Configurar os arquivos de importação

Se o HubSpot for seu primeiro CRM, ou você estiver migrando de outro sistema, a importação ajudará a criar registros e atividades e a atualizar seu banco de dados. Arquivos de importação são planilhas de dados usadas para organizar os relacionamentos e processos da sua empresa. Antes de começar a importar, revise os termos e requisitos relevantes da HubSpot para seus arquivos de importação.

Glossário

• Objeto do CRM: um tipo de relacionamento ou processo da sua empresa, como contatos, empresas, negócios e tickets. Ao importar, um objecto é o tipo de conjunto de dados que está a importar para o HubSpot.

• Registro: uma instância individual de um objeto (por exemplo, "Tom Smith" é um registro do contato). Em um arquivo de importação de objeto único, cada linha do seu arquivo representa um registro de objeto. Se você estiver importando vários objetos em um arquivo, cada linha representará registros associados entre si.

• Atividade: um compromisso que pode ser associado a registros, como um e-mail enviado a um contato, ou uma observação registrada em um registro de ticket. As atividades incluem chamadas, e-mails, reuniões, observações e tarefas. Você pode criar novas atividades por meio de uma importação, mas não pode atualizar as atividades existentes. As chamadas e tarefas podem ser importadas isoladamente, mas os e-mails, reuniões e observações devem ser importados e associados a um objeto do CRM.

• Propriedade: um campo criado para armazenar informações sobre seus registros e atividades. Em uma importação, as propriedades corresponderão com os cabeçalhos de coluna do arquivo.

  Exemplo de arquivo

Neste exemplo, o objeto que está sendo importado é contatos. Cada linha representa um registro do contato e cada coluna de informações representa uma propriedade do contato (Nome, Sobrenome, Endereço de e-mail).

• Identificador exclusivo: um valor de propriedade que o HubSpot usa para reconhecer cada registro como único. Em uma importação, você precisa de um identificador exclusivo para evitar a criação de registros duplicados (por exemplo, dois registros para "Tom Smith") e para associar registros diferentes (por exemplo, importar "Tom Smith" e associá-lo à empresa dele, "Smith Inc."). Os identificadores exclusivos disponíveis para utilização ao importar são:
  • E-mail: o endereço de e-mail de um contato. Isso é necessário ao importar contatos para evitar duplicações ou para associar contatos a um outro objeto. Se você não tiver os endereços de e-mail do contato, use a ID do registro para atualizar e associar os registros de contato existentes.

• Nome do domínio da empresa: o domínio do site de uma empresa (como exemplo.com). Isso é necessário ao importar empresas para evitar duplicações ou para associar empresas a um outro objeto. Se você não tiver nomes de domínio da empresa, use a ID do registro para atualizar e associar registros de empresa existentes.
• ID do registo: um valor de propriedade único atribuído a cada registo pelo HubSpot. Se você exportar registros existentes do HubSpot, cada um deles terá uma ID de registro. Esta é uma coluna obrigatória ao importar e associar negócios, tickets ou objetos personalizados existentes a outro tipo de objeto, mas também pode ser usada como o identificador exclusivo para contatos e empresas se você não tiver e-mails ou nomes de domínio da empresa.
• Propriedade personalizada que requer valores únicos (apenas empresas, negócios, bilhetes e objectos personalizados): se criou uma propriedade que requer valores únicos, pode utilizar a propriedade como um identificador único nos seus ficheiros de importação.
• Rótulo de associação (somente para Professional e Enterprise): um valor que especifica a relação entre os registros. Depois de criar os rótulos de associação, você pode importá-los com os seus registros.

• Mapear colunas: uma etapa no processo de importação, quando você será solicitado a corresponder os cabeçalhos de coluna do arquivo às propriedades do HubSpot.

Por exemplo, você quer importar e associar contatos e empresas em um arquivo. Os objetos que estão sendo importados e associados são contatos e empresas. Cada linha representa um registro do contato e seu registro de empresa associado. Cada cabeçalho de coluna representa as propriedades que serão mapeadas durante a importação. O arquivo mostrado abaixo inclui propriedades de contato (Nome, Sobrenome, Endereço de e-mail, Número de telefone, Comida favorita) e propriedades de empresa (Nome, Nome do domínio da empresa). Há também um identificador exclusivo para cada objeto, que vinculará os dois registros exclusivos no HubSpot (Endereço de e-mail para contatos e Nome do domínio da empresa para empresas). Durante o processo de importação, você mapeará colunas para as propriedades do HubSpot (coluna Nome para a propriedade Nome do HubSpot).

Exemplo de arquivo

Colunas de mapeamento para propriedades

Requisitos de arquivo e limites técnicos

• Ser um arquivo .csv, .xlsx ou .xls.
• Ter apenas uma planilha.
• Inclua uma linha de cabeçalho na qual cada cabeçalho de coluna corresponda a uma propriedade no HubSpot. Os cabeçalhos de colunas podem ser organizados em qualquer ordem sem afetar a importação. Você pode confirmar se uma propriedade padrão já existe para corresponder ao cabeçalho ou criar uma propriedade personalizada antes da importação. Saiba mais sobre os requisitos de propriedade.
• Conter menos de 1000 colunas.
• Ser codificado em UTF-8 se os caracteres de idiomas estrangeiros estiverem incluídos.
• Conter células em Formato numérico se você estiver importando propriedades de data e hora em um arquivo Excel.
• Contém apenas dados monetários formatados para USD usando decimais (por exemplo, 123,45). 

Existem limites técnicos adicionais para a ferramenta de importação, dependendo da sua assinatura do HubSpot. Estes limites incluem o tamanho e os limites de linha de um arquivo de importação, bem como quantos arquivos e linhas podem ser importados por dia.

• Com as ferramentas gratuitas do HubSpot, você pode:
  • Importar arquivos de até 20 MB.
  • Realizar até 50 importações por dia.
  • Importar até 500.000 linhas por dia. A importação de um arquivo com mais de 500.000 linhas levará vários dias para ser concluída.
• Se sua conta tem uma assinatura Starter, Professional ou Enterprise, você pode:
  • Importar arquivos de até 512 MB.
  • Realizar até 500 importações por dia.
  • Importar até 10.000.000 linhas por dia, com um limite de 1.048.576 linhas por arquivo. Com a API de importações, você pode importar até 80.000.000 linhas por dia.

Esses limites se aplicam a um período de 24 horas e não são redefinidos em um horário específico do dia. Saiba mais sobre a assinatura do HubSpot e suas limitações. 

Requisitos de propriedade

Formatação de valores de propriedade

As seguintes regras de formatação são necessárias para importar corretamente os dados:

• Para as propriedades de contato Número de telefone e Número de telefone celular, para importar e formatar automaticamente o número de telefone com base no código do país, formate-os como +[código do país][número]. Se houver uma extensão, adicione ext[número]. Por exemplo, um número de telefone com um código de país dos Estados Unidos seria +11234567890 ramal 123.

• Para propriedades que contenham um preço, você deve usar uma das moedas aceitas do HubSpot. A lista de moedas aceites e os respectivos códigos de moeda podem ser consultados no separadorMoeda das predefinições da sua conta.
• A ferramenta de importação ignora células em branco em uma planilha. Por isso, ao importar novos dados de propriedade, deixe as células em branco para registros que não tenham um valor para a propriedade. Se um registro existente já tiver um valor para a propriedade no HubSpot, as células em branco não apagarão o valor existente. Para limpar valores de propriedade existentes em massa, você pode editar manualmente os valores ou utilizar a ação de fluxo de trabalho Limpar valor da propriedade.
• Para atribuir um proprietário a um registro ou atividade durante a importação:
  • Para objetos, inclua um cabeçalho Proprietário do [objeto]. Para atividades, inclua uma Atividade atribuída ao cabeçalho.
  • Adicione o nome ou endereço de e-mail do usuário a cada linha nessa coluna. Os usuários que atribuíram um registro por meio da importação não receberão uma notificação de atribuição de um novo registro ou atividade.
• Para propriedades que contenham uma data, para formatar um valor para esta propriedade:
  
  • Os formatos de data válidos incluem mm/dd/aaaa (10/28/2020), dd/mm/aaaa (28/10/2020) ou aaaa-mm-dd (2020-10-28).
  • Para propriedades de data/hora, inclua uma hora adicionando o carimbo de hora como hh:mm (28/10/2020 14:30). Por padrão, a ferramenta de importação utiliza o formato de 24 horas. Para especificar um formato de 12 horas, adicione AM ou PM ao carimbo de hora (10/28/2020 02:30 PM). Se não incluir um carimbo de data/hora, a hora será definida por padrão como meia-noite.

Observação: se você estiver importando uma propriedade de data padrão do HubSpot (por exemplo, Data de fechamento), os valores deverão ser formatados como um registro de data e hora UNIX em milissegundos. As células da propriedade data e hora devem estar no Formato numérico se você estiver importando um arquivo Excel. Saiba mais sobre como formatar valores de registro de data e hora e converter uma data para o formato UNIX.

• Dependendo do tipo de campo de propriedade, existem outros requisitos de formatação específicos:
  • Para propriedades personalizadas de número, texto ou selector de data, se tiver definido regras de validação, os valores importados têm de seguir as regras ou não serão importados.

• • Para os tipos de propriedades de enumeração, os valores no ficheiro de importação têm de corresponder à etiqueta ou ao valor interno das opções definidas da propriedade . Para as propriedades de enumeração padrão do HubSpot (por exemplo, Fase do ciclo de vida, Setor), os valores devem corresponder ao valor interno ou ao rótulo em inglês.
  • Saiba mais sobre a importação para as propriedades de caixas de seleção.

• Ao importar produtos( apenas Professional e Enterprise ):
  • Se quiser importar um valor de propriedade de Período, formate o valor na coluna Período como PXM, onde X é o número de meses (por exemplo, P6M, para um período de seis meses) ou PXY, onde X é o número de anos (por exemplo, P1Y, para um período de um ano).
  • Se quiser importar um valor de propriedade de Frequência de cobrança, use mensalmente, anualmente ou trimestralmente se o produto tiver um tipo de preço recorrente. Deixe a célula em branco se o produto tiver um preço único.

Propriedades obrigatórias

Dependendo dos objetos ou atividades que você está importando, serão necessárias as seguintes propriedades, que deverão ser incluídas como cabeçalhos das colunas nos arquivos:

• Contatos: pelo menos um Nome, Sobrenome, E-mail ou, para contatos existentes, o ID de registro.
• Empresas: pelo menos uma Nome, Nome de domínio da empresa ou, para empresas existentes, o ID de registro.
• Negócios: ao criar novos negócios, o Nome, Pipeline e Fase do negócio. Para negócios existentes, o ID de registro.
• Tickets: ao criar novos tickets, nome do ticket, Pipeline e Status do ticket. Para tickets existentes, o ID de registro.
• Produtos: Preço unitário e Nome, ou para produtos existentes, a ID de registro.

• Itens de linha: Nome, Quantidade, Preço e o ID do registro do negócio associado ou o nome do negócio. Inclua o ID do produto se também estiver associando o item de linha a um produto, que será mapeado como uma propriedade do item de linha durante a importação.

Observação: você pode importar para criar novos itens de linha, mas não para atualizar os itens de linha existentes. Ao importar itens de linha com negócios, a importação nãoatualizará o valor do negócio. Para atualizar ositens de linha existentes ou atualizar o valor do negócio associado, você pode editar manualmente os itens de linha ou associar os itens de linha a um negócio no HubSpot.

• Chamadas: Observações de chamada (um campo de texto que descreve ou fornece contexto sobre a chamada).
• E-mails: corpo do e-mail (o corpo do texto do e-mail) e a direção do e-mail (entrada ou saída).
• Reuniões: Descrição da reunião (um campo de texto para descrever a reunião), hora de início da reunião e hora de término da reunião. Os valores de hora de início e término devem ser formatados como propriedades de data/hora.
• Observações: Corpo da observação (o corpo de texto da observação).
• Tarefas: Título da tarefa o nome da tarefa e a Data de vencimento. A data de vencimento deve ser formatada como uma propriedade de data e hora.

Ppropriedades adicionais

Não são necessárias propriedades adicionais, mas elas também podem ser importadas no HubSpot para adicionar ou atualizar dados em massa. Você pode importar as seguintes propriedades adicionais:

• As propriedades padrão de contato, empresa, negócio e ticket do HubSpot, excluindo determinadas propriedades definidas automaticamente que não podem ser editadas. Saiba mais sobre as propriedades predefinidas de contacto, empresa, negócio e bilhete.
• Todas as propriedades personalizadas que você criou para contatos, empresas, negócios, tickets ou objetos personalizados.
• Para todas as atividades, você pode importar o seguinte:
  • Atividade atribuída a: o proprietário da atividade. O valor para esta propriedade deve ser o nome do utilizador no HubSpot ou o endereço de e-mail do utilizador.
  • Data da atividade: a data e a hora em que a atividade ocorreu. Deve ser formatado como uma propriedade de data e hora. Se você importar novas atividades e não incluir esta propriedade, os valores de Data da atividade serão definidos automaticamente para a data e hora em que as atividades foram criadas.
• Propriedades da chamada:
  
  • Direção da chamada: a direção da chamada, seja de entrada ou de saída.
  • Resultado da chamada: o resultado da chamada. As opções são definidas nas definições de resultados da chamada e da reunião.
  • Fonte da chamada: a fonte da chamada. As opções incluem VoIP, Zoom ou plataforma de integrações.
  • Status da chamada: o status ou o resultado da chamada. As opções incluem Ocupado, Cancelado, Concluído, Conectado, Falhou, Em andamento, Perdido, Sem resposta, Em fila ou Chamando.

• • Título da chamada: o nome da chamada.
  • Tipo de chamada: o tipo de chamada. As opções são definidas nas definições do tipo de chamada e de reunião.

• • URL de gravação: uma URL para acessar a gravação da chamada.
  • Transcrição disponível: indica se a chamada tem uma transcrição, seja VERDADEIRA ou FALSA.
• Propriedades de e-mail:
  
  • Assunto do e-mail: a linha de assunto do e-mail.
  • Status de envio de e-mail: o status do e-mail. As opções incluem Rejeitado, Falhou, Agendado, Enviando ou Enviado.

• Propriedades da reunião:

• • Observações de reunião interna: um campo de texto para adicionar observações sobre a reunião.
  • Tipo de local: o tipo de local onde a reunião foi realizada. As opções incluem Chamada telefônica, Endereço ou Videoconferência.
  • Local da reunião: o nome do local da reunião.
  • Nome da reunião: um nome para a reunião.

• • Resultado da reunião: o resultado da reunião. As opções são definidas nas definições de resultados da chamada e da reunião.
  • Tipo de reunião: o tipo de reunião. As opções são definidas nas definições do tipo de chamada e de reunião.
• Propriedades da tarefa:
  
  • Observações: um campo de texto para adicionar observações sobre a tarefa.
  • Prioridade: a prioridade atribuída à tarefa. As opções incluem Baixa, Média ou Alta.
  • Tipo de tarefa: o tipo de tarefa. As opções incluem Chamada, E-mail ou Tarefa. Se você não se definir um tipo durante a importação, a tarefa será definida como Tarefa por padrão. 
  • Status da tarefa: o status da tarefa. As opções incluem Concluído, Diferido, Em andamento, Não iniciado ou Aguardando.

Requisitos de associação e desduplicação

• Para importar e associar vários objetos em um único arquivo, inclua informações sobre os registros e/ou atividades associadas na mesma linha. Em dois arquivos, use uma coluna comum para conectar os registros de cada arquivo. Você pode consultar os arquivos de exemplo para obter mais ajuda sobre a importação e associação de registros.
• Para atualizar os registros existentes, associar registros e evitar duplicatas, seus arquivos devem incluir uma propriedade de identificador exclusivo para cada objeto. Para todos os objetos, você pode exportar registros existentes e usar a ID do registro como um identificador exclusivo. Para contatos, você também pode utilizar E-mail. Para empresas, você também pode utilizar o nome de domínio da Empresa.
  • Se você importar vários objetos e incluir IDs de registro, recomenda-se diferenciar os cabeçalhos das colunas do arquivo de modo a corresponder o ID com o objeto correto (por exemplo, uma coluna chamada ID de registro - Contatos e outra chamada ID de registro - Empresas).
  • Você pode usar um e-mail secundário como identificador exclusivo para contatos existentes que têm um endereço de e-mail secundário listado no HubSpot. Se você usar um e-mail secundário e não incluir a coluna ID do registro no arquivo, o e-mail secundário não substituirá o e-mail principal. No entanto, se você incluir o e-mail secundário e o ID do registro como colunas no arquivo, o e-mail secundário substituirá o principal durante a importação.

• Para associar um registro a vários registros ou atividades de outro objeto, inclua o identificador exclusivo do registro em várias linhas para cada registro que deseja associar. Por exemplo, Luke Danes é gerente no Luke's Diner, mas um empreiteiro no The Dragonfly Inn. Para associá-lo às duas empresas, seria necessário incluir duas linhas para Luke Danes com as colunas E-mail (ou ID do registro) e o Nome do domínio da empresa (ou ID do registro) para cada empresa.

Observação: se você não incluir identificadores exclusivos (por exemplo, E-mail, Nome do domínio da empresa, ID do registro), a importação criará registros duplicados, em vez de associar cada um ao mesmo registro.

• Para importar rótulos de associação (somente para Professional e Enterprise), inclua uma coluna de Rótulos de associação. Você deve criar os rótulos de associação no HubSpot antes da importação.
  • Para definir vários rótulos para descrever a relação entre dois registros, você pode incluir vários valores de rótulos de associação em uma célula, separados por ponto e vírgula (por exemplo, Gerente; Contato de cobrança).
  • Se estiver a importar etiquetas de associação numa importação de vários ficheiros, tem de incluir a coluna Etiqueta de associação e um identificador único para o objecto que está a associar no mesmo ficheiro.
• Para criar associações de empresas matrizes através da importação, inclua uma coluna Empresa matriz no seu arquivo de importação com os valores de ID de registro das empresas matrizes. Saiba mais sobre como importar empresas afiliadas.

Exemplos de arquivos de importação

Os arquivos a seguir incluem os cabeçalhos de coluna obrigatórios para cada tipo de objeto ou atividade, bem como os possíveis cabeçalhos adicionais. Você pode adicionar seus próprios cabeçalhos de coluna para atualizar ou criar propriedades adicionais que são importantes para manter o banco de dados da HubSpot da sua organização.

Um objeto ou atividade

• Planilha de amostra de contatos: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de empresas: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de negócios: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de tickets: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de produtos: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de tarefas:: XLSX
• Planilha de amostra de chamadas:: XLSX

Quando o seu ficheiro estiver pronto, saiba como importar um objecto ou actividade para o HubSpot.

Observação: os produtos somente podem ser importados em um único objeto de importação. Pode associar um produto existente a um item de linha ou associar manualmente um produto a um negócio ou orçamento.

Vários objetos com associações

É possível importar e associar vários objectos, ou objectos e actividades, num único ficheiro ou em dois ficheiros separados, em que cada ficheiro representa um objecto/actividade.

Importar vários objetos em um arquivo

Para importar e associar vários objetos/atividades em um arquivo, inclua os registros/atividades que deseja associar dentro da mesma linha do arquivo. Esses arquivos de amostra representam casos de uso comum, mas você pode combiná-los e correspondê-los a objetos ou atividades substituindo os cabeçalhos de coluna.

• Planilha de amostra de contatos e empresas: XLSX ou CSV.
• Planilha de amostra de contatos e empresas com rótulos de associação: XLXS ou CSV
• Planilha de amostra de tickets e contatos: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de negócios e empresas: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de empresas e observações: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de empresas, negócios e observações: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de negócios e novos itens de linha (com produtos associados) : XLSX ou CSV. Ao importar em um único arquivo, somente é possível importar um item de linha por negócio.
• Planilha de amostra de contatos e chamadas: CSV
• Planilha de amostra de tickets e observações: CSV
• Planilha de amostra de tarefas e negócios existentes: CSV
• Planilha de amostra de e-mails e contatos existentes: CSV

Quando seus arquivos estiverem prontos, saiba como importar um objeto ou importar e associar vários objetos ao HubSpot.

Importar vários objetos em dois arquivos

Ao importar e associar em dois arquivos, cada arquivo representará um objeto ou atividade. Você somente pode importar dois objetos ou um objeto e uma atividade em uma importação de dois arquivos. Para importar mais de dois objetos/atividades, você pode importar em um único arquivo.

Para identificar quais registros devem ser associados aos arquivos, inclua uma coluna comum em ambos. Um dos seus arquivos deve ter um valor exclusivo para cada linha nessa coluna. No outro arquivo, use esses valores para indicar a qual registro cada linha deve ser associada. Por exemplo, um caso de uso comum é importar e associar contatos e empresas. Nos seguintes arquivos de amostra, Nome da empresa é a coluna comum:

• Planilha de amostra de empresas: XLSX ou CSV.

• Planilha de amostra de contatos: XLSX ou CSV.

No arquivo da empresa, há um valor exclusivo para cada linha na coluna Nome da empresa. Em cada linha do arquivo de contatos, os valores na coluna Nome da empresa correspondem à empresa com a qual o contato será associado. Você pode usar esses arquivos ao importar contatos e empresas, ou combinar e corresponder a outros objetos, desde que inclua uma coluna comum.

Exemplos adicionais incluem:

• Negócios e empresas com rótulos de associação em dois arquivos:nesses arquivos de amostra, o Nome da empresa é a chave exclusiva do objeto Empresa.
  • Planilha de amostra de negócios: XLSX ou CSV.
  • Planilha de amostra de empresas: XLSX ou CSV.
• Negócios e novos itens de linha em dois arquivos: nestes arquivos de amostra, o Nome do negócio é a chave exclusiva do objeto de Negócio. Ao importar em dois arquivos, você pode importar vários itens de linha por negócio.
  • Planilha de amostra de negócios: XLSX ou CSV.
  • Planilha de amostra de itens de linha (com produtos associados): XLSX ou CSV.
• Chamadas e contatos em dois arquivos: nestes arquivos, o e-mail é a coluna comum e a chave exclusiva dos contatos.
  • Chama a planilha de amostra: CSV.
  • Planilha de amostra de contatos: CSV.

Quando seus arquivos estiverem prontos, saiba como importar e associar vários objetos ou atividades ao HubSpot.