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使用收據的QuickBooks Online資料同步整合

作者:HubSpot Support | Aug 1, 2024 2:05:40 PM

如果您已將HubSpot和QuickBooks資料同步整合設定為將發票從HubSpot同步到QuickBooks ,請使用以下步驟建立發票並將其同步到QuickBooks ,並查看有關將發票同步到QuickBooks的常見問題。

同步收據

設定同步後,請按照以下步驟將您的第一張發票從HubSpot同步到QuickBooks Online :

  • 建立收據
  • 按一下完成。
  • 整合功能會偵測到新的收據,並根據設定的任何篩選條件檢查收據詳情,如果符合資格,則會將收據同步到QuickBooks Online。
    • 如果任何收據無法同步,收據索引頁面頂部會顯示橫幅。 按一下「同步失敗詳細資訊」將在QuickBooks整合設定中開啟「無法同步」面板。

檢視發票物件

在HubSpot中建立或從QuickBooks Online同步的發票可以在HubSpot的發票物件中檢視。 您也可以建立自訂發票物件屬性。

若要檢視收據物件:

  • 這將帶您前往發票索引頁面,顯示所有發票。
  • 使用搜尋列或按一下進階篩選條件,即可尋找特定收據。
  • 按一下收據即可開啟右側面板,並查看其屬性、已付款項和關聯。 捲動至「整合」同步 區段以檢視同步狀態。

從QuickBooks Online同步的發票不會自動關聯到HubSpot交易記錄。 

 

查看收據的付款

從發票記錄中查看發票的來源、付款日期和付款狀態:

  • 按一下你想查看付款的發票 。
  • 在右側面板中,捲動至「付款」,即可查看相關的付款資訊和狀態。
  • 將遊標停在付款上方,然後按一下「預覽」,即可查看更多有關付款的詳細資訊。

  • 如果付款是使用QuickBooks Online完成的,請按一下在QuickBooks Online中檢視付款,以重新導向至QuickBooks中的付款記錄。

請注意:當付費發票從HubSpot同步到QuickBooks時,您在HubSpot中選擇的付款處理器的相關處理費 Stripe或HubSpot付款不會在QuickBooks中自動產生會計費用。 為了考慮到這一點,您可以建立所有已收到發票和付款的報告,並處理費 和平臺費用屬性相加然後在QuickBooks中輸入總金額作為費用。

  • 若要退款,請點擊「操作」,然後選擇「退款」。 點擊「繼續」即可退款。 在對話方塊中輸入退款金額,然後點擊原因下拉式選單,並選擇退款原因。
  • 若要刪除付款,請按一下「操作」,然後選取「刪除」。 在對話方塊中,按一下刪除以確認。

請注意:

  • 付款退款不會自動同步。 對於使用HubSpot付款處理器( StripeHubSpot付款)進行的付款,您可以在QuickBooks中記錄信用備忘錄或退款收據。 對於使用QuickBooks進行的付款,應使用上述步驟手動退還HubSpot中的相應付款。
  • 刪除動作不會同步到QuickBooks Online。 它可用,因此您可以手動反映在QuickBooks中進行的更改。

 

進一步了解如何管理收據

下載同步發票的PDF檔案

無需離開HubSpot ,即可下載同步發票的PDF。 

  • 導覽至與發票相關的物件(例如聯絡人、公司、付款)。
  • 在右側面板中,捲動至收據卡。 如果看不到收據卡,請瞭解如何將其新增至物件
  • 按一下收據號碼即可下載PDF。

建立自訂發票物件屬性

若要建立自訂發票物件屬性:

  • 單擊屬性。
  • 按一下選取物件下拉式選單,然後選取收據屬性。
  • 建立你的旅居。

發票物件可用於分割客服案件觸發工作流程,以及建立自訂報告

請注意:將多張發票同步到HubSpot到相同的交易記錄時,上述屬性將根據QuickBooks中最新更新的發票進行更新。

常見問題

如何將訂單編號或其他發票欄位與Quickbooks同步? 

訂單編號不是QuickBooks發票上的預設欄位,必須新增為自訂欄位。 因此, HubSpot QuickBooks Online集成無法爲其定義開箱即用的字段映射。 Ops Hub Starter、Professional或Enterprise帳戶的使用者可以自訂對應。 使用自訂欄位對應,您可以識別QuickBooks發票欄位(例如,追蹤號碼、訂單編號、運送方式) ,並將這些值與HubSpot和Quickbooks同步。 

如何在收據上顯示折扣、稅項和費用?

使用QuickBooks Online整合功能時,您無法在發票中新增訂單級別的折扣、稅金和費用,因為QuickBooks Online對於發票級別的稅金和費用的概念並不相同,儘管它們確實支援單一發票級別的折扣。
 
建議使用以下方式,而不是使用收據級別的稅金、折扣和費用:

  • 折扣:在明細項目中新增折扣,並使用「留言」欄位說明折扣。
  • 費用(例如運費、信用卡費用、逾期費用) :可以在發票上添加為自己的行項目,理想情況下使用從QuickBooks同步的產品。
  • 稅費:可以作為發票的一行新增,最好使用從QuickBooks同步的產品,並與您的QuickBooks收入/費用帳戶連結,以追蹤收取的稅費金額。 這些稅務明細項目不會連結至QuickBooks線上稅務中心報稅。

如果我使用雙向收據同步,我應該關閉「建立付費收據」和「建立付費銷售收據」工作流程動作嗎? 

建議至少更新工作流程,以篩選出來自發票的付款(例如,來源=發票的付款)。 如果未更新工作流程,則會發生重複,因為發票付款也會觸發已付款發票的建立。 只會進行一筆付款,但會有兩張付款發票。