Synkroniser poster mellem HubSpot og Salesforce

Med Salesforce-integrationen kan du oprette og bruge inklusionssegmenter til at styre, hvilke poster der synkroniseres fra HubSpot til Salesforce.

Inklusionssegmenter definerer, hvilke poster der er berettiget til at blive synkroniseret fra HubSpot til Salesforce, baseret på specifikke kriterier. Poster, der ikke er i dit segment, synkroniseres ikke mellem HubSpot og Salesforce.

Du kan f.eks. oprette et inklusionssegment, der kun synkroniserer virksomheder i en bestemt livscyklusfase eller kun tickets med en bestemt status.

Hvis du vil begrænse, hvilke poster der synkroniseres fra Salesforce til HubSpot, kan du læse mere om brug af selektiv synkronisering.

Før du går i gang

Før du begynder at arbejde med inklusionssegmenter, skal du sikre dig, at du forstår, hvordan de påvirker din Salesforce-synkronisering.

• Du kan bruge inklusionssegmenter, når du synkroniserer kontakter, virksomheder (efter opgradering til den nye virksomhedssynkronisering), aftaler (efter opgradering til den nye aftalesynkronisering), tickets og brugerdefinerede objekter.
• Kun aktive segmenter kan angives som dit Salesforce-inklusionssegment, da de opdateres dynamisk, efterhånden som poster opfylder eller ikke opfylder dine segmentkriterier.
• At vælge et segment som dit inklusionssegment synkroniserer ikke automatisk segmentet med Salesforce. Medlemmer af segmentet synkroniseres kun med Salesforce, når en synkronisering udløses. Lær, hvordan du manuelt synkroniserer et segment med Salesforce igen.
• Hvis nye eller eksisterende Salesforce-leads eller -kontakter er indstillet til automatisk at oprette HubSpot-kontakter i dine integrationsindstillinger, oprettes der en ny kontakt, eller en eksisterende kontakt synkroniseres i HubSpot, når der oprettes et Salesforce-lead eller en kontakt, selvom HubSpot-kontakten ikke er i dit inklusionssegment. Yderligere opdateringer af kontakten eller leadet fra enten HubSpot eller Salesforce synkroniseres ikke til den anden platform, før de opfylder segmentkriterierne.
• I sjældne tilfælde, hvor en ejendomsopdatering ændrer en postens medlemskab af et inklusionssegment, kan en postopdatering synkroniseres, før inklusionssegmentet revurderes. Som følge heraf kan posten blive synkroniseret i stedet for at blive sprunget over. Dette kan kun ske, når ejendomsopdateringen vil fjerne en post fra inklusionssegmentet, fordi synkroniseringen muligvis behandles hurtigere end evalueringen af inklusionssegmentet.

Opsæt et inklusionssegment

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik på Salesforce.
3. Gå til fanen Datasynkronisering.
4. Klik på [Objekt] (f.eks. kontakter, virksomheder osv.) > Synkroniseringsregler.
5. I afsnittet Begrænsning af, hvad der synkroniseres, skal du klikke på rullemenuen og vælge et eksisterende aktivt segment. For at oprette et nyt aktivt segment skal du klikke på + Opret inklusionsliste.

• • Hvis du vælger et eksisterende aktivt segment, opdateres indstillingen automatisk.
  • Hvis du klikker på + Opret inklusionsliste, bliver du omdirigeret til at oprette et nyt segment i segmentværktøjet.
    
    • Klik på blyantikonetøverst til venstre edit , indtast et navn til segmentet, og vælg derefter dine kriterier. Få mere at vide om, hvordan du fastlægger dine segmentkriterier.
    • Klik på Gennemse og gem øverst til højre. Det kan tage lidt tid at behandle dit segment.
    • Gå tilbage til dine Salesforce-integrationsindstillinger. I indstillingen Inklusionsliste skal du klikke på rullemenuen og vælge det nyoprettede aktive segment. Indstillingen opdateres automatisk.

Få indsigt i Salesforce-import og inklusionssegmenter

Ved at importere Salesforce-poster til HubSpot kan du overføre eksisterende data fra din Salesforce-instans direkte til din HubSpot-konto.

Hvis du importerer leads eller kontakter fra Salesforce, synkroniseres kun leadets eller kontaktens e-mailadresse fra Salesforce på importtidspunktet. I HubSpot-konti uden et inklusionssegment eller for kontakter i et inklusionssegment udløses der automatisk en synkronisering efter importen, som synkroniserer de resterende Salesforce-feltværdier. For kontakter, der ikke er i inklusionssegmentet, forbliver alle andre kontaktattributter tomme efter den første import.

Sådan fungerer inklusionssegmenter ved den første synkronisering og i forbindelse med dubletter

Når du bruger inklusionssegmenter i HubSpot, er det vigtigt at forstå deres rolle under den første synkronisering og i håndteringen af dubletter.

Forstå, hvordan den første synkronisering fungerer

Når en post synkroniseres for første gang mellem HubSpot og Salesforce, kan de tilknyttede felter opdatere Salesforce-posten, selvom posten endnu ikke er en del af inklusionssegmentet i HubSpot. Dette sker, når HubSpot kender Salesforce-post-ID'et, men der endnu ikke findes en tilsvarende HubSpot-post. Da inklusionssegmenter er afhængige af HubSpot-data, kan HubSpot ikke vurdere inklusionskriterierne, før HubSpot-posten er oprettet og synkroniseret. Som følge heraf kan tilknyttede felter under den første synkronisering synkronisere data tilbage til Salesforce.

Forstå duplikerede poster

Hvis en HubSpot-post kortlægges til en anden Salesforce-post, behandler integrationen dette som en ny synkroniseringsparring. Hver gang der oprettes en ny HubSpot-Salesforce-parring, betragter integrationen det som en indledende synkronisering, så feltkortlægninger kan synkronisere data tilbage til Salesforce.

Brug selektiv synkronisering til Salesforce-objekter

Selektiv synkronisering giver dig mulighed for at styre, hvilke Salesforce-poster der synkroniseres fra Salesforce til HubSpot, ved at anvende filtre direkte i Salesforce-integrationsindstillingerne i HubSpot.

Selektiv synkronisering er tilgængelig for følgende objekter:

• Brugerdefinerede objekter
• Tickets
• Virksomheder (efter opgradering til den nye virksomhedssynkronisering)
• Aftaler (efter opgradering til den nye aftalesynkronisering)
• Aktiviteter

Sådan aktiveres selektiv synkronisering:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Søg efter og vælg Salesforce.
3. Klik på fanen Datasynkronisering.
4. Klik på [objekt] > Synkroniseringsregler.
5. I afsnittet Selektiv synkronisering skal du klikke på Tilføj filter.
6. I panelet til højre skal du klikke på rullemenuen Felt og vælge et filter.
7. Klik på Gem og anvend filter. Tilføj flere filtre efter behov. Flere filtre kombineres med AND-logik.
8. Aktivér kont akten for selektiv synkronisering.
9. Klik på Gem.

Når filteret er gemt, synkroniseres kun de Salesforce-poster, der opfylder filterkriterierne, til HubSpot. Poster, der ikke opfylder kriterierne, springes over.