Kräver godkännande för affärer

Du kan konfigurera en godkännandeprocess för en affärspipeline så att affärerna måste granskas och godkännas innan de går vidare i pipelinen. När pipeline-godkännanden är aktiverade läggs ett godkännandestadium till i den valda pipelinen och användare kan inte flytta affärer förbi det stadiet utan godkännande, förutom till ett avslutat förlorat stadium.

Varje pipeline kan ha ett unikt godkännandestadium med upp till tre godkännare. Du kan t.ex. ha en försäljningsprocess som kräver godkännande från en försäljningschef innan den avslutas och en annan försäljningsprocess som kräver godkännande från både jurist och chef innan ett kontrakt skickas.

Om du är administratör kan du lära dig hur du konfigurerar processen för godkännande av avtal. Om du är en användare som arbetar med avtal lär du dig hur du begär godkännande. Om du är godkännare kan du lära dig hur du granskar avtal som kräver godkännande.

För ytterligare hjälp med att konfigurera godkännandeprocessen , se videogången som delas i HubSpot Community.

Ge användare behörighet att godkänna avtal

Innan du kan tilldela personer som godkänner affärer måste du ge dessa användare behörighet att godkänna affärer.

Observera: Vi rekommenderar att du först beviljar godkännandebehörighet innan du skapar en godkännandeprocess för pipeline. Det kan ta flera minuter innan användare med uppdaterade behörigheter visas som tillgängliga godkännare i konfigurationsprocessen.

• Navigera till Users & Teams i menyn till vänster i sidofältet .
• Håll muspekaren över en användare och klicka sedan på Redigera behörigheter.
• Klicka för att expandera avsnittet Deals och slå sedan på behörigheten Approve.

• Klicka på Spara.

Konfigurera godkännande av avtal för en pipeline

Användare med Super Admin-behörighet kan konfigurera ett godkännandesteg och tilldela godkännare för varje affärspipeline. När du har aktiverat godkännandeprocessen kan du även redigera godkännandesteget och vilka användare som är godkännare.

Innan du aktiverar godkännanden av affärer måste du se till att du har gett godkännarna behörighetenApprove deal.

• Navigera till Objects > Deals i menyn till vänster i sidofältet.
• Navigera till fliken Pipelines.
• Klicka på rullgardinsmenyn Välj en pipeline och välj sedan den pipeline som du vill kräva godkännanden för.
• Längst ner klickar du på fliken Pipeline-regler.
• I raden Lägg till godkännandeprocess för erbjudanden aktiverar du strömbrytaren . Om den redan är aktiverad klickar du på redigeringsikonen på edit för att redigera processen.

• I den högra panelen ställer du in godkännandesteget. Godkännandefasen kommer att markeras och kallas Väntande godkännande som standard.
  • Om du vill ändra etappens namn klickar du på textrutan Etappnamn och anger ett namn.
  • För att ställa in sannolikheten för steget klickar du på rullgardinsmenyn för sannolikhet och väljer sedan en procentsats.
  • Om du vill ändra etappens position klickar du på den och drar den till önskad position i pipelineordningen. Användare måste få godkännande för att flytta en affär förbi godkännandestadiet, förutom för att flytta affärer till ett avslutat förlorat stadium.

• Klicka på Nästa: Lägg till godkännare för att välja vilka användare som kan godkänna affärer.
• Du väljer godkännare genom att klicka på rullgardinsmenyn Lägg till godkännare och sedan markera kryssrutorna för de användare du vill ska vara godkännare. Du kan lägga till upp till tre godkännare per pipeline.
• Välj om godkännande krävs från alla godkännare eller från någon av godkännarna. Om du väljer All måste alla valda godkännare godkänna en affär innan den kan gå vidare i pipelinen. Om du väljer Alla måste endast en godkännare godkänna affären innan den kan gå vidare i pipelinen.
• Om du vill lägga till en anteckning för godkännarna skriver du in text i textrutan. Det här är ett obligatoriskt fält som visas för godkännare när en affär behöver godkännas.

• Klicka på Nästa: Granska.
• Granska godkännandestadiet och godkännarna och klicka sedan på Spara.

När du har sparat måste alla affärer gå in i godkännandestadiet och få godkännande innan de kan gå vidare i pipelinen, såvida de inte går direkt till det avslutade förlorade stadiet. Affärer som redan befinner sig i ett steg när du skapar godkännandesteget kommer inte att omfattas av godkännandeprocessen.

Observera: även om det inte rekommenderas kan Super Admins stänga av godkännandeprocessen för en befintlig deal pipeline genom att stänga av radenLägg till godkännandeprocess för deals. Omgodkännandet stängs av blir godkännandefasen en normal fas och alla godkännanden avbryts oavsett status. Du kan inte ångra åtgärden om du stänger av en godkännandeprocess, så om du vill återinföra godkännanden måste du konfigurera ett nytt godkännandesteg.

Begära godkännande för en affär

Om du är en användare som flyttar affärer genom en pipeline måste dina affärer gå in i godkännandestadiet och godkännas innan de kan flyttas nedåt i pipelinen. För att processen för godkännande av avtal ska kunna starta måste avtalet ha en ägare och avtalsägaren får inte vara den enda godkännaren eller en godkännare när alla godkännare krävs.

Observera att godkännandeprocessen för en affär inte startar om det inte finns någon ägare till affären, om ägaren är en nödvändig godkännare eller om en tilldelad godkännare har förlorat sin behörighet att godkänna affären eller har inaktiverats. I det här scenariot visas en omstartsknapp på avtalskortet i kortvyn med en beskrivning av felet och nästa steg.

För att begära godkännande:

• Flytta affären till godkännandestadiet. Du kan uppdatera avtalsstadiet manuellt, via API eller via arbetsflöden.
• När en affär befinner sig i godkännandestadiet skickas en begäran till godkännare om att godkänna affären. Affären får en godkännandestatus (t.ex. Väntar på godkännande) som visas på ett affärskort i kortvyn eller i kolumnen Senaste godkännandestatus i listvyn.

• Om du vill visa mer information om godkännandeprocessen klickar du på Detaljer > Visa godkännandeaktivitet på ett affärskort i kortvyn.
  • På fliken Godkännande kan du visa anteckningar om godkännande, vilka användare som måste godkänna affären och ändringar i godkännandestatusen.
  • Klicka på fliken Kommentarer för att visa eller lägga till kommentarer. Om du vill lägga till en kommentar skriver du in text i kommentarsrutan och klickar sedan på Kommentar.
• När en godkännare har godkänt, avvisat eller begärt ändringar i avtalet får avtalsägaren ett meddelande i HubSpot och via e-post.
  • Om godkännaren begärde ändringar kan du se kommentarerna. Om det behövs gör du ändringar och svarar på godkännarens kommentarer så att de kan godkänna affären.
  • Om affären godkänns ändras statusen till Approved och kan du flytta affären vidare till önskat steg.
  • Om den avvisas ändras godkännandestatusen till Rejected och affären kan bara flyttas till ett avslutat förlorat skede.

Godkänna eller avvisa en affär

Om du är godkännare för en affärspipeline får du ett meddelande i HubSpot och via e-post när en användare begär godkännande av en affär.

• Om du vill visa affären från dina meddelanden navigerar du till dina meddelanden i HubSpot eller din e-post och klickar sedan på meddelandet eller CTA för att gå till affären.

• Om du vill visa alla avtal som väntar på godkännande filtrerar du dina avtal efter Senaste godkännandestatus innehåller exakt väntande. Klicka på namnet på en affär som ingår i vyn.

På en affärspost för att godkänna eller avvisa affären:

• Klicka på Godkännande högst upp i affären, i bannern Godkännande behövs.
• Om du vill visa mer information om begäran väljer du Visa detaljer om godkännande.
• Om du vill begära ändringar innan du godkänner väljer du Begär ändringar. Ange text i kommentarsrutan och klicka sedan på Kommentar. Den användare som begärde godkännandet får ett meddelande.
• Om du vill godkänna begäran för att föra affären framåt väljer du Approve (Godkänn). Ange ett valfritt meddelande och klicka sedan på Approve för att bekräfta.

• Om du vill avvisa affären väljer du Avvisa. Ange en anledning till varför affären avvisades och klicka sedan på Avvisa för att bekräfta.

Observera: Du kan inte ångra åtgärden om du avvisar en affär. När en affär har avvisats kan den bara flyttas till ett avslutat förlorat skede. Om du vill att affären ska gå vidare med redigeringar bör du begära ändringar i stället för att avvisa den.