在對話收件匣中撰寫及回覆訊息

設定好「對話」收件匣並連結團隊電子郵件地址後，您即可直接從收件匣向聯絡人發送訊息。

若您使用的是 HubSpot 行動應用程式，請了解如何在行動裝置上透過「對話」功能回覆電子郵件。

請注意：若 您無法回覆某個對話串，請確認您已在收件匣的「存取權限」設定中被新增為團隊成員。當收件匣僅對特定使用者和團隊可見時，只有被選中的使用者和團隊才能檢視並回覆收到的對話。 擁有「帳戶存取權限」或 「超級管理員」權限的使用者，可檢視帳戶中的任何對話收件匣，但除非被新增為團隊成員，否則無法在收件匣中執行任何操作（例如回覆討論串）。不過，他們可以直接從記錄中回覆收件匣中的電子郵件。

若要回覆服務台中的訊息，請進一步了解如何在服務台中建立及回覆服務單。

撰寫訊息

在收件匣中撰寫訊息，以開始與您的聯絡人進行對話。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「CRM」 > 「收件匣」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「CRM」 > 「收件匣」。
2. 在左下角，點擊「撰寫」。

3. 在彈出視窗中，撰寫您的訊息。
   
   • 若要在輸入回覆內容時展開回覆編輯器， 請點擊 enlarge 「展開」以在 彈出視窗中開啟它。

• • 點擊「收件人 」下拉式選 單，並搜尋聯絡人的姓名。若您已將 WhatsApp 商務帳號連結至對話收件匣，即可將訊息傳送至聯絡人的電子郵件或 WhatsApp 帳號。

• • 點擊「寄件者 」下拉式 選單，即可從另一個已連結的團隊電子郵件地址發送訊息。
  • 在「主旨」欄位中 ，輸入您的主旨 。

• • 使用電子郵件編輯器底部的圖示，可修改文字樣式、插入連結、新增圖片或上傳檔案。
  • 您開始輸入但尚未發送的訊息會自動儲存為草稿。這讓您能夠暫時離開對話，稍後再回來繼續。草稿僅對建立者可見。

4. 點擊「傳送」。該外發訊息將記錄於收件者的聯絡人紀錄中。

您可以在對話收件匣的「已發送」檢視中 查看該封已發送的郵件。若您在已發送的電子郵件中附上了任何附件，這些附件也會記錄在該聯絡人的時間軸上。

請注意：若 您的電子郵件伺服器運行著在接收郵件時會掃描附件的安全軟體，HubSpot 可能無法將電子郵件回覆或發送至您團隊電子郵件地址的來信中所包含的附件記錄下來。例如，若您的 Office 365 伺服器運行著已啟用「動態傳送」功能的「進階威脅防護」，附件可能無法被記錄。

回覆電子郵件對話

在收件匣中回覆發送至您團隊電子郵件地址的任何訊息。若尚未存在使用該電子郵件地址的聯絡人記錄，系統將針對任何收到的訊息建立新的聯絡人記錄。

請注意：若收到的電子郵件 未出現在您的「對話」收件匣中，請檢查您的 Office 365 電子郵件帳戶的「垃圾郵件」或「垃圾信箱」資料夾。被移至 Office 365 收件匣中「垃圾郵件」或「垃圾信箱」資料夾的電子郵件，將不會出現在「對話」收件匣中。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「CRM」 > 「收件匣」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「CRM」 > 「收件匣」。
2. 在左側面板中，點擊一封電子郵件對話以開啟它。
3. 檢視電子郵件回覆內容。若電子郵件大小超過 100 KB，請捲動至討論串底部，並點擊「檢視完整訊息」以在 另一個瀏覽器分頁中開啟完整的電子郵件。
4. 預設情況下，您的回覆將針對該討論串中的最新訊息。若要回覆特定訊息，請點擊該訊息右上角的回覆圖示。

5. 若需將其他收件者加入「副本 (CC)」或「密件副本 (BCC)」，在「收件者 (To)」欄位中 新增收件者，或編輯「寄件者 (From)」電子郵件地址 ，請點擊右上角的選單 verticalMenu 以展開編輯選項。您可點擊「寄件者 (From )」名稱旁的「切換寄件者 (down )」，在已連結的團隊電子郵件頻道寄件者地址之間切換。

6. 在回覆編輯器中撰寫您的回覆內容。
   • 使用電子郵件編輯器底部的圖示，可修改文字樣式、插入連結、添加圖片、加入表情符號或上傳檔案。您也可以將 電腦中的檔案拖放 至回覆編輯器中，或將帶有超連結的文字複製並貼入訊息中。
   • 若要在撰寫回覆時擴展回覆編輯器，請點擊並拖曳 回覆編輯器，或點擊 「enlarge 擴展」以在 彈出視窗中開啟。
   • 若要在回覆中加入文件、片段、會議連結、知識庫文章、引言或 影片，請點擊「插入」。
7. 撰寫完訊息後，請點擊「傳送」。
8. 當對話結束時，請點擊右上角的「 su關閉對話 」。若該對話有相關的工單，使用者可同時關閉工單與對話，或僅關閉對話——方法是點擊「更多 」下拉式選 單並選擇「關閉對話」。

您還可以在回覆編輯器中 重新指派對話、在討論串中留言、將對話移至其他收件匣、將電子郵件轉寄給其他團隊，或撥打電話。進一步了解如何在收件匣中與團隊協作。

請注意：若 將電子郵件轉寄至對話收件匣，請留意，主旨欄中包含「FW」或「FWD」的電子郵件將記錄在原始寄件者的紀錄中。當主旨欄包含這些前綴時，HubSpot 會從原始電子郵件中搜尋聯絡資訊。 HubSpot 會檢視電子郵件的純文字版本以取得此資訊。進一步了解如何管理您的轉寄設定。

使用 Slack 整合功能回覆訊息

如果您已將 Slack 整合功能連結至您的 HubSpot 帳戶，並為對話收件匣設定通知，即可直接透過 Slack 回覆WhatsApp、Facebook Messenger 及即時聊天訊息。

您可以在相關的 Slack 討論串中回覆，系統會自動與收件匣中的對應對話同步。

請注意：目前尚不支援透過 Slack 回覆已連接的電子郵件及表單頻道。

了解電子郵件串聯的運作方式

HubSpot 會自動將相關電子郵件彙整為單一對話串。為了判斷收到的電子郵件應歸屬於現有對話，還是應建立新的對話，HubSpot 會比對電子郵件標頭中的資訊。

在判斷收到的電子郵件是否屬於現有對話時，HubSpot 會比較以下電子郵件標頭欄位：

• 主旨
• 寄件者與收件者地址
• In-Reply-To 訊息 ID
• References 標頭

若主旨有所變更，即使該電子郵件引用了較早的訊息，HubSpot 仍可能會建立新的對話。

例如，您寄出一封主旨為「歡迎」的電子郵件。客戶在同一個電子郵件討論串中以「Re: 歡迎」為主旨進行回覆。由於主旨和電子郵件標頭相符，HubSpot 會將該回覆加入現有的對話中。若客戶以不同主旨開啟一封全新的電子郵件，HubSpot 則會建立一個新的對話。

進一步了解如何擷取電子郵件標頭。