Anrufe in HubSpot entgegennehmen

Sie können eingehende Anrufe in HubSpot beantworten. So können Sie einfach von Ihrem Desktop aus auf Datensätze zugreifen und Notizen schreiben, ohne den Anruf an ein mobiles Gerät weiterleiten zu müssen. Eingehende Anrufe werden auf der Anrufindexseite gespeichert, sobald der Anruf angenommen wurde, damit Sie sich in Echtzeit Notizen machen und den Anruf nach dessen Beendigung überprüfen können.

Inbound-Calling einrichten

• Konfigurieren Sie eine von HubSpot bereitgestellte Nummer.

• Unter erhalten Sie eingehende Aufrufe im HubSpot-Browser:
  
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

• • Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Allgemein. Klicken Sie auf die Registerkarte Calling.
  • Klicken Sie unter Ring-Einstellungen auf das Dropdown-Menü und wählen Sie Klingeln in HubSpot-Browser.

• Nachdem Sie die von HubSpot bereitgestellte Nummer und die Anrufannahmemethode eingerichtet haben, klicken Sie in der oberen rechten Navigationsleiste auf das calling Inbound-Calling-Symbol. Klicke im Pop-up-Banner auf Registerkarte für Anrufe öffnen.

• Das Anruffenster wird in einem separaten Fenster geöffnet, das es Ihnen ermöglicht, eingehende Aufrufe in Ihrem HubSpot-Browser entgegenzunehmen. Um eingehende Anrufe entgegenzunehmen, muss das Anruffenster geöffnet bleiben.

Eingehende Anrufe entgegennehmen und verwalten

Eingehende Aufrufe an Ihre Inbound-Telefonnummer werden in einem Dialogfeld Anrufbedienung neben dem calling Inbound-Calling-Symbol in der Navigationsleiste oben rechts und im Anruffenster angezeigt. An beiden Orten kann der Anruf angenommen werden.

(Aufrubedienung in HubSpot)

(Seite mit Registerkarte für Anrufe)

Es können der Name des Kontakts, der Unternehmensname und ein Link zum Kontaktdatensatz angezeigt werden. 

Bitte beachten: Anrufer-ID funktioniert möglicherweise nicht, wenn Sie mehrere Kontakte mit derselben Telefonnummer haben.

So nehmen Sie einen eingehenden Anruf an:

• Klicken Sie auf Antwort, um den Aufruf im Dialogfeld Fernabfrage oder auf der Registerkarte Anruf zu beantworten. Der Anruf wird mit einem grün blinkenden Kreis neben dem calling Inbound-Calling-Symbol oder einem roten Kreis auf der Seite mit der Registerkarte für Anrufe angezeigt. Wenn Sie auf die Seite mit der Registerkarte für Anrufe klicken, erscheint ein grünes Banner mit der Aufschrift Aktiver Anruf.
• Um den Anrufer in die Warteschleife zu legen (BETA), klicken Sie im Dialogfeld Call Remote oder auf der Registerkarte Call auf Hold. Während der Warteschleife hören die Anrufer Wartemusik. Um einen Anrufer aus der Warteschleife zu nehmen, klicken Sie erneut auf Halten.
• So rufen Sie den Anrufdatensatz auf, um sich während des Gesprächs Notizen zu machen:
  • Über das Dialogfeld Anrufbedienung:
    • Navigieren Sie zum Dialogfeld Anrufbedienung neben der oberen rechten Navigationsleiste.
    • Klicken Sie auf Anrufdetails.
  • Über die Seite mit der Registerkarte für Anrufe:
    
    • Navigieren Sie in Ihrem Browser zur Registerkarte Ihres HubSpot-Accounts.
    • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und anschließend auf Anrufe.
• Auf dem Bildschirm Anrufe erscheint der Datensatz des eingehenden Aufrufs ganz oben im Anrufindex. Klicken Sie auf den Titel , um auf den Anrufdatensatz zuzugreifen.
• Im Anrufdatensatz können Sie während des Gesprächs Notizen machen und den Aufruf anderen CRM-Datensätzen zuordnen. Wenn Sie eine kostenpflichtige Lizenz für Sales Hub oder Service Hub Professional oder Enterprise haben, können Sie auf Transkripte Ihres eingehenden Aufrufs zugreifen:
  • So erstellen Sie Notizen:
    • Klicken Sie im Bildschirm mit dem Anrufdatensatz auf Notiz bearbeiten.
    • Geben Sie Notizen im Textfeld ein.
    • Klicken Sie auf Speichern.
  • So ordnen Sie CRM-Datensätze dem Anruf zu:
    • Klicken Sie in der rechten Seitenleiste des Bildschirms mit dem Anrufdatensatz auf objectAssociations Zuordnungen.
    • Klicken Sie auf + Hinzufügen neben Kontakte, Unternehmen, Deals, oder Tickets, um einen neuen Datensatz oder einen Vorhandenen Datensatz mit dem eingehenden Anruf zu verknüpfen.
    • Klicken Sie auf Speichern.
  • Um auf Anrufprotokolle zuzugreifen und Kommentare zu schreiben (nurSales Hub oder Service Hub Professional oder Enterprise ), können Sie vom Bildschirm mit den Datensätzen der Anrufe aus die Protokolle überprüfen und Kommentare schreiben, nachdem der Anruf beendet ist.

Verpasste Anrufe

Wenn Sie einen eingehenden Anruf nicht annehmen können, hört der Benutzer die Meldung: „Es tut mir leid. Die Person, die Sie erreicht haben, ist nicht erreichbar. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.“ Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass der Anruf protokolliert wurde. Wenn die Option Aufzeichnung von Anrufen zulassen aktiviert ist, können Anrufer Voicemails hinterlassen. Weitere Informationen über das Aufrufen von Voicemails finden Sie auf der Anrufindexseite.