TestversionVisa och hantera avtal

Använd objektet ”Kontrakt” i HubSpot som en centraliserad källa till korrekta uppgifter om intäkter som redan är säkrade. När du har skapat kontrakt kan du visa och hantera dem på indexsidan för kontrakt. 

Granska kontraktsdetaljer, tillhörande intäkter, aktiviteter och historik. Du kan också göra ändringar under kontraktets löptid med hjälp av ändrings- eller förnyelseofferter, säga upp kontrakt eller exportera kontrakt. Läs mer om hur kontrakt används.

Innan du börjar

• Om du är superadministratör kan du anmäla ditt konto till HubSpot Contracts med Commerce Hub .
• Det går inte att anmäla sig till betaversionen om du använder HubSpot Payments eller Stripe som betalningshanteringsalternativ.

Visa kontraktsposter

Visa kontrakt på indexsidan

Använd kontraktsindexsidan för att visa alla kontrakt och för att skapa och använda sparade vyer för att filtrera kontrakt efter specifika kriterier. Så här visar du alla kontrakt:

1. I ditt HubSpot-konto, navigera till Handel > Contracts.
2. För att redigera kolumnerna som visas i tabellen klickar du på Redigera kolumner längst upp till höger i tabellen.
3. Kontrakt kan ha följande statusar:
   • Planerad: när ett kontrakt skapas med ett framtida ikraftträdandedatum sätts statusen tillPlanerad. På ikraftträdandedatumet sätts statusen tillAktiv.
   • Aktiv: ett kontrakt som är aktivt.
   • Avslutat: ett kontrakt som inte längre är aktivt eftersom det har löpt ut.
   • Uppsagt: ett avtal som har sagts upp.
   • Utkast: ett avtal som inte är slutgiltigt.
4. För att filtrera indexsidan klickar du på filtermenyn (t.ex. Status) och anger dina filterkriterier.
5. För att ställa in anpassade filter, klicka på Avancerade filter högst upp i tabellen.
6. För att spara en vy för framtida bruk, klicka på ikonen Spara längst upp till höger i tabellen.
7. För att förhandsgranska avtalsdetaljerna, håll muspekaren över avtalet och klicka på Förhandsgranska. Visa detaljerna i det högra fönstret.
8. För att visa kontraktsposten, klicka på kontraktsnamnet. 

Läs mer om kontraktets layout.

Visa kontrakt i kopplade CRM-poster

Så här visar du ett kontrakt från en av dess associerade poster (till exempel en kontakt, ett företag eller en faktura):

1. Navigera till dina poster. Till exempel:
   • I ditt HubSpot-konto, navigera till Handel > Contracts.
   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Företag.
   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
2. Öppna höger sidofält genom att klicka på namnet på den associerade posten eller genom att klicka påFörhandsgranska. Hur det fungerar beror på vilket objekt du tittar på.
3. I höger sidofält navigerar du till kortet Kontrakt för att visa kontraktets status. Om kortet Kontrakt inte visas i din post som standard kan du lägga till kortet manuellt.
4. För mer information, håll muspekaren över kontraktet och klicka på ikonen Förhandsgranska.
   
   
   
5. Granska avtalsuppgifterna i det högra fönstret.

Kontraktslayout

Kontrakt innehåller detaljer om kontraktet, faktureringsinformation, associerade poster, aktiviteter och historik. 

Om avtalet

I vänster sidopanel visas avtalets namn, status, avtalsvärde, avtalets startdatum, avtalets slutdatum, information om återkommande intäkter och faktureringsinformation. Du kan också anpassa sidofältet för att lägga till andra egenskaper.

Kontraktsöversikt, aktiviteter och historik

Den mellersta kolumnen har tre flikar: Översikt, Aktiviteter och Historik.

• Översikt: översikten ger en sammanfattning av avtalets resultat, poster, faktureringsschema och förnyelseinformation.

• • Kortet Kontraktsprestanda visar kontraktsvärdet, information om återkommande intäkter, kontraktets slutdatum och det fakturerade beloppet.
    
    
    
  • Kortet Aktuella och kommande poster listar varje post i avtalet och deras egenskaper (t.ex. pris, kvantitet, faktureringsschema, löptid, prismodell).
    
    
    
  • Kortet Förnyelseinformation visar förnyelsestatusen, baserat på eventuella förnyelseofferter som skapats för avtalet.
    
    
    
• Aktiviteter: fliken Aktiviteter visar en tidslinje över kommunikation (t.ex. e-postmeddelanden och samtal), teamaktivitet (möten, anteckningar, uppgifter) samt uppdateringar av avtalet och tillhörande fakturor, affärer och ärenden.
  
  
  
• Historik: fliken Historik visar detaljer om kontraktsändringar och förnyelser, inklusive ändringar i återkommande intäkter samt tillägg eller borttagningar av poster.
  
  
  

Kopplade poster

I höger sidofält visas alla kopplingar till avtalet. Du kan koppla andra poster. Läs mer om hur du arbetar med poster i HubSpot.

Hantera avtal

Kontrakt kan hanteras från kontraktsindexsidan. Skapa ändrings- och förnyelseofferter, uppdatera betalningsmetoder, säga upp kontrakt och koppla andra fakturor till kontrakt.

Skapa en ändringsoffert för ett avtal

Skapa en ändringsoffert för att ändra ett aktivt avtal. Genom att använda en ändringsoffert säkerställer du att den aktuella situationen för intäkter och tjänster återspeglas exakt, vilket möjliggör korrekt rapportering. Ändringsoffertet fångar upp nettoskillnaden mellan det ursprungliga avtalet och det nya avtalet. Du kan till exempel skapa en ändringsoffert för följande scenarier:

• Utökningar och merförsäljning: lägg till fler enheter till ett befintligt avtal (t.ex. om en kund har 10 licenser och behöver lägga till 5 till) eller sälj in nya funktioner eller tjänster.
• Nedgraderingar och uppsägningar: ta bort eller minska volymen av vissa funktioner eller tjänster.
• Prisjusteringar: justera prissättningen under avtalets löptid.
• Löptidsjusteringar: förläng eller förkorta det aktuella avtalets löptid.

Ändringsofferter måste kopplas till en affär (t.ex. expansions- eller merförsäljningsaffärer). Affärer kanskapas som en del av processen för ändringsofferter, eller så kan deskapas separatoch kopplas manuellt. När ändringsofferter accepteras uppdateras kontraktet med de ändringar som anges i offerten. Överväg att skapa olika pipelines för affärer som är kopplade till ändringsoffer (t.ex. expansion, merförsäljning). FlikenHistorik i avtalet uppdateras varje gång ändringar görs, antingen direkt eller via ändringsoffer.

När du använder en ändringsoffert kan du ändra eller avbryta återkommande poster, men inte engångsposter. Så här skapar du en ändringsoffert:

1. I ditt HubSpot-konto, navigera till Handel > Contracts.
2. Klicka på kontraktets namn.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger i vänster sidofält och välj sedan Skapa ändringsoffert.
4. I den högra panelen:
   • Om inställningen Skapa automatiskt nya affärer för ändringsoffer är aktiverad:
     • Klicka på rullgardinsmenyn Affärspipeline och välj en pipeline.
     • Klicka på rullgardinsmenyn Affärsfas och välj en affärsfas.
     • Klicka på rullgardinsmenyn Välj en offertmall och välj en offertmall. Läs mer om hur du konfigurerar offertmallar.
     • I fältet Ändra ikraftträdandedatum klickar du på datumväljaren och väljer det datum då ändringen ska träda i kraft.
     • Om Tillåt användare att åsidosätta standardfördelningen är är aktiverad, avmarkera rutan Fördela avgifter och krediter för återstående faktureringsperiod för att inte fördela avgifterna. Om du lämnar kryssrutan markerad kommer avgifterna att fördelas.
     • Klicka på Skapa offert.
   • Om inställningen Skapa automatiskt nya affärer för ändrade offerter är avstängd:
     • Klicka på rullgardinsmenyn Koppla till en affär och välj en affär, eller klicka på Skapa en ny affär för att skapa en ny affär. Det rekommenderas att skapa en ny affär för ändringsoffert (t.ex. en ändringsaffär eller en utvidgningsaffär). På så sätt kan du rapportera intäkter från nya affärer jämfört med andra intäkter (t.ex. intäkter från utvidgning eller merförsäljning).
     • Klicka på rullgardinsmenyn Välj en offertmall och välj en offertmall. Läs mer om att ställa in offertmallar.
     • Klicka på Ändra ikraftträdandedatum och välj det datum då ändringen ska träda i kraft.
     • Om Tillåt användare att åsidosätta standardfördelningen är är aktiverad, avmarkera rutan Fördela avgifter och krediter för återstående faktureringsperiod för att inte fördela avgifterna. Om du lämnar kryssrutan markerad kommer avgifterna att fördelas.
     • Klicka på Skapa offert.
5. Uppgifterna om säljaren och köparen läggs automatiskt till i offerten från avtalsinformationen.
6. I avsnittet Ändra rader klickar du på Ändra rader.
7. Så här ändrar du en radpost:
   • Håll muspekaren över radposten, klicka på Åtgärder och välj sedan Ändra.
   • I den högra panelen klickar du för att expandera avsnitten Raduppgifter och Fler alternativ och redigerar raduppgifterna. Klicka på Spara.
   • Radposten kommer att märkas som Ändrad.
   • Så här ångrar du ändringar: Håll muspekaren över postens namn, klicka på Åtgärder och välj sedan Ångra ändringar.
8. För att avbryta en radpost, håll muspekaren över radposten, klicka på Åtgärder och välj sedan Avbryt radpost. Radposten kommer att märkas som Avbruten. För att ångra avbrytandet, håll muspekaren över radposten och klicka på Ångra avbrytande.
9. För att lägga till en radpost klickar du på Lägg till radpost längst upp till höger och väljer sedan ett alternativ:
   • Välj från produktbiblioteket: lägg till en radpost baserad på en produkt i ditt produktbibliotek, inklusive radposter som skapats med hjälp av HubSpot-Shopify-integrationen.
     • När du har valt det här alternativet söker du efter produktnamn, produktbeskrivning eller SKU, eller klickar på Avancerade filter för att förfina din sökning. Markera kryssrutorna i den högra panelen bredvid de produkter som du vill basera din radpost på.
     • Om du väljer differentierade priser , klicka på Visa nivåer för att se de olika nivåerna för produkten innan du lägger till radposten.
   • Skapa anpassad radpost: om du har behörighet att skapa anpassade raderskapas en ny anpassad artikel som är unik för just denna offert. När du har valt det här alternativet använder du panelen till höger för att ange uppgifter om artikeln och väljer om du vill spara den anpassade artikeln i ditt produktbibliotek. Klicka på Spara eller Spara och lägg till en till.
10. Radposten kommer att märkas som Tillagd. Du kan också granska uppdateringar i panelen Ändringar till höger.
    
    
    
11. Om alternativet Fördela avgifter och krediter för återstående faktureringsperiod valdes när ändringsoffert skapades, visas den proportionella justeringen i Sammanfattningen.
    
    
    
12. När du är klar med att uppdatera raderna klickar du på Spara längst ned till vänster.
13. Ändringarna visas i offertredigeraren.
    
    
    
14. För att redigera sammanfattningen, inklusive ändringens ikraftträdandedatum, klickar du på avsnittet Sammanfattning i offertredigeraren. I panelen till vänster:
    • Under Ändringens ikraftträdandedatum:
      • I fältet Ändringens ikraftträdandedatum klickar du på datumväljaren och väljer det datum då ändringen ska träda i kraft.
      • Om Tillåt användare att åsidosätta standardfördelningen är är aktiverad, avmarkera rutan Fördela avgifter och krediter för återstående faktureringsperiod för att inte fördela avgifterna. Om du lämnar kryssrutan markerad kommer avgifterna att fördelas.
      • I fältet Etikett redigerar du etiketten som visas ovanför ikraftträdandedatumet.
    • Under Återstående avtalstid:
      • I fältet Etikett redigerar du etiketten som visas ovanför avtalstiden.
      • Stäng av reglaget Återstående avtalstid för att dölja det.

• • UnderTotal rabatt:
    • Klicka på rullgardinsmenynFormat och välj ett alternativ:
      • Visa som belopp: visa rabattbeloppet i offertvalutan.
      • Visa som procent: visa rabatten som en procentandel.
      • Visa som procent och belopp: visa rabatten som en procentandel och som ett belopp i offertvalutan.
      • I fältetEtikett redigerar duetiketten som visas ovanför den totala rabatten.
      • Stäng av knappenTotal rabatt för att dölja den.
  • UnderTotal ändring:
    • I fältet Etikett redigerar du etiketten som visas ovanför den totala ändringen.
    • Stäng av knappenTotal förändring för att dölja förändringen i det totala kontraktsvärdet.

15. Fortsätt att skapa offerten.
16. För att dela ändringsoffert, klicka på Dela uppe till höger.
17. När kunden accepterar ändringsoffert, för att visa det uppdaterade avtalet:
    • I ditt HubSpot-konto, navigera till Handel > Contracts.
    • Klicka på kontraktetsnamn.
    • De justerade beloppen visas på flikenÖversikt underKontraktsutförande. Kontraktsändringar visas också på flikarnaAktiviteter ochHistorik.

Skapa en förnyelseoffert på ett kontrakt

En förnyelseoffert är avsedd att skickas när en kund närmar sig slutet av sitt nuvarande kontrakt. Konfigurera förnyelsehantering i kontraktsinställningarna. När en förnyelseoffert accepteras skapas ett nytt kontrakt som automatiskt kopplas till det tidigare kontraktet, vilket skapar en länk mellan kundens kontrakt. 

Förnyelseofferter måste kopplas till en affär. Affärer kan skapas som en del av förnyelseoffertprocessen eller skapas separat och kopplas manuellt. Överväg att att skapa en förnyelsepipeline för affärer som är kopplade till förnyelseofferter.

Om en ändringsoffert har tillämpats på avtalet kommer förnyelseavtalet att återspegla dessa ändringar i förnyelseoffert. Om kunden till exempel inledde sitt tidigare avtal med 10 licenser och en ändringsoffert accepterades under avtalstiden för att lägga till ytterligare 10 licenser, kommer 20 licenser automatiskt att läggas till i förnyelseoffert.

Så här skapar du en förnyelseoffert:

1. I ditt HubSpot-konto, navigera till Handel > Contracts.
2. Klicka på kontraktets namn.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger i vänster sidofält och välj sedan Skapa förnyelseoffert.
4. I den högra panelen:
   • Om inställningen Skapa automatiskt nya affärer för förnyelseofferter är aktiverad:
     
     • Klicka på rullgardinsmenyn Affärspipeline och välj en pipeline.
     • Klicka på rullgardinsmenyn Affärsfas och välj en affärsfas.
     • Klicka på rullgardinsmenyn Välj en offertmall och välj en offertmall. Läs mer om att ställa in offertmallar.
     • I fältet Ändra ikraftträdandedatum klickar du på datumväljaren och väljer det datum då ändringen ska träda i kraft.
     • Om Tillåt användare att åsidosätta standardfördelningen är är aktiverad, avmarkera rutan Fördela avgifter och krediter för återstående faktureringsperiod för att inte fördela avgifterna. Om du lämnar kryssrutan markerad kommer avgifterna att fördelas.
     • Klicka på Skapa offert.
   • Om inställningen Skapa automatiskt nya affärer för förnyelseofferter är avstängd:
     • Klicka på rullgardinsmenyn Koppla till en affär och välj en affär, eller klicka på Skapa en ny affär för att skapa en ny affär. Det rekommenderas att skapa en ny affär för förnyelseoffert. På så sätt kan du rapportera intäkter från nya affärer jämfört med intäkter från förnyelser.
     • Klicka på rullgardinsmenyn Välj en offertmall och välj en offertmall. Läs mer om att ställa in offertmallar.
     • Klicka på Skapa offert.
5. Du kommer att omdirigeras till offertredigeraren. Uppgifterna om säljaren och köparen läggs automatiskt till från avtalsinformationen.
6. Skapa offerten.
7. För att redigera sammanfattningen, inklusive datum för ikraftträdande, klickar du på avsnittet Sammanfattning i offertredigeraren. I vänsterpanelen:

• • Under Giltighetsdatum för ändringen:
    • Klicka på rullgardinsmenyn Gäller och välj ett alternativ:
      • Vid avtal: standardinställningen. Detta är det datum då offerten flyttas till Godkänd, antingen genom e-signatur, klicka-för-att-godkänna-avtal eller genom att en HubSpot-användare markerar offerten som undertecknad.
      • Anpassat datum: ett anpassat datum. Du kan ställa in ett offertdatum till ett tidigare datum. När du använder ett tidigare datum, kommer utgångsdatum behandlas som köparens sista datum för undertecknande. Detta innebär att köparen fortfarande kan underteckna när som helst fram till utgångsdatumet, även om ikraftträdandedatumet ligger i det förflutna. När du har valt detta alternativ klickar du på datumväljaren och väljer det datum då förnyelsen träder i kraft.
      • Fördröjd start (dagar): fördröj faktureringsstartdatumet med ett antal dagar efter köpet. När du har valt det här alternativet anger du ett tal i fältet.
      • Fördröjd start (månader): fördröj faktureringsstartdatumet med ett antal månader efter utcheckningen. När du har valt det här alternativet anger du ett tal i fältet.

• • • I fältet Etikett redigerar du etiketten som visas ovanför ikraftträdandedatumet.
  • Under Löptid:
    • I fältet Etikett redigerar du etiketten som visas ovanför avtalstiden.
    • Stäng av knappen Löptid för att dölja den.

• • UnderTotal rabatt:
    • Klicka på rullgardinsmenynFormat och välj ett alternativ:
      • Visa som belopp: visa rabattbeloppet i offertvalutan.
      • Visa som procent: visa rabatten som en procentandel.
      • Visa som procent och belopp: visa rabatten som en procentandel och som ett belopp i offertvalutan.
      • I fältetEtikett redigerar duetiketten som visas ovanför den totala rabatten.
      • Stäng av knappenTotal rabatt för att dölja den.
  • UnderTotalt kontraktsvärde:
    • I fältet Etikett redigerar du etiketten som visas ovanför det totala kontraktsvärdet.
    • Stäng av knappen Totalt kontraktsvärde för att dölja den. Totalt kontraktsvärde visas inte om någon av raderna har en obestämd faktureringsperiod. Justera faktureringsperioden för raden för att visa det totala kontraktsvärdet.

8. För att dela förnyelseoffert, klicka på Dela uppe till höger.
9. När kunden har godkänt förnyelseoffertet skapas ett nytt förnyelseavtal som kopplas till den befintliga offerten. Så här visar du förnyelseavtalet:
   • I ditt HubSpot-konto, navigera till Handel > Contracts.
   • Leta reda på och klicka på namnet på förnyelseavtalet. Eller klicka på namnet på det befintliga avtalet. Gå sedan till kortet Avtal i höger sidofält för att visa förnyelseavtalet. Förnyelseavtalet visas också på flikarna Aktiviteteroch Historik.

Skapa en förnyelseoffert med hjälp av ett arbetsflöde

Du kan skapa en förnyelseoffert med hjälp av en arbetsflödesåtgärd i ett affärsbaserat arbetsflöde. Så här skapar du en förnyelseoffert med hjälp av ett affärsarbetsflöde:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatisering > Arbetsflöden.
2. Skapa ett arbetsflöde eller klicka på ett befintligt arbetsflöde för att redigera det.
3. Ställ in dina registreringsutlösare.
4. Klicka på+ under din utlösare.
5. I panelen till vänster:
   • Klicka för att expanderaCRM -sektionen.
   • Välj Skapa förnyelseoffert från kontrakt.
   • Klicka på rullgardinsmenynKontrakt och välj ett rekommenderatalternativ eller Kontrakt: alla associerade.
   • Klicka på rullgardinsmenynMall och välj en offertmall.
   • Klicka på rullgardinsmenyn Valmetod för affär och välj ett alternativ:
     • Ny affär med standardpipeline/standardfas: skapar en ny affär i standardfasen för den valda pipelinen.
     • Befintlig affär: för att välja en annan affär, klicka på rullgardinsmenyn Affär efter att du valt detta alternativ och välj en affär.
   • Klicka påSpara uppe till höger.
6. Klickapå Granska och aktivera längst upp till höger för att aktivera arbetsflödet.

Säg upp ett avtal

Kontrakt kan sägas upp omedelbart eller på ett schemalagt datum. Så här säger du upp ett kontrakt:

1. I ditt HubSpot-konto, navigera till Handel > Contracts.
2. Klicka på kontraktets namn.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger i vänster sidofält och välj sedan Avsluta.
   
   
   
4. I dialogrutan klickar du pådatumväljaren och väljer ett uppsägningsdatum. Välj dagens datum för att säga upp avtalet omedelbart, eller ett framtida datum för att schemalägga uppsägningen.
5. Klicka på Avsluta kontrakt om du vill avsluta omedelbart, eller Planera uppsägning om du har valt ett framtida datum.
6. Kontraktsposten uppdateras med uppsägningsinformationen.
   
   
   

Ändra eller avbryta uppsägningen av ett avtal

Om du har schemalagt en uppsägning av ett avtal kan du ändra eller avbryta uppsägningen.

1. I ditt HubSpot-konto, navigera till Handel > Contracts.
2. Håll muspekaren över ett avtal och klicka på Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger i vänster sidofält och välj ett alternativ:
• Ändra uppsägningsdatum: ändra kontraktets uppsägningsdatum. I dialogrutan klickar du på datumväljaren och väljer ett nytt uppsägningsdatum. Klicka på Uppdatera datum.
• Avbryt uppsägning: avbryt uppsägningen av avtalet. I dialogrutan klickar du på Avbryt uppsägning för att bekräfta.

Koppla andra poster till avtal

Lägg till kopplingar till avtal från avtalsindexsidan. Du kan koppla avtal till kontakter, företag, affärer, ärenden, offerter, fakturor och andra avtal.

1. I ditt HubSpot-konto, navigera till Handel > Contracts.
2. Håll muspekaren över ett avtal och klicka på Förhandsgranska.
3. I höger sidofält klickar du på + Lägg till på ett kopplingskort (t.ex. Kontakter).
4. I den högra panelen söker du efter och markerar kryssrutorna bredvid de poster du vill koppla samman. Klicka på Spara för att koppla dem till avtalet. Eller klicka på fliken Skapa nytt för att skapa en ny post att koppla till avtalet. Ange uppgifterna för den nya posten och klicka på Skapa för att koppla den till avtalet, eller Skapa och lägg till en till för att skapa en ny post.

Exportera avtal

1. I ditt HubSpot-konto, navigera till Handel > Contracts.
2. Klicka på Exportera längst upp till höger i tabellen.
3. I dialogrutan:
   • Under Egenskaper som ingår i exporten väljer du ett alternativ för vilka egenskaper som ska ingå i exporten.
   • Under Associationer som ingår i exporten markerar du kryssrutan Inkludera associerade postnamn för att inkludera associerade postnamn (t.ex. fakturanamnet).
   • Under Associationer som ingår i exporten väljer du om du vill inkludera upp till 1 000 associerade poster eller alla associerade poster.
   • Ange ett exportnamn i textrutan Exportnamn.
   • Klicka på rullgardinsmenyn Filformat och välj ett format.
   • Klicka på rullgardinsmenyn Språk för kolumnrubriker och välj ett språk.
   • Klicka på Anpassa för att anpassa exporten ytterligare:
   • Klicka på Exportera. Läs mer om att exportera poster.