Calling-Feature einrichten

Richten Sie das Calling-Feature von HubSpot ein, um zu entscheiden, wie Ihre Organisation bei ausgehenden Anrufen angezeigt wird und wo eingehende Anrufe weitergeleitet und verwaltet werden. In diesem Handbuch werden die wichtigsten Calling-Feature-Einstellungen von HubSpot erläutert, damit Sie diese richtig konfigurieren und nachvollziehen können, wie sie sich auf das Anruferlebnis und die Effizienz Ihres Teams auswirken.

Wählen Sie Ihren Calling-Pfad

Die von Ihnen gewählte Nummer beeinflusst, wie potenzielle Kunden Ihr Unternehmen sehen, wie leicht sie Sie erreichen können und wie flexibel Ihre Weiterleitung und Berichterstattung in HubSpot sein wird. Denken Sie bei der Entwicklung Ihrer Calling Strategie daran, wer Sie Calling sind (und woher), ob Sie mit einem hohen Volumen an eingehenden Anrufen rechnen und wie wichtig es ist, eine einheitliche Anrufer-ID in Ihrem Markendesign über alle Teams und Regionen hinweg beizubehalten.

Je nach Ihren Geschäftsanforderungen können Sie von HubSpot bereitgestellte Telefonnummern generieren oder eine ausgehende Telefonnummer registrieren. Sehen Sie sich unten die wichtigsten Unterschiede an:

Von HubSpot bereitgestellte Telefonnummer

Die von HubSpot bereitgestellten Telefonnummern werden direkt in Ihrem HubSpot-Account generiert und von Twilio unterstützt. Da diese Nummern in HubSpot erstellt und verwaltet werden, erhalten Sie die volle Kontrolle über den gesamten Lifecycle eines Anrufs.

• Am besten für Teams: Dies sind die einzigen Nummern, die für eingehende Anrufe an gemeinsame Kanäle wie Helpdesk oder Konversationen Postfach verwendet werden können.
• Erweiterte Funktionen für Inbound-Calling : Mit den von HubSpot bereitgestellten Telefonnummern kann Ihr Team Anrufe direkt im HubSpot-Browser oder in der Mobile-App entgegennehmen. Es enthält erweiterte Funktionen für strukturierte Support- und Vertriebs-Workflows, wie z. B. die automatische Weiterleitung von Anrufen, benutzerdefinierte Nachrichten zur Aufzeichnungseinwilligung zur Unterstützung der Compliance und Voicemail, die vollständig in das CRM integriert ist.
• Admin-kontrolliert: Super-Admins erwerben diese Nummern und weisen sie bestimmten Benutzern oder Teams zu. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann der Administrator diese spezifische Nummer einfach einem neuen Mitarbeiter zuweisen.
• Compliance-orientiert: Da es sich um neue Produktlinien handelt, müssen sie einmalig (durch Twilio) überprüft werden, um Ihre Unternehmensidentität zu überprüfen, bevor sie aktiviert werden können.

Wenn dies der richtige Weg für Ihr Unternehmen zu sein scheint, erfahren Sie hier, wie Sie von HubSpot bereitgestellte Telefonnummern erwerben und validieren.

Ausgehende Telefonnummern (persönlich/Büroleitungen)

Bei ausgehenden Telefonnummern handelt es sich um vorhandene Leitungen, die Sie bereits nutzen, z. B. ein privates Mobiltelefon oder ein Bürotelefon. Wenn Sie eine dieser Nummern in Ihrem HubSpot-Account registrieren, übertragen Sie nicht die Zuständigkeit oder übertragen die Nummer zu HubSpot. Sie überprüfen stattdessen, ob die Nummer Ihnen gehört, damit HubSpot sie als Ihre Anrufer-ID anzeigen kann, wenn Sie ausgehende Anrufe über das CRM tätigen.

• Direktes Rückrufverhalten: Wenn Sie einen potenziellen Kunden über das CRM anrufen, wird auf dessen Telefon Ihre tatsächliche Büro- oder Handynummer angezeigt. Wenn sie Sie zurückrufen, wird der Anruf direkt an Ihr physisches Gerät weitergeleitet und HubSpot wird umgangen.
• Individuelle Einrichtung: Im Gegensatz zu den von HubSpot bereitgestellten Telefonnummern können diese nicht von einem Administrator zugewiesen werden. Alle Vertriebsmitarbeitenden müssen ihre eigene Nummer manuell über einen SMS- oder Anrufcode verifizieren.
• Nur ausgehend: Da HubSpot nicht über die Infrastruktur für diese Leitungen verfügt, können Sie keine eingehenden Anrufe im Browser empfangen, und Sie können HubSpot nicht verwenden, um Rückrufe, die Sie auf diesen Leitungen erhalten, aufzuzeichnen oder zu transkribieren.
• Keine behördliche Überprüfung: Es gibt kein behördliches Überprüfungsverfahren. Sie können eine Nummer verifizieren und schneller mit Ihrer persönlichen Anrufer-ID Calling beginnen.

Wenn dies der richtige Weg für Ihr Unternehmen zu sein scheint, erfahren Sie hier, wie Sie eine ausgehende Telefonnummer registrieren.

Konfigurieren Sie Ihre Calling-Umgebung

• Weiterleitung und Verfügbarkeit: Legen Sie fest, ob Anrufe an Ihren Browser, Ihre mobile App oder eine ausgehende Nummer klingeln sollen.
• Arbeitszeiten: Legen Sie Ihre Verfügbarkeit für den Empfang von eingehenden Anrufen fest.
• Voicemail: Laden Sie benutzerdefinierte Begrüßungen während oder nach der Arbeitszeit hoch oder generieren Sie diese.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Anrufweiterleitung, Arbeitszeiten und Voicemail konfigurieren.

Anrufeinstellungen und -präferenzen verwalten

Administratoren können mit erweiterten Einstellungen weitere Minuten hinzufügen, die Einhaltung rechtlicher Vorschriften und bereinigte Daten sicherstellen oder das Calling-Tool ganz deaktivieren.

• Mehr Minuten hinzufügen: Fügen Sie Ihrem Pool-Limit weitere Calling-Minuten hinzu.
• Aufzeichnung und Transkription: Automatisieren Sie, wie Anrufe erfasst und analysiert werden.
• Ergebnisprotokolle erforderlich: Diese Funktion erfordert ein Anrufergebnisprotokoll, um konsistente, brauchbare Berichtsdaten zu erhalten.
• Telefonnummern blockieren: Blockieren Sie Hochrisiko- oder Spam-Nummern.

Erfahren Sie mehr über das Verwalten von Anrufeinstellungen und -präferenzen.

Nutzen Sie Calling Apps und Entwickleroptionen von Drittanbietern

Sie können einen Drittanbieter für Calling vom App Marketplace integrieren, damit Ihr Team Anrufe in HubSpot tätigen und protokollieren kann, während es Ihr vorhandenes Telefonsystem nutzt.

Wenn Sie eine benutzerdefinierte oder interne Calling-Lösung verwenden, können Sie auch mit einem Entwickler zusammenarbeiten, um Ihre App mit dem SDK für die Calling-Erweiterung zu verbinden, Anrufsteuerungen in HubSpot einzubetten und Anrufereignisse zur Berichterstattung und Automatisierung an das CRM zurückzusenden.