Configurar os arquivos de importação

Se o HubSpot for seu primeiro CRM, ou você estiver mudando de outro sistema, a importação ajudará a criar registros e atualizar seu banco de dados. Arquivos de importação são planilhas de dados usadas para organizar os relacionamentos e processos da sua empresa. Antes de começar a importar, revise os termos e requisitos relevantes da HubSpot para seus arquivos de importação.

Glossário

• Objeto do CRM: um tipo de relacionamento ou processo da sua empresa, como contatos, empresas, negócios e tíquetes. Na importação, um objeto é o tipo de conjunto de dados que você está importando para o HubSpot.

• Registro: uma instância individual de um objeto (por exemplo, "Tom Smith" é um registro do contato). Em um arquivo de importação de objeto único, cada linha do seu arquivo representa um registro de objeto. Se você estiver importando vários objetos em um arquivo, cada linha representará registros associados entre si.

• Propriedade: um campo criado para armazenar informações sobre seus registros. Em uma importação, as propriedades corresponderão com os cabeçalhos de coluna do arquivo.

  
  Exemplo de arquivo

Neste exemplo, o objeto que está sendo importado é contatos. Cada linha representa um registro do contato e cada coluna de informações representa uma propriedade do contato (Nome, Sobrenome, Endereço de e-mail).

• Identificador exclusivo: um valor de propriedade que o HubSpot usa para reconhecer cada registro como único. Em uma importação, você precisa de um identificador exclusivo para associar dois registros diferentes (por exemplo, importar "Tom Smith" e associá-lo à empresa dele, "Smith Inc.") ou evitar a criação de registros duplicados (por exemplo, dois registros para "Tom Smith"). Os identificadores exclusivos usados ao importar para o HubSpot são:
• E-mail: o endereço de e-mail de um contato. Isso é necessário ao importar e associar contatos a outro objeto por meio de uma importação. Se você não tiver os endereços de e-mail do contato, use a ID do contato para atualizar e associar os registros de contatos existentes.
• Nome do domínio da empresa: o domínio do site de uma empresa (como exemplo.com). Isso é necessário ao associar empresas a outro objeto por meio de uma importação. Se você não tiver nomes de domínio da empresa, use a ID da empresa para atualizar e associar registros de empresa existentes.
• ID de [Objeto]: um valor de propriedade único dado a cada registro pelo HubSpot. Se você exportar registros existentes do HubSpot, cada registro terá uma ID de [Objeto]: Esta é uma coluna obrigatória ao importar e associar negócios ou tíquetes existentes a outro tipo de objeto, mas também pode ser usada como o identificador exclusivo para contatos e empresas se você não tiver e-mails ou nomes de domínio da empresa.

• Mapear colunas: uma etapa no processo de importação, quando você será solicitado a corresponder os cabeçalhos de coluna do arquivo às propriedades do HubSpot.

Por exemplo, você quer importar e associar contatos e empresas em um arquivo. Os objetos que estão sendo importados e associados são contatos e empresas. Cada linha representa um registro do contato e seu registro de empresa associado. Cada cabeçalho de coluna representa as propriedades que serão mapeadas durante a importação. O arquivo mostrado abaixo inclui propriedades de contato (Nome, Sobrenome, Endereço de e-mail, Número de telefone, Comida favorita) e propriedades da empresa (Nome, Nome do domínio da empresa). Há também um identificador exclusivo para cada objeto, que vinculará os dois registros exclusivos no HubSpot (Endereço de e-mail para contatos e Nome do domínio da empresa para empresas). Durante o processo de importação, você mapeará colunas para as propriedades do HubSpot (coluna Nome para a propriedade Nome do HubSpot).

Exemplo de arquivo

Colunas de mapeamento para propriedades

Requisitos de importação

Requisitos de arquivo

• Ser um arquivo .csv, .xlsx ou .xls.
• Ter apenas uma planilha.
• Conter menos de 250.000 linhas e 1.000 colunas.
• Ser inferior a 150 MB.
• Inclua uma linha de cabeçalho na qual cada cabeçalho de coluna corresponda a uma propriedade no HubSpot. Você pode confirmar se uma propriedade padrão já existe para corresponder ao cabeçalho ou criar uma propriedade personalizada antes da importação. Saiba mais sobre as propriedades padrão do HubSpot para contatos, empresas, negócios e tíquetes.
• Ser codificado em UTF-8 se os caracteres de idiomas estrangeiros estiverem incluídos.

Requisitos de propriedade

• Dependendo dos objetos que você está importando, seu arquivo deve incluir as seguintes colunas:
  • Contatos: Nome, Sobrenome ou E-mail (identificador exclusivo)

• • Empresas: Nome do Nome do domínio da empresa (identificador exclusivo).
  • Negócios: Nome do negócio, Pipeline e Fase do negócio.
  • Tíquetes: Nome do tíquete, Pipeline e Status do tíquete.
  • Produtos: Nome e Preço da unidade.
  • Observações: Data de atividade e Corpo da observação.
• Para atribuir um proprietário a um objeto durante a importação, inclua um cabeçalho de Proprietário do [objeto] e adicione o endereço de e-mail do usuário à cada linha nessa coluna.

Observação: os usuários que atribuíram um registro por importação não receberão uma notificação de que foi atribuído um novo objeto.

• Para atualizar os registros existentes e evitar duplicados, os arquivos devem incluir uma propriedade de identificador exclusivo para cada objeto. Para contatos e empresas, isso pode ser um E-mail e um Nome do domínio da empresa. Para todos os objetos, você pode exportar registros existentes e usar a ID de [Objeto] como um identificador exclusivo.
• Dependendo do tipo de campo da propriedade, há requisitos de formatação específicos. Saiba mais sobre os tipos de campo de propriedade e como importar para propriedades de caixa de seleção.
• Ao importar produtos (somente para Professional e Enterprise):
  • Se quiser importar um valor de propriedade de Período, formate o valor na coluna Período como PXM, onde X é o número de meses (por exemplo, P6M, por um período de seis meses) ou PXY, onde X é o número de anos (por exemplo, P1Y, para um período de um ano).
  • Se quiser importar um valor de propriedade de Frequência de cobrança, use mensalmente, anualmente ou trimestralmente se o produto tiver um tipo de preço recorrente. Deixe a célula em branco se o produto tiver um tipo de preço fixo.

Exemplos de arquivos de importação

Os arquivos a seguir incluem os cabeçalhos de coluna obrigatórios para cada tipo de objeto, bem como os possíveis cabeçalhos adicionais. Você pode adicionar seus próprios cabeçalhos de coluna para atualizar ou criar propriedades adicionais que são importantes para manter o banco de dados da HubSpot da sua organização.

Um objeto

• Planilha de amostra de contatos: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de empresas: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de negócios: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de tíquetes: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de produtos: XLSX ou CSV

Observação: os produtos só podem ser importados em uma importação de objeto único e não podem ser associados a outro objeto por meio de uma importação. Saiba como associar manualmente um produto a um negócio ou orçamento.

Vários objetos com associações

Você pode importar e associar objetos juntos em um arquivo ou em dois arquivos separados, onde cada arquivo representa um objeto.

Importar vários objetos em um arquivo

Para importar e associar vários objetos em um arquivo, inclua os registros que deseja associar dentro da mesma linha do arquivo. Esses arquivos de amostra representam casos de uso comum, mas você pode combiná-los e correspondê-los a objetos substituindo os cabeçalhos de coluna com as propriedades de outro objeto.

• Planilha de amostra de contatos e empresas: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de contatos e tíquetes: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de empresas e negócios: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de empresas e observações: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de empresas, negócios e observações: XLSX ou CSV

Importar vários objetos em dois arquivos

Ao importar e associar em dois arquivos, cada arquivo representará um objeto. Para associar os objetos, você deve incluir um cabeçalho de coluna mútua em ambos os arquivos, chamada de chave exclusiva, no HubSpot. Isso é usado para associar objetos, mas os valores de dados na coluna serão armazenados apenas com um dos objetos no HubSpot. O cabeçalho da coluna mútua e seus valores devem ser idênticos em ambos os arquivos e o cabeçalho deve ter menos de 100 caracteres.

Um caso de uso comum é importar e associar contatos e empresas. Nesses arquivos de exemplo, Cidade é a chave exclusiva. Você pode usar esses arquivos ao importar contatos e empresas, ou combinar e corresponder a outros objetos, desde que inclua uma coluna mútua para os objetos que estão sendo associados.

• Planilha de amostra de contatos: XLSX ou CSV
• Planilha de amostra de empresas: XLSX ou CSV

Quando seus arquivos estiverem prontos, saiba como importar registros para o HubSpot.