Depois de integrar o calendário do Google Calendar ou do Office 365, agende as reuniões com contatos de registros de contato, empresa, negócio ou ticket, ou do espaço de trabalho de vendas (BETA). Depois que a reunião é criada, os convites do calendário são enviados aos participantes da reunião. Os usuários em sua conta também podem ser adicionados como participantes da reunião.
Usuários em uma conta Sales Hub ou Service Hub Professional ou Enterprise com uma licença atribuída podem agendar reuniões em nome de outros usuários na conta que também tenham licença atribuída.
Este artigo se aplica a usuários que conectaram o Google Calendar ou a integração do Office 365 com o HubSpot. Se você conectou seu calendário na ferramenta de reuniões, saiba mais sobre como criar e editar páginas de agendamento.
Se você estiver usando uma conta de sandbox, só é possível reservar reuniões com outros usuários na conta de sandbox.
Usar reuniões na área de trabalho
Agendar uma reunião para você mesmo na área de trabalho
Agende uma reunião a partir dos registros ou do espaço de trabalho de vendas (BETA).
- Para agendar uma reunião a partir de um registro:
- Acesse seus registros:
- Clique no nome do registro.
- No painel esquerdo, clique em meetings Reunião.
- Uma caixa de diálogo com o calendário conectado será aberta.
- Para agendar uma reunião a partir do espaço de trabalho de vendas (BETA):
- Clique na guia Programar.
- No canto superior direito, clique em Agendar uma reunião.
- Clique no menu suspenso Escolher um contato .
- Comece a digitar um nome do contato para procurar o contato.
- Clique no nome do contato.
- Para configurar a reunião:
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- No campo Título, insira um título para a reunião.
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- Informe uma data inicial.
- Digite uma hora inicial e uma hora final. Ou clique em uma data no calendário exibido.
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- Clique no menu suspenso Participantes para pesquisar e selecionar outros contatos e usuários que devem ser incluídos na reunião.
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- Clique no menu suspenso Localização e selecione uma das opções a seguir para o local da reunião.
- Telefonema: digite o número de telefone no campo de texto.
- Pessoalmente: digite o endereço no campo de texto.
- Personalizado: digite o local personalizado no campo de texto.
- Google Meet: se você conectou a integração do Google Meet e mapeou um usuário para a integração, clique em Google Meet para usá-lo para sua reunião.
- Zoom: se você conectou a integração de Zoom e mapeou um usuário para a integração, clique em Zoom para usá-la na reunião.
- Para enviar e-mails de lembrete antes de uma reunião, clique em + Adicionar lembrete.
- Na seção E-mails de lembrete agendados, digite um número no campo de texto e clique no menu suspenso E-mail de lembrete agendado e selecione uma medida de tempo (por exemplo, dias, semanas, meses). Se a opção Ativar lembretes de reunião por padrão estiver ativada para a sua conta, as novas páginas de agendamento herdarão os lembretes padrão. Saiba como o fuso horário do lembrete de reunião é determinado.
- Até três e-mails de lembrete podem ser adicionados no total. Para adicionar outro e-mail de lembrete, clique em + Adicionar lembrete. Para excluir um lembrete, clique em deleteTo deltoTExcluir.
- Para incluir a descrição do convite no corpo do e-mail de lembrete, selecione a caixa Incluir a descrição do participante no corpo do e-mail de lembrete.
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- No campo Descrição do participante, informe detalhes sobre a reunião. O participante da reunião verá essas informações no convite do calendário. Use as opções de formatação na parte inferior do campo Descrição do participante para modificar o texto, inserir um link ou usar um snippet.
Observação: para adicionar um link do Zoom, do Google Meet ou do UberConference à sua reunião, o endereço de e-mail do seu usuário da HubSpot deve corresponder ao endereço de e-mail do usuário do Zoom, do Google Meet ou do UberConference.
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- Clique em + Adicionar notas internas para inserir quaisquer notas internas para os membros da equipe revisarem. Os contatos que participarem da reunião não verão essas informações no convite do calendário. Use as opções de formatação na parte inferior para modificar o texto, inserir um link ou usar um snippet.
- Clique no menu suspenso Associado com e desmarque as caixas de seleção junto aos registros que você gostaria de desassociar da atividade de reunião. Use a barra de pesquisa para localizar outros registros aos quais se associar e marque as caixas de seleção ao lado do registro para associá-los.
- Clique no ícone recolher para agendar a reunião sem exibir o calendário.
- Clique em Salvar.
Após salvar, observe o seguinte:
- O contato precisa ter um endereço de e-mail válido preenchido na propriedade E-mail para receber um convite.
- Quando a reunião estiver agendada, seu contato receberá um convite com um arquivo .ics que pode ser adicionado à agenda deles.
- Uma reunião será criada automaticamente para você no seu calendário.
- A reunião será salva como um engajamento na linha do tempo do registro. Seu nome será listado como o host e o organizador.
Observação: se você não estiver integrado ao Google Agenda ou ao Calendário do Office 365, será solicitado a fazê-lo ao agendar uma reunião.
Editar uma reunião na área de trabalho
Para editar uma reunião existente na área de trabalho:
- Acesse seus registros:
- Na linha do tempo de atividades, na parte superior direita da reunião, clique em Açõese selecione Editar.
- Depois de fazer alterações, na parte inferior da atividade de reunião, clique em Salvar.
Observação: as alterações nas descrições de reunião no registro do contato só serão enviadas aos participantes se você estiver usando o Google Calendar e tiver conectado à integração bidirecional do Google Calendar
HubSpot
. Se você estiver usando um calendário do Office 365 ou não tiver a integração ativada, atualize a descrição da reunião no evento de calendário para enviar alterações nos participantes, não no registro do contato.
Atribuir um resultado de reunião no computador
Após a reunião, o anfitrião poderá atribuir um resultado para controlar melhor suas reuniões com os contatos. As opções de resultado de reunião padrão são Agendado, Concluído, Reagendado, Não compareceu e Cancelado. Você também pode criar resultados personalizados de reuniões.
- Acesse seus registros:
- Na linha do tempo de atividades, na parte superior direita da reunião, clique em Açõese selecione Editar.
- Clique no menu suspenso Resultado e selecione um resultado da reunião.
- Clique em Salvar.
Agendar uma reunião para outro usuário na área de trabalho (Sales Hub ou Service Hub Professional e Enterprise)
Se você for um usuário de uma conta do Sales Hub ou Service Hub Professional ou Enterprise com uma licença atribuída, poderá agendar reuniões em nome de outros usuários na conta que também tenham uma licença atribuída, calendário conectado e a sincronização de calendário ativada. Isso pode ser útil se você for um representante de negócios ou de desenvolvimento de vendas e precisar agendar uma reunião para um executivo de contas.
Para agendar uma reunião para outro usuário:
- Acesse seus registros:
- Clique no nome do registro.
- No painel esquerdo, clique em meetingsAgendar uma reunião. Será exibida uma caixa pop-up do seu calendário conectado. Para configurar a reunião:
- Clique no menu suspenso Host para selecionar o usuário para o qual você está agendando a reunião.
- Ou clique em Rotação de reunião para usar uma rotação de reunião. Clique no menu suspenso Pesquisar rotação de reunião para selecionar uma rotação de reunião.
- O campo Usuário de rotação de reunião será preenchido pelo membro da rotação que tiver o menor número de reuniões atribuído. O calendário desse membro também aparecerá. Se vários membros tiverem o mesmo valor de reuniões atribuído, o membro cuja última atribuição foi a mais distante no passado será selecionado.
- Se o calendário do usuário proposto estiver cheio ou se você quiser escolher outro usuário, clique no menu suspenso Usuários de revezamento da reunião para selecionar outro membro.
- O calendário será atualizado para mostrar a disponibilidade do host, e o local será atualizado para refletir as opções de videoconferência do host. As reuniões existentes no calendário serão exibidas como Ocupadas, em vez do título da reunião.
- Você não será adicionado à reunião como participante por padrão. Se quiser participar da reunião, clique no menu suspenso Participantes e selecione você mesmo como participante.
- Continue agendando a reunião.
- Clique em Salvar.
Observação: quando uma reunião é agendada para um usuário usando rotações de reuniões, a contagem de reuniões reservadas desse usuário aumentará em um. Se a reunião for excluída, a contagem de reuniões agendadas diminuirá em um.
Após salvar, observe o seguinte:
- O contato precisa ter um endereço de e-mail válido preenchido na propriedade E-mail para receber um convite.
- Quando a reunião for agendada, o contato e o host receberão um convite com um arquivo .ics que poderá ser adicionado a um calendário pessoal.
- Os usuários podem ver quem organizou e conduziu uma reunião na linha do tempo do registro.
- Use a Atividade criada pela propriedade (organizador) e a Atividade atribuída à propriedade (host) para criar um relatório.
Usar reuniões no aplicativo para dispositivos móveis da HubSpot
Agendar uma reunião para você mesmo no aplicativo HubSpot
- Abra o aplicativo HubSpot no seu dispositivo iOS ou Android.
- Na parte superior esquerda, toque em Menu e, em seguida, toque em Contatos na barra lateral esquerda.
- Toque no nome do registro associado à reunião.
- Toque em verticalMenu Mais. Em seguida, toque em Reunião. Para configurar a reunião:
- Toque em Salvar. Na caixa pop-up, toque em Continuar e enviar.
Após salvar, observe o seguinte:
- O contato precisa ter um endereço de e-mail válido preenchido na propriedade E-mail para receber um convite.
- Quando a reunião estiver agendada, seu contato receberá um convite com um arquivo .ics que pode ser adicionado à agenda deles.
- Uma reunião será criada automaticamente para você no seu calendário.
- A reunião salvará como um engajamento na linha do tempo do registro. Seu nome será listado como o host e o organizador.
Editar uma reunião para você mesmo no aplicativo HubSpot
Depois de a reunião ser agendada, você poderá editá-la no aplicativo HubSpot. Para editar uma reunião:
- Abra o aplicativo HubSpot no seu dispositivo iOS ou Android.
- Na parte superior esquerda, toque em Menu e, em seguida, toque em Contatos na barra lateral esquerda.
- Toque no nome do registro associado à reunião.
- Toque no botão verticalMenu ícone de menu no canto superior direito da reunião na linha do tempo e toque em Editar.
- Depois de fazer as alterações, toque em Salvar no canto superior direito.
Atribuir um resultado de reunião no aplicativo HubSpot
Observação: Este recurso está disponível atualmente apenas para usuários do iOS.
- Abra o aplicativo HubSpot no seu dispositivo iOS ou Android.
- Na parte superior esquerda, toque em Menu e, em seguida, toque em Contatos na barra lateral esquerda.
- Toque no nome do registro associado à reunião.
- Toque no botão verticalMenu ícone de menu no canto superior direito da reunião na linha do tempo e toque em Editar.
- Toque no campo resultado da reunião e selecione um resultado.
- Toque em Salvar.