BetaVer y gestionar contratos

Utilice el objeto de contratos en HubSpot como fuente de referencia centralizada para los ingresos comprometidos. Después de crear los contratos, visualícelos y gestiónelos en la página de índice de contratos. 

Revise los detalles del contrato, los ingresos asociados, las actividades y el historial. También puede realizar cambios a mitad de contrato mediante cotizaciones de modificación o renovación, rescindir contratos o exportar contratos. Más información sobre el uso de los contratos.

Antes de empezar

• Si eres superadministrador, puedes optar por incluir tu cuenta en la beta de Contratos HubSpot con Commerce Hub .
• No es posible inscribirse en la versión beta si utilizas pagos de HubSpot o Stripe como opción de procesamiento de pagos.

Ver registros de contratos

Visualización de contratos en la página de índice

Utilice la página de índice de contratos para ver todos los contratos y para crear y utilizar vistas guardadas para filtrar contratos por criterios específicos. Para ver todos los contratos:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Comercio > Contratos.
2. Para editar las columnas que aparecen en la tabla, haga clic en Editar columnas en la parte superior derecha de la tabla.
3. Los contratos pueden tener los siguientes estados:
   • Programado: cuando se crea un contrato con una fecha de entrada en vigor futura, el estado se establece en Programado. En la fecha de entrada en vigor, el estatus pasa a Activo.
   • Activo: un contrato que está activo.
   • Finalizado: un contrato que ya no está activo, debido a que ha terminado.
   • Rescindido: contrato que se ha rescindido.
   • Borrador: un contrato que no está finalizado.
4. Para filtrar la página de índice, haga clic en los menús desplegables de filtrado (por ejemplo, Estado) y establezca sus criterios de filtrado.
5. Para establecer filtros personalizados, haga clic en Filtros avanzados en la parte superior de la tabla.
6. Para guardar una vista para utilizarla en el futuro, haga clic en el icono Guardar situado en la parte superior derecha de la tabla.
7. Para obtener una vista previa de los detalles del contrato, pase el ratón por encima del contrato y haga clic en Vista previa. Vea los detalles en el panel derecho.
8. Para ver el registro del contrato, haga clic en el nombre del contrato. 

Más información sobre el diseño del contrato.

Ver contratos en registros CRM asociados

Para ver un contrato a partir de uno de sus registros asociados (por ejemplo, un contacto, una empresa o una factura):

1. Navegue hasta sus registros. Por ejemplo:
   • En tu cuenta de HubSpot, ve a Comercio > Contratos.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Abra la barra lateral derecha haciendo clic en el nombre del registro asociado o en Vista previa. El comportamiento depende del objeto que estés viendo.
3. En la barra lateral derecha, vaya a la ficha Contratos para ver el estado del contrato. Si la tarjeta de Contratos no aparece en su registro por defecto, puede añadirla manualmente.
4. Para obtener más información, pase el ratón por encima del contrato y haga clic en el icono Vista previa.
   
   
   
5. Revise los detalles del contrato en el panel derecho.

Diseño del contrato

Los contratos incluyen detalles del contrato, información de facturación, registros asociados, actividades e historial. 

Sobre el contrato

La barra lateral izquierda muestra el nombre del contrato, el estado, el valor del contrato, la fecha de inicio del contrato, la fecha de finalización del contrato, la información de ingresos recurrentes y la información de facturación. También puede personalizar la barra lateral para añadir otras propiedades.

Descripción general, actividades e historial del contrato

La columna central tiene tres pestañas: Visión general, Actividades e Historia.

• Resumen: el resumen ofrece una instantánea de la ejecución del contrato, los elementos de pedido, el calendario de facturación y la información sobre la renovación.

• • La tarjeta de ejecución del contrato muestra el valor del contrato, la información sobre ingresos recurrentes, la fecha de finalización del contrato y la cantidad facturada.
    
    
    
  • La tarjeta de elementos de pedido actuales y futuros enumera cada elemento de pedido del contrato y sus propiedades (por ejemplo, precio, cantidad, calendario de facturación, plazo, modelo de tarificación).
    
    
    
  • La tarjeta de información Renovación muestra el estado de la renovación, en función de las cotizaciones de renovación creadas para el contrato.
    
    
    
• Actividades: la pestaña de actividades muestra una cronología de las comunicaciones (por ejemplo, correos electrónicos y llamadas), la actividad del equipo (reuniones, notas, tareas) y las actualizaciones del contrato, así como las facturas, negocios y tickets asociados.
  
  
  
• Historial: la pestaña de historial muestra los detalles de los cambios y renovaciones de contratos, incluidos los cambios en los ingresos recurrentes y las adiciones o supresiones de elementos de pedido.
  
  
  

Registros asociados

La barra lateral derecha muestra todas las asociaciones al contrato. Puede asociar otros registros. Más información sobre cómo trabajar con registros en HubSpot.

Gestionar contratos

Los contratos pueden gestionarse desde la página de índice de contratos. Cree cotizaciones de modificación y renovación, actualice las formas de pago, rescinda contratos y asocie otras facturas a los contratos.

Crear una cotización de modificación de un contrato

Cree una cotización de cambio para modificar un acuerdo contractual activo. La utilización de una cotización por cambios garantiza un reflejo exacto del estado actual de los ingresos y los servicios, lo que permite elaborar informes precisos. La cotización por cambios recoge la diferencia neta entre el contrato original y el nuevo acuerdo. Por ejemplo, puede que desee crear una cotización de modificación para los siguientes escenarios:

• Ampliaciones y ventas upsell: añada más unidades a un contrato existente (por ejemplo, si un cliente tiene 10 licencias y necesita añadir 5 más), o haga ventas upsell de nuevas funciones o servicios.
• Descensos de categoría y cancelaciones: eliminar o reducir el volumen de determinadas funciones o servicios.
• Ajustes de precios: ajuste de precios a mitad de contrato.
• Ajustes de plazo: ampliar o reducir el plazo actual del contrato.

Las cotizaciones de modificación deben estar asociadas a un negocio (por ejemplo, negocios de ampliación o ventas upsell). Los negocios pueden crearse como parte del proceso de cambio de cotización, o pueden crearse por separado y asociarse manualmente. Cuando se aceptan las cotizaciones de cambios, el contrato se actualiza con los cambios indicados en la cotización. Considere la posibilidad de establecer diferentes pipelines para los negocios asociados a las cotizaciones de cambios (por ejemplo, ampliación, ventas upsell). La pestañaHistorial del contrato se actualiza cada vez que se realizan cambios, ya sea directamente o a través de cotizaciones de modificación.

Al utilizar una cotización de modificación, puede modificar o cancelar elementos de pedido recurrentes, no elementos de pedido únicos. Para crear una cotización de cambio:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Comercio > Contratos.
2. Haga clic en el nombre del contrato.
3. En la parte superior derecha de la barra lateral izquierda, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Crear cotización de cambio.
4. En el panel derecho:
   • Si la opción Crear automáticamente nuevos negocios para cambiar cotizaciones está activada:
     • Haga clic en el menú desplegable Deal pipeline y seleccione un pipeline.
     • Haga clic en el menú desplegable Etapa de la operación y seleccione una etapa de la operación.
     • Haga clic en el menú desplegable Seleccionar una plantilla de cotización y seleccione una plantilla de cotización. Más información sobre la creación de plantillas de cotización.
     • En el campo Cambiar fecha de entrada en vigor , haga clic en el selector de fechas y seleccione la fecha en la que entrará en vigor el cambio.
     • Si la opción Permitir a los usuarios anular la configuraciónde prorrateo predeterminada está activada, desactive la opción Prorratear cargos y abonos para el periodo de facturación restante para no prorratear los cargos. Si deja seleccionada la casilla de verificación, los gastos se prorratearán.
     • Haz clic en Crear cotización.
   • Si la opción Crear automáticamente nuevos negocios para las cotizaciones de cambios está desactivada:
     • Haga clic en el menú desplegable Asociar a un negocio y seleccione un negocio, o haga clic en Crear un nuevo negocio para crear un nuevo negocio. Se recomienda crear un nuevo negocio para la cotización de modificación (por ejemplo, un negocio de Modificación o un negocio de Ampliación). De este modo, puede informar sobre los ingresos por nuevos negocios frente a otros ingresos (por ejemplo, ingresos por expansión o ventas upsell).
     • Haga clic en el menú desplegable Seleccionar una plantilla de cotización y seleccione una plantilla de cotización. Más información sobre la creación de plantillas de cotización.
     • Haga clic en Cambiar fecha de entrada en vigor y seleccione la fecha en que entrará en vigor el cambio.
     • Si la opción Permitir a los usuarios anular la configuraciónde prorrateo predeterminada está activada, desactive la opción Prorratear cargos y abonos para el periodo de facturación restante para no prorratear los cargos. Si deja seleccionada la casilla de verificación, los gastos se prorratearán.
     • Haz clic en Crear cotización.
5. Los datos del vendedor y del comprador se añadirán automáticamente a la cotización a partir de la información del contrato.
6. En la sección Modificar elementos de pedido , haga clic en Modificar elementos de pedido.
7. Para modificar un elemento de pedido:
   • Pase el ratón por encima del elemento de pedido, haga clic en Acciones y seleccione Cambiar.
   • En el panel derecho, haga clic para expandir las secciones Detalles de elemento de pedido y Más opciones y edite la información del elemento de pedido. Haz clic en Guardar.
   • El elemento de pedido se etiquetará como Modificado.
   • Para deshacer los cambios, pase el ratón sobre el nombre del elemento de pedido, haga clic en Acciones y seleccione Deshacer cambios.
8. Para cancelar un elemento de pedido, sitúese sobre él, haga clic en Acciones y seleccione Cancelar elemento de pedido. El elemento de pedido se etiquetará como Cancelado. Para deshacer la cancelación, pase el ratón por encima del elemento de pedido y haga clic en Deshacer cancelación.
9. Para añadir un elemento de pedido, en la parte superior derecha, haga clic en Añadir elemento de pedido y, a continuación, seleccione una opción:
   • Seleccionar de la biblioteca de productos: añade un elemento de pedido basado en un producto de tu biblioteca de productos, incluidos los elementos de línea creados mediante la integración HubSpot-Shopify.
     • Tras seleccionar esta opción, busque por nombre de producto, descripción de producto o SKU, o haga clic en Filtros avanzados para afinar la búsqueda. Seleccione las casillas de verificación del panel derecho junto a los productos en los que desea basar su elemento de pedido.
     • Si selecciona elementos de línea con precios por niveles , haga clic en Ver niveles para ver los diferentes niveles del producto antes de añadir el elemento de pedido.
   • Crear elemento de pedido personalizado: si tiene permisos para Crear elementos de pedido personalizados, se creará un nuevo elemento de pedido personalizado exclusivo para esta cotización individual. Tras seleccionar esta opción, utiliza el panel derecho para introducir los detalles del elemento de pedido y elige si quieres guardar elemento de pedido personalizado en la biblioteca de productos. Haga clic en Guardar o en Guardar y añadir otro.
10. El elemento de pedido se etiquetará como Añadido. También puede revisar las actualizaciones en el panel Cambios de la derecha.
    
    
    
11. Si se seleccionó la opción Prorratear cargos y abonos para el periodo de facturación restante al crear la cotización de modificación, el ajuste Prorrateado se muestra en el Resumen.
    
    
    
12. Cuando haya terminado de actualizar los elementos de pedido, haga clic en Guardar en la parte inferior izquierda.
13. Los cambios se reflejarán en el editor de cotizaciones.
    
    
    
14. Para editar el resumen, incluida la fecha de entrada en vigor del cambio, haga clic en la sección Resumen del editor de cotizaciones. En el panel izquierdo:
    • En Modificar fecha de entrada en vigor:
      • En el campo Cambiar fecha de entrada en vigor, haga clic en el selector de fechas y seleccione la fecha en la que entrará en vigor el cambio.
      • Si la opción Permitir a los usuarios anular la configuraciónde prorrateo predeterminada está activada, desactive la opción Prorratear cargos y abonos para el periodo de facturación restante para no prorratear los cargos. Si deja seleccionada la casilla de verificación, los gastos se prorratearán.
      • En el campo Etiqueta , edite la etiqueta que aparece encima de la fecha de entrada en vigor.
    • En Duración restante del mandato:
      • En el campo Etiqueta , edite la etiqueta que aparece encima de la longitud del término.
      • Desactive el interruptor Duración restante del plazo para ocultarlo.

• • Bajo Descuento total:
    • Haga clic en el menú desplegable Formato y seleccione una opción:
      • Mostrar como cantidad: mostrar la cantidad del descuento en la divisa de cotización.
      • Mostrar como porcentaje: muestra el descuento como un porcentaje.
      • Mostrar como porcentaje y cantidad: muestra el descuento como porcentaje y como cantidad en la cotización divisa.
      • En el campo Etiqueta , edite la etiqueta que aparece encima del descuento total.
      • Desactive el interruptor Descuento total para ocultarlo.
  • Bajo Cambio total:
    • En el campo Etiqueta , edite la etiqueta que aparece encima del cambio total.
    • Desactive el interruptor Cambio total para ocultar el cambio del valor total del contrato.

15. Continúe construyendo la cotización.
16. Para compartir la cotización del cambio, haga clic en Compartir en la parte superior derecha.
17. Cuando el cliente acepta la cotización de cambio, para ver el contrato actualizado:
    • En tu cuenta de HubSpot, ve a Comercio > Contratos.
    • Haga clic en el nombre del contrato.
    • Las cantidades ajustadas aparecen en la pestaña Resumen en Ejecución del contrato. Los cambios en los contratos también se muestran en las pestañas Actividades e Historial .

Crear una cotización de renovación de un contrato

La cotización de renovación se envía cuando el cliente está a punto de finalizar su contrato. Configure la gestión de la renovación en los ajustes del contrato. Cuando se acepta una cotización de renovación, se crea un nuevo contrato que se asocia automáticamente al contrato anterior, creando un vínculo entre los contratos del cliente. 

Las cotizaciones de renovación deben ir asociadas a un negocio. Los negocios pueden crearse como parte del proceso de cotización de renovación o pueden crearse por separado y asociarse manualmente. Considere la posibilidad de crear un pipeline de renovación para los negocios asociados a cotizaciones de renovación.

Si se ha aplicado una cotización de modificación al contrato, el contrato de renovación reflejará esos cambios en la cotización de renovación. Por ejemplo, si el cliente empezó su contrato anterior con 10 licencias, y durante la vigencia del contrato se aceptó una cotización de cambio para añadir 10 licencias adicionales, se añadirán automáticamente 20 licencias a la cotización de renovación.

Para crear una cotización de renovación:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Comercio > Contratos.
2. Haga clic en el nombre del contrato.
3. En la parte superior derecha de la barra lateral izquierda, haga clic en Acciones y seleccione Crear cotización de renovación.
4. En el panel derecho:
   • Si la opción Crear automáticamente nuevos negocios para cotizaciones de renovación está activada:
     
     • Haga clic en el menú desplegable Deal pipeline y seleccione un pipeline.
     • Haga clic en el menú desplegable Etapa de la operación y seleccione una etapa de la operación.
     • Haga clic en el menú desplegable Seleccionar una plantilla de cotización y seleccione una plantilla de cotización. Más información sobre la creación de plantillas de cotización.
     • En el campo Cambiar fecha de entrada en vigor, haga clic en el selector de fecha y seleccione la fecha en la que entrará en vigor el cambio.
     • Si la opción Permitir a los usuarios anular la configuraciónde prorrateo predeterminada está activada, desactive la opción Prorratear cargos y abonos para el periodo de facturación restante para no prorratear los cargos. Si deja seleccionada la casilla de verificación, los gastos se prorratearán.
     • Haz clic en Crear cotización.
   • Si la opción Crear automáticamente nuevos negocios para cotizaciones de renovación está desactivada:
     • Haga clic en el menú desplegable Asociar a un negocio y seleccione un negocio, o haga clic en Crear un nuevo negocio para crear un nuevo negocio. Se recomienda crear un nuevo negocio para la cotización de renovación. De este modo, puede informar sobre los ingresos por nuevos negocios frente a los ingresos por renovación.
     • Haga clic en el menú desplegable Seleccionar una plantilla de cotización y seleccione una plantilla de cotización. Más información sobre la creación de plantillas de cotización.
     • Haz clic en Crear cotización.
5. Accederá al editor de cotizaciones. Los datos del vendedor y del comprador se añadirán automáticamente a partir de la información del contrato.
6. Construye la cotización.
7. Para editar el resumen, incluida la fecha de entrada en vigor del cambio, haga clic en la sección Resumen del editor de cotizaciones. En el panel izquierdo:

• • Bajo Cambio Fecha efectiva:
    • Haga clic en el menú desplegable Eficaz y seleccione una opción:
      • De acuerdo: el ajuste predeterminado. Esta es la fecha en la que la cotización pasa a Aceptada, ya sea a través de la firma electrónica, el acuerdo de clic para aceptar, o por un usuario de HubSpot que marca la cotización como firmada.
      • Fecha personalizada: una fecha personalizada. Puede fijar la fecha de entrada en vigor de una cotización en una fecha pasada. Si se utiliza una fecha pasada, la fecha de caducidad se considerará la fecha límite de firma del comprador. Esto significa que el comprador puede seguir firmando en cualquier momento hasta la fecha de vencimiento, incluso si la fecha efectiva ya ha pasado. Después de seleccionar esta opción, haga clic en el selector de fecha y seleccione la fecha en la que entrará en vigor la renovación.
      • Inicio retrasado (días): retrasa la fecha de inicio de facturación un número de días después del pago. Tras seleccionar esta opción, introduce un número en el campo.
      • Inicio retrasado (meses): retrasa la fecha de inicio de la facturación un número de meses después del pago. Tras seleccionar esta opción, introduce un número en el campo.

• • • En el campo Etiqueta , edite la etiqueta que aparece encima de la fecha de entrada en vigor.
  • Bajo Plazo de duración:
    • En el campo Etiqueta , edite la etiqueta que aparece encima de la longitud del término.
    • Desactiva el interruptor de duración del plazo para ocultarlo.

• • Bajo Descuento total:
    • Haga clic en el menú desplegable Formato y seleccione una opción:
      • Mostrar como cantidad: mostrar la cantidad del descuento en la divisa de cotización.
      • Mostrar como porcentaje: muestra el descuento como un porcentaje.
      • Mostrar como porcentaje y cantidad: muestra el descuento como porcentaje y como cantidad en la cotización divisa.
      • En el campo Etiqueta , edite la etiqueta que aparece encima del descuento total.
      • Desactive el interruptor Descuento total para ocultarlo.
  • En Valor total del contrato:
    • En el campo Etiqueta , edite la etiqueta que aparece sobre el valor total del contrato.
    • Desactive el interruptor Valor total del contrato para ocultarlo. El valor total del contrato no se mostrará si alguno de los elementos de pedido tiene un plazo de facturación indefinido. Ajuste el plazo de facturación del elemento de pedido para visualizar el valor total del contrato.

8. Para compartir la cotización de renovación, haga clic en Compartir en la parte superior derecha.
9. Una vez que el cliente haya aceptado la cotización de renovación, se creará un nuevo contrato de renovación que se asociará a la cotización existente. Para ver el contrato de renovación:
   • En tu cuenta de HubSpot, ve a Comercio > Contratos.
   • Localice y haga clic en el nombre del contrato de renovación. O haga clic en el nombre del contrato existente. A continuación, en la barra lateral derecha, navegue hasta la ficha Contratos para ver el contrato de renovación. El contrato de renovación también se mostrará en las pestañas Actividades e Historial .

Cree una cotización de renovación mediante un workflow

Puede crear una cotización de renovación utilizando una acción de workflow en un workflow basado en negocios. Para crear una cotización de renovación utilizando un workflow de negocio:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Cree un workflow o haga clic en uno existente para editarlo.
3. Establezca sus desencadenantes de inscripción.
4. Haz clic + debajo de tu desencadenante.
5. En el panel izquierdo:
   • Haga clic para ampliar la sección CRM .
   • Seleccione Crear cotización de renovación a partir del contrato.
   • Haga clic en el menú desplegable Contrato y seleccione una opción recomendada o Contratos: todos asociados.
   • Haga clic en el menú desplegable Plantilla y seleccione una plantilla de cotización.
   • Haga clic en el menú desplegable Método de selección de negocios y elija una opción:
     • Nuevo negocio utilizando el pipeline/etapa por defecto: crea un nuevo negocio en la etapa por defecto del pipeline seleccionado.
     • Negocio existente: para seleccionar un negocio diferente, después de seleccionar esta opción, haga clic en el menú desplegable Negocio y seleccione un negocio.
   • En la parte superior derecha, haz clic en Guardar.
6. Haga clic en Revisar y activar en la parte superior derecha para activar el workflow.

Rescindir un contrato

Los contratos pueden rescindirse inmediatamente o en una fecha prevista. Rescindir un contrato:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Comercio > Contratos.
2. Haga clic en el nombre del contrato.
3. En la parte superior derecha de la barra lateral izquierda, haga clic en Acciones y seleccione Rescindir.
   
   
   
4. En el cuadro de diálogo, haga clic en el selector de fecha y seleccione una fecha de rescindir. Seleccione la fecha de hoy para rescindir inmediatamente, o una fecha futura para programar una rescisión.
5. Haga clic en Rescindir contrato si desea rescindirlo inmediatamente, o en Programar rescisión si ha seleccionado una fecha futura.
6. El registro del contrato se actualizará con la información de rescisión.
   
   
   

Modificar o rescindir un contrato

Si ha programado la rescisión de un contrato, puede modificarla o rescindirla.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Comercio > Contratos.
2. Pase el ratón por encima de un contrato y haga clic en Vista previa.
3. En la parte superior derecha de la barra lateral izquierda, haga clic en Acciones y seleccione una opción:
• Modificar fecha de rescisión: modifica la fecha de rescisión del contrato. En el cuadro de diálogo, haga clic en el selector de fecha y seleccione una nueva fecha de rescindir. Haga clic en Actualizar fecha.
• Rescindir contrato: rescindir el contrato. En el cuadro de diálogo, haga clic en Cancelar rescindir para confirmar.

Asociar otros registros a los contratos

Añadir asociaciones a contratos desde la página de índice de contratos. Puede asociar contratos a contactos, empresas, negocios, tickets, cotizaciones, facturas y otros contratos.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Comercio > Contratos.
2. Pase el ratón por encima de un contrato y haga clic en Vista previa.
3. En la barra lateral derecha, haga clic en + Añadir en una tarjeta de asociación (por ejemplo, Contactos).
4. En el panel derecho, busque y marque las casillas de verificación situadas junto a los registros que desea asociar. Haga clic en Guardar para asociarlos al contrato. O bien, haga clic en la pestaña Crear nuevo para crear un nuevo registro que asociar al contrato. Introduzca los datos del nuevo registro y haga clic en Crear para asociarlo al contrato, o en Crear y añadir otro para crear otro registro.

Contratos de exportación

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Comercio > Contratos.
2. En la parte superior derecha de la tabla, haz clic en Exportar.
3. En el cuadro de diálogo:
   • En Propiedades incluidas en la exportación seleccione una opción para las propiedades que desea incluir en la exportación.
   • En Asociaciones incluidas en la exportación, seleccione la casilla de verificación Incluir nombre de registro asociado para incluir los nombres de registro asociados (por ejemplo, el nombre de la factura).
   • En Asociaciones incluidas en la exportación, seleccione si desea incluir hasta 1.000 registros asociados o todos los registros asociados.
   • Introduzca un nombre de exportación en el cuadro de texto Nombre de exportación .
   • Haz clic en el menú desplegable Formato de archivo y selecciona un formato.
   • Haga clic en el menú desplegable Idioma de los encabezados de columna y seleccione un idioma.
   • Haga clic en Personalizar para personalizar aún más la exportación:
   • Haz clic en Exportar. Más información sobre la exportación de registros.