Gesprekken ontvangen binnen HubSpot

Je kunt inkomende telefoongesprekken beantwoorden in HubSpot. Hierdoor kun je eenvoudig gegevens inzien en notities maken vanaf je bureaublad zonder dat je het gesprek hoeft door te schakelen naar een mobiel apparaat. Inkomende gesprekken worden opgeslagen op de Gesprekindexpagina zodra het gesprek is beantwoord, zodat je eenvoudig real-time aantekeningen kunt maken en het gesprek na afloop kunt bekijken.

Inkomend bellen instellen

• Configureer een door HubSpot verstrekt nummer.

• Om inkomende gesprekken te ontvangen in de HubSpot browser:
  
  • Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

• • Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Algemeen. Klik vervolgens op het tabblad Bellen.
  • Klik onder Belvoorkeuren op het vervolgkeuzemenu en selecteer Bellen in HubSpot-browser.

• Nadat u het door HubSpot verstrekte nummer en de belmethode voor het apparaat hebt ingesteld, klikt u op het pictogram calling Inbound Calling rechtsboven in de navigatiebalk. Klik in de pop-up banner op de tab Gesprek openen.

• Het Oproepvenster wordt geopend in een apart venster waarmee je inkomende oproepen kunt ontvangen in je HubSpot browser. Het Oproepvenster moet geopend blijven om inkomende gesprekken te ontvangen.

Inkomende gesprekken ontvangen en beheren

Inkomende gesprekken naar je inkomende telefoonnummer verschijnen in een Call Remote dialoogvenster naast het calling Inbound Calling pictogram op de navigatiebalk rechtsboven en in het Call Window. U kunt de oproep op beide plaatsen beantwoorden.

(Remote bellen binnen HubSpot)

(Tabblad Bellen)

De naam van de contactpersoon, de bedrijfsnaam en een link naar het record van de contactpersoon kunnen worden weergegeven.

Let op: nummerweergave werkt mogelijk niet als u meerdere contactpersonen met hetzelfde telefoonnummer hebt.

Een inkomend gesprek beantwoorden:

• Klik op Beantwoorden om de oproep te beantwoorden in het dialoogvenster Oproepen op afstand of op de tabblad Oproepen. De oproep wordt weergegeven met een groen knipperend rondje naast het pictogram calling Inkomend bellen of een rood rondje op het tabblad Oproepen. Als u op de tabblad Gesprek klikt, verschijnt er een groene banner met de tekst Actief gesprek.
• Om de beller in de wacht te zetten (BETA), klik je in het dialoogvenster Gesprek op afstand of op de tabblad Gesprek op Wachtstand. Bellers die in de wacht staan, horen wachtmuziek. Om een beller uit de wacht te halen, klik je nogmaals op Wachtstand.
• Het gespreksverslag openen om aantekeningen te maken tijdens het gesprek:
  • Vanuit het dialoogvenster Gesprek op afstand:
    • Navigeer naar het dialoogvenster Gesprek op afstand naast de navigatiebalk rechtsboven.
    • Klik op Gespreksdetails.
  • Op de tabblad Oproep:
    
    • Navigeer naar het tabblad van je HubSpot-account in je browser.
    • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Oproepen.
• In het scherm Gesprekken verschijnt het inkomende gesprek bovenaan de gesprekkenindex. Klik op de titel om het gesprek te openen.
• Vanuit het gespreksrecord kunt u aantekeningen maken tijdens het gesprek en het gesprek koppelen aan andere CRM-records. Als u een betaalde Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise-abonnement heeft, kunt u de transcripties van uw inkomende gesprek bekijken:
  • Notities maken:
    • Klik in het gespreksrecordscherm op Notitie bewerken.
    • Typ notities in het tekstvak.
    • Klik op Opslaan.
  • CRM-records aan de oproep koppelen:
    • Klik in de rechter zijbalk van het gespreksrecordscherm op objectAssociations Associaties.
    • Klik op + Toevoegen naast Contactpersonen, Bedrijven, Deals of Tickets om een nieuw of bestaand record te koppelen aan de inkomende oproep.
    • Klik op Opslaan.
  • Om transcripts van gesprekken te bekijken en opmerkingen te schrijven( alleenSales Hub of Service Hub Professional of Enterprise ), bekijkt u vanuit het gespreksopnamescherm transcripts en schrijft u opmerkingen nadat het gesprek is beëindigd.

Gemiste gesprekken

Als je een inkomend gesprek niet kunt beantwoorden, hoort de gebruiker het bericht: "Het spijt me. De persoon die u bereikt is niet beschikbaar. Probeer het binnenkort nog eens." U ontvangt een melding dat het gesprek is geregistreerd. Als u Gespreksopname toestaan hebt ingeschakeld, kunnen uw inkomende bellers voicemails achterlaten. Meer informatie over toegang tot voicemails vindt u op de pagina Oproepindex.