Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
conversations

Conversations-Postfach erstellen

Zuletzt aktualisiert am: August 14, 2019

Richten Sie ein Conversations-Postfach ein, um die Kommunikation mit Ihren Kontakten zu optimieren und zu zentralisieren. Sie können Team-E-Mail- und/oder Chat-Kanäle mit dem Postfach verknüpfen und dann alle Konversationen von jedem Kanal an einem einzigen Ort anzeigen, beantworten und verwalten.


Postfach erstellen

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Navigieren Sie im Menü der linken Seitenleiste zu „Konversationen“ > „Postfächer“.
  • Klicken Sie auf „Postfach erstellen“.
  • Geben Sie im Feld „Name des Team-Postfachs“ einen Namen für Ihr Postfach ein.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Teammitglieder hinzufügen, um auszuwählen, wer dieses Postfach sehen kann.
    • Jeder: Alle HubSpot-Benutzer im Account können das Postfach anzeigen.
    • Bestimmte Benutzer und Teams: Nur ausgewählte Benutzer oder Teams können dieses Postfach sehen.

Bitte beachten Sie: iEingehende Konversationen können nur Benutzern mit einer kostenpflichtigen Lizenz automatisch zugewiesen werden. Kostenlose Benutzer, können aber weiterhin nicht zugewiesene Konversationen zuweisen und auf diese antworten, wenn sie als Teammitglied im Posteingang aufgeführt sind.

Wenn Sie Bestimmte Benutzer und Teams auswählen, können Benutzer mit Admin- oder Super-Admin-Berechtigungen alle Konversationen im Posteingang des Portals einsehen, aber keine Aktionen im Posteingang ausführen, wie das Zuweisen eines Gesprächs oder das Antworten auf einen Thread, es sei denn, sie sind als Teammitglied in den Posteingangseinstellungen aufgeführt.

  • Klicken Sie auf „Weiter“.
  • Wählen Sie einen Kanal aus, den Sie verknüpfen möchten. Verbinden Sie eine Team-E-Mail , um Nachrichten anzuzeigen und zu beantworten, die an Ihre Firmen-E-Mail-Adresse gesendet wurden, oder verbinden Sie einen Chat-Kanal, um Nachrichten anzuzeigen und zu beantworten, die an Ihren Live-Chat oder Bot gesendet wurden. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen, um die Anweisungen zum Verknüpfen eines Team-E-Mail- oder eines Chat-Kanals zu überspringen:

Wenn Sie Ihre Kanäle lieber später durch Bearbeiten des Postfachs einrichten möchten, klicken Sie auf Kanal später verknüpfen. Wenn Sie zuerst ein Postfach einrichten, verknüpfen Sie zum Einstieg einen einzigen Kanal. Sie können aber jederzeit weitere Kanäle verknüpfen (Team-E-Mail oder Chat), indem Sie Ihr Postfach bearbeiten.

Team-E-Mail-Kanal verknüpfen

Bitte beachten Sie: Verbinden Sie nur geteilte E-Mail-Adressen mit dem Posteingang;. alle eingehenden E-Mails sind für Ihr gesamtes Team sichtbar. Sie dürfen keine E-Mai-Adresse verknüpfen, die als verknüpftes E-Mail-Konto eines Benutzers in HubSpot genutzt wird. Wenn dies der Fall ist, muss der Benutzer die Verknüpfung entfernen, bevor Sie sie in einen Conversations-Postfach integrieren können.

  • Klicken Sie im Dialogfeld auf „Weiter“.
  • Überprüfen Sie die Bedingungen für das Teilen dieses E-Mail-Kontos mit HubSpot und klicken Sie dann auf „Weiter“.
  • Wählen Sie das Postfach aus, das Sie verknüpfen möchten, geben Sie Ihre Anmeldeinformationen ein und schließen Sie den Verknüpfungsprozess ab, um HubSpot den Zugriff auf Ihr Postfach zu erlauben.
  • Sie werden weitergeleitet und in einer Meldung wird angezeigt, dass das Konto jetzt verknüpft ist. Klicken Sie unten rechts auf „Weiter“.
  • Um den Absendernamen anzupassen, den Ihre Kontakte sehen, wenn Sie eine E-Mail von Ihrer gemeinsamen E-Mail-Adresse senden, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Von“ und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

    Bitte beachten: Diese Funktion wird durch Office 365-verknüpfte Postfächer aufgrund technischer Beschränkungen nicht unterstützt.

    • Agent- und Unternehmensname: Kontakte sehen den Namen und den Unternehmensnamen, wenn sie eine E-Mail erhalten. Geben Sie den Unternehmensnamen im Textfeld ein.
    • Unternehmensname: Kontakte sehen den Unternehmensnamen, wenn sie eine E-Mail erhalten. Geben Sie den Unternehmensnamen im Textfeld ein. configure-send-from-address
  • Um Weiterleitungsregeln für eingehende E-Mails für dieses Konto einzurichten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Automatisch zuweisen“ und entscheiden Sie, wie eingehende E-Mails an Ihre Teammitglieder weitergeleitet werden sollen.
  • Um ein Ticket für jede neue eingehende E-Mail zu erstellen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktion anwenden“ und wählen Sie „Ticket erstellen“ aus. Passen Sie dann im rechten Bereich die Ticket-Eigenschaften an.
  • Klicken Sie auf „Fertig“.

Ihre Team-E-Mail-Adresse ist jetzt verknüpft. Sie können nun also E-Mails im Conversations-Postfach verfassen und auf diese antworten. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Postfach-Filterregeln bearbeiten, dem Postfach ein neues Teammitglied hinzufügen oder einen weiteren Team-E-Mail-Kanal verknüpfen.

Chat-Kanal verknüpfen

  • Wählen Sie Chat aus.
  • Legen Sie zunächst fest, was Besuchern beim Start eines Chats angezeigt wird:
    • Um die Akzentfarbe für Ihr Chat-Widget festzulegen, wählen Sie eine Standardfarbe aus. Sie können auch eine benutzerdefinierte Farbe auswählen, indem Sie auf die Farbe rechts neben dem Feld mit dem Hexadezimalwert klicken und dann mithilfe des Farbverlaufs eine benutzerdefinierte Farbe auswählen oder manuell einen Hexadezimalwert eingeben.select-chat-widget-accent-color
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Chat-Überschrift“ und wählen Sie aus, wessen Name und Avatar im Chat-Widget angezeigt werden sollen.
      • Bestimmte Benutzer und Teams: Aktivieren Sie das oder die Kontrollkästchen neben dem bzw. den Namen, der bzw. die angezeigt werden sollen. Wenn Sie mehr als drei Benutzer auswählen, werden ihre Namen und Avatare nach dem Zufallsprinzip im Chat-Widget angezeigt. Hier erfahren Sie, wie sich die Auswahl der Chatflow-Sprache auf Ihre Chat-Überschrift auswirkt.
      • Benutzerdefinierter Name und Avatar: Zeigt einen allgemeinen Teamnamen und ein Bild an.
      • Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter: Wenn der Kontakt bekannt ist und ein Mitarbeiter für ihn zuständig ist, werden dessen Informationen angezeigt. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Fallback für neuen Besucher“ und wählen Sie eine Fallback-Option für alle neuen oder nicht zugewiesenen Besucher aus, die einen Chat beginnen.
    • Geben Sie im Textfeld eine Willkommensnachricht ein, die angezeigt wird, wenn Besucher einen neuen Chat starten.
    • Um festzulegen, an wen eingehende Konversationen weitergeleitet werden, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Eingehende Konversationen automatisch zuweisen an“. Erfahren Sie hier mehr über das Einrichten von Weiterleitungsregeln in Ihrem Conversations-Postfach.
    • Damit beim Laden Ihrer Seiten automatisch die Willkommensnachricht angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Willkommensnachricht als Aufforderung öffnen“ aus.
    • Um festzulegen, auf welcher Website-Seite das Chat-Widget angezeigt werden soll, klicken Sie auf „Erweiterte Optionen“ und klicken Sie dann auf die Dropdown-Menüs und geben Sie bestimmte Website-URLs und/oder Abfrageparameter ein. Erfahren Sie hier mehr über das Konfigurieren Ihrer Targeting-Regeln.
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Legen Sie fest, wann Ihr Team zum Chatten verfügbar ist, und informieren Sie Besucher, wann sie eine Antwort erwarten können. Wählen Sie eine Verfügbarkeitsoption aus: 
    • Während der Geschäftszeiten: Wählen Sie „Während der Geschäftszeiten“ aus, um einheitliche Tage und Uhrzeiten festzulegen, an bzw. zu denen Ihr Team zum Chatten verfügbar ist.
      • Legen Sie unter „Geschäftszeiten des Teams“ mithilfe der Dropdown-Menüs die Verfügbarkeit Ihres Teams fest. Klicken Sie auf „+ Stunden hinzufügen“, um zusätzliche Tage und Zeiträume hinzuzufügen.
      • Um die Erfahrung des Besuchers bei Verfügbarkeit Ihres Teams einzurichten, klicken Sie auf die Registerkarte „Während der Geschäftszeiten“.  Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Typische Antwortzeit anzeigen“, um Besucher darüber zu informieren, wann sie eine Antwort erwarten können. Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Wenn alle Teammitglieder „offline“ oder ausgelastet sind, dann“ und wählen Sie ein Widget-Verhalten für den Offline-Modus aus.
      • Um die Erfahrung des Besuchers bei Nicht-Verfügbarkeit Ihres Teams einzurichten, klicken Sie auf die Registerkarte „Außerhalb der Geschäftszeiten“. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie aus, ob eine Abwesenheitsnachricht oder eine Antwortzeit angezeigt werden soll oder der Chat-Launcher ausgeblendet werden soll, wenn ein Besucher außerhalb der Geschäftszeiten Ihre Website besucht. 

        chatflows-chat-settings-availability-tab
    • Basierend auf dem Status des Teammitglieds: Besucher können mit Ihrem Team chatten, wenn mindestens ein in den Weiterleitungsregeln zugewiesenes Teammitglied verfügbar ist.

      • Um die automatisierte Nachricht anzupassen, die einem Besucher beim Start eines Chats angezeigt wird, klicken Sie auf die Registerkarte „Verfügbar“ und dann auf das Dropdown-Menü „Typische Antwortzeit anzeigen“ und wählen Sie eine Option aus.

      • Um die Nachricht anzupassen, die angezeigt wird, wenn niemand für den Chat verfügbar ist, klicken Sie auf die Registerkarte „Offline“. Geben Sie den Text für Ihre Abwesenheitsnachricht ein oder klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie „Chat-Launcher ausblenden“ aus, damit das Widget nicht angezeigt wird, wenn niemand verfügbar ist. 

    • Immer: Ihr Team wird immer als zum Chatten verfügbar angezeigt. Über das Dropdown-Menü „Typische Antwortzeit anzeigen“ können Sie Besucher darüber informieren, wann sie eine Antwort erwarten können. Wenn Sie Ihren Besuchern diese Information nicht anzeigen möchten, wählen Sie einfach die Option „Keine Antwortzeit anzeigen“ aus.

Bitte beachten: Wenn ein Bot einem Live-Chat zugewiesen ist, werden die Einstellungen bezüglich der Chat-Verfügbarkeit außer Kraft gesetzt und das Chat-Widget wird immer angezeigt. Bot können außerhalb der Geschäftszeiten eine Unterhaltung an einen Benutzer weiterleiten, sofern der Benutzer weiterhin auf  „Verfügbar“ gesetzt ist. Um dies zu verhindern, aktivieren Sie den Offline-Modus außerhalb der Geschäftszeiten.

  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Zeigen Sie mithilfe der Schaltflächen für den Gerätetyp in einer Vorschau an, wie Ihr Chat-Widget auf verschiedenen Geräten angezeigt wird. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Veröffentlichen.
  • Sie werden zum Postfach weitergeleitet. Klicken Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld auf „Website öffnen”, um das Chat-Widget auf Ihrer Website anzuzeigen, oder klicken Sie auf „Zum Postfach“, um die Testkonversation in Ihrem Postfach anzuzeigen.

Nachdem Sie Ihren Chat-Kanal verknüpft haben, erfahren Sie hier, wie Sie Ihr Chat-Profil vor dem Chatten mit Ihren Website-Besuchern anpassen können. Sie können das Erscheinungsbild und die Verfügbarkeit Ihres Chat jederzeit bearbeiten oder einen neuen Chatflow im Postfach erstellen.

Postfach bearbeiten

Nachdem Sie Ihr Postfach eingerichtet haben, können Sie Ihre Einstellungen auf Postfachebene und die Einstellungen jeden verknüpften Kanals anpassen. Sie können auch einen neuen Kanal verknüpfen.

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Navigieren Sie im Menü der linken Seitenleiste zu „Konversationen“ > „Postfach“.
  • Um Teammitglieder hinzuzufügen oder zu entfernen, verknüpfen Sie ein Slack-Konto, bearbeiten Sie die Einstellungen für die verknüpften Kanäle oder verknüpfen Sie einen weiteren Kanal mit dem Postfach, bewegen Sie den Mauszeiger über das Postfach und klicken Sie auf „Bearbeiten“.create-new-inbox-or-edit-inboxes

Bitte beachten:Wenn Sie einen Sales Hub- oder Service Hub Professional- oder Enterprise-Account haben, können Sie mehrere Postfächer (bis zu 100) erstellen. Durch Einrichten mehrerer Postfächer können Teams ihre Kundeninteraktionen getrennt verwalten. Sie können beispielsweise ein Postfach für Ihr Sales-Team einrichten, ein Postfach für Ihr Customer Success-Team und ein Postfach für Ihr Abrechnungsteam.

Postfacheinstellungen bearbeiten

  • Um die Teammitglieder des Postfachs zu bearbeiten, wählen Sie in der linken Seitenleiste die Option „Teammitglieder“ aus und legen Sie dann über das Dropdown-Menü fest, wer dieses Postfach in seinem Conversations-Postfach sehen kann.
  • Um ein Slack-Konto zu verknüpfen, damit Sie Benachrichtigungen zu eingehenden Live-Chats erhalten und direkt von Slack aus antworten können, wählen Sie in der Seitenleiste links die Option „Slack“ aus. Erfahren Sie hier, wie Sie Slack mit Ihrem Conversations-Postfach verknüpfen.

E-Mail-Kanal bearbeiten

  • Wählen Sie in der Seitenleiste links die Option „E-Mail“ aus. edit-email-channel
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über eine vorhandene Team-E-Mail-Adresse und klicken Sie auf „Bearbeiten“ oder klicken Sie auf „Team-E-Mail-Adresse verknüpfen“, um einen neuen Team-E-Mail-Kanal zu verknüpfen. edit-an-email-channel
  • Um Ihre Weiterleitungsregeln zu bearbeiten, wählen Sie linken Seitenleistenmenü die Option „Regeln“ aus.
  • Um den Absendernamen zu bearbeiten, den Ihre Kontakte sehen, wenn Sie ihnen eine E-Mail senden, wählen Sie die Option „Konfiguration“ aus.
  • Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern.

Chat-Kanal bearbeiten

Wenn Sie bereits einen Chat-Kanal verknüpft haben, können Sie das aktuelle Erscheinungsbild, die Verfügbarkeitseinstellungen, die Transkript-Sendeoptionen und den Zugriff auf den Tracking-Code Ihres Chat-Kanals bearbeiten. Wenn Sie keine Kanaleinstellungen ändern möchten, aber ein neues Chat-Widget für Ihre Website erstellen möchten, klicken Sie oben rechts auf „Chatflow erstellen“.

  • Wählen Sie in der Seitenleiste links die Option „Chat“ aus.edit-chat-channel
  • Um das Erscheinungsbild Ihres Chat-Kanals zu bearbeiten, klicken Sie auf die Registerkarte „Anpassen“. Auf dieser Registerkarte können Sie auch festlegen, auf welcher Seite Ihrer Website das Chat-Widget erscheinen soll, indem Sie auf Chat Widget-Platzierung klicken und dann Links oder Rechts auswählen. chat-widget-placement
  • Um die Chat-Verfügbarkeit Ihres Teams zu bearbeiten, klicken Sie auf die Registerkarte „Verfügbarkeit“.
  • Um festzulegen, was passiert wird, wenn ein Chat beendet wird, klicken Sie auf die Registerkarte „Optionen“.
    • Wenn Sie einen Chat schließen, erhält der Besucher automatisch eine Kopie des Chat-Transkripts. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Absenderadresse“ und wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, von der das Transkript gesendet werden soll. Chat-Transkripte können nur von einem gemeinsamen verknüpften E-Mail-Konto gesendet werden. 
    • Wenn das Transkript nicht automatisch gesendet werden soll, klicken Sie auf den Schalter „Automatisches Senden eines Chat-Transkripts am Ende eines Chats“, um die Option auszuschalten. 
      chatflows-options-chat-transcript-settings
  • Wenn Sie den Chatflow zu einer Website hinzufügen, die nicht bei HubSpot gehostet wird, klicken Sie auf die Registerkarte „Tracking-Code“. Klicken Sie auf „Kopieren“ und fügen Sie dann den Code direkt vor dem -Tag auf jeder Seite ein, auf der das Chat-Widget angezeigt werden soll. Sie können diesen Code auch direkt an Ihren Web-Entwickler senden. 

Bitte beachten: Websites, die mit Wix erstellt wurden, bieten keine Unterstützung für Unterhaltungen. Es ist daher nicht möglich, das Chat-Widget auf Ihrer Wix-Website einzubinden.

Wenn Sie Ihrer WordPress-Website ein Chat-Widget hinzufügen möchten, installieren Sie zuerst das HubSpot All-in-One Marketing - Forms, Popups, Live Chat-WordPress-Plugin. Erfahren Sie hier, wie Sie das Plug-in auf Ihrer WordPress-Website installieren 

  • Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern.

Postfach löschen

Sie können einen Postfach aus Ihren Postfacheinstellungen löschen. Wenn Sie ein Postfach löschen, wird es zusammen mit allen E-Mail-Kanälen, Chat-Nachrichten und Konversations-Threads dauerhaft aus Ihrem Konto entfernt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. 

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Navigieren Sie im Menü der linken Seitenleiste zu „Konversationen“ > „Postfach“.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über das Postfach und klicken Sie auf „Löschen“.
  • Geben Sie im Dialogfeld den Namen Ihres Postfachs ein, um diese Aktion zu bestätigen. Klicken Sie dann auf „Ja, löschen“.