Kräver godkännande för affärer

Du kan ställa in en godkännandeprocess för en affärspipeline så att alla eller vissa affärer måste granskas och godkännas innan de går vidare i pipelinen. När godkännanden i pipelinen är aktiverade läggs ett godkännandesteg till i den valda pipelinen. Berörda affärer måste gå in i godkännandesteget och få godkännande innan de kan flyttas vidare i pipelinen. Dessutom kommer användare inte att kunna skapa affärer som går förbi godkännandesteget. Detta gäller även affärer som skapas via arbetsflöden.

Varje pipeline kan ha ett unikt godkännandesteg med upp till tre godkännare. Du kan till exempel ha en försäljningsprocess som kräver godkännande från en försäljningschef innan affären avslutas och en annan försäljningsprocess som kräver både juridiskt godkännande och godkännande från chefen innan ett avtal skickas.

För ytterligare hjälp med att ställa in godkännandeprocessen, se videogenomgången som delas i HubSpot Community.

Ge användare behörighet att godkänna affärer

Innan du kan tilldela godkännare för affärer måste du ge dessa användare behörighet att godkänna affärer.

Observera: det rekommenderas att du ger behörighet att godkänna först innan du konfigurerar en godkännandeprocess i pipelinen. Det kan ta flera minuter innan användare med uppdaterade behörigheter visas som tillgängliga godkännare i konfigurationsprocessen.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du tillAnvändare och team.
3. Håll muspekaren över en användare och klicka sedan på Redigera behörigheter.
4. Klicka för att expandera avsnittet Affärer och aktivera sedan behörigheten Godkänn.
5. Klicka på Spara.

Konfigurera godkännande av affärer för en pipeline

Du kan ställa in ett godkännandesteg, ange godkännandevillkor och tilldela godkännare för varje affärspipeline. När du har aktiverat godkännandeprocessen kan du också redigera godkännandesteget, godkännandevillkoren och vilka användare som är godkännare.

Innan du aktiverar godkännande av affärer måste du se till att du har gett godkännarna behörigheten Godkänn affär.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält, under avsnittet Datahantering, klickar du på Objekt.
3. På sidan Objekt klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och väljer Affärer.
4. Klicka på fliken Pipelines.
5. Klicka pårullgardinsmenyn Välj en pipelineoch välj denpipelinesom du vill kräva godkännanden för.
6. Klicka längst ned på flikenPipelineregler.
7. I raden Lägg till godkännandeprocess för affärer slår du påknappen. Om den redan är påslagen klickar du på redigeringsikonen för att redigera processen.
8. Konfigurera godkännandesteget. Godkännandesteget markeras och kallas som standard Väntar på godkännande.
9. Om du vill ändra fasens namn klickar du på textrutan för fasnamn och anger ett namn.
10. För att ställa in stegets sannolikhet klickar du på rullgardinsmenyn för sannolikhet och väljer sedan en procentandel.
11. För att ändra stegets position, klicka och dra steget till önskad position i pipelinens ordning. 
12. Klicka på Nästa för att ställa in godkännandevillkor.
13. Som standard är Alla affärer valt, vilket innebär att alla affärer, oavsett deras egenskapsvärden, måste godkännas. För att ställa in villkor för när affärer måste godkännas, välj Affärer som uppfyller specifika villkor och välj sedan kriterier. Endast affärer som uppfyller de valda kriterierna måste genomgå godkännandeprocessen.
14. Klicka på Nästaför att välja vilka användare som kan godkänna affärer.
15. För att välja godkännare klickar du på rullgardinsmenyn Lägg till godkännare och markerar sedan kryssrutorna för de användare du vill ska vara godkännare. Du kan lägga till upp till tre godkännare per pipeline.
16. Välj om godkännande krävs från Alla godkännare eller Någon av godkännarna. Om du väljer Alla måste alla valda godkännare godkänna en affär innan den kan gå vidare i pipelinen. Om du väljer Någon måste endast en godkännare godkänna affären innan den kan gå vidare i pipelinen.
17. Klicka på Nästa.
18. Granska godkännandesteget, eventuella villkor och godkännare och klicka sedan på Spara.

När det har sparats måste berörda affärer gå in i godkännandesteget och få godkännande innan de kan gå vidare i pipelinen. Detta krav gäller inte i följande scenarier:

• En affär går från ett icke-godkännandestadium direkt till ett avslutat förlorat stadium.
• En affär befinner sig redan i ett steg när en administratör konfigurerar godkännandeprocessen. 

Observera: även om det inte rekommenderas kan superadministratörer stänga av godkännandeprocessen för en befintlig affärspipeline genom att stänga av radenLägg till godkännandeprocess för affärer. Om godkännandet stängs av blir godkännandesteget ett normalt steg och alla godkännanden avbryts oavsett status. Du kan inte ångra åtgärden om du stänger av en godkännandeprocess, så om du vill återinföra godkännanden måste du ställa in ett nytt godkännandestadium.

Begär godkännande för en affär

Om du är en användare som flyttar affärer genom en pipeline måste berörda affärer gå in i godkännandesteget och godkännas innan de kan flyttas vidare i pipelinen. För att affärens godkännandeprocess ska starta måste affären ha en ägare och affärsägaren får inte vara den enda godkännaren eller en godkännare när alla godkännare krävs.

Godkännandeprocessen för en affär startar inte om något av följande gäller: det finns ingen ägare till affären, ägaren är en obligatorisk godkännare ellernågon tilldelad godkännare har förlorat behörigheten att godkänna affären eller har inaktiverats. I det här scenariot visas en knappen Starta om på affärskortet i tavelvyn med en beskrivning av felet och nästa steg.

Så här begär du godkännande:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
2. Flytta affären till godkännandestadiet. Du kan uppdatera affärsstadiet manuellt, via API eller via arbetsflöden.
3. När en affär befinner sig i godkännandestadiet skickas en begäran om godkännande till godkännarna. Affären får en godkännandestatus (t.ex. Väntar på godkännande) som visas på affärskortet i tavelvyn eller i kolumnen Senaste godkännandestatus i tabellvyn. Om godkännandeprocessen har villkor som affären inte uppfyller blir statusen Godkännande behövs inte och du kan flytta affären vidare.

4. För att visa mer information om godkännandeprocessen, klicka på Detaljer > Visa godkännandeaktivitet på ett affärskort i tavelvyn.
   • På fliken Godkännande kan du visa godkännandenoteringar, de användare som behöver godkänna affären och ändringar i godkännandestatusen.
   • Klicka på fliken Kommentarer för att visa eller lägga till kommentarer. För att lägga till en kommentar skriver du in text i kommentarrutan och klickar sedan på Kommentera.
5. När en godkännare har godkänt, avvisat eller begärt ändringar av affären får affärsägaren ett meddelande i HubSpot och via e-post.
   • Om godkännaren har begärt ändringar kan du visa kommentarerna. Gör vid behov ändringar och svara på godkännarens kommentarer så att denne kan godkänna affären.
   • Om affären godkänns ändras godkännandestatusen till Godkänd och kan du flytta affären vidare till önskat stadium.
   • Om affären avvisas ändras godkännandestatusen till Avvisadoch affären kan endast flyttas till ett avslutat förlorat steg.

Godkänn eller avvisa en affär

Om du är godkännare för en affärspipeline får du ett meddelande i HubSpot och via e-post när en användare begär godkännande av en affär.

• För att visa affären från dina aviseringar, gå till dina aviseringar i HubSpot eller din e-post och klicka sedan på aviseringeneller CTA:n för att gå till affären.
• För att visa alla affärer som väntar på godkännande, filtrera dina affärer efter Senaste godkännandestatus innehåller exakt väntande. Klicka på namnet på en affär som ingår i vyn.

Så här godkänner eller avvisar du affären i en affärsrekord:

1. Klicka på Godkännande högst upp i affären, i bannern Godkännande krävs.
2. För att visa mer information om begäran, välj Visa godkännandedetaljer.
3. Om du vill begära ändringar innan du godkänner, välj Begär ändringar. Skriv text i kommentarfältet och klicka sedan på Kommentera. Användaren som begärde godkännandet kommer att meddelas.
4. För att godkänna begäran om att gå vidare med affären, välj Godkänn. Skriv ett valfritt meddelande och klicka sedan på Godkänn för att bekräfta.
5. För att avvisa affären, välj Avvisa. Ange en anledning till varför affären avvisades och klicka sedan på Avvisa för att bekräfta. När en affär har avvisats kan den endast flyttas till ett avslutat förlorat steg. 

När en affär har godkänts eller avvisats uppdateras värdet för affärens Senaste godkännandestatus för att ange beslutet. Om en affär har godkänts eller avvisats men inte borde ha gjort det kan en superadministratör starta om godkännandeprocessen.

Observera: om du flyttar en tidigare godkänd/avvisad affär till ett steg före godkännandesteget, rensas värdet för Senaste godkännandestatus automatiskt. I detta fall måste affären gå igenom godkännandeprocessen igen.

Starta om godkännandet för en affär

Om en affär har godkänts eller avvisats felaktigt kan du starta om godkännandeprocessen.

Så här startar du om godkännandeprocessen:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
2. Flytta affären till godkännandesteget eller till steget före godkännandesteget.
3. Klicka på Ja i dialogrutan för att bekräfta.

Affärens senaste godkännandestatus återställs och affären måste genomgå godkännandeprocessen igen innan den kan gå vidare i pipelinen. 

Visa godkännandehistorik

Användare kan lägga till ett CRM-kort i höger sidofält och ett förhandsgranskningskort i sidofältet för att visa godkännandehistoriken. Då kan användarna se vilka personer som är involverade i godkännandeprocessen, tillsammans med en tidslinje över händelserna.

Konfigurera kortet för godkännanden i pipelinen

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
2. Klicka på namnet på en affär.
3. Klicka påAnpassa i den mellersta kolumnen.
4. Klicka på namnet på den vy du vill ha.
5. Håll muspekaren över den högra kolumnen och klicka sedan på ikonen Lägg till.
6. I den högra panelen klickar du på fliken Kortbibliotek och sedan på alternativet Pipeline-godkännanden och klickar på Lägg till kort.
7. Klicka på X uppe till höger.
8. Klicka på Spara och avsluta längst upp till höger. 

Använd kortet för godkännande av pipeline

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer..
2. Klicka på postensnamn.
3. I höger sidofält navigerar du till kortetför godkännanden i pipelinen. 

Observera: kortnamnet på en affär visas somGodkännandestatus.

Konfigurera förhandsgranskningspanelen för kortet för godkännande av pipeline

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidofält, i avsnittet Datahantering, klickar du på Objekt.
3. På sidan Objekt klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och väljer Affärer.
4. Klicka på fliken Förhandsgranska anpassning.
5. Klicka på namnet på den vy du vill ha.
6. Håll muspekaren mellan korten och klicka sedan på ikonen Lägg till.
7. I den högra panelen klickar du på fliken Kortbibliotek och sedan på alternativet Pipeline-godkännanden och klickar på Lägg till kort.
8. Klicka på X uppe till höger.
9. Klicka på Spara och avsluta längst upp till höger. 

Använd förhandsgranskningspanelen för godkännanden i pipelinen

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer..
2. Håll muspekaren över en post och klicka på Förhandsgranska. Kortet visas där du placerade det i konfigurationen.