Exibir e gerenciar contratos

Use contratos para rastrear e gerenciar contratos associados a orçamentos no HubSpot. Os contratos fornecem uma fonte centralizada de verdade para a receita comprometida.

Este artigo aborda como exibir e gerenciar contratos e seus registros associados. Saiba como revisar os detalhes do contrato, a receita associada, as atividades e o histórico e como fazer alterações no meio do contrato usando cotações de alteração ou renovação, rescindir contratos ou exportar contratos.

Para começar, saiba mais sobre como os contratos são usados e como criar contratos.

Antes de começar

• Se você for um Superadministrador, poderá incluir sua conta na versão beta do Contrato do HubSpot com o Commerce Hub.
• Não é possível se inscrever-se na versão beta se você estiver usando os pagamentos da HubSpot ou o Stripe como opção de processamento de pagamentos.

Exibir registros de contrato

Exibir contratos na página de índice

Use a página de índice de contratos para exibir todos os contratos e para criar e usar exibições salvas para filtrar contratos por critérios específicos. Para exibir todos os contratos:

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Comércio > Contratos.
2. Para editar as colunas que aparecem na tabela, clique em Editar colunas no canto superior direito da tabela.
3. Para filtrar a página de índice, clique nos menus suspensos de filtro (por exemplo, Status) e defina seus critérios de filtro. Os contratos podem ter os seguintes status:
   • Programado: quando um contrato é criado com uma data de vigência futura, o status é definido como Programado. Na data de vigência, o status é definido como Ativo.
   • Ativo: um contrato que está em vigor no momento.
   • Concluído: um contrato que atingiu sua data de término.
   • Rescindido: um contrato que foi rescindido.
   • Rascunho: um contrato que não está finalizado.
4. Para definir filtros personalizados, clique em Filtros avançados na parte superior da tabela.
5. Para salvar uma exibição para uso futuro, clique no ícone Salvar no canto superior direito da tabela.
6. Para visualizar os detalhes do contrato, passe o mouse sobre o contrato e clique em Visualizar. Veja os detalhes no painel direito.
7. Para exibir o registro do contrato, clique no nome do contrato. 

Saiba mais sobre o layout do contrato.

Exibir contratos em registros do CRM associados

Para exibir um contrato a partir de um de seus registros associados (por exemplo, um contato, empresa ou fatura):

1. Navegue até seus registros. Por exemplo:
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
   • Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
   • Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
2. Abra a barra lateral direita clicando no nome de um registro ou em Visualizar. O comportamento depende da página de índice do objeto em que você está.
3. Na barra lateral direita, navegue até o cartão Contratos para exibir o status do contrato. Se o cartão Contratos não estiver aparecendo no seu registro por padrão, você pode adicionar manualmente o cartão a ele.
4. Para obter mais informações, passe o cursor do mouse sobre o contrato e clique no ícone Visualizar ou clique no nome do contrato para navegar até o contrato.
   
   
5. Revise os detalhes do contrato no painel direito.

Ver a visão geral, as atividades e o histórico do contrato

Use o registro de contrato para compreender as informações do contrato, incluindo desempenho, itens de linha associados, cronograma de cobrança, informações de renovação, linha do tempo de atividades e histórico.

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Comércio > Contratos.
2. Na coluna do meio, clique na guia Visão geral para ver um instantâneo do desempenho do contrato, itens de linha, cronograma de cobrança e informações de renovação.
   • O cartão Desempenho do contrato exibe o valor do contrato, as informações de receita recorrente, a data de término do contrato e o valor cobrado.
     
     
   • O cartão Itens de linha atuais e futuros lista cada um dos itens de linha do contrato e suas propriedades (por exemplo, preço, quantidade, cronograma de cobrança, prazo, modelo de preços).
     
     
   • O cartão Informações de Renovação exibe o status da renovação, com base em quaisquer orçamentos de renovação criados para o contrato.
     
     
3. Clique na guia Atividades para exibir uma linha do tempo das comunicações (por exemplo, e-mails e chamadas), atividades da equipe (reuniões, observações, tarefas) e atualizações do contrato e faturas, negócios e tickets associados.
   
   
4. Clique na guia Histórico para ver detalhes de alterações e renovações de contrato, incluindo alterações na receita recorrente e adições ou remoções de item de linha.

Gerenciar contratos

Em um registro de contrato, você pode gerenciar os detalhes de um contrato. Crie orçamentos de alteração e renovação, atualize métodos de pagamento, rescinda contratos e gerencie associações.

Criar um orçamento de alteração em um contrato

Crie um orçamento de alteração para modificar um contrato ativo. Saiba mais sobre como criar orçamentos de alteração.

Criar um renovação orçamento em um contrato

Use um renovação orçamento quando um cliente se aproxima do fim do contrato atual. Saiba mais sobre como criar orçamentos de renovação.

Atualizar o método de pagamento de um contrato

Envie um link ao contato do contrato para atualizar sua forma de pagamento.

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Comércio > Contratos.
2. Clique no nome do contrato.
3. No canto superior esquerdo, clique em Ações e selecione Atualizar método de pagamento.
4. Na caixa de diálogo, clique em Enviar link.
5. O comprador receberá um link no qual ele poderá clicar para atualizar seu método de pagamento.

Rescindir um contrato

Os contratos podem ser rescindidos imediatamente ou em uma data programada. Para rescindir um contrato:

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Comércio > Contratos.
2. Clique no nome do contrato.
3. No canto superior direito da barra lateral esquerda, clique em Ações e selecione Encerrar.
   
   
4. Na caixa de diálogo, clique no seletor de datas e selecione uma data de encerramento. Selecione a data de hoje para rescindir imediatamente ou uma data futura para agendar uma rescisão.
5. Clique em Rescindir contrato se rescindir imediatamente ou Programar rescisão se tiver selecionado uma data futura.
6. O registro de contrato será atualizado com as informações de rescisão.
   
   

Alterar ou cancelar a rescisão de um contrato

Se você programou a rescisão de um contrato, poderá alterá-la ou cancelá-la.

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Comércio > Contratos.
2. Passe o mouse sobre um contrato e clique em Visualizar.
3. No canto superior direito da barra lateral esquerda, clique em Ações e selecione uma opção:
• Alterar data de rescisão: altere a data de rescisão do contrato. Na caixa de diálogo, clique no seletor de data e selecione uma nova data de encerramento. Clique em Data de atualização.
• Cancelar rescisão: cancele a rescisão do contrato. Na caixa de diálogo, clique em Cancelar rescisão para confirmar.

Associar registros a contratos

Adicione associações a contratos a partir da página de índice de contratos. Você pode associar contratos com contatos, empresas, negócios, tickets, orçamentos, faturas e outros contratos.

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Comércio > Contratos.
2. Passe o mouse sobre um contrato e clique em Visualizar.
3. Na barra lateral direita, clique em + Adicionar em um cartão de associação (por exemplo, Contatos).
4. No painel direito, pesquise e marque as caixas de seleção ao lado dos registros que deseja associar. Clique em Salvar para associá-los ao contrato. Ou clique na guia Criar novo para criar um novo registro para associar ao contrato. Insira os detalhes do novo registro e clique em Criar para associá-lo ao contrato ou Criar e adicionar outro para criar outro registro.

Contratos de exportação

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Comércio > Contratos.
2. Clique em Exportar no canto superior direito da tabela.
3. Na caixa de diálogo:
   • Insira um nome de exportação na caixa de texto Nome da exportação .
   • Clique no menu suspenso Formato do arquivo e selecione um formato.
   • Clique no menu suspenso Idioma dos cabeçalhos de coluna e selecione um idioma.
   • Clique em Personalizar para personalizar ainda mais a exportação.
     • Em Propriedades incluídas na exportação , selecione uma opção para as propriedades que devem ser incluídas na exportação.
     • Em Associações incluídas na exportação, marque a caixa de seleção Incluir nome do registro associado para incluir nomes de registros associados (por exemplo, o nome da fatura).
     • Em Associações incluídas na exportação, selecione se deseja incluir até 1.000 registros associados ou todos os registros associados.
   • Clique em Exportar.