Configurar os arquivos de importação

Se o HubSpot for seu primeiro CRM, ou você estiver mudando de outro sistema, a importação ajudará a criar registros e atualizar seu banco de dados. Arquivos de importação são planilhas de dados usadas para organizar os relacionamentos e processos da sua empresa. Antes de começar a importar, revise os termos e requisitos relevantes da HubSpot para seus arquivos de importação.

Glossário

• Objeto do CRM: um tipo de relacionamento ou processo da sua empresa, como contatos, empresas, negócios e tíquetes. Na importação, um objeto é o tipo de conjunto de dados que você está importando para o HubSpot.

• Registro: uma instância individual de um objeto (por exemplo, "Tom Smith" é um registro do contato). Em um arquivo de importação de objeto único, cada linha do seu arquivo representa um registro de objeto. Se você estiver importando vários objetos em um arquivo, cada linha representará registros associados entre si.

• Propriedade: um campo criado para armazenar informações sobre seus registros. Em uma importação, as propriedades corresponderão com os cabeçalhos de coluna do arquivo.

  
  Exemplo de arquivo

Neste exemplo, o objeto que está sendo importado é contatos. Cada linha representa um registro do contato e cada coluna de informações representa uma propriedade do contato (Nome, Sobrenome, Endereço de e-mail).

• Identificador exclusivo: um valor de propriedade que o HubSpot usa para reconhecer cada registro como único. Em uma importação, você precisa de um identificador exclusivo para associar dois registros diferentes (por exemplo, importar "Tom Smith" e associá-lo à empresa dele, "Smith Inc.") ou para evitar a criação de registros duplicados (por exemplo, dois registros para "Tom Smith"). Os identificadores exclusivos usados ao importar para o HubSpot são:
  • E-mail: o endereço de e-mail de um contato. Isso é necessário ao importar e associar contatos a outro objeto por meio de uma importação. Se você não tiver os endereços de e-mail do contato, use a ID do contato para atualizar e associar os registros de contatos existentes.

• Nome do domínio da empresa: o domínio do site de uma empresa (como exemplo.com). Isso é necessário ao associar empresas a outro objeto por meio de uma importação. Se você não tiver nomes de domínio da empresa, use a ID da empresa para atualizar e associar registros de empresa existentes.
• ID de [Objeto]: um valor de propriedade único dado a cada registro pelo HubSpot. Se você exportar registros existentes do HubSpot, cada registro terá uma ID de [Objeto]: Esta é uma coluna obrigatória ao importar e associar negócios ou tíquetes existentes a outro tipo de objeto, mas também pode ser usada como o identificador exclusivo para contatos e empresas se você não tiver e-mails ou nomes de domínio da empresa.

• Mapear colunas: uma etapa no processo de importação, quando você será solicitado a corresponder os cabeçalhos de coluna do arquivo às propriedades do HubSpot.

Por exemplo, você quer importar e associar contatos e empresas em um arquivo. Os objetos que estão sendo importados e associados são contatos e empresas. Cada linha representa um registro do contato e seu registro de empresa associado. Cada cabeçalho de coluna representa as propriedades que serão mapeadas durante a importação. O arquivo mostrado abaixo inclui propriedades de contato (Nome, Sobrenome, Endereço de e-mail, Número de telefone, Comida favorita) e propriedades da empresa (Nome, Nome do domínio da empresa). Há também um identificador exclusivo para cada objeto, que vinculará os dois registros exclusivos no HubSpot (Endereço de e-mail para contatos e Nome do domínio da empresa para empresas). Durante o processo de importação, você mapeará colunas para as propriedades do HubSpot (coluna Nome para a propriedade Nome do HubSpot).

Exemplo de arquivo

Colunas de mapeamento para propriedades

Requisitos de importação

Requisitos de arquivo

• Ser um arquivo .csv, .xlsx ou .xls.
• Ter apenas uma planilha.
• Conter menos de 250.000 linhas e 1.000 colunas.
• Ser inferior a 150 MB.
• Inclua uma linha de cabeçalho na qual cada cabeçalho de coluna corresponda a uma propriedade no HubSpot. Você pode confirmar se uma propriedade padrão já existe para corresponder ao cabeçalho ou criar uma propriedade personalizada antes da importação. Saiba mais sobre as propriedades padrão do HubSpot para contatos, empresas, negócios e tíquetes.
• Ser codificado em UTF-8 se os caracteres de idiomas estrangeiros estiverem incluídos.

Requisitos de propriedade

• Dependendo dos objetos que você está importando, seu arquivo deve incluir as seguintes colunas:
  • Contatos: Nome, Sobrenome ou E-mail (identificador exclusivo)

• • Empresas: Nome do Nome do domínio da empresa (identificador exclusivo).
  • Negócios: Nome do negócio, Pipeline e Fase do negócio.
  • Tíquetes: Nome do tíquete, Pipeline e Status do tíquete.
  • Produtos: Nome e Preço da unidade.
  • Observações: Data de atividade e Corpo da observação.
• Para propriedades que contêm uma data, os valores de data devem ser formatados como uma das seguintes opções:
  • mm/dd/aaaa (por exemplo, 10/28/2020)
  • dd/mm/aaaa (por exemplo, 28/10/2020) ou
  • aaaa/mm/dd (por exemplo, 2020/10/28).
• Para atribuir um proprietário aos contatos, empresas, negócios ou tíquetes durante a importação, inclua um cabeçalho Proprietário do [objeto] e adicione o endereço de e-mail do usuário a cada linha nessa coluna. Os usuários que tiveram a atribuição de um registro por meio de importação não receberão uma notificação quando um novo registro for atribuído a eles.

• Para atualizar os registros existentes e evitar duplicatas, seus arquivos devem incluir uma propriedade de identificador exclusivo para cada objeto. Para contatos e empresas, isso pode ser um E-mail e um Nome do domínio da empresa. Para todos os objetos, você pode exportar registros existentes e usar a ID de [Objeto] como um identificador exclusivo. Ao importar a ID do [objeto] em um arquivo, você deve incluir o cabeçalho da coluna exatamente como aparece no arquivo de exportação (por exemplo, ID do contato, não ID DO CONTATO).

Observação: você pode usar um e-mail secundário como identificador exclusivo para contatos existentes que têm um endereço de e-mail secundário listado no HubSpot. Se você usar um e-mail secundário e não incluir a coluna ID do contato no arquivo, o e-mail secundário não substituirá o e-mail principal. No entanto, se você incluir ambos, o e-mail secundário e a ID do contato, como colunas no seu arquivo, o e-mail secundário substituirá o e-mail principal. 

• Dependendo do tipo de campo da propriedade, há requisitos de formatação específicos. Saiba mais sobre os tipos de campo de propriedade e como importar para propriedades de caixa de seleção.
• Ao importar produtos (somente para Professional e Enterprise):
  • Se quiser importar um valor de propriedade de Período, formate o valor na coluna Período como PXM, onde X é o número de meses (por exemplo, P6M, para um período de seis meses) ou PXY, onde X é o número de anos (por exemplo, P1Y, para um período de um ano).
  • Se quiser importar um valor de propriedade de Frequência de cobrança, use mensalmente, anualmente ou trimestralmente se o produto tiver um tipo de preço recorrente. Deixe a célula em branco se o produto tiver um preço único.

Exemplos de arquivos de importação

Os arquivos a seguir incluem os cabeçalhos de coluna obrigatórios para cada tipo de objeto, bem como os possíveis cabeçalhos adicionais. Você pode adicionar seus próprios cabeçalhos de coluna para atualizar ou criar propriedades adicionais que são importantes para manter o banco de dados da HubSpot da sua organização.

Um objeto

• Planilha de amostra de contatos: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de empresas: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de negócios: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de tíquetes: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de produtos: XLSX ou CSV

Observação: os produtos só podem ser importados em uma importação de objeto único e não podem ser associados a outro objeto por meio de uma importação. Saiba como associar manualmente um produto a um negócio ou orçamento.

Vários objetos com associações

Você pode importar e associar objetos juntos em um arquivo ou em dois arquivos separados, onde cada arquivo representa um objeto.

Importar vários objetos em um arquivo

Para importar e associar vários objetos em um arquivo, inclua os registros que deseja associar dentro da mesma linha do arquivo. Esses arquivos de amostra representam casos de uso comum, mas você pode combiná-los e correspondê-los a objetos substituindo os cabeçalhos de coluna com as propriedades de outro objeto.

• Planilha de amostra de contatos e empresas: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de contatos e tíquetes: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de empresas e negócios: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de empresas e observações: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de empresas, negócios e observações: XLSX ou CSV

Importar vários objetos em dois arquivos

Ao importar e associar em dois arquivos, cada arquivo representará um objeto. Para identificar quais registros devem ser associados aos arquivos, inclua uma coluna comum em ambos. Um dos seus arquivos deve ter um valor exclusivo para cada linha nessa coluna. No outro arquivo, use esses valores para indicar a qual registro cada linha deve ser associada.

Por exemplo, um caso de uso comum é importar e associar contatos e empresas. Nos seguintes arquivos de amostra, Nome da empresa é a coluna comum:

• Planilha de amostra de empresas: XLSX ou CSV

• Planilha de amostra de contatos: XLSX ou CSV

No arquivo da empresa, há um valor exclusivo para cada linha na coluna Nome da empresa. Em cada linha do arquivo de contatos, os valores na coluna Nome da empresa correspondem à empresa com a qual o contato será associado.

Você pode usar esses arquivos ao importar contatos e empresas, ou combinar e corresponder a outros objetos, desde que inclua uma coluna comum. Quando seus arquivos estiverem prontos, saiba como importar um objeto ou importar e associar vários objetos ao HubSpot.