Multi-Account Workflows erstellen

Mit Multi-Account Workflows, einer Funktion von Multi-Account-Management, können Sie Workflow Aktionen verwenden, um einen neuen Kontakt zu erstellen oder einen vorhandenen Kontakt in einem anderen HubSpot-Account in Ihrer Organisation zu bearbeiten.

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit dieser Funktion beginnen, sollten Sie sich im Voraus darüber im Klaren sein, welche Schritte unternommen werden sollten und welche Einschränkungen die Funktion mit sich bringt und welche Konsequenzen sich daraus ergeben können. 

Dies sind die Voraussetzungen:

• Sie müssen eine Organisation für die Multi-Account-Management eingerichtet und konfiguriert haben.
  • Um die Verwaltung mehrerer Konten einzurichten, müssen Sie über einen HubSpot Account in Ihrem Unternehmen verfügen, der über Marketing Hub Enterprise verfügt.
  • Um Multi-Account Workflows nutzen zu können, muss einer Ihrer Accounts über ein Professional- oder Enterprise-Abonnement (für ein beliebiges Produkt) verfügen.
  • Für einige Funktionen im Multi-Account-Management sind Abonnements für andere Produkte erforderlich. 

Bitte beachten Sie: Die Verwaltung mehrerer Accounts kann nicht in Sandbox-Accounts oder Test-Accounts eingerichtet werden.

• Sobald Ihre Multi-Account-Management Organisation eingerichtet ist, können Sie die neue Aktion in Workflows in jedem Account verwenden, der in der Verknüpfung als Quell-Account aktiviert Multi-Account Workflows.
• Die verfügbaren Konten, die in der Aktion verwendet werden können, sind alle Konten, die Sie als Zielkonto für Multi-Account-Workflows für diesen Account konfiguriert haben.
  

Einschränkungen und Wissenswertes

• Accounts, in denen vertrauliche Daten gespeichert sind, können keine Quelle für Multi-Account Workflows sein.
• Wenn Sie Multi-Account Workflows aktivieren, wird eine neue, von HubSpot definierte Eigenschaft für das Kontaktobjekt eingeführt, Cross-selling Opportunity genannt wird und auf Ja oder Nein festgelegt werden kann.
• Derzeit kann die Workflow-Aktion nur Kontaktdatensätze im anderen Account erstellen oder bearbeiten. Der Workflow-Trigger kann jedoch jeden Objekttyp verwenden. Wenn der Trigger beispielsweise ein Deal-Objekt verwendet, findet die Aktion die Kontakte, die dem Deal zugeordnet sind, der in den Workflow aufgenommen ist.
• Wenn der Workflow Folgendes ist:
  • Kontakte in einem anderen Account bearbeiten: Sie können nur die Eigenschaften Cross-Selling-Opportunity festlegen.
  • Erstellen von Kontakten in einem anderen Account: Sie können die Eigenschaften Cross-Selling-Opportunity festlegen und dann werden die E-Mail -, Vor- und Nachnamen der erstellten Kontakte automatisch basierend auf den Werten des Kontakts festgelegt, für den die Aktion ausgeführt wird.

• HubSpot stellt fest, ob ein Kontakt bereits in einem anderen Account vorhanden ist, indem die E-Mail-Adresse des Kontakts im aktuellen Account mit der des anderen Accounts verglichen wird. 
• Sie können nur einen Account pro Nutzung der neuen Workflow-Aktion auswählen. Um Kontaktdatensätze in mehreren Accounts zu bearbeiten oder zu erstellen, fügen Sie die Workflow-Aktion einmal für jeden Account hinzu, den Sie einbeziehen möchten.
• Es liegt in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass Sie die richtige Einwilligung für die Datenverarbeitung und Kommunikation einholen, wenn Sie Datensätze im anderen Account erstellen. Wenn der Workflow einen Kontakt in einem anderen Ihrer HubSpot-Accounts erstellt, sollten Sie die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und die E-Mail-Abonnements in diesem Account festlegen.
• Es wird empfohlen, im Ziel-Account einen ergänzenden Workflow zu erstellen, der entweder durch die zu erstellenden Datensätze oder durch die Aktualisierung der Cross-Selling-Opportunity-Eigenschaft für einen Kontakt ausgelöst wird. Wenn Sie den Kontakt in einem anderen Account erstellen und beabsichtigen, an diesen Kontakt zu vermarkten, sollte dieser ergänzende Workflow beinhalten, den Kontakt als Marketingkontakt einzurichten und sein E-Mail-Abonnement zu aktualisieren.

Aktivieren Sie Multi-Account-Management Workflows

So aktivieren Sie Multi-Account Workflows:

1. Falls noch nicht geschehen, richten Sie Ihre Multi-Account-Management-Organisation ein.
2. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
3. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste unter Organisationsmanagement auf Multi-Account.
4. Klicken Sie auf Account-Verknüpfungen bearbeiten.
5. Wählen Sie im linken Bereich ein Konto aus und aktivieren Sie den Multi-account Workflows-Schalter.
   
   
6. Standardmäßig erfolgen Verknüpfungen in beide Richtungen (Funktionen funktionieren zwischen den Accounts in beide Richtungen). Um die Verknüpfung in eine unidirektionale Verknüpfung zu ändern (Funktionen funktionieren von einem Account zum anderen), klicken Sie auf Unidirektionale Verknüpfung.
7. Klicken Sie auf Weiter.
8. Klicken Sie auf Fertig.

Kontakte in anderen Accounts mit einem Multi-Account Workflow erstellen und aktualisieren

Nachdem Sie Multi-Account-Management Workflows aktiviert haben, verwenden Sie die Aktion Kontakt in einem anderen Account bearbeiten/erstellen , um Kontakte in anderen HubSpot-Accounts zu erstellen und zu aktualisieren:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
2. Klicken Sie auf den Namen eines vorhandenen Workflows oder erstellen Sie einen neuen Workflow .
   
3. Definieren Sie im linken Bereich Ihren Trigger.
4. Klicken Sie auf das + Plus-Symbol unterhalb Ihres Triggers.
5. Klicken Sie im linken Bereich auf CRM und wählen Sie dann Kontakt in einem anderen Account bearbeiten/erstellen aus.
6. Konfigurieren Sie Ihre Aktion:
   
   • Zielkontakt: Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
     • Wenn der Trigger ein Kontakt-Trigger ist, wählen Sie Aufgenommener Kontakt aus.
     • Wenn es sich bei dem Trigger um einen Deal-Trigger handelt, wählen Sie Kontakt: Zuletzt aktualisiert aus, um den zuletzt aktualisierten Kontakt zu aktualisieren, oder Kontakte: Alle zugeordnet , um alle Kontakte zu aktualisieren, die dem Deal zugeordnet sind.
   • • Klicken Sie auf + Kontaktdatenquelle hinzufügen , um kontaktbasierte Workflow-Aktionen im Workflow zu verwenden.
   • Kontakt im folgenden verknüpften Account bearbeiten: Wählen Sie den Account aus, in dem der Kontakt basierend auf dem Trigger bearbeitet wird. 
   • Kontakt im ausgewählten Account erstellen, wenn er nicht vorhanden ist: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Kontakte im Account zu erstellen, falls diese noch nicht vorhanden sind. Der Kontaktdatensatz wird mit der E-Mail-Adresse, dem Vornamen und dem Nachnamen erstellt, die im Feld Zielkontakt angegeben wurden.
   • Cross-Selling-Opportunity: Legen Sie fest, ob es sich bei dem Datensatz um eine Cross-Selling-Opportunity handelt.
   • Vorhandenen Eigenschaftswert löschen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um vorhandene Werte in der Eigenschaft Cross-Selling-Opportunity zu löschen.
   • Die folgenden Eigenschaften aktualisieren: Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Eigenschaften, die aktualisiert werden sollen. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben Eigenschaften, wenn Sie nicht möchten, dass diese aktualisiert werden.
   • Eigenschaften: Wenn Sie einen vorhandenen Kontakt in Ihrem anderen Account aktualisieren, wählen Sie aus, ob vorhandene Eigenschaften beibehalten oder überschrieben werden sollen.
7. Nachdem Sie Ihre Workflow-Aktion eingerichtet haben, klicken Sie auf Speichern als.
8. Setzen Sie das Einrichten Ihres Workflows fort.
    
   

Deals in anderen Accounts mit einer Multi-Account Workflow erstellen (BETA)

Nachdem Sie Multi-Account-Management Workflows aktiviert haben, verwenden Sie die Aktion Deal in anderem Account erstellen , um neue Deals in anderen HubSpot-Accounts zu erstellen:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
2. Klicken Sie auf den Namen eines vorhandenen Workflows oder erstellen Sie einen neuen Workflow .
   
3. Definieren Sie im linken Bereich Ihren Trigger.
4. Klicken Sie auf das + Plus-Symbol unterhalb Ihres Triggers.
5. Klicken Sie im linken Bereich auf CRM und wählen Sie dann Deal in einem anderen Account erstellen aus.
6. Konfigurieren Sie Ihre Aktion:
   
   • Ziel-Deal: Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
     • Wenn es sich bei dem Trigger um einen Deal-Trigger handelt, wählen Sie Aufgenommener Deal aus.
     • Wenn es sich bei dem Trigger um einen Kontakt-Trigger handelt, wählen Sie Deal: Zuletzt aktualisiert aus, um auf der Grundlage des zuletzt aktualisierten Deals zu erstellen, oder Alle zugeordneten Deals.
   • • Klicken Sie auf + Weitere Daten , um weitere Datenquellen hinzuzufügen.
   • Verknüpften Account auswählen: Wählen Sie den HubSpot-Account aus, in dem der neue Deal erstellt werden soll. 
   • Pipeline-Konfiguration: Wählen Sie eine der folgenden Pipeline-Optionen aus, wenn Sie Ihren neuen Deal erstellen.
     • Quell-Pipeline verwenden: Verwenden Sie beim Erstellen eines Deals eine übereinstimmende Deal-Pipeline im verknüpften Account als ausgewählten Ziel-Deal. Wenn eine entsprechende Deal-Pipeline oder Dealphase mit demselben Namen im ausgewählten verknüpften Konto nicht vorhanden ist, schlägt die Deal-Erstellung fehl.
     • Ziel-Pipeline auswählen: Verwenden Sie beim Erstellen eines Deals eine Pipeline des ausgewählten verknüpften Accounts. Sie müssen eine vorhandene Deal-Pipeline und Dealphase von Ihrem entsprechenden HubSpot-Account auswählen. 

1. • Cross-Selling-Opportunity: Legen Sie fest, ob es sich bei dem Datensatz um eine Cross-Selling-Opportunity handelt.
   • Aktualisieren Sie die folgenden Eigenschaften: Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Eigenschaften, die Sie in Ihren neuen Deal aufnehmen möchten.

7. Nachdem Sie Ihre Workflow-Aktion eingerichtet haben, klicken Sie auf Speichern als.
8. Setzen Sie das Einrichten Ihres Workflows fort.
    
   

Vorgeschlagene Anwendungsfälle

Im Folgenden sind die beiden häufigsten Anwendungsfälle aufgeführt, die unserer Kundschaft empfohlen werden.

Weiterleiten von Formulareinsendungen an einen anderen Account

• Kundinnen und Kunden mit mehreren Multi-Accounts erstellen häufig in einem HubSpot-Account ein Formular, das Interesse an verschiedenen Marken, Segmenten oder Regionen erfasst, die über verschiedene HubSpot-Accounts verteilt sind.
• So führen Sie diesen Anwendungsfall mit Multi-Account Workflows durch:
  • Erstellen Sie einen neuen Workflow, bei dem der Trigger eine Formularübermittlung ist.
  • Verwenden Sie die neue Workflow-Aktion, um Kontaktdatensätze im anderen Account zu erstellen, falls diese noch nicht vorhanden sind.

Cross-Selling

Mehrmarkenunternehmen möchten oft die Produkte einer Marke an eine Person oder ein Unternehmen verkaufen oder vermarkten, sobald diese Interesse bekundet oder ein Produkt einer anderen Marke gekauft haben. So führen Sie diesen Anwendungsfall mit Multi-Account Workflows durch: 

• Erstellen Sie einen neuen Workflow, bei dem der Trigger das Ergebnis ist, das den Kontakt als Cross-Selling-Opportunity identifiziert. Zum Beispiel, wenn ein Deal zu Abgeschlossen und gewonnen wird.
• Verwenden Sie die neue Workflow-Aktion, um die Cross-Selling-Opportunity-Eigenschaft des Kontakts im anderen Account zu bearbeiten, falls dieser bereits vorhanden ist, und wenn nicht, erstellen Sie einen neuen Kontakt, wobei die Cross-Selling-Opportunity-Eigenschaft auf Ja festgelegt ist.
• In der Regel haben Sie dann einen separaten Workflow im Ziel-Account, der von der Cross-Selling-Opportunity-Eigenschaft eines Kontakts aus ausgelöst wird, um dann Cross-Selling oder Cross-Selling mit dem Kontakt durchzuführen.
• Es liegt in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass Sie die richtige Einwilligung für die Datenverarbeitung und Kommunikation einholen, wenn Sie Datensätze im anderen Account erstellen.