A ação de fluxo de trabalho Formatar dados permite corrigir, formatar e manter automaticamente seus dados do CRM. Por exemplo, você pode usar essa ação para colocar os nomes de contatos ou empresas em maiúsculas, ou calcular valores com base nas propriedades.
Você também pode converter dados em propriedades de texto de uma ou várias linhas ou formatar e adicionar dados a uma planilha do Google.
A formatação de dados com fluxos de trabalho é um processo de duas etapas. Primeiro, você prepara seus dados definindo uma ação para Formatar dados. Depois, você configurará outra ação de fluxo de trabalho para atualizar os dados.
Formatar dados com opções de formatação padrão
Para formatar os seus dados com opções de formatação padrão:
- Clique no nome de um fluxo de trabalho existente ou crie um novo fluxo de trabalho.
- No editor de fluxo de trabalho, clique no + ícone de adição para adicionar uma ação de fluxo de trabalho.
- No painel de ações, selecione Formatar dados na seção Operações de dados.
- No painel direito, certifique-se de que a opção Modo personalizado esteja desativada.
- No painel esquerdo, selecione a propriedade ou valor para formatar:
- Para formatar os valores de propriedade dos registros inscritos, clique em Visualize propriedades ou resultados de ação de no menu suspenso e selecione Registro inscrito. Selecione uma propriedade.
- Para formatar os resultados de ações anteriores, clique no menu suspenso Visualize propriedades ou resultados de ação de e selecione Resultados de ação. Clique para expandir o Nome da ação anterior e selecione um resultado de ação.
- Clique no menu suspenso Formatar e selecione uma opção de formatação.
- Clique no menu suspenso Tipo e selecione Contato. Dependendo da opção de formatação selecionada, os dados podem ser formatados como texto, número, data ou valor de data e hora.
- Para salvar automaticamente os dados formatados em uma propriedade existente:
- Marque a caixa de seleção Sim, salve o valor em uma propriedade.
- No canto superior, clique em Salvar e continuar. Isso criará automaticamente uma nova ação Editar registro. Por padrão, os campos da ação serão preenchidos automaticamente e configurados para atualizar o mesmo registro e propriedade. Você pode personalizar ainda mais esta ação; saiba mais sobre como usar a ação Editar registro .
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- Em seguida, clique em Salvar.
- Depois de configurar sua ação, clique em Salvar.
Opções de formatação padrão
Ao usar a ação Formatar dados, as seguintes opções de formatação padrão estão disponíveis:
- Adicionar um número: adicione um número específico para a propriedade ou o valor. Insira o valor desejado no campo Número para adicionar.
- Adicionar uma quantidade de tempo: adicione uma quantidade tempo (por exemplo, horas, dias) a um valor de data e hora. Insira a quantidade de tempo no campo Quantidade para adicionar, depois use o menu suspenso Unidade de tempo para selecionar a unidade de tempo.
- Calcular a raiz enésima de um número: calcule o valor da raiz de um número. Insira o número da raiz no campo Número da raiz enésima.
- Capitalizar a primeira letra: capitalize a primeira letra do valor. Todos os outros caracteres no valor serão alterados para minúsculas. Funciona apenas para caracteres do alfabeto latino.
- Alterar todos os caracteres para minúsculas: altere todos os caracteres no valor para minúsculas. Funciona apenas para caracteres do alfabeto latino.
- Alterar todos os caracteres para maiúsculas: altere todos os caracteres no valor para maiúsculas. Funciona apenas para caracteres do alfabeto latino.
- Alterar formato de data: altere o formato da data do valor.
- Alterar para maiúsculas e minúsculas: altere o valor para maiúsculas e minúsculas. A primeira letra de cada palavra no valor será maiúscula, todos os outros caracteres serão alterados para minúscula. Funciona apenas para caracteres do alfabeto latino.
- Converter para data/hora Unix: converta o valor para data/hora Unix.
- Cortar um ou vários caracteres: remova caracteres específicos do valor. Insira os caracteres que deseja remover no campo Caracteres para cortar. Por exemplo, para o código postal
02145, você pode inserir 02 no campo, o que resultaria no valor de 145.
- Dividir um número: divida o valor por um número específico. Insira o número que deseja dividir no campo Número para dividir por.
- Obter o valor absoluto de um número: retorna o valor absoluto de um número. Você pode usar essa opção para garantir que um número seja positivo.
Formatar dados com uma fórmula personalizada
Para formatar dados com uma fórmula personalizada:
- Clique no nome de um fluxo de trabalho existente ou crie um novo fluxo de trabalho.
- No editor de fluxo de trabalho, clique no + ícone de adição para adicionar uma ação de fluxo de trabalho.
- No painel de ações, selecione Formatar dados na seção Operações de dados.
- No painel esquerdo, clique para ativar a opção Modo personalizado.
- Na seção Fórmula, insira sua fórmula personalizada.
- Clique em Inserir para adicionar um dos seguintes elementos à sua fórmula:
- Resultado da ação: o valor do resultado de uma ação anterior no mesmo fluxo de trabalho.
- Propriedade do HubSpot: o valor da propriedade pertencente ao registro inscrito.
- Função: um operador usado para configurar a fórmula, como usar primeira letra em maiúscula e ou adicionar um número.
- Uma visualização será preenchida automaticamente com um exemplo de resultado:
- Se a fórmula usar uma variável, como um valor de propriedade, a visualização mostrará automaticamente um resultado usando valores padrão.
- Para ver uma visualização com outros exemplos, clique em Editar dados de amostra e insira um valor de teste diferente para cada campo.
- Para salvar automaticamente os dados formatados em uma propriedade existente:
- Marque a caixa de seleção Sim, salve o valor em uma propriedade.
- No canto superior, clique em Salvar e continuar. Isso criará automaticamente uma nova ação Editar registro. Por padrão, os campos da ação serão preenchidos automaticamente e configurados para atualizar o mesmo registro e propriedade. Você pode personalizar ainda mais esta ação; saiba mais sobre como usar a ação Editar registro .
- Depois de configurar sua ação, clique em Salvar.
Exemplos de fórmulas personalizadas
Usando fórmulas personalizadas, você pode personalizar opções de formatação complexas para seus resultados. Saiba mais sobre as funções que você pode usar com fórmulas personalizadas. Por exemplo, você pode calcular o seguinte:
- Remover caracteres especiais de números de telefone:
cut(cut(cut([phone], "-"), "*"), "#")
- Como calcular o valor da comissão do seu representante de vendas:
([Amount] * [commission_rate])
- Concatenação de valores de string de diferentes propriedades:
concat([company_name], [month_and_year])
Observação: embora seja possível copiar e colar funções na seção Fórmula, todos os tokens usados, como Resultados de ação ou propriedades do HubSpot, devem ser inseridos manualmente.
Usar dados formatados
Depois de adicionar a ação Formatar dados, você precisará configurar ações adicionais para usar os dados formatados. Dentro da ação formatar dados, você pode atualizar automaticamente uma propriedade existente com os dados formatados.
Você também pode adicionar os dados formatados à sua planilha do Google se tiver instalado a integração com o Google Planilhas.
Atualizar propriedades existentes com dados formatados
Configure uma ação de Copiar valor de propriedade para atualizar as propriedades com os dados recém-formatados. A ação pode usar dados formatados de qualquer ação de Formatar dados anterior.
- Clique no nome de um fluxo de trabalho existente ou crie um novo fluxo de trabalho.
- No editor de fluxo de trabalho, clique no ícone de adição + para adicionar uma ação de fluxo de trabalho.
- No painel de ações, selecione Copiar valor de propriedade.
- No painel esquerdo, clique no menu suspenso Propriedade ou valor do qual copiar e clique para expandir uma ação Formatar dados. Para usar o valor formatado anteriormente, selecione Valor da [string].
- Clique no menu suspenso Tipo de propriedade alvo e selecione o tipo de propriedade para a qual deseja copiar os dados.
- Clique no menu suspenso Propriedade para copiar o "valor da [string]" para para selecionar a propriedade que deseja atualizar. Para criar uma nova propriedade, clique em Criar uma nova propriedade de [objeto].
- Clique em Salvar.
Com a ação de Copiar valor de propriedade configurada, o fluxo de trabalho poderá usar os valores formatados anteriormente para atualizar as propriedades do CRM.
Adicionar dados formatados ao Google Planilhas
Se você instalou a integração do Google Planilhas, poderá adicionar dados formatados diretamente à sua planilha sem atualizar nenhuma propriedade no HubSpot. Por exemplo, se os nomes dos contatos na planilha precisarem ser formatados em minúsculas, mas você ainda quiser que os nomes deles permaneçam em maiúsculas no HubSpot.
Você pode conectar o aplicativo Google Planilhas a partir do Marketplace de aplicativos ou de um fluxo de trabalho.
- Clique no nome de um fluxo de trabalho existente ou crie um novo fluxo de trabalho.
- No editor de fluxo de trabalho, clique no ícone de adição + para adicionar uma ação de fluxo de trabalho.
- No painel de ações, selecione Criar linha na planilha do Google.
- Clique no menu suspenso Planilha. Em seguida, selecione a planilha para a qual deseja enviar os dados. Você pode selecionar uma das planilhas que têm proprietários ou as compartilhadas com o usuário que conectou o Planilhas Google ao HubSpot.
- Clique no menu suspenso Página. Em seguida, selecione a página para a qual deseja enviar os dados. O campo Página refere-se às guias na parte inferior da planilha.
- Configure as linhas da planilha do Google para usar dados formatados:
- Clique no menu suspenso Cabeçalho. Em seguida, selecione as colunas correspondentes na sua planilha do Google.
- Clique no campo Propriedade.
- No painel de dados, clique no menu suspenso Visualize propriedades ou resultados de ação de e selecione Resultados de ação.
- Clique para expandir uma ação Formatar dados. Para usar o valor formatado anteriormente, selecione Valor da [string]. Esta ação pode usar dados formatados de qualquer ação de Formatar dados anterior.
- Repita até concluir a nova linha.
- Clique em Salvar.
Com a ação Criar linha das Planilhas Google configurada, seu fluxo de trabalho agora pode usar valores formatados anteriormente para adicionar novas linhas à sua Planilha Google sem afetar as propriedades existentes. Saiba mais sobre como adicionar dados ao Google Planilhas com fluxos de trabalho.