Anrufe in HubSpot entgegennehmen

Sie können eingehende Anrufe in HubSpot beantworten. Sie können von Ihrem Desktop aus auf Datensätze zugreifen und Notizen schreiben, ohne den Aufruf an Ihr Mobiltelefon weiterleiten zu müssen. Sobald Sie einen eingehenden Anruf in Ihrer App annehmen, wird er auf der Indexseite gespeichert. So können Sie sich in Echtzeit Notizen machen und den Anruf nach dessen Beendigung überprüfen.

Inbound-Calling einrichten

• Konfigurieren Sie eine von HubSpot bereitgestellte Nummer.

• Unter erhalten Sie eingehende Aufrufe im HubSpot-Browser:
  
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

• • Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Allgemein. Klicken Sie auf die Registerkarte Calling.
  • Klicken Sie unter Ring-Einstellungen auf das Dropdown-Menü und wählen Sie Klingeln in HubSpot-Browser.
  • Setzen Sie Ihren Verfügbarkeitsstatus auf Verfügbar.

• Nachdem Sie die von HubSpot bereitgestellte Nummer und die Anrufannahmemethode eingerichtet haben, klicken Sie in der oberen rechten Navigationsleiste auf das calling Inbound-Calling-Symbol. Klicke im Pop-up-Banner auf Registerkarte für Anrufe öffnen.

• Das Aufruf-Fenster wird in einem separaten Fenster geöffnet, das es Ihnen ermöglicht, eingehende Aufrufe in Ihrem HubSpot-Browser zu empfangen. Um eingehende Anrufe entgegenzunehmen, muss das Anruffenster geöffnet bleiben.

Entgegennahme und Verwaltung eingehender Aufrufe

Eingehende Anrufe an Ihre Inbound-Telefonnummer werden in einem Dialogfeld call remote neben dem Symbol calling Inbound Calling in der Navigationsleiste oben rechts und im Fenster call angezeigt. An beiden Orten kann der Anruf angenommen werden.

(Aufrubedienung in HubSpot)

(Seite mit Registerkarte für Anrufe)

Es können der Name des Kontakts, der Unternehmensname und ein Link zum Kontaktdatensatz angezeigt werden. 

Bitte beachten: Anrufer-ID funktioniert möglicherweise nicht, wenn Sie mehrere Kontakte mit derselben Telefonnummer haben.

So nehmen Sie einen eingehenden Anruf an:

• Klicken Sie auf Antwort, um den Aufruf im Dialogfeld Anrufe aus der Ferne oder auf der Registerkarte Anrufe zu beantworten. Der Aufruf wird durch einen grün blinkenden Kreis neben dem Symbol calling Eingehende Anrufe oder einen roten Kreis auf der Registerkarte Anrufe angezeigt. Wenn Sie auf die Seite mit der Registerkarte für Anrufe klicken, erscheint ein grünes Banner mit der Aufschrift Aktiver Anruf.
• Um den Anrufer zu halten, klicken Sie im Dialogfeld call Remote oder auf der Registerkarte Call auf Hold. Während der Warteschleife hören die Anrufer Wartemusik. Um einen Anrufer aus der Warteschleife zu nehmen, klicken Sie erneut auf Halten.
• Wenn Sie einen Anruf weiterleiten möchten, nachdem Sie den Anrufer in die Warteschleife gelegt haben, klicken Sie auf Transfer und wählen Sie den Benutzer aus, an den Sie den Anruf weiterleiten möchten. Wenn er fertig ist, kann der einleitende Vertreter den Aufruf auflegen. Der Vermittlungsbenutzer kann auf Halten klicken, um den Anrufer aus der Warteschleife zu nehmen und das Gespräch fortzusetzen. 
• So rufen Sie den Anrufdatensatz auf, um sich während des Gesprächs Notizen zu machen:
  • Rufen Sie über das Dialogfeld die Seite auf:
    • Navigieren Sie zum Dialogfeld call remote neben der Navigationsleiste oben rechts.
    • Klicken Sie auf Anrufdetails.
  • Über die Seite mit der Registerkarte für Anrufe:
    
    • Navigieren Sie in Ihrem Browser zur Registerkarte Ihres HubSpot-Accounts.
    • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und anschließend auf Anrufe.
• (BETAVERSION) Klicken Sie auf das breezeSingleStar Copilot-Symbol, um Fragen zu Ihrem aktuellen Aufruf zu stellen und hilfreichen Kontext zu erhalten, ohne auf die Verarbeitung des Transkripts warten zu müssen. Verwenden Sie dann den Chat, um Fragen einzugeben.
• Auf dem Bildschirm Anrufe erscheint der Datensatz des eingehenden Aufrufs ganz oben im Anrufindex. Klicken Sie auf den Titel , um auf den Anrufdatensatz zuzugreifen.
• Im Anrufdatensatz können Sie während des Gesprächs Notizen machen und den Aufruf anderen CRM-Datensätzen zuordnen. Wenn Sie eine kostenpflichtige Lizenz für Sales Hub oder Service Hub Professional oder Enterprise haben, können Sie auf Transkripte Ihres eingehenden Aufrufs zugreifen:
  • So erstellen Sie Notizen:
    • Klicken Sie im Bildschirm mit dem Anrufdatensatz auf Notiz bearbeiten.
    • Geben Sie Notizen im Textfeld ein.
    • Klicken Sie auf Speichern.
  • So ordnen Sie CRM-Datensätze dem Anruf zu:
    • Klicken Sie in der rechten Seitenleiste des Bildschirms mit dem Anrufdatensatz auf objectAssociations Zuordnungen.
    • Klicken Sie auf + Hinzufügen neben Kontakte, Unternehmen, Deals, oder Tickets, um einen neuen Datensatz oder einen Vorhandenen Datensatz mit dem eingehenden Anruf zu verknüpfen.
    • Klicken Sie auf Speichern.
  • Um auf Anrufprotokolle zuzugreifen und Kommentare zu schreiben (nurSales Hub oder Service Hub Professional oder Enterprise ), können Sie vom Bildschirm mit den Datensätzen der Anrufe aus die Protokolle überprüfen und Kommentare schreiben, nachdem der Anruf beendet ist.

Verpasste Anrufe

Wenn Sie einen eingehenden Anruf nicht annehmen können, hört der Benutzer die Meldung: „Es tut mir leid. Die Person, die Sie erreicht haben, ist nicht erreichbar. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.“ Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass der Anruf protokolliert wurde. Wenn die Option Aufzeichnung von Anrufen zulassen aktiviert ist, können Anrufer Voicemails hinterlassen. Weitere Informationen über das Aufrufen von Voicemails finden Sie auf der Anrufindexseite.