Opsætning af interaktivt stemmesvar

Interaktivt stemmesvar (IVR) er et system, der muliggør automatiseret interaktion med opkaldere via stemmevejledning og tastaturindtastninger. IVR forbedrer og strømliner opkaldsprocessen. Med IVR kan du håndtere et stort antal opkald og samtidig sikre præcis viderestilling af opkald, personlige selvbetjeningsmuligheder og tilgængelighed for kunderne døgnet rundt.

Vælg et navn og et nummer

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Opkald > Interaktivt stemmesvar i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på Tilføj IVR-menu.
4. Indtast en betegnelse for din IVR-menu i feltet Navn.
5. Klik på afkrydsningsfeltet for indgående opkald, klik derefter på rullemenuen Telefonnummer, og vælg det nummer, du vil bruge til indgående opkald, der skal føre opkaldere til IVR-menuen.

Bemærk: Du kan kun vælge et nummer, der ikke er tildelt en bruger eller en opkaldskanal. Hvis alle dine numre er tildelt, skal du klikke på Få et HubSpot-nummer, så du kan justere dine telefonindstillinger eller få et nyt HubSpot-nummer.

6. Klik på "Fortsæt". Du bliver omdirigeret til IVR-editoren, hvor du kan konfigurere dine menuer.

Konfigurer menuer

Når telefonnummeret ringer, skal du oprette en IVR-menu for at viderestille opkald til en bruger, et team eller en undermenu.

Bemærk: For atkunne vælge et team, som opkaldene skal viderestilles til, skal dine teamopkaldskanaler allerede være konfigureret. Følg trinene her for at konfigurere teamopkald i indbakken eller helpdesken.

• Tastaturmenu (IVR): Opkaldere kan trykke på tasterne på deres tastatur for at komme videre.
• Stemme (IVR)-menu: Opkaldere kan sige et afdelingsnavn eller nøgleord relateret til en afdeling for at komme videre. Tastetryk bruges som reserve.
• Ring til (kun tilgængeligt på en gren): Ringer til en bruger med en Sales Hub- eller Service Hub Enterprise-licens, en helpdesk eller et indbakkenummer.

Tastaturmenu (IVR)

1. Klik på rullemenuen Vælg en lydbesked, og vælg den lyd, du vil bruge til menuen.
2. Klik for at udvide afsnittet "Tastaturindstillinger". I afsnittet "Tastaturindstillinger" skal du klikke på " Tilføj tastetryk " for at tilføje flere filialmenuer. Klik på ikonet " delete " for at slette et tastetryk. Sørg for, at tastprompterne stemmer overens med din lydfil.
3. Klik på rullemenuerne " Tastetryk " for at ændre det nummer, der er knyttet til hver gren.
4. Klik på " Gem".

Stemme (IVR)-menu

1. I feltet "Indtast din besked " skal du indtaste en besked, som boten skal afspille for opkaldere. Denne bør være så specifik som muligt. For eksempel: Tak, fordi du ringer til HubSpot Support. Har du brug for hjælp til møder eller opkald i dag?
2. Klik på rullemenuen " Sprog ", og vælg det sprog, du ønsker, at din besked skal læses op på. Dette skal være det samme sprog, som du har skrevet din besked på.
3. Klik på rullemenuen »Stemme«, og vælg den stemme, som din besked skal læses op på. Klik påafspilningsikonet ved » playerPlay« for at høre en forhåndsvisning af hver stemme.
4. Klik for at udvide afsnittet "Tastaturindstillinger". I afsnittet " Tastaturindstillinger " skal du klikke på "Tilføj gren " for at tilføje flere grenmenuer. Klik på ikonet " delete Slet " for at slette et tastetryk.
5. Klik påikonet " edit Edit " for at redigere grennavnet. Opkaldere kan sige grennavnet for at navigere til den pågældende gren.
6. Klik på rullemenuerne for tastetryk for at ændre det nummer, der er knyttet til hver gren.
7. I feltet " Beskrivelse " skal du indtaste nøgleord eller sætninger, som kunderne kan sige for at blive dirigeret til denne gren. For eksempel: "Jeg har brug for hjælp til møder", "mødeværktøj", "HubSpot-møder" osv.
8. Klik på " Gem".

Ring til

1. For at vælge, hvor et opkald skal ringe ind inden for den pågældende afdeling, skal du klikke på +-ikonet på den pågældende afdeling.

2. Klik på Ring til i panelet til højre.
   • Under " Indstillinger for samtykke til optagelse" skal du klikke på rullemenuen for at vælge den besked, som opkaldere vil høre, der informerer dem om, at opkaldet optages.
   • Under " Indstillinger for telefonsvarer" skal du klikke på rullemenuerne for at vælge den telefonsvarerbesked, som opkaldere vil høre i og uden for åbningstiden for den pågældende filial.
   • Under Indstillinger for " Ring til" skal du klikke på rullemenuen "Ring til " for at vælge en bruger, et helpdesk-nummer eller et indbakkenummer, som der skal ringes til inden for filialen. Klik på rullemenuen Ringvarighed for at vælge, hvor længe nummeret skal ringe, før det går videre, hvis der ikke svares. Du kan vælge op til fem telefonnumre, der skal ringes til i rækkefølge. For at tilføje flere skal du klikke på Tilføj en ringetone til.

3. Klik på " Gem".
4. For at gemme dine indstillinger skal du klikke på "Gem" øverst til højre. Vælg derefter " Gem uden at offentliggøre".

Opret og rediger lydbeskeder

Din lydbesked er den lyd, som opkaldere hører, når de ringer til dit IVR-nummer eller bliver viderestillet til en bestemt filial. Du kan oprette dine lydbeskeder når som helst undervejs i processen. Sådan opretter eller uploader du lydbeskeder:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Opkald > Interaktivt stemmesvar i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på Rediger lydbeskeder.
4. Indtast navnet på din lydbesked i feltet Beskednavn.
5. Klik på rullemenuen Vælg beskedtype, og vælg Tekst-til-tale eller Upload lyd.
6. Hvis du har valgt Tekst-til-tale:
   • I feltet Indtast din besked skal du indtaste den tekst, du vil bruge til at oprette en lydbesked.
   • Klik på rullemenuen Sprog, og vælg det sprog, du ønsker, at din besked skal læses op på.
   • Klik på rullemenuen " Stemme " og vælg den stemme, du ønsker, at din besked skal læses op med. Klik påafspilningsikonet " playerPlay" for at høre et eksempel på hver stemme.

7. Hvis du har valgt " Upload Audio":

• • Klik på " Upload file " for at uploade den lydfil, du vil bruge. Vælg derefter din lydfil.
  • Klik påafspilningsikonet playerPlayfor at få et eksempel på din lyd.
  • Klik på ikonet " delete Delete " for at slette lydfilen.

8. Klik på " Gem".

Sådan redigerer du lydbeskeder:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Opkald > Interaktiv stemmesvar i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på Rediger lydbeskeder.
4. Klik på fanen Rediger eksisterende lydbeskeder.
5. Hold markøren over den lydbesked, du vil ændre, og klik på Rediger.
6. Når du har foretaget dine ændringer, skal du klikke på Gem.

Du kan også oprette eller redigere en lydbesked fra menuen "Tastatur (IVR) " ved at klikke på rullemenuen " Vælg en lydbesked " og vælge "Tilføj/rediger lydbesked".

Udgiv IVR'en

Når du har oprettet din IVR-menu, konfigureret tastaturmenuen og tildelt dine "Ring til"-numre, kan du offentliggøre din IVR. For at offentliggøre din IVR skal du i IVR-editoren klikke på " Gem og offentliggør".

Bemærk: Du skal løse alle advarsler, før du offentliggør.

Hvis du har gemt en IVR-menu uden at offentliggøre den, men nu er klar til at offentliggøre den:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Opkald > Interaktiv stemmesvar i menuen i venstre sidepanel.
3. Ved siden af den IVR-menu, du vil offentliggøre, skal du slå Status -knappen til.

Når din IVR er offentliggjort, er du klar til at modtage indgående opkald til IVR-telefonlinjen.

4. For at deaktivere IVR-menuen skal du slå Status -kontakten fra.

Se historikken for IVR-tilmeldinger og -ændringer

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre sidepanel skal du under Værktøjer klikke på Opkald. Klik derefter på Interaktivt stemmesvar.
3. Klik på det IVR-system, du vil se statistikker for.
4. Klik øverst til venstre på rullemenuen Vis, og vælg en indstilling:
   • Revisionshistorik: I panelet til højre kan du se en liste over dine revisioner. Brug datointervallet og filtrene til at filtrere de viste revisioner. For at se konfigurationen af en bestemt revision skal du holde markøren over en revision og klikke på Vis revision.
   • Tilmeldingshistorik: I panelet til højre kan du se opkald, hvor denne IVR blev brugt. Brug datointervallet til at filtrere de viste tilmeldinger. For at se detaljer om en bestemt tilmelding skal du klikke på opkaldet.