Para dar aos usuários acesso a registros, além daqueles que eles possuem, você pode compartilhar registros individuais. Você pode compartilhar HubSpot definido e objeto personalizado que tem uma página de registro (por exemplo, contatos, compromissos, negócios). Quando você compartilha um registro com um usuário ou equipe, ele concede ao usuário ou aos membros principais da equipe acesso ao registro consistente com cada usuário permissões de objeto. Por exemplo, se você compartilhar com um usuário que tem permissão para visualizar seus próprios contatos mas não tem permissão para editar ou excluir contatos, ele pode visualizar o registro, mas não pode editá-lo ou excluí-lo.
Usuários com permissões de Superadministrador ou acesso para editar os usuários compartilhados ou as propriedades de equipes compartilhadas podem compartilhar registros.
Observe: sua conta pode usar nomes personalizados para cada objeto (por exemplo, conta em vez de empresa). Este documento se refere aos objetos por seus nomes padrão de HubSpot.
Gerenciar o acesso às propriedades de usuários/equipes compartilhados
Para gerenciar quais usuários não administradores podem editar as propriedades:
- No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.
- Clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione o objeto com as propriedades a serem editadas (por exemplo, Selecione o objeto de contato para gerenciar permissões de compartilhamento de contato).
- Procurar Compartilhado.
- Marque as caixas de seleção à esquerda dos nomes de propriedade e clique em Gerenciar acesso na parte superior da tabela.
- No painel direito, atualize o acesso:
- Privado apenas para superadministradores: somente administradores podem visualizar e editar a propriedade. Isso significa que somente administradores podem compartilhar registros.
- Permitir que todos visualizem e editem: todos os usuários da sua conta podem visualizar e editar a propriedade. Isso significa que todos os usuários podem compartilhar registros.
- Permitir que todos visualizem: todos os usuários podem visualizar os valores da propriedade, mas somente os administradores podem editar o valor. Isso significa que somente administradores podem compartilhar registros.
- Atribuir a usuários e equipes: defina o nível de acesso permitido para cada equipe ou usuários específicos. Você pode conceder acesso somente para visualização ou acesso para visualização e edição. Qualquer usuário ou membro da equipe com acesso de visualização e edição pode compartilhar registros.
- Clique em Salvar.
Saiba mais sobre como restringir o acesso de exibição e edição para propriedades.
Compartilhar registros
Compartilhar registros em uma página de índice de objeto
Para compartilhar registros da página de índice do objeto:
- Navegue até seus registros (por exemplo, ).
- Marque as caixas de seleção ao lado dos registros que deseja compartilhar.
- No topo da tabela ou do tabuleiro, clique Compartilhar.
- Na caixa de diálogo, selecione o Usuários e/ou equipes com o qual você deseja compartilhar o registro.
- Clique Compartilhar para confirmar.
Compartilhe registros por meio de um fluxo de trabalho
Para compartilhar registros automaticamente com usuários e equipes com base em critérios, crie um fluxo de trabalho para definir o Usuários/equipes compartilhados propriedade para um determinado objeto:
- Criar um fluxo de trabalho com base no objeto com os registros a serem compartilhados.
- Defina o seu critérios de inscrição.
- Adicione a ação Editar registros.
- Clique no menu suspenso Propriedades para editar e selecione Usuários compartilhados ou Equipes compartilhadas.
- Clique no menu suspenso Escolher um valor e selecione os usuários ou equipes com os quais os registros serão compartilhados automaticamente.
- Selecione se os usuários/equipes serão adicionados ou substituirão os usuários/equipes selecionados atualmente:
- Selecione Anexar ao(s) valor(es) atual(is) para adicionar aos valores existentes da propriedade.
- Selecione Substituir valor(es) atual(is) para substituir os valores existentes da propriedade.
- Clique em Salvar.
- Terminar configurando seu fluxo de trabalho.
Após a publicação do fluxo de trabalho, se um registro atender aos critérios de inscrição, o registro será compartilhado com os usuários/equipes selecionados.
Visualizar os usuários e equipes com acesso a um registro
Para revisar quais usuários e equipes têm acesso a um determinado registro, você pode: