Anslut och använd HubSpot-datasynkronisering

Med HubSpot-datasynkronisering kan du skapa en envägs- eller tvåvägssynkronisering mellan HubSpot och dina andra Appar för att förena alla dina kunddata i en plattform. Granskning av vilka Appar som använder datasynkronisering här.

Nedan kan du läsa om hur datasynkronisering fungerar och hur du ansluter en appar, aktiverar datasynkronisering, synkroniserar register med mera.

Hur datasynkronisering fungerar

När en synkronisering aktiveras skapar datasynkronisering ett internt index över alla register i ett objekt. Det använder sedan det indexet för att jämföra och övervaka registerändringar för att se hur deras tillstånd (synkronisering, misslyckande eller uteslutning) ska ändras när registeregenskaperna uppdateras. Detta innebär att det interna datasynkroniseringsindexet kontinuerligt jämför sin databas (antingen HubSpot eller den anslutna appen) och kan återställa alla tappade eller felaktiga API-anrop eller Api-slutpunkter.

När ett register uppdateras granskar synkroniseringsmotorn hela registret mot den kopia den har och uppdaterar sin kopia så att den matchar det verkliga registret. Detta gör det möjligt att återställa eventuella missade eller misslyckade uppdateringar. Datasynkronisering kan ta lite tid att indexera alla register när den initieras, men kommer att säkerställa en smidigare och hälsosammare synkroniseringsupplevelse.

Synkroniseringsprinciper

En datasynkronisering kommer alltid att ske mellan två Appar, varav den ena är HubSpot. Varje synkronisering har två huvudfaser, oberoende av objektet som synkroniseras:

• Den första synkroniseringen: startar när en synkronisering aktiveras eller när den sparas. Alla befintliga register i båda appar skickas genom synkroniseringsmotorn för att indexera och, om tillämpligt, synkronisera dem.
• Den inkrementella synkron iseringen: när alla register är indexerade skannas de efter uppdateringar och nya register. Indexerade register som har ändrats sedan förra gången de kontrollerades skickas genom synkroniseringsmotorn.

Inledande synkronisering

För en tvåvägssynkronisering består den första synkroniseringen av:

• Index HubSpot: HubSpot-posterna skannas och ID för posten och dess matchande identifierare lagras (som standard är detta e-post för kontakter och namn och/eller domän för företagsregister). Indexet hålls uppdaterat under hela synkroniseringsprocessen framöver. Läs mer om hur matchning fungerar.
• Indexera den andra appen och synkronisera: registren från den andra appen skannas och synkroniseras. För varje resurs som hämtas görs en kontroll för att se om det finns någon matchande identifierare (t.ex. e-post för kontakter) i indextabellen i HubSpot. Om det finns det matchas registren och båda registren skickas tillsammans genom synkroniseringsmotorn. Om det inte finns någon matchning kommer registret att gå igenom synkroniseringsmotorn på egen hand. När synkroniseringsmotorn matchar register kombinerar den all information den har (registrens fältvärden, filter, fältkartläggningar, synkroniseringshistorik etc.) och baserat på detta bygger den nästa åtgärd (begär ändringar i resurserna, gör ingenting, logga ett fel etc.)

Observera: det första registret som returneras av apparnas API kommer att kunna synkroniseras, nästa kommer att betraktas som en dubblett.

• Synkronisera HubSpot: registren i HubSpot skannas igen för att kontrollera om de behöver synkroniseras. Detta steg kommer att resultera i synkronisering av befintliga register i HubSpot, inte i den andra appen.

Inkrementell synkronisering

Den inkrementella synkroniseringen söker hela tiden efter uppdateringar i HubSpot och den andra appen (baserat på synkroniseringsriktningen) och väntar på att bli utlöst. HubSpot kontrollerar om det finns några ändringar var femte minut. Den andra appen, eller dess API, använder webhooks för att varna om eventuella ändringar.

Anslut en appar

Innan du börjar

• Du måste vara Superadmin eller ha App Marketplace-behörighet i ditt HubSpot-konto.
• Det kan finnas andra behörigheter som krävs för den specifika appar som du ansluter till ditt HubSpot-konto.

Ansluta appen

Det finns två sätt att söka efter och ansluta till en appar. Du kan göra det via App Marketplace eller via importsidan.

1. I ditt HubSpot-konto, klicka på Marknadsplatsikonen marketplace i det övre navigeringsfältet och välj sedan App Marketplace.
2. Skriv in namnet på appen i sökfältet och klicka sedan på sökresultatet.
3. Klicka på Installera appar längst upp till höger.
4. Klicka på Nästa i dialogrutan och logga sedan in på ditt konto för Appar.
5. Granska de begärda åtkomstbehörigheterna och klicka sedan på Tillåt. Du kommer att omdirigeras tillbaka till apparnas sida i dina HubSpot-inställningar.

Om du ställer in en synkronisering från sidan Import:

1. Klicka på Import längst upp till höger på varje objekts startsida eller öppna dina importinställningar:

• • I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
  • Navigera till Import & Export i menyn till vänster i sidofältet.
  • Klicka på Gå för att importera.

2. Klicka på Ställ in en synkronisering.

3. I den högra panelen skriver du in namnet på appen och klickar sedan på sökresultatet.
4. Klicka på Installera appar.
5. Du kommer att omdirigeras till appens listningssida för att fortsätta med anslutningsstegen.

Det är möjligt att ansluta mer än en instans av samma appar från tredje part till HubSpot. Om du till exempel hanterar två Microsoft Dynamics-konton kan du ansluta och synkronisera data från båda kontona med ett HubSpot-konto. För att ansluta ett ytterligare konto:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på namnet på appen.
3. Klicka på Åtgärder > Hantera konton.
4. Klicka på Anslut ett annat konto i den högra panelen.
5. Fortsätt med stegen för att ansluta appen till HubSpot.

Slå på datasynkronisering

När du har anslutit appen måste du konfigurera dina inställningar för appen och aktivera synkroniseringen för att börja synkronisera data mellan de två integrationerna.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på appen.
3. Klicka på Ställ in din synkronisering.
4. På sidan Välj de data du vill synkronisera väljer du objektet som du vill synkronisera till eller från i appen och objektet som du vill synkronisera till eller från i HubSpot.
5. Klicka på rullgardinsmenyn med pilar och välj om synkroniseringen ska vara dubbelriktad eller enkelriktad mellan appen och HubSpot, eller vice versa.

Om du vill stänga av en mappning klickar du på för att stänga av växlingen.

Så här ställer du in en anpassad fältkartläggning:

1. Klicka på Lägg till en mappning.
2. Använd rullgardinsmenyerna för att välja den appar från tredje part och den HubSpot-egenskap som du vill mappa.
3. Klicka på success Uppdatera.

4. Om du vill stänga av anpassade mappningar klickar du på knappen för att stänga av den.

Läs mer om specifika regler och överväganden för fältkartläggningar för datasynkronisering.

Ställ in dina synkroniseringsregler

På skärmen Begränsa konfigurerar du hur du vill synkronisera register från HubSpot till din tredjepartsapp och vice versa.

Om du konfigurerar en affärssynkronisering kommer du att bli prompt att kartlägga dina affärspipelines och affärsfaser mellan HubSpot och din tredjepartsapp. Endast affärer i de kartlagda affärsfaserna kommer att synkroniseras.

1. I avsnittet Kartlägg dina affärspipelines och affärsfaser klickar du på rullgardinsmenyn Välj en HubSpot-pipeline för att välja vilken HubSpot affärspipeline du vill synkronisera med din tredjepartsapp.
2. Klicka på Auto-map för att automatiskt mappa HubSpot affärsfaser med din tredjeparts apps affärsfaser. Synkroniseringen gör en enkel textsökning och försöker mappa steg som låter likadana.
3. Om du vill mappa ytterligare en pipeline klickar du på Mappa en annan pipeline.

Om du inte kan se affärsfaserna fråndin andra app i HubSpot beror det på följande skäl:

• Det anslutna användarkontot har inte rätt behörigheter för att visa affärsfaserna.
• Datasynkronisering mappar HubSpot affärsfaser med pipeline-faser i din andra appar. Om du har en icke-standardiserad försäljningsprocess som inte förlitar sig på affärs-/möjlighetsstadier kommer du inte att kunna synkronisera data med HubSpot-datasynkronisering.

Om du konfigurerar en synkronisering av kontakter kommer HubSpot som standard endast att synkronisera kontakter som har en giltig e-postadress. Om du även vill synkronisera kontakter utan e-postadress avmarkerar du kryssrutan Synkronisera endast kontakter med e-postadress i avsnittet Dubblettreducering.

Läs mer om matchande register.

Observera: när en appar har både ett företagsnamn och ett företagsdomänfält kommer HubSpot att matcha två register om de har samma företagsnamn men en annan domän, och vice versa.

I avsnittet Filter väljer du kriterier för att begränsa vilka register som ska synkroniseras från HubSpot till din tredjepartsapp och vice versa:

1. Klicka på Redigera.
2. I den högra panelen väljer du egenskapen för att begränsa synkronisering av register från HubSpot till din tredjepartsapp och vice versa.
3. Klicka på Klar.

Observera: avsnittet Filter begränsar endast vilka register som initialt synkroniseras mellan HubSpot och tredjepartsappen. När register synkroniseras kommer de att fortsätta att synkronisera data fram och tillbaka baserat på den Egenskapskartläggning som ställts in.

Associate register

HubSpot försöker att bibehålla samma associationer mellan register (t.ex. företag som är associerade med kontakter eller Affärer som är associerade med företag) vid synkronisering med den ursprungliga appen som du anslöt, när det är möjligt. Läs mer om mappning av association med datasynkronisering.

Observera: I de flesta fall kan datasynkronisering endast automatiskt associera fakturor till kontakter. Fakturor måste manuellt associeras till företagsregister i HubSpot.

Granskning av regler och start av synkronisering

På skärmen Granskning granskar du de regler du har konfigurerat och klickar sedan på Spara och synkronisera. Den första synkroniseringen kommer då att påbörjas.

Efter att den första synkroniseringen är klar synkroniseras register inom 10 minuter efter en ändring.

Resynkronisera raderade register

Om du har tagit bort register i antingen HubSpot eller din tredjepartsapp kan du synkronisera borttagna register igen för att återskapa dem i båda appar:

2. Klicka på appen.
3. På fliken Objektvy, i kolumnen Misslyckas, klickar du på antalet register som inte synkroniseras.
4. Klicka på Åtgärder i den högra panelen.
5. Välj antingen Återsynkronisera borttagna register i HubSpot eller Återsynkronisera borttagna register i [tredjepartsapp].

6. Klicka på Resynkronisera alla.

Det kan du också göra:

1. På fliken Register klickar du på Mer > Återställ alla raderade register.
2. I sidopanelen klickar du på rullgardinsmenyn Typ av register och väljer typ av register och rullgardinsmenyn Destinationsapp för att välja vilken appar du vill återskapa kontakterna i.
3. Klicka på Granskning före återställning.
4. Granska alla register som ska återställas och klicka på Återställ alla [nummer].

Stäng av datasynkronisering

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på appen.
3. Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder och välj Stäng av synkronisering.

4. I popup-fönstret klickar du på Stäng av synkronisering.

När synkroniseringen har stängts av kan du slå på den igen genom att klicka på Redigera synkroniseringsinställningar eller ta bort synkroniseringen.

Granskning av din synkroniseringshälsa

När du har anslutit en appar kan du se en översikt över de register som synkroniseras mellan HubSpot och din tredjepartsapp.

2. Klicka på appen.
3. Klicka på Objekt på fliken Synkroniseringsöversikt för att visa synkroniseringsstatus per objekt.

• • Register som bearbetas som en del av en första synkronisering kommer att ha snurrande cirklar bredvid sig.
  • Ett register kommer att ha statusen I kö om en annan synkronisering pågår, för att förhindra att uppdateringar sker på samma data samtidigt.

4. I kolumnen Synkroniserad klickar du på antalet register för att granska alla register som synkroniseras mellan HubSpot och appen.
5. I kolumnen Misslyckas klickar du på antalet register för att visa alla register som inte synkroniseras mellan HubSpot och appen.

• • I kolumnen Felkategori gör du en granskning av orsaken till felet .
  • Håll muspekaren över verktygstipset för granskning av åtgärder för att lösa problemet.

6. I kolumnen Uteslutna klickar du på antalet register för att visa alla register som har uteslutits från synkronisering. Det kan bero på att de inte matchar något av filtren i dina synkroniseringsinställningar, eller att de inte har en unik identifierare som tilldelats dem, vilket kan bero på att en matchande nyckel har definierats.

• • Klicka för att visa alla register som synkroniseras mellan HubSpot och appen.
  • Använd rullgardinsmenyerna för att filtrera registren efter typ av objekt, synkroniseringsstatus eller en viss tidsram.

• Om du vill ändra ordningen på kolumnerna klickar du på Mer > Redigera kolumner.
• Om du vill exportera alla register klickar du på Mer > Export.
  • Välj filformat i dialogrutan.
  • Klicka på Export. Den exporterade filen kommer att skickas till dig via e-post.
• Om du vill återställa alla borttagna register klickar du på Mer > Återställ alla borttagna register.
  • I den högra panelen väljer du typ av register och destinationsapp. Alla tidigare raderade register återställs i den valda destinations-appen.