Skriv og besvar beskeder i samtaleindbakken

Når du har oprettet din indbakke til samtaler og tilknyttet en team-e-mailadresse, kan du begynde at sende beskeder til dine kontakter direkte fra indbakken.

Hvis du bruger HubSpot-mobilappen, kan du læse, hvordan du besvarer e-mails ved hjælp af samtaler på mobilen.

Bemærk: Hvis du ikke kan svare på en tråd,skal du sikre dig, at du er tilføjet som teammedlem i indbakkenes adgangsindstillinger. Når en indbakke kun er synlig for bestemte brugere og teams, er det kun de valgte brugere og teams, der kan se og svare på indgående samtaler. Brugere med kontoadgang eller superadministratorrettigheder kan se alle samtaleindbakker i kontoen, men kan ikke udføre handlinger i indbakken, såsom at svare på en tråd, medmindre de er tilføjet som teammedlem. De kan dog svare på e-mails i indbakken direkte fra posten.

Hvis du vil svare på beskeder i helpdesken, kan du læse mere om, hvordan du opretter og besvarer tickets i helpdesken.

Skriv en besked

Skriv en besked i indbakken for at starte en samtale med dine kontakter.

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Indbakke. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Indbakke.
2. Klik på Skriv i nederste venstre hjørne.

3. Skriv din besked i pop op-vinduet.
   
   • For at udvide svareditoren, mens du skriver dit svar, skal du klikke på " enlarge " og derefter på " Udvid" for at åbne den i et pop op-vindue.

• • Klik på rullemenuen "Til" og søg efter en kontakts navn. Du kan sende en besked til en kontakts e-mail eller WhatsApp-konto, hvis du har tilknyttet en WhatsApp Business-konto til samtaleindbakken.

• • Klik på rullemenuen "Fra " for at sende fra en anden tilknyttet team-e-mailadresse.
  • Indtast emnelinjen i feltet "Emne ".

• • Brug ikonerne nederst i e-mail-editoren til at ændre din tekststil, indsætte et link, tilføje et billede eller uploade en fil.
  • Uafsendte beskeder, som du begynder at skrive, gemmes automatisk som kladder. Dette giver dig mulighed for at forlade en samtale og vende tilbage senere. Kladder er kun synlige for den bruger, der har oprettet dem.

4. Klik på Send. Den udgående besked registreres i modtagerens kontaktoplysninger.

Du kan se den udgående besked i visningen "Sendt" i din samtaleindbakke. Hvis du har vedhæftet filer til den udgående e-mail, vil vedhæftningerne også blive logget på kontaktens tidslinje.

Bemærk: Hvis din e-mail-server kører sikkerhedssoftware, der scanner vedhæftede filer, når der modtages e-mails, kan HubSpot muligvis ikke registrere vedhæftede filer, der er inkluderet i e-mail-svar eller indgående e-mails sendt til dit teams e-mail-adresse. Hvis dine Office 365-servere f.eks. kører Advanced Threat Protection med Dynamic Delivery aktiveret, registreres vedhæftede filer muligvis ikke.

Svar på en e-mail-samtale

Svar på alle beskeder, der er sendt til dit teams e-mailadresse, i indbakken. Der oprettes en ny kontaktpost for alle indgående beskeder, hvis der ikke allerede findes en kontaktpost med den pågældende e-mailadresse.

Bemærk: Hvis en indgående e-mail ikke vises i din samtaleindbakke,skal du tjekke SPAM- eller JUNK-mappen i din Office 365-e-mailkonto. E-mails, der sendes til SPAM- eller JUNK-mappen i en Office 365-indbakke, vises ikke i samtaleindbakken.

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Indbakke. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Indbakke.
2. Klik på en e-mail-tråd i venstre panel for at åbne den.
3. Gennemgå e-mail-svaret. Hvis e-mailen er større end 100 KB, skal du rulle ned til bunden af tråden og klikke på Vis hele beskeden for at åbne den fulde e-mail i en anden browserfane.
4. Som standard vil dit svar være et svar på den seneste besked i tråden. For at svare på en bestemt besked skal du klikke på svarikonet øverst til højre i beskeden.

5. Hvis du har brug for at sætte yderligere modtagere i CC eller BCC, tilføje flere modtagere i feltet "Til" eller redigere afsenderadressen , skal du klikke på menu verticalMenu en øverst til højre for at udvide redigeringsmulighederne. Du kan klikke på " down " ved siden af afsenderens navn for at skifte mellem afsenderadresserne på dine tilknyttede team-e-mailkanaler.

6. Skriv dit svar i svarredigeringsvinduet.
   • Brug ikonerne nederst i e-mail-editoren til at ændre din tekststil, indsætte et link, tilføje et billede, indsætte en emoji eller uploade en fil. Du kan også trække og slippe filer fra din computer ind i svareditoren eller kopiere og indsætte tekst med hyperlink i din besked.
   • For at udvide svarredigeringsvinduet, mens du skriver dit svar, skal du klikke og trække i svarredigeringsvinduet eller klikke på " enlarge " og derefter på " Udvid" for at åbne det i et pop op-vindue.
   • Hvis du vil tilføje et dokument, et uddrag, et mødelink, en artikel fra vidensdatabasen, et citat eller en video i dit svar, skal du klikke på Indsæt.
7. Når du er færdig med din besked, skal du klikke på Send.
8. Når samtalen er afsluttet, skal du klikkepå suLuk samtale øverst til højre. Hvis der er en ticket knyttet til samtalen, kan brugeren lukke både ticketten og samtalen på samme tid eller blot lukke samtalen ved at klikke på rullemenuen Mere og vælge Luk samtale.

Du kan også omfordele en samtale, kommentere en tråd, flytte en samtale til en anden indbakke, videresende en e-mail til et andet team eller foretage et opkald fra svarredigeringsvinduet. Få mere at vide om samarbejde med dit team i indbakken.

Bemærk: Hvis du videresender e-mails til samtaleindbakken,skal du være opmærksom på, at en e-mail med en emnelinje, der indeholder "FW" eller "FWD", vil blive registreret i den oprindelige afsenders post. Når disse præfikser er inkluderet i emnelinjen, søger HubSpot efter kontaktoplysninger i den oprindelige e-mail. HubSpot gennemgår den almindelige tekstversion af e-mailen for at finde disse oplysninger. Få mere at vide om, hvordan du administrerer dine videresendelsesindstillinger.

Svar på beskeder ved hjælp af Slack-integrationen

Hvis du har tilknyttet Slack-integrationen til din HubSpot-konto og oprettet notifikationer for din samtaleindbakke, kan du svare på WhatsApp-, Facebook Messenger- og livechat-beskeder direkte via Slack.

Du kan svare i den tilknyttede Slack-tråd, og svaret synkroniseres automatisk med den tilsvarende samtale i din indbakke.

Bemærk: Det er i øjeblikket ikke muligt at svare fra Slack på tilknyttede e-mail- og formularkanaler.

Forstå, hvordan e-mail-trådning fungerer

HubSpot grupperer automatisk relaterede e-mails i en enkelt samtaletråd. For at afgøre, om en indgående e-mail hører til en eksisterende samtale eller skal oprette en ny, sammenligner HubSpot oplysningerne i e-mail-overskrifterne.

HubSpot sammenligner følgende felter i e-mail-overskriften, når det skal afgøres, om en indgående e-mail hører til en eksisterende samtale:

• Emne
• Afsender- og modtageradresser
• In-Reply-To-meddelelses-ID
• References-overskrift

Hvis emnet ændres, kan HubSpot oprette en ny samtale, selvom e-mailen henviser til en tidligere besked.

For eksempel sender du en e-mail med emnet "Velkommen". En kunde svarer med "Re: Velkommen" i den samme e-mail-tråd. Da emnet og e-mail-overskrifterne stemmer overens, føjer HubSpot svaret til den eksisterende samtale. Hvis kunden starter en helt ny e-mail med et andet emne, opretter HubSpot en ny samtale.

Læs mere om, hvordan du henter e-mail-overskrifter.