Anrufe in HubSpot entgegennehmen

Sie können eingehende Anrufe in HubSpot beantworten. Sie können von Ihrem Desktop aus auf Datensätze zugreifen und Notizen schreiben, ohne den Anruf auf Ihr Mobiltelefon weiterzuleiten. Eingehende Anrufe werden auf der Anrufindexseite gespeichert, sobald die Anruf beantwortet wurde, sodass Sie sich in Echtzeit Notizen machen und die Anruf nach Beendigung überprüfen können.

Inbound-Calling einrichten

• Konfigurieren Sie eine von HubSpot bereitgestellte Nummer.

• So empfangen Sie eingehende Anrufe im HubSpot-Browser:
  
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

• • Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Allgemein. Klicken Sie auf den Tab Calling.
  • Klicken Sie unter Anrufeinstellung auf das Dropdown-Menü und wählen Sie Klingeln in HubSpot-Browser aus.
  • Legen Sie Ihren Verfügbarkeitsstatus auf Verfügbar fest.

• Nachdem Sie die von HubSpot bereitgestellte Nummer und die Anrufannahmemethode eingerichtet haben, klicken Sie in der oberen rechten Navigationsleiste auf das calling Inbound-Calling-Symbol. Klicken Sie unten auf Anzeigen, um Ihre Benachrichtigungen anzuzeigen, und dann auf Anruf-Tab öffnen.

• Das Anruffenster wird in einem separaten Fenster geöffnet, damit Sie eingehende Anrufe in Ihrem HubSpot-Browser empfangen können. Um eingehende Anrufe zu empfangen, muss dieses Anruffenster geöffnet bleiben. Sie können das Anruffenster an eine beliebige Stelle auf Ihrem Desktop verschieben.

Eingehende Anrufe entgegennehmen und verwalten

Eingehende Anrufe an Ihre Rufnummer werden in einem Dialogfeld für die Anrufbedienung neben dem calling Symbol für Inbound-Calling in der Navigationsleiste oben rechts und im Anruffenster angezeigt. An beiden Orten kann der Anruf angenommen werden.

(Aufrubedienung in HubSpot)

(Anruffenster)

Es können der Name des eingehenden Kontakts, der Name des Kontakts, die Telefonnummer, der Name des Unternehmens, das Foto und ein Link zum Kontaktdatensatz angezeigt werden. 

Bitte beachten: Die Anrufer-ID funktioniert möglicherweise nicht, wenn Sie mehrere Kontakte oder Unternehmen mit derselben Telefonnummer haben.

• Um einen eingehenden Anruf anzunehmen, klicken Sie in der Anrufbedienung oder auf der Anruf-Tab-Seite auf das calling Annehmen-Symbol.
• Während des Anrufs können Sie die folgenden Aktionen im Dialogfeld „Anrufbedienung“ oder im Anruffenster ausführen:
   
  • Klicken Sie zum Ändern des Mikrofons oder des Lautsprechers, das bzw. den Sie verwenden, auf das Dropdown-Menü „Audio“.
  • Um den Anruf aufzuzeichnen, klicken Sie auf das Aufzeichnen-Symbol. Wenn Sie bei eingehenden Anrufen Aufzeichnung von Anrufen zulassen für Ihre Account aktiviert haben, beginnt das Aufzeichnen von Anrufen, die an die von HubSpot bereitgestellte Nummer eingehen, automatisch. Bevor die Aufzeichnung beginnt, wird der eingehende Anrufer benachrichtigt, dass der Anruf aufgezeichnet wird und dass er der Aufzeichnung zustimmt, indem er in der Leitung bleibt.

• • Um den Anrufer in die Warteschleife zu stellen, klicken Sie im Dialogfeld Anrufbedienung oder auf der Anruf-Tab-Seite auf das Halten-Symbol. In der Warteschleife hören Anrufer Wartemusik.
    • Um einen Anrufer aus der Warteschleife zu nehmen, klicken Sie erneut auf Halten.
    • (BETA) Wenn ein Anrufer in der Warteschleife ist, klicken Sie auf das Umleiten-Symbol, um den Anruf umzuleiten. Geben Sie im Feld „Nach einem Mitarbeiter suchen“ den Namen des Mitarbeiters ein, an den Sie weiterleiten möchten. Klicken Sie dann auf Umleitung abschließen. Wenn er bereit ist, kann der initiierende Mitarbeiter den Anruf beenden. Der Benutzer der Umleitung kann auf „Umleitung abschließen“ klicken, um den Anrufer aus der Warteschleife zu nehmen und die Konversation fortzusetzen. 

• • Um sich während des Anrufs selbst stummzuschalten, klicken Sie auf die Stummschalten-Symbol.
  • Um eine Durchwahl einzugeben oder den Dialer zu öffnen, klicken Sie auf das Tastatur-Symbol.
  • Klicken Sie auf das breezeSingleStaCopilot-Symbol, um Fragen zu Ihrem aktuellen Anruf zu stellen und hilfreichen Kontext zu erhalten, ohne auf die Verarbeitung des Transkripts warten zu müssen.
  • Um sich während des Anrufs Notizen zu machen, klicken Sie auf das Symbol für Notizen (Sie werden auch nach Beendigung des Anrufs dazu aufgefordert).
  • Wenn Sie eine Helpdesk- oder Postfachnummer verwenden, klicken Sie auf das Zum Ticket-Symbol, um das Helpdesk-Ticket oder den Postfach-Datensatz zu öffnen.
• Wenn der Anruf abgeschlossen ist, klicken Sie auf das callingHangup Symbol für die Beendigung des Anrufs. Der Anruf wird zum Anrufindex hinzugefügt.
• (BETA) Nach Beendigung des Anrufs werden Sie im Anruffenster aufgefordert, die folgenden Aktionen durchzuführen:
   
  • Wenn benutzerdefinierte Anruf- und Meeting-Typen aktiviert sind (nur Sales Hub Professional und Enterprise), können Sie auf das Dropdown-Menü Anruftyp auswählen klicken, um den Anruftyp auszuwählen.
  • Um Notizen zum Anruf zu machen, geben Sie Notizen im Textfeld ein. 

• • Um eine Aufgabenerinnerung zu erstellen, klicken Sie auf Follow-up-Aufgabe erstellen. 
  • Um ein Anrufergebnis auszuwählen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Ergebnis auswählen und wählen Sie ein Ergebnis aus. 
  • Um den Anruf zu beenden und Ihre Notizen zu speichern, klicken Sie auf Fertig.

Verpasste Anrufe

Wenn Sie einen eingehenden Anruf nicht annehmen können, hört der Benutzer die Nachricht: „Es tut mir leid, die Person ist leider momentan nicht erreichbar. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.“ Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass der Anruf protokolliert wurde. Wenn Sie Aufzeichnung von Anrufen zulassen aktiviert haben, können eingehende Anrufer Voicemails hinterlassen. Weitere Informationen über das Aufrufen von Voicemails finden Sie auf der Anrufindexseite.