Skapa rapporter med den anpassade rapportbyggaren

Med HubSpots anpassade rapportbyggare kan du analysera flera datakällor i hela HubSpot. Skillnaden mellan den anpassade rapportbyggaren och andra typer av HubSpot-rapporter är att du kan ytbehandla data från marknadsförings- och försäljningsaktiviteter utöver objekt. Du kan till exempel skapa en rapport för att mäta hur dina målkonton engagerar sig på din webbplats.

Läs mer om hur du kan utveckla dina kunskaper inom marknadsanalys genom en coachningssession i liten grupp. Se information om sessionen och anmäl dig.

Förstå kraven

• För att skapa rapporter med den anpassade rapportbyggaren måste användaren ha behörigheternaSkapa/äga och Redigera rapport. 

• Befintliga rapporter kan inte slås samman till en enda rapport. För att sammanställa informationen ska du skapa en ny anpassad rapport som innehåller relevanta datakällor, fält, filter och uppdelningar. Om uppgifterna inte kan sammanställas i en enda rapport bör du överväga att förenkla måtten, använda tillgängliga datasets där det är möjligt eller hålla rapporterna åtskilda på en instrumentpanel. 

Översikt över anpassad rapportbyggare

Att skapa en rapport i den anpassade rapportbyggaren kan delas upp i följande steg:

1. Välj rapportens datakällor: välj de typer av HubSpot-data som rapporten ska innehålla.
2. Lägg till fält i rapporten: välj de specifika uppgifter om egenskaper, händelser och aktiviteter som rapporten ska innehålla.
3. Anpassa filter för rapporter: ange gränser och begränsningar för de fält du har lagt till.
4. Konfigurera visualisering av rapporten: välj hur du vill att data ska visas.
5. Spara eller exportera rapporten: gör rapporten tillgänglig så att du själv och andra kan se den, eller exportera den för att ta dina data offline.

Om du inte är säker på vilken typ av diagram som är bäst att använda för din rapport kan du använda funktionen för smarta diagram för att komma igång. Genom att aktivera smart diagram innan du lägger till dina fält kommer HubSpot automatiskt att föreslå diagramtyp baserat på de fält du lägger till. När du har valt en rekommenderad diagramtyp kommer HubSpot automatiskt att ordna fälten i rekommenderade kanaler. Läs mer om hur du använder smart chart. 

Skapa en rapport 

För att bygga din rapport: 

1. I ditt Hubspot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Rapportering > Rapport. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Rapportering > Rapport.
2. Klicka pånedåtpilen bredvid ”Skapa rapport” uppe till höger och välj sedan ”Anpassad rapport”.

Datakälla

3. Välj datakälla:
   • För att välja en CRM-datakälla markerar du kryssrutanbredvid en egenskap. Den första kryssruta du markerar blir den primära datakällan. Eventuella ytterligare kryssrutor kommer att vara sekundära datakällor. Läs mer om hur du väljer datakällor.

3. • För att använda en datamängd klickar du på fliken”Dataset” och väljer sedan en av de tillgängliga datamängderna (endastData Hub Enterprise ). 
   • Klicka på Apply.
4. För att lägga till en associationsetikett klickar du påikonen medde tre vertikala punkterna längst upp till höger idatapanelen . Använd rull gardinsmenyerna för att välja associationsetiketter och klicka sedan påSpara.

Visualisering

5. Välj sedan en visualisering för rapporten genom att klicka på rullgardinsmenyn ”Visualisering ”. Aktivera alternativet ”Rekommendera utifrån data”för att automatiskt välja det bästa diagrammet för dina mått och dimensioner. Summan av fält som du kan lägga till i en rapport beror på vilken typ av rapport det gäller:
   • Vertikala stapel-, linje- och ytdiagram: du kan lägga till högst 12 fält på Y-axeln och ett på X-axeln, eller ett fält vardera på X- och Y-axeln samt ett fält under ”Uppdelning efter”.
   • Horisontell stapel: Du kan lägga till högst 12 fält på X-axeln och ett på Y-axeln, eller ett fält vardera på X- och Y-axeln samt ett ”Uppdelning efter”-fält.
   • Kombinationsdiagram: du kan lägga till maximalt fyra fält.
   • Donut, cirkeldiagram, KPI: Du kan lägga till högst 30 värdefält, eller ett värdefält och en ”Uppdelning efter”-kolumn.
   • Gauge: du kan lägga till maximalt ett värdefält.
   • Pivottabell: Du kan lägga till högst 30 fält, med högst fyra rader och fyra kolumner.
   • Tabell: Du kan lägga till högst 30 fält.

Observera: Fält för händelser kan ses under avsnittet Händelser i vissa datakällor. För närvarande kan du bara välja ett fält för händelser för den anpassade händelsen, och uppgifterna i fältet begränsas automatiskt till ett visst tidsintervall.

Datafält

Med hjälp av datafält kan du analysera data för enskilda objekt eller tvärobjekt för att få svar på frågor som rör din verksamhet.

6. Klicka sedan på+ Lägg till under ”Datafält”. Dra egenskaperna till de tillgängliga datafälten utifrån den visualisering du har valt. Exempel på fält som kan finnas tillgängliga är bland annat:
   • X-axeln: den horisontella linjen i rapporten.
   • Y-axel: den vertikala linjen i rapporten.
   • Dela upp efter: avsnitten eller kategorierna i rapporten.
   • Värden: rapportens Summa, Kvantitet eller Värde (dvs. det som räknas).
   • Gruppera efter: avsnitten eller kategorierna i rapporten.

Observera: Om du lägger till ett fält med stora summar av data i ”Uppdelning efter kanal” kan det hända att rapporten inte går att ladda. Läs mer om hur du undviker felmeddelandet ”För många datapunkter begärda”. Rapporter som innehåller fler än 99 värden i Uppdelning efter egenskap kommer inte att kunna visas på instrumentpaneler och måste visas i rapportverktyget.

6. • Kolumner: kolumnerna i rapporten.

   • Visa detaljer om datapunkter efter: För spridningsdiagram delar denna kanal upp data genom att skapa datapunkter i diagrammet utifrån det angivna fältet. Medan ”Break down by” skapar punkter sorterade efter färg, kommer denna rubrik att sortera all data utan färg eller ytterligare tilldelningar. Använd den här kanalen istället för ”Uppdelning efter” när du utarbetar rapporten för större datamängder. Accepterar fält med dimensioner.

   • Visa punktstorlek efter: för spridningsdiagram använder du den här kanalen för att lägga till ett tredje numeriskt värde i diagrammet och automatiskt skala data med bubblor i visualiseringen. Accepterar fält för mått.

7. Fält kan ställas in på en av två aggregeringstyper, som anger om en aggregering utförs på fältets data. För att ställa in typen, håll muspekaren över egenskapen och klicka på pennikonen. Klicka sedan på rullgardinsmenyn ”Aggregering ” för att välja typ och klicka sedan på ”Tillämpa”:

• • Dimension: fält utan aggregering, visas som grå. Dimensionerna kan vara av vilken datatyp som helst, t.ex. datum, siffror, booleaner och strängar. Den här typen av fält kan bara läggas till på X-axeln och brytas ned per slot.
  • Mått: fält med en angiven aggregeringsmetod, visas som grönt. Mått är vanligtvis numeriska eller kvantitativa värden, t.ex. antalet associerade affärer. Den här typen av fält kan bara läggas till på Y-axeln. Du kan lägga till upp till 12 mått i en rapport.

Formelfält

Formelfält kan användas i den anpassade rapportbyggaren(endastData Hub Enterprise ). Läs mer om hur man skapar fält med hjälp av formler.

Filtrera rapporten

Anpassa rapportfilter för att vara mer specifik när det gäller vilka data som visas i rapporten. Du kan filtrera efter datum och dimensioner. Du kan inte lägga till aggregerade mått som filter.

1. Klicka på”Filter” i menyn till vänster.
2. Klicka på+ Lägg till under”Filter”.
3. Drafiltren till avsnittet”Filter ”.
4. Ställ in dina filterregler genom att klicka på nedåtpilen bredvid filtret. Klicka på rullgardinsmenyn i dialogrutan och välj ett alternativ. Om du har valt fler än ett filter kan du gruppera dem genom att klicka på rullgardinsmenyn”Gruppera med ett annat filter ”. Klicka sedan på”Apply ” eller ”Save”.
5. När du har valt filter kan du klicka på rullgardinsmenyn”Regler” för att välja hur filtren ska kombineras.
6. Lär dig hur man skapar formelfält.

Formatera din rapport

Du kan anpassa hur en rapport visas, bland annat axelinställningar, stapling, färgtema och kolumnformatering.

1. Klicka på fliken”Stil” i menyn till vänster.
2. Beroende på vilken visualisering du har valt visas olika fält som du kan använda för att anpassa diagrammets utseende. Några av dessa områden kan vara:
   • Kumulativ: för rapporter med linje- och ytdiagram med datum- eller tidsvärden på X-axeln, representeras värdena kumulativt över X-axeln.
   • Visa datamärken: Som standard innehåller diagram datamärken som visar specifika värden. För att dölja dessa etiketter, avmarkera kryssrutan.
   • Visa post-ID: Som standard register-ID:na för de register som ligger till grund för visualiseringens datapunkter i diagrammet. För att dölja dessa etiketter, avmarkera kryssrutan.
   • Staplad: staplar uppdelningen efter värden, vilket kan förbättra rapportens läsbarhet.
   • Axelskala: den skala enligt vilken dina data visas, antingen linjär eller logaritmisk.
     • Linjär: representerar diagrammets data i en korrekt skala. Diagrammet visar avvikande värden på ett framträdande sätt.
     • Logaritmisk: kondensera diagrammets data för att minska utrymmet mellan datapunkterna. Detta kan vara användbart när man behöver jämföra data som innehåller drastiska extremvärden.
   • Legendposition: som standard visas diagramlegenden högst upp i diagrammet för att visa data efter värde och färg. För att ändra placeringen av förklaringen klickar du på rullgardinsmenyn och väljer sedan en placering.
   • Färgpalett: Välj diagrammets färgschema från en uppsättning HubSpot-färgteman eller dina egna varumärkesfärger. För användare med färgblindhet eller synnedsättning skapar alternativet ”Mönsterfyllning” ett unikt mönster för varje färg, vilket gör rapporterna lättare att läsa.
   • Y-axelns etikett: redigera namnet på etiketten på Y-axeln. Om inga ändringar görs kommer Y-axelns etikett som standard att vara namnet på egenskapen för det mått som står först i listan.
   • Max: det högsta värde som diagrammets axel ska visa. Den här inställningen är ansvarig för hur mycket visualiseringen zoomas in. Om värdet till exempel är 100 i ett vertikalt stapeldiagram kommer Y-axeln att ställas in så att den visar värden upp till 100.
     • Denna inställning filtrerar inte bort data från rapporten utan används endast för visningsändamål.
     • När det används med en logaritmisk skala avrundar rapportbyggaren värdet uppåt till närmaste inkrement baserat på den logaritmiska skalningen.
   • Min: det lägsta värde som diagrammets axel ska visa. Den här inställningen är ansvarig för hur mycket visualiseringen zoomas in. Om värdet till exempel är 50 i ett vertikalt stapeldiagram kommer Y-axeln att börja vid värdet 50. Denna inställning filtrerar inte bort data från rapporten utan används endast för visningsändamål.
   • Månadsmål: ange ett tal för att lägga till ett mål i diagrammet. Månadsmålet kan endast användas i XY-visualiseringar (t.ex. vertikala staplar, ytdiagram eller linjediagram) när en datumbaserad egenskap används på X-axeln.
   • Visa bubbellegend: För punktdiagram gäller att om rapporten innehåller ett fält för ”Visa punktstorlek efter ” kan du lägga till bubbelstorleken i legenden genom att markera kryssrutan.

1. • Format för datamärken: För punktdiagram kan du, när alternativet ”Visa datamärken” är markerat, välja vilka datamärken som ska visas i diagrammet. Välj till exempel (X,Y) för att visa datamärkningar för värden från både X- och Y-axeln.
   • Opacitet: för spridningsdiagram anger du opaciteten för punkterna i diagrammet. En lägre opacitet kan vara till hjälp när data överlappar varandra visuellt.
   • Visa markörer: Som standard visas markörer vid datapunkterna längs axlarna i linje- och ytdiagram. Ta bort indikatorerna genom att avmarkera kryssrutan.
   • Visa idag: Som standard innehåller linje- och Ytdiagram endast data från tidigare dagar. Markera kryssrutan om du vill inkludera data från den aktuella dagen hittills.
   • Visa totalsummor: som standard visar munk- och cirkeldiagram de totala data som ingår i rapporten. Avmarkera kryssrutan om du vill dölja totalsumman.

1. • Y-axel 1 och 2: för kombinationsdiagram kan du välja om du vill visa varje Y-axel som ett stapel-, linje- eller ytdiagram . Inställningarna för varje visualiseringstyp för Y-axeln är desamma som de inställningar som finns för den allmänna diagramtypen. För att lägga till data på en annan Y-axel klickar du på ett mått och drar det till Y-axelavsnittet på fliken Konfigurera .
   • Y-axel-läge: som standard är kombinationsdiagram inställda på Dual axis-läge.
   • Bands: använd färgade band för att visuellt ange en uppsättning värden i din mätarvisualisering. Du kan till exempel ha gult för bra prestationer, orange för medelmåttiga prestationer och rött för dåliga prestationer.
     • För att ställa in ett band, konfigurera följande värden:
       • From: ange startvärdet för bandet.
       • Till: ange bandets slutvärde .
       • Färg: ange en färg för ditt band.
     • Om du vill lägga till ett annat band klickar du på Add Band.
     • Om du vill ta bort ett band klickar du på X bredvid bandet.

Använd en mall

Börja med en färdig mall istället för en tom rapport.

1. Klicka på fliken”Mall ”.
2. Klicka mellan alternativen”För dig ” och”Datakälla” för att se olika mallar.
3. Klicka påfilterikonen för att anpassa mallen efter datakälla eller visualisering. Klicka sedan på”Apply”.

Använd Breeze Assistant för att skapa eller anpassa en rapport

Använd Breeze Assistant, HubSpots konversationsbaserade AI-assistent, för att beskriva den rapport du vill ha med hjälp av en fråga formulerad i naturligt språk. Den skapar rapportkonfigurationen åt dig (dimensioner, mått, diagramtyp osv.) istället för att du ska behöva ställa in den manuellt.

Obs! Du kan hantera åtkomst till AI-funktioner i dina AI-inställningar och konfigurera vilken data som delas. Granska HubSpots vanliga frågor om AI-förtroende och AI-modellkort för detaljerad information om AI-säkerhetskontroller, dataanvändning och efterlevnad.

1. Klicka på fliken ”Breeze” i menyn till vänster.
2. Klicka på ett av deföreslagna kommandona eller skriv in din prompt itextrutan.
3. Klicka på plusikonen (+) för att lägga till filer, prompts, kopplingar, färdigheter, agenter eller artefakter. Klicka sedan påikonen med uppåtpilen

4. Om du vill tillämpa rapportanpassningar eller en AI-genererad rapport klickar dupå ”Tillämpa i byggaren” längst ned i chattfönstret.

5. Rapporten visas nu i förhandsgranskningen. Du kan fortsätta att anpassa rapporten genom att klicka på någon av flikarna i menyn till vänster.

Exporta data utan sammanfattning

Du kan också exportera en rapport för att ta dina data offline. När du konfigurerar en rapport för export kommer alla fält i avsnittet Fält att inkluderas som kolumner i exporten. Alla fält i rapporten kommer att exporteras med sitt mest uppdaterade namn. 

1. Klicka påÅtgärder uppe till höger och välj sedanExporta osammanfattade data.

2. Ange namnet på exporten i dialogrutan och välj sedan det filformat som du vill spara rapporten i. Klicka på Export. Filen kommer att börja bearbetas och du får ett meddelande när rapporten är tillgänglig för nedladdning.

Dela din in-progress-rapport

Du kan skapa en länk till den här rapporten med alla dina ändringar utan att spara den.

1. Klicka på”Dela” ovanför rapportförhandsvisningen.
2. Klicka påKopiera i popup-rutan.

Uppdatera din rapport

Rapporter som skapats med den anpassade rapportbyggaren uppdateras automatiskt med nya tillgängliga data varannan timme. Du kan dock uppdatera en rapport manuellt en gång var 15:e minut för att hämta nya data.

1. Klicka påÅtgärder uppe till höger och sedan påUppdatera för att manuellt uppdatera rapporten.
2. Som standard är alternativet ”Uppdatera när jag gör ändringar ” aktiverat. För att stänga av funktionen, ställ omkopplaren i läge ”av”.

Spara din rapport

När rapporten har skapats kan du spara den i din rapportlista eller på din instrumentpanel, eller exportera uppgifterna från HubSpot.

1. Klicka på Spara uppe till höger. 
2. I det högra fönstret anger du rapportens namn, rapporttaggar och en beskrivning.
3. Välj var du vill spara rapporten:
   • Lägg inte till i instrumentpanelen: rapporten läggs endast till i din rapportlista.
   • Lägg till i befintlig instrumentpanel: rapporten kommer att läggas till i en befintlig instrumentpanel. Klicka på rullgardinsmenyn för att välja den instrumentpanel som rapporten ska läggas till i.
   • Lägg till i ny instrumentpanel: rapporten kommer att läggas till i en instrumentpanel som du skapar. Ange instrumentpanelens namn och välj dess synlighet.
4. Klicka på Nästa.
5. Under ”Vem har åtkomst till den här rapporten?” väljer du vilken åtkomstnivå du vill bevilja för den här rapporten.
6. Klicka på Spara.
7. Rapporten kommer nu att visas i din rapportlista.

Hantera dina rapporter

Läs mer om hur du hanterar dina rapporter i din rapportlista.

Rapporter och datagränser

Tänk på följande begränsningar när du använder den anpassade rapportbyggaren:

• För ökad prestanda är rapporter som inte innehåller tabeller begränsade till 1 000 unika rader med data. För att minska antalet rader i en rapport rekommenderas att du lägger till filter för att göra dina data mer specifika, eller använder dimensioner som har ett lägre antal unika värden (till exempel flera egenskaper för val av typ). Tabellrapporter är paginerade och kan innehålla mer än 1.000 rader.
• Det tar 10-15 minuter innan ny data visas i rapporterna. Om du till exempel skapar en ny kontakt som uppfyller kriterierna för en rapport kommer kontakten inte att visas i rapporten förrän efter 10-15 minuter.
• Rapporter som skapats med den anpassade rapportbyggaren uppdateras automatiskt med nya tillgängliga data varannan timme. Om du vill hämta in nya data innan nästa automatiska uppdatering kan du läsa om hur du uppdaterar en rapport manuellt.
• Vissa fält, t.ex. HubSpot-team och Ägarfält , exporteras med interna ID:n i stället för HubSpot-etiketterna. 
• För rapporter om händelser finns det ett maximalt tidsintervall på 10 år eller 10 miljoner händelser (endast Professional) och 100 miljoner händelser (endastEnterprise). Om det finns mer än 10 miljoner händelser (endast Professional) eller 100 miljoner händelser (endastEnterprise) för den valda händelsetypen kommer den tillgängliga tidsramen att förkortas. Den minsta tidsramen för rapport av händelser är en månad för Professional och två månader för Enterprise. Detta för att se till att rapporten laddas effektivt och i rätt tid.