Configurar os arquivos de importação

Se o HubSpot for seu primeiro CRM, ou você estiver mudando de outro sistema, a importação ajudará a criar registros e atualizar seu banco de dados. Arquivos de importação são planilhas de dados usadas para organizar os relacionamentos e processos da sua empresa. Antes de começar a importar, revise os termos e requisitos relevantes da HubSpot para seus arquivos de importação.

Observação: os engajamentos (e-mails, chamadas, tarefas ou reuniões) associados aos seus registros não podem ser importados por meio de um arquivo no HubSpot. Saiba mais sobre como adicionar engajamentos usando a API.

Glossário

• Objeto do CRM: um tipo de relacionamento ou processo da sua empresa, como contatos, empresas, negócios e tíquetes. Na importação, um objeto é o tipo de conjunto de dados que você está importando para o HubSpot.

• Registro: uma instância individual de um objeto (por exemplo, "Tom Smith" é um registro do contato). Em um arquivo de importação de objeto único, cada linha do seu arquivo representa um registro de objeto. Se você estiver importando vários objetos em um arquivo, cada linha representará registros associados entre si.

• Propriedade: um campo criado para armazenar informações sobre seus registros. Em uma importação, as propriedades corresponderão com os cabeçalhos de coluna do arquivo.

  
  Exemplo de arquivo

Neste exemplo, o objeto que está sendo importado é contatos. Cada linha representa um registro do contato e cada coluna de informações representa uma propriedade do contato (Nome, Sobrenome, Endereço de e-mail).

• Identificador exclusivo: um valor de propriedade que o HubSpot usa para reconhecer cada registro como único. Em uma importação, você precisa de um identificador exclusivo para associar dois registros diferentes (por exemplo, importar "Tom Smith" e associá-lo à empresa dele, "Smith Inc.") ou para evitar a criação de registros duplicados (por exemplo, dois registros para "Tom Smith"). Os identificadores exclusivos usados ao importar para o HubSpot são:
  • E-mail: o endereço de e-mail de um contato. Isso é necessário ao importar contatos para evitar duplicações ou para associar contatos a um outro objeto. Se você não tiver os endereços de e-mail do contato, use a ID do contato para atualizar e associar os registros de contatos existentes.

• Nome do domínio da empresa: o domínio do site de uma empresa (como exemplo.com). Isso é necessário ao importar empresas para evitar duplicações ou para associar empresas a um outro objeto. Se você não tiver nomes de domínio da empresa, use a ID da empresa para atualizar e associar registros de empresa existentes.
• ID de [Objeto]: um valor de propriedade único dado a cada registro pelo HubSpot. Se você exportar registros existentes do HubSpot, cada registro terá uma ID de [Objeto]: Esta é uma coluna obrigatória ao importar e associar negócios ou tíquetes existentes a outro tipo de objeto, mas também pode ser usada como o identificador exclusivo para contatos e empresas se você não tiver e-mails ou nomes de domínio da empresa.
• Rótulo de associação (somente para Professional e Enterprise): um valor que especifica a relação entre os registos. Depois de criar os rótulos de associação, você pode importá-los com os seus registros.

• Mapear colunas: uma etapa no processo de importação, quando você será solicitado a corresponder os cabeçalhos de coluna do arquivo às propriedades do HubSpot.

Por exemplo, você quer importar e associar contatos e empresas em um arquivo. Os objetos que estão sendo importados e associados são contatos e empresas. Cada linha representa um registro do contato e seu registro de empresa associado. Cada cabeçalho de coluna representa as propriedades que serão mapeadas durante a importação. O arquivo mostrado abaixo inclui propriedades de contato (Nome, Sobrenome, Endereço de e-mail, Número de telefone, Comida favorita) e propriedades da empresa (Nome, Nome do domínio da empresa). Há também um identificador exclusivo para cada objeto, que vinculará os dois registros exclusivos no HubSpot (Endereço de e-mail para contatos e Nome do domínio da empresa para empresas). Durante o processo de importação, você mapeará colunas para as propriedades do HubSpot (coluna Nome para a propriedade Nome do HubSpot).

Exemplo de arquivo

Colunas de mapeamento para propriedades

Requisitos de importação

Requisitos de arquivo

• Ser um arquivo .csv, .xlsx ou .xls.
• Ter apenas uma planilha.
• Conter menos de 1.048.576 linhas e 1.000 colunas.
• Ser inferior a 512 MB.
• Inclua uma linha de cabeçalho na qual cada cabeçalho de coluna corresponda a uma propriedade no HubSpot. Os cabeçalhos de colunas podem ser organizados em qualquer ordem sem afetar a importação. Você pode confirmar se uma propriedade padrão já existe para corresponder ao cabeçalho ou criar uma propriedade personalizada antes da importação. Saiba mais sobre as propriedades padrão do HubSpot para contatos, empresas, negócios e tíquetes.
• Ser codificado em UTF-8 se os caracteres de idiomas estrangeiros estiverem incluídos.
• Conter células em Formato numérico se você estiver importando propriedades de data e hora em um arquivo Excel.
• Contém apenas dados monetários formatados para USD usando decimais (por exemplo, 123,45). 

Requisitos de propriedade

• Dependendo dos objetos que você está importando, seu arquivo deve incluir as seguintes colunas:
  • Contatos: pelo menos um de Nome, Sobrenome ou E-mail (identificador exclusivo).
  • Empresas: pelo menos um de Nome ou Nome do domínio da empresa (identificador exclusivo).
  • Negócios: Nome do negócio, Pipeline e Fase do negócio.
  • Tíquetes: Nome do tíquete, Pipeline e Status do tíquete.
  • Produtos: Nome e Preço da unidade.
  • Observações: Data de atividade e Corpo da observação.
  • Itens de linha: Nome, Quantidade, Preço e o Nome ou a ID dos negócios associados. Se você também estiver associando o item de linha a um produto, inclua a ID do produto que você mapeará para hs_product_id durante a importação.
• Para atualizar os registros existentes e evitar duplicatas, seus arquivos devem incluir uma propriedade de identificador exclusivo para cada objeto. Para contatos, isso pode ser o E-mail. Para empresas, isso pode ser o Nome do domínio da empresa. Para todos os objetos, você pode exportar registros existentes e usar a ID de [Objeto] como um identificador exclusivo.
  • Ao importar a ID do [objeto] em um arquivo, você deve incluir o cabeçalho da coluna exatamente como aparece no arquivo de exportação (por exemplo, ID do contato, não ID DO CONTATO).
  • Você pode usar um e-mail secundário como identificador exclusivo para contatos existentes que têm um endereço de e-mail secundário listado no HubSpot. Se você usar um e-mail secundário e não incluir a coluna ID do contato no arquivo, o e-mail secundário não substituirá o e-mail principal. No entanto, se você incluir ambos, o e-mail secundário e a ID do contato, como colunas no seu arquivo, o e-mail secundário substituirá o e-mail principal. 

• Para propriedades que contenham um preço, você deve usar uma das moedas aceitas do HubSpot. A lista de moedas aceitas e seus códigos de moeda podem ser encontrados na guia Moeda das configurações padrão da conta.
• Para propriedades que contêm uma data, os valores de data devem ser formatados como uma das seguintes opções:
  • mm/dd/aaaa (por exemplo, 10/28/2020)
  • dd/mm/aaaa (por exemplo, 28/10/2020) ou
  • aaaa-mm-dd (por exemplo, 2020-10-28).

Observação: se você estiver importando uma propriedade de data padrão do HubSpot (por exemplo, Data de fechamento), os valores deverão ser formatados como um registro de data e hora UNIX em milissegundos. As células da propriedade data e hora devem estar no Formato numérico se você estiver importando um arquivo Excel. Saiba mais sobre como formatar valores de registro de data e hora e converter uma data para o formato UNIX.

• Para atribuir um proprietário aos contatos, empresas, negócios ou tíquetes durante a importação, inclua um cabeçalho de Proprietário do [objeto] e adicione o nome ou o endereço de e-mail do usuário a cada linha nessa coluna. Os usuários que atribuíram um registro por meio da importação não receberão uma notificação de atribuição de um novo objeto.
• Dependendo do tipo de campo da propriedade, há requisitos de formatação específicos:
  • Para tipos de propriedade de enumeração, se o valor interno de uma opção for diferente do rótulo, será preciso usar o valor interno no arquivo de importação.
  • Saiba mais sobre a importação para as propriedades de caixas de seleção.
• Ao importar produtos (somente para Professional e Enterprise):
  • Se quiser importar um valor de propriedade de Período, formate o valor na coluna Período como PXM, onde X é o número de meses (por exemplo, P6M, para um período de seis meses) ou PXY, onde X é o número de anos (por exemplo, P1Y, para um período de um ano).
  • Se quiser importar um valor de propriedade de Frequência de cobrança, use mensalmente, anualmente ou trimestralmente se o produto tiver um tipo de preço recorrente. Deixe a célula em branco se o produto tiver um preço único.

Requisitos de associação

• Para importar e associar vários objetos em um único arquivo, inclua informações sobre os registos associados na mesma linha. Em dois arquivos, use uma coluna comum para conectar os registos de cada arquivo. Você pode consultar os arquivos de exemplo para obter mais ajuda sobre a importação e associação de registos.
• Para associar um registo a vários registos de outro objeto, inclua o identificador exclusivo do registo em várias linhas para cada registo que deseja associar. Por exemplo, Luke Danes é gerente no Luke's Diner, mas um empreiteiro no The Dragonfly Inn. Para associá-lo às duas empresas, seria necessário incluir duas linhas para Luke Danes com as colunas E-mail (ou ID do contato) e o Nome do domínio da empresa (ou ID da empresa) para cada empresa.

Observação: se você não incluir identificadores exclusivos (por exemplo, E-mail, Nome do domínio da empresa, ID do [objeto]), a importação criará registros duplicados, em vez de associar cada um ao mesmo registro. Saiba mais sobre como importar e associar vários objetos.

• Para importar rótulos de associação (somente para Professional e Enterprise), inclua uma coluna de Rótulos de associação.  Você deve criar os rótulos de associação no HubSpot antes da importação.
  • Para definir vários rótulos para descrever a relação entre dois registos, você pode incluir vários valores de rótulos de associação em uma célula, separados por ponto e vírgula (por exemplo, Gerente; Contato de cobrança).
  • Se estiver importando rótulos de associação em uma importação de vários arquivos, será preciso incluir a coluna de Rótulo de associação e um identificador exclusivo para o objeto que está associando no mesmo arquivo.

Exemplos de arquivos de importação

Os arquivos a seguir incluem os cabeçalhos de coluna obrigatórios para cada tipo de objeto, bem como os possíveis cabeçalhos adicionais. Você pode adicionar seus próprios cabeçalhos de coluna para atualizar ou criar propriedades adicionais que são importantes para manter o banco de dados da HubSpot da sua organização.

Um objeto

• Planilha de amostra de contatos: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de empresas: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de negócios: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de tíquetes: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de produtos: XLSX ou CSV

Observação: os produtos só podem ser importados em uma importação de objeto único e não podem ser associados a outro objeto por meio de uma importação. Saiba como associar manualmente um produto a um negócio ou orçamento.

Vários objetos com associações

Você pode importar e associar objetos juntos em um arquivo ou em dois arquivos separados, onde cada arquivo representa um objeto.

Importar vários objetos em um arquivo

Para importar e associar vários objetos em um arquivo, inclua os registros que deseja associar dentro da mesma linha do arquivo. Esses arquivos de amostra representam casos de uso comum, mas você pode combiná-los e correspondê-los a objetos substituindo os cabeçalhos de coluna com as propriedades de outro objeto.

• Planilha de amostra de contatos e empresas: XLSX ou CSV
• Contatos e empresas com planilha de amostras de rótulos de associação: XLXS ou CSV
• Planilha de amostra de contatos e tíquetes: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de empresas e negócios: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de empresas e observações: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de empresas, negócios e observações: XLSX ou CSV

Importar vários objetos em dois arquivos

Ao importar e associar em dois arquivos, cada arquivo representará um objeto. Para identificar quais registros devem ser associados aos arquivos, inclua uma coluna comum em ambos. Um dos seus arquivos deve ter um valor exclusivo para cada linha nessa coluna. No outro arquivo, use esses valores para indicar a qual registro cada linha deve ser associada.

Por exemplo, um caso de uso comum é importar e associar contatos e empresas. Nos seguintes arquivos de amostra, Nome da empresa é a coluna comum:

• Planilha de amostra de empresas: XLSX ou CSV

• Planilha de amostra de contatos: XLSX ou CSV

No arquivo da empresa, há um valor exclusivo para cada linha na coluna Nome da empresa. Em cada linha do arquivo de contatos, os valores na coluna Nome da empresa correspondem à empresa com a qual o contato será associado. Você pode usar esses arquivos ao importar contatos e empresas, ou combinar e corresponder a outros objetos, desde que inclua uma coluna comum.

• Negócios e empresas com rótulos de associação em dois arquivos:nesses arquivos de amostra, o Nome da empresa é a chave exclusiva do objeto Empresa.
  • Planilha de amostra de negócios: XLSX ou CSV
  • Planilha de amostra de empresas: XLSX ou CSV

Quando seus arquivos estiverem prontos, saiba como importar um objeto ou importar e associar vários objetos ao HubSpot.