Oproepen ontvangen binnen HubSpot

Je kunt inkomende oproepen beantwoorden in HubSpot. Je kunt records bekijken en notities maken vanaf je bureaublad zonder het gesprek door te schakelen naar je mobiele telefoon. Zodra je een inkomende oproep beantwoordt op je app, wordt deze opgeslagen op de Oproepindex pagina zodra het gesprek is beantwoord, zodat je gemakkelijk toegang hebt om realtime notities te maken en het gesprek na afloop te bekijken.

Inkomende oproep instellen

• Configureer een door HubSpot verstrekt nummer.

• Om inkomende oproepen te ontvangen in de HubSpot browser:
  
  • Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

• • Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Algemeen. Klik vervolgens op het tabblad Calling.
  • Klik onder Belvoorkeuren op het vervolgkeuzemenu en selecteer Bellen in Hubspot browser.
  • Stel je beschikbaarheidsstatus in op Beschikbaar.

• Nadat je het door HubSpot verstrekte nummer en de belmethode hebt ingesteld, klik je op het pictogram calling Inkomende oproep rechtsboven in de navigatiebalk. Klik in de pop-up banner op de tab Gesprek openen.

• Het oproepvenster wordt geopend in een apart venster waarmee je inkomende oproepen kunt ontvangen in je HubSpot browser. Het gesprekvenster moet geopend blijven om inkomende oproepen te ontvangen.

Inkomende oproepen ontvangen en beheren

Inkomende oproepen naar uw inkomende telefoonnummer verschijnen in een dialoogvenster Inkomende oproep naast het pictogram calling Inkomende oproep op de navigatiebalk rechtsboven en in het oproepvenster. U kunt de oproep op beide plaatsen beantwoorden.

(Remote call binnen HubSpot)

(Tabblad Calling)

De naam van de contactpersoon, de bedrijfsnaam en een link naar het contactrecord kunnen worden weergegeven.

Let op: nummerweergave werkt mogelijk niet als je meerdere contactpersonen met hetzelfde telefoonnummer hebt.

Een inkomende oproep beantwoorden:

• Klik op Beantwoorden om de oproep te beantwoorden in het dialoogvenster Oproepen op afstand of op de tabblad Oproepen. De oproep wordt weergegeven met een groen knipperend rondje naast het pictogram calling Inkomende oproep of een rood rondje op het tabblad Oproepen. Als u op de tabblad Oproepen klikt, verschijnt er een groene banner met de tekst Actief gesprek.
• Om de beller in de wacht te zetten, klikt u in het dialoogvenster Gesprek op afstand of op de tabblad Oproepen op Wachtstand. Bellers die in de wacht staan, horen wachtmuziek. Om een beller uit de wacht te halen, klik je nogmaals op Wachtstand.
• Als je een gesprek wilt doorverbinden nadat je de beller in de wacht hebt gezet, klik je op Doorverbinden en selecteer je de gebruiker aan wie je het gesprek wilt doorverbinden. Als de gebruiker klaar is, kan hij of zij het gesprek beëindigen. De doorverbind gebruiker kan op Hold klikken om de beller uit de wacht te halen en het gesprek te hervatten.
• Het record van het gesprek openen om aantekeningen te maken tijdens het gesprek:
  • Vanuit het dialoogvenster Gesprek op afstand:
    • Navigeer naar het dialoogvenster Gesprek op afstand naast de navigatiebalk rechtsboven.
    • Klik op Gespreksdetails.
  • Op de tabblad Calling:
    
    • Navigeer naar je HubSpot account tabblad in je browser.
    • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Oproepen.
• (BETA) Om vragen te stellen over je huidige gesprek en nuttige context te krijgen zonder te wachten tot het transcript verwerkt is, klik je op het breezeSingleStar Copilot pictogram. Gebruik vervolgens de chat om vragen in te voeren.
• In het scherm Calls verschijnt het record van de inkomende oproep bovenaan de oproepindex. Klik op de titel om het record van het gesprek te openen.
• Vanuit het record van de oproep kunt u aantekeningen maken tijdens de oproep en de oproep koppelen aan andere CRM records. Als u een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise betaalde seat hebt, hebt u toegang tot de transcripties van uw inkomende oproep:
  • Notities maken:
    • Klik in het gespreksrecordscherm op Notitie bewerken.
    • Typ notities in het tekstvak.
    • Klik op Opslaan.
  • CRM records aan de oproep koppelen:
    • Klik in de rechterzijbalk van het scherm Call record op objectAssociations Associations.
    • Klik op + Toevoegen naast Contactpersonen, Bedrijven, Deals of Tickets om een nieuw record of een bestaand record te koppelen aan de Inkomende oproep.
    • Klik op Opslaan.
  • Om transcripts van gesprekken te bekijken en opmerkingen te schrijven( alleenSales Hub of Service Hub Professional of Enterprise ), bekijkt u vanuit het scherm voor gespreksrecords de transcripts en schrijft u opmerkingen nadat het gesprek is beëindigd.

Gemiste calls

Als u een inkomende oproep niet kunt beantwoorden, hoort de gebruiker het bericht: "Het spijt me. De persoon die u bereikt is niet beschikbaar. Probeer het binnenkort nog eens." U ontvangt een melding dat het gesprek is geregistreerd. Als u Opname van gesprekken toestaat, kunnen uw inkomende oproepers voicemails achterlaten. Meer informatie over toegang tot voicemails vindt u op de pagina Oproepindex.