I denne artikel kan du lære om den gamle HubSpot-QuickBooks Online-integration. Denne integration er ved at blive erstattet af den nye QuickBooks Online-integration. Før du fortsætter, skal du være opmærksom på følgende:
- Hvis du installerer QuickBooks Online-integrationen efter 2. maj 2023, skal du i stedet følge de nye trin til opsætning af integrationen.
- Hvis du allerede har installeret denne ældre integration, kan du bruge migreringsværktøjet til QuickBooks Online til at opgradere til den nye integration. For at begynde migreringen skal du navigere til dine QuickBooks Online-integrationsindstillinger i HubSpot. Få mere at vide om migrering af din QuickBooks Online-integration.
Brug af integrationen
Når du har tilsluttet integrationen, kan du oprette fakturaer, se deres status og bruge disse fakturaer til at udløse workflows og oprette tilpassede rapporter.
Bemærk : QuickBooks Online Advanced understøtter ikke længere oprettelse af fakturaer i QuickBooks' task manager. Fakturaer, der er oprettet med kortet
Integrationsfakturaer i HubSpot, vises nu på listen Fakturaer i QuickBooks med status
Venter på at blive sendt . Fakturaer kan ændres og vil ikke automatisk blive sendt til kunder.
Opret fakturaer
- Klik på navnet på en aftalepost.
- Klik på Opret faktura i højre panel i sektionen Integrationsfakturaer.
Bemærk: kortet Integration Invoices i sidebjælken er blevet fjernet i den nye QuickBooks Online-integration. Læs mere om denne ændring på HubSpots Community.
- Hvis du har flere konti, skal du vælge en QuickBooks-konto i rullemenuen og klikke på Næste.
- Vælg, om du vil oprette din faktura ud fra et eksisterende tilbud, eller om du vil oprette den helt fra bunden.
- Hvis du vælger Opret fra tilbud, vil HubSpot forsøge at matche dine tilbudsoplysninger med dine QuickBook-poster. Hvis der ikke kan findes en matchende kunde, kan du vælge en kunde fra rullemenuen eller klikke på Opret en ny Quickbooks-kunde. Kun tilbud, der er blevet offentliggjort og ikke er udløbet, kan bruges til at oprette fakturaer.
-
- Hvis du vælger Opret fra bunden, vil HubSpot forsøge at matche dine aftaleoplysninger med dine QuickBook-poster. Hvis der ikke kan findes en matchende kunde, kan du vælge en kunde fra rullemenuen eller klikke på Opret en ny Quickbooks-kunde.
- Klik på Næste.
- Klik på Tilføj produkter fra QuickBooks for at vælge eksisterende produkter fra QuickBooks, som du vil tilføje til din faktura. Når du har tilføjet dine produkter, skal du klikke på Næste.
- Hvis du opretter en faktura til en kunde uden for USA, er det nødvendigt med skattekoder for hver linjepost. Sådan tilføjer du en skattekode:
- Klik på Vis produktafgiftskoder.
- Vælg skattekoden for den specifikke varelinje i panelet. Det er ikke nødvendigt at sende skattekoder til amerikanske QuickBooks-konti, da QuickBooks selv tilføjer dem.
- Vælg betalingsbetingelser, fakturaoprettelsesdato og fakturaforfaldsdato for din faktura.
- I afsnittet Skriv en besked til din kunde skal du skrive den tekst, der skal stå på din kundes faktura, og derefter klikke på Næste.
- Gennemgå dine fakturaoplysninger. Klik på Forrige for at gå tilbage og redigere dine fakturadetaljer.
- For at oprette din faktura i QuickBooks skal du klikke på Opret fakturaudkast.
- Klik på navnet på fakturaen i afsnittet Fakturaer for at se en forhåndsvisning af din faktura.
- Din faktura er nu klar til at blive sendt fra din Quickbooks-konto.
Når din faktura er oprettet, vil den blive mærket med en af nedenstående faser:
- Venter på at blive sendt: fakturaen er ikke blevet sendt til kunden.
- Sendt til kunden: fakturaen er blevet sendt til kunden.
- Delvis betaling: fakturaen er blevet delvist betalt.
- Betalt fuldt ud: fakturaen er betalt fuldt ud.
- Forfalden: fakturaen har overskredet sin betalingsdato og er nu forfalden.
Følgende egenskaber opdateres, når en faktura knyttes til en aftale via Quickbooks-integrationen:
- Fakturabeløb faktureret
- Modtager af faktura
- Fakturanummer
- Fakturastatus
- Fakturaens forfaldsdato
Bemærk venligst:
- HubSpot kan ikke oprette en faktura i QuickBooks, hvis brugerdefinerede transaktionsnumre er aktiveret i QuickBooks. Dette skal slås fra, for at HubSpot kan oprette fakturaer i QuickBooks.
- Kun fakturaer, der er oprettet i HubSpot, vil automatisk være synlige på din HubSpot-konto. For at se fakturaer, der er oprettet i din Quickbooks-konto, skal de tilføjes til HubSpot.
- Hvis en faktura i QuickBooks er i en anden valuta end HubSpot-kontoens virksomhedsvaluta, vil HubSpot ikke synkronisere fakturadataene fra QuickBooks til aftaleegenskaberne.
Tilføj en eksisterende faktura
- På din HubSpot-konto skal du navigere til Kontakter, Virksomheder eller Tilbud.
- Klik på navnet på en post.
- Klik på Tilføj eksisterende faktura i højre panel i sektionen Integrationsfakturaer.
Bemærk: kortet Integration Invoices i sidebjælken er blevet fjernet i den nye QuickBooks Online-integration. Læs mere om denne ændring på HubSpots Community.
- Hvis du har flere konti, skal du vælge en QuickBooks-konto i rullemenuen og klikke på Næste.
- Søg efter og marker afkrydsningsfeltet til venstre for fakturaen. Klik på Tilføj.
- De fakturaer, der er knyttet til posten, vises i sektionenIntegrationsfakturaer på posten.
Udløs workflows og opret tilpassede rapporter
Bemærk: Når du migrerer til den nye QuickBooks Online-integration, skal du være opmærksom på følgende forskel i workflow-handlingsadfærd:
- Ældre integration: HubSpot opretter nye kontakter i QuickBooks Online, uanset om kontakten er synkroniseret eller ej. Det betyder, at når man bruger handlingen Opret en QuickBooks-faktura, vil en kontakt, der ikke er synkroniseret, blive oprettet i QuickBooks Online sammen med fakturaen.
- Ny integration: HubSpot opretter ikke nye kontakter i QuickBooks, hvis de ikke opfylder de kriterier for datasynkronisering, du har sat op. Det betyder, at når du bruger QuickBooks Online-workflow-handlinger, vil HubSpot fejle workflow-handlingen, hvis kontakten ikke er berettiget til at synkronisere med QuickBooks Online. For at sikre, at dine workflows fungerer som forventet, bør du opdatere tilmeldingskriterierne, så de matcher dine datasynkroniseringsfiltre.
Når QuickBooks Online-integrationen er installeret, kan du oprette workflows ved hjælp af de nye egenskaber for fakturaaftaler, der er anført nedenfor. Du kan f.eks. oprette en arbejdsgang, der sender en opfølgende e-mail til kunder, som ikke har betalt deres faktura inden forfaldsdatoen. Eller opret en arbejdsgang, der sender en Slack-besked til dit team, hver gang du opkræver en betaling.
De nye ejendomme omfatter:
- Fakturabeløb faktureret
- Modtager af faktura
- Fakturanummer
- Fakturastatus
- Fakturaens forfaldsdato
Brug de nye egenskaber for fakturahandler til at oprette tilpassede rapporter, så du har fuldt overblik over den indkomst, dit team genererer til virksomheden.
Bemærk: Når du synkroniserer flere fakturaer til HubSpot til den samme aftalepost, vil ovenstående egenskaber blive opdateret med den senest opdaterede faktura i Quickbooks.
Slå kontaktsynkronisering til
- I venstre panel skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps og derefter klikke på Quickbooks Online.
- Klik på fanen Kontakter.
- For at synkronisere Quickbooks-kunder med dine HubSpot-kontakter skal du klikke for at slå kontakten til.
- I afsnittet Oprettelse og opdatering af kontakter kan du bruge rullemenuen til at bestemme, hvad der skal ske, når tilknyttede kontakter oprettes eller opdateres i Quickbooks. Kun nyoprettede og nyligt opdaterede kontakter vil blive synkroniseret med HubSpot.
- I afsnittet Sletning af kontakter kan du bruge rullemenuen til at beslutte, hvad der skal ske, når tilknyttede kontakter slettes i Quickbooks.
Slå produktsynkronisering til
- I venstre panel skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps og derefter klikke på Quickbooks Online.
- Klik på fanen Produkter.
- For at synkronisere Quickbooks-produkter med dine HubSpot-produkter skal du klikke for at slå kontakten til.
- I afsnittet Oprettelse og opdatering af produkter kan du bruge rullemenuen til at bestemme, hvad der skal ske, når tilknyttede poster oprettes eller opdateres i Quickbooks. Kun nyoprettede og nyligt opdaterede produkter vil blive synkroniseret med HubSpot.
- I afsnittet Sletning af produkter kan du bruge rullemenuen til at beslutte, hvad der skal ske, når tilknyttede poster slettes i Quickbooks.
- Naviger til fanen Mappings for produktegenskaber for at se status for synkronisering af egenskaber mellem Quickbooks og HubSpot.
Rediger felttilknytninger
Bemærk: Der kræves et Operations Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-abonnement for at opsætte brugerdefinerede feltmappinger i dennye QuickBooks Online-integration.
- Gå til Integrationer > Forbundne apps i venstre panel, og klik derefter på Quickbooks Online.
- Klik enten på fanen Kontakter eller Produkter.
- Klik på Kontaktfeltmappinger eller Produktfeltmappinger for at se mappingerne mellem egenskaber i HubSpot og felter i Quickbooks Online.
- Klik på Tilføj ny mapping for at tilføje en ny feltmapping.
- Klik på rullemenuerne for at vælge den HubSpot-egenskab og det Quickbooks Online-felt, som du vil mappe til hinanden.
- Klik på Gem.
- Hvis du vil redigere en felttilknytning, skal du klikke på Handlinger ved siden af tilknytningen og klikke på Rediger.
- Hvis du vil slette en felttilknytning, skal du klikke på Handlinger ved siden af tilknytningen og klikke på Slet.
Synkroniser fakturaer fra QuickBooks til HubSpot
For at opsætte en envejssynkronisering af fakturaer fra QuickBooks til HubSpot:
- Gå til Integrationer > Forbundne apps i venstre panel, og klik derefter på Quickbooks Online.
- Klik på fanen Fakturaer.
- For at synkronisere Quickbooks-fakturaer med dine HubSpot-fakturaer skal du klikke for at slå kontakten til.
- I afsnittet Oprettelse og opdatering af fakturaer skal du bruge rullemenuen til at bestemme, hvad der skal ske i HubSpot, når fakturaer oprettes eller opdateres i Quickbooks.
- I afsnittet Sletning af faktura kan du bruge rullemenuen til at bestemme, hvad der skal ske, når fakturaer slettes i Quickbooks.
- Gå til fanen Fakturafelttilknytninger for at se status for synkronisering af egenskaber mellem Quickbooks og HubSpot.
Se fakturaobjektet
Fakturaer, der er synkroniseret eller manuelt tilføjet til HubSpot fra QuickBooks, kan ses i HubSpots fakturaobjekt. Du kan også oprette brugerdefinerede egenskaber for fakturaobjektet. For at se fakturaobjektet:
- Klik på Kontakter øverst til venstre. Vælg Fakturaer i dropdown-menuen. Så kommer du til din fakturaindeksside.
Sådan opretter du tilpassede egenskaber for fakturaobjekter:
- .
- Klik på Egenskaber.
- Klik på rullemenuen Vælg et objekt, og vælg Fakturaegenskaber.
- Opret derefter dine egenskaber.
Fakturaobjektet kan bruges til at segmentere kontakter, udløse workflows og oprette tilpassede rapporter.