Configurar os arquivos de importação

Formate os dados de importação corretamente em seu computador para evitar erros ao importar os objetos para o HubSpot. Depois de configurá-los, saiba como importar esses arquivos.

Requisitos para todos os arquivos de importação

• O arquivo de importação deve ser um arquivo .csv, .xlsx, ou .xls.
• O arquivo de importação deve ter apenas uma planilha.
• O arquivo de importação deve conter menos de 250.000 linhas e 1.000 colunas.
• O arquivo de importação deve ser menor que 150MB.
• Inclua uma linha de cabeçalho no arquivo.
  • Cada cabeçalho de coluna deve corresponder a uma propriedade existente para o tipo de objeto que está sendo importado.
  • Durante o processo de importação, o HubSpot corresponderá o cabeçalho da coluna ao nome da propriedade, se possível, para mapear os valores a serem atualizados. Caso contrário, você pode mapear manualmente seus cabeçalhos de coluna para valores de propriedade.

• Os arquivos de importação para cada tipo de objeto exigem as seguintes propriedades:

  • Contatos: Nome, sobrenome ou E-mail.
  • Empresas: Nome do Nome do domínio da empresa.
  • Negócios: Nome do negócio, Pipeline e Fase do negócio.
  • Tíquetes: Nome do tíquete, Pipeline e Status do tíquete.
  • Produtos: Nome e Preço da unidade.
  • Observações: Data de atividade e Corpo da observação.
• Para atribuir um proprietário a um objeto durante a importação, inclua um cabeçalho de Proprietário do [objeto] e adicione o endereço de e-mail do usuário à cada linha nessa coluna.

Observação: os usuários que atribuíram um registro por importação não receberão uma notificação de que foi atribuído um novo objeto.

• Para um arquivo com vários tipos de objeto, verifique se os dados nas linhas correspondem ao cabeçalho correto (ou seja, linhas com dados de contato devem ter dados nas colunas que mapeiam a propriedades de contato e linhas com dados de negócio devem ter dados nas colunas que mapeiam a propriedades de negócio).
• Se você estiver importando dados para propriedades de várias caixas de seleção ou para uma caixa de seleção única, saiba como formatar os valores na planilha antes da importação para o HubSpot.

Requisitos para importação de produtos

• Para importar produtos com um valor de propriedade Prazo, formate o valor para os produtos na coluna Prazo como:
  • PXM, em que X é o número de meses (por exemplo, P6M, por um período de 6 meses); ou
  • PXY, onde X é o número de anos (por exemplo, P1Y, por um período de 1 ano).
• Para importar produtos com um valor de propriedade de Frequência de cobrança, use mensalmente, anualmente ou trimestralmente se o produto tiver um tipo de preço recorrente. Deixe a célula em branco se o produto tiver um tipo de preço fixo.

Requisitos para associar objetos em arquivos de importação

Quando importar dois arquivos para associação:

• Você precisa ter um arquivo por tipo de objeto. Atualmente, não é possível importar associações de produto.
• Em cada arquivo, inclua uma coluna com o mesmo cabeçalho.
• Para associar um objeto do primeiro arquivo a um objeto do segundo arquivo, digite a mesma string na coluna para os dois objetos. A string pode ser qualquer coisa, desde que correspondam.
• Você pode usar identificadores exclusivos para os registros existentes como essa string por conveniência. Isso inclui:
  • Endereço de e-mail ou ID do registro para contatos.
  • Valor de propriedade do Nome do domínio da empresa ou ID do registro para empresas.
  • ID de registro para negócios e tíquetes.

Observação: a string usada para associação deve ter menos de 100 caracteres.

Durante a importação, o HubSpot usará esse cabeçalho de coluna como referência e corresponderá os objetos em cada arquivo pelos dados nessa coluna. Os objetos correspondentes serão associados.

Por exemplo, você pode importar novos contatos e negócios e associá-los durante a importação.

• Prepare duas planilhas, uma para contatos e outra para negócios. Em cada planilha, crie uma coluna de Campo comum. Essa coluna pode ter qualquer nome, desde que corresponda nos dois arquivos.
• No arquivo de importação do contato, insira uma string exclusiva inferior a 100 caracteres para cada contato na coluna Campo comum.

• No arquivo de importação do negócio, para cada negócio, na coluna Campo comum, insira a string exclusiva que corresponde ao contato para o qual você deseja associar o negócio.

• Salve essas planilhas no seu computador.
• Continue para importar seus arquivos no HubSpot. O campo comum corresponderá aos contatos e aos negócios para associação. Para fins de ilustração, “Daphne” será associado ao negócio “Aquecedor de água”.

Outra opção é usar um identificador exclusivo que já está nos arquivos, como endereços de e-mail. Como a coluna de e-mail é exclusiva para cada registro de contato no arquivo, adicionar a mesma coluna no arquivo que contém os registros de negócio pode ajudar a associar o registro do negócio ao contato apropriado.

Outras considerações importantes

Objetos do HubSpot existentes no arquivo de importação

• Endereço de e-mail ou ID do registro para contatos.
• Valor de propriedade do Nome do domínio da empresa ou ID do registro para empresas.
• ID do registro para negócios, tíquetes e produtos.

Saiba mais sobre como a HubSpot detecta se uma importação contém objetos existentes.

Se não quiser substituir o valor atual de um contato para uma propriedade, inclua o valor atual na coluna relevante ou deixe a célula em branco. O HubSpot não substituirá um valor de propriedade, a menos que haja um novo valor presente no arquivo CSV.

Se você quiser apagar um valor de propriedade em um objeto existente, poderá fazer isso usando um fluxo de trabalho (somente usuários do Professional e Enterprise). Os valores em branco serão ignorados.

Objetos duplicados no mesmo arquivo

Se o arquivo de importação tiver objetos duplicados, o HubSpot importará as informações de qualquer uma das linhas duplicadas para o registro do contato. Para garantir que informações precisas sejam adicionadas aos seus registros, certifique-se de que não haja linhas com endereços de e-mail ou valores de propriedade Nome do domínio da empresaduplicados no seu arquivo de importação.

Associação automática entre contatos e empresas

Se a configuração Criar e associar automaticamente empresas a contatos estiver ativada, os contatos serão associados automaticamente aos registros de empresa, correspondendo o domínio do endereço de e-mail do contato à propriedade Nome do domínio da empresa no registro de empresa.

Colunas não correspondentes no arquivo de importação

Caracteres especiais no arquivo de importação

O Excel nem sempre salva corretamente caracteres especiais no formato de arquivo .csv. Você pode importar sua lista no Planilhas Google para resolver isso.