Configurar associações automáticas para registros e atividades

As atividades registradas em um registro são conectado automaticamente em determinados registros associados dependendo do tipo de atividade, onde a atividade foi registrada pela primeira vez e dos objetos associados. Em suas configurações de atividade, você pode exibir configurações de associação padrão para entender como as atividades que fizeram logon nos registros são associadas a outros registros e editar a lógica para melhor atender às suas necessidades comerciais.

Por exemplo, você pode definir que, quando uma reunião for registrada em um registro de contato, a reunião seja automaticamente associada à empresa principal do contato e ao seu negócio aberto mais recentemente associado. Nesse caso, quando você registra uma reunião em um contato, a empresa e o negócio aplicáveis serão automaticamente selecionados como associações.

Observe: neste momento, apenas os e-mails enviados através do HubSpot ou conectados manualmente em um registro seguem as configurações de associação aplicadas.  As configurações não se aplicam atualmente a emails enviados por meio da extensão de vendas ou registrados por BCC ou endereços de encaminhamento , a menos que você tenha acesso ao comando Aplicar padrões de registro de atividades a emails externos. Nessa versão beta, as configurações só se aplicam a e-mails enviados de caixas de entrada pessoais e não se aplicam a e-mails enviados de caixas de entrada compartilhadas (por exemplo, respostas nas ferramentas de conversas e help desk) ou e-mails enviados de sequências. A funcionalidade de e-mail externo será implementada em todas as contas este ano, momento em que a extensão de vendas e e-mails da BBC / encaminhados seguirão as regras automáticas de associação. Depois que isso for implementado, os usuários não poderão mais personalizar as configurações padrão para emails enviados através da extensão, mas ainda poderão editar associações ao enviar emails individuais.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos, então selecione Atividades.
3. Clique na guia Associações.

4. Selecione o objeto para as quais você deseja definir associações de atividades padrão. Este é o objeto no qual a atividade foi registrada originalmente. Por exemplo, para definir padrões para chamadas registradas em um contato, selecione Contatos.
5. Selecione o tipo de atividade. Esta é a atividade à qual as configurações de associação automática serão aplicadas. Por exemplo, se você selecionar Contatos como o objeto e Chamadas como o tipo de atividade, as configurações serão aplicadas quando uma chamada for registrada em um registro de contato.
6. Para atualizar se ou como a atividade é registrada automaticamente em um registro associado, clique em Associado [objeto] menu suspenso e, em seguida, selecione o contexto. Selecione uma das seguintes opções:
   • Nenhum: quando a atividade é registrada no objeto, ela não será automaticamente associada a nenhum registro associado do objeto selecionado. Para chamadas e e-mails, os contatos que receberam chamadas ou e-mails ainda serão associados automaticamente.
   • Entrar para todos: quando a atividade for registrada no objeto, ela será automaticamente associada a todos registros associados do objeto selecionado, até 500 das associações mais recentes.
   • Faça login no 1 mais recentemente associado: quando a atividade for registrada no objeto, ela será automaticamente associada a apenas o registro mais recentemente associado do objeto selecionado.
   • Faça login nos 5 associados mais recentemente: quando a atividade for registrada no objeto, ela será automaticamente associada aos cinco registros associados mais recentemente.
   • Entrar na empresa principal (somente empresas): quando a atividade for registrada no objeto, ela será automaticamente associada a apenas o registro da empresa associada primária.
7. Para retornar a configurações padrão para esse objeto e atividade, clique Redefinir todas as alterações.
8. Clique em Salvar para confirmar as alterações.

No exemplo acima, quando uma reunião é registrada em um registro de empresa, ela também será registrada no contato associado mais recentemente e em todos os negócios abertos associados, mas não será registrada em nenhuma empresa ou tíquete associado.

Aprenda como associar manualmente atividades com registros.