importar dados em colunas não mapeadas no canto inferior direito.

• Se estiver a actualizar registos existentes ou pretender evitar duplicados ao associar registos, certifique-se de que mapeou o identificador único correcto (por exemplo, ID de registo, e-mail, nome de domínio da empresa ou propriedades de valor único personalizadas):
  
  • ID do registro: clique no menu suspenso na coluna Importar como e selecione ID do registro ou, se estiver importando vários objetos, selecione ID do registro - [Objetos] para o objeto apropriado. Se uma linha no arquivo não contiver um valor para o ID do registro, um novo registro será criado.

• • E-mail (somente contatos) ou Nome de domínio da empresa (somente empresas): mapeie a coluna à propriedade correspondente na coluna Propriedade do HubSpot.
  • Propriedade personalizada que requer valores exclusivos (apenas empresas, negócios, tíquetes e objetos personalizados): se você criou uma propriedade que requer valores exclusivos, mapeie a coluna para essa propriedade na coluna de propriedade do HubSpot. Ao importar várias propriedades de valor único, selecione a propriedade que deseja usar como identificador na página Detalhes antes de concluir a importação.

• Ao atualizar registros, marque as caixas de seleção na coluna Gerenciar valores existentes para evitar que a importação substitua os valores de propriedade existentes nos registros. Quando isso é marcado para uma propriedade, a importação não atualizará a propriedade para registros que já incluem um valor, mas atualizará a propriedade para novos registros ou registros existentes sem um valor atual para a propriedade.
  • Para evitar que a importação substitua os valores existentes em propriedades individuais, marque a caixa de seleção Não substituirna linha da propriedade.
  • Para evitar que a importação substitua os valores existente em todas as propriedades incluídas na importação, marque a caixa de seleção na parte superior da tabela.

• Se estiver importando e associando vários objetos, para importar rótulos de associação (somente Professional e Enterprise):

• • Clicar no menu suspenso na coluna Importar como e selecione Rótulo de associação. A importação de um novo rótulo de associação não substituirá um rótulo de associação existente. O rótulo importado será acrescentado ao registro como um rótulo de associação adicional. Saiba como remover manualmente um rótulo de associação de um registro.
  • Ao importar dois objetos, a coluna Propriedade do HubSpot preencherá automaticamente a relação dos objetos que estão sendo importados (por exemplo, Contato e Empresa). Ao importar mais de dois objetos, selecione os dois objetos cuja relação os rótulos de associação descrevem.

• Assim que todas as colunas forem mapeadas ou definidas como Não importar coluna, clique em Próximo. Se você importou dois arquivos, mapeie as propriedades do segundo objeto ou atividade e clique em Próximo.
• Insira os detalhes da importação:
  
  • Insira um Nome de importação.
  • Se os seus arquivos incluem várias propriedades de valor único (somente para negócios, tickets, objetos personalizados), clique no menu suspenso Propriedade a usar para encontrar [objetos] existentes e selecione a propriedade que deseja usar para atualizar ou desduplicar registros.
  • Se você estiver importando contatos:
    
    • Para criar automaticamente uma lista quando os contatos forem importados, marque a caixa de seleção Criar uma lista de contatos a partir desta importação. Mesmo que tenha importado apenas para adicionar contatos existentes a uma lista (ou seja, um arquivo com valores de E-mail ou ID do registo, mas sem novos valores de propriedade), os registros ainda serão incluídos como registros atualizados na tabela de histórico de importação e no resumo individual da importação.
    • Para concordar que os contatos que esperam ouvir de você e que seu arquivo de importação não inclui uma lista adquirida, marque a caixa de seleção. Saiba mais sobre a política de uso aceitável da HubSpot.
    • Se você ativou a função Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) em sua conta, clique no menu suspenso Definir a base jurídica para processar os dados de um contato e selecione uma base jurídica de processamento.

• • Se você estiver importando um arquivo com uma propriedade de data, clique no menu suspenso Formato de data e confirme como os valores de data são formatados em sua planilha.
  • Se você estiver importando um arquivo com uma propriedade de número, clique no menu suspenso Formato de número e confirme o formato de número do país que deve ser usado nos dados.
• Depois de definir as opções de importação, clique em Concluir importação

Uma vez importados, é possível visualizar os registros novos e atualizados na página de índice de cada objeto, novas tarefas na página de índice de tarefas ou novas atividades nos registos. Se sua importação contiver erros, saiba como resolver os erros de importação. Você também pode visualizar, analisar e concluir ações com as suas importações anteriores, incluindo a criação de uma lista, visualização ou eliminação de registos importados.