Oproepen ontvangen in de HubSpot-browser

Wanneer je inkomende gesprekken beantwoordt in HubSpot, kun je:

• Records raadplegen en notities maken vanaf je desktop: je hoeft gesprekken niet meer door te schakelen naar je mobiele telefoon, waardoor je gesprekken rechtstreeks vanaf je computer kunt beheren.

• Gesprekken opslaan op de gespreksindexpagina: zodra een gesprek wordt beantwoord, wordt het opgeslagen in de gespreksindex, zodat je in realtime notities kunt maken en het gesprek kunt terugkijken zodra het is beëindigd.

Inzicht krijgen in de vereisten

Houd rekening met de volgende vereisten en beperkingen voordat u oproepen ontvangt in de HubSpot-browser:

• Je moet een ondersteunde browser gebruiken om oproepen in HubSpot te kunnen ontvangen. Safari wordt niet ondersteund voor inkomende browseroproepen.
• Er moet ten minste één gebruiker zijn toegewezen aan het door HubSpot verstrekte nummer.
  • De gebruiker moet zijn ingelogd.
  • De gebruiker moet als beschikbaar zijn gemarkeerd.

• • De gebruiker is ingelogd.
  • De gebruiker heeft het HubSpot-venster voor inkomende oproepen of de Chrome-extensie geactiveerd.
• Als er geen geschikte gebruiker wordt gedetecteerd, worden oproepen doorgeschakeld naar de voicemail of geregistreerd als gemist. Als het nummer ook wordt doorgeschakeld naar een mobiele telefoon, hangt het van uw mobiele provider af of dat apparaat overgaat; dit vervangt niet de vereiste dat er een pop-up in de browser verschijnt.

Inkomende oproepen instellen

• Configureer een door HubSpot verstrekt nummer.
• Lees hoe je oproepen naar de HubSpot-browser kunt doorsturen.
• Als je een persoonlijk telefoonnummer wilt gebruiken voor inkomende gesprekken, moet je dit nummer overzetten naar HubSpot. Ontdek hoe je een telefoonnummer naar HubSpot kunt overzetten.
• Om ervoor te zorgen dat meer dan één gebruiker of team een inkomend gesprek op hetzelfde telefoonnummer kan ontvangen,kun je een door HubSpot verstrekt nummer toewijzen aan een belkanaal in de Conversations-inbox of Helpdesk.
• Als je de HubSpot Sales Chrome-extensie hebt, gebruik deze dan om oproepen te ontvangen zonder dat je een apart tabblad of venster open hoeft te houden. Ontdek hoe je deze functie inschakelt.

Inkomende gesprekken ontvangen in de HubSpot-browser

Nadat je het door HubSpot verstrekte telefoonnummer en de belmethode voor het apparaat hebt ingesteld op ‘Bellen in de HubSpot-browser’, ben je klaar om oproepen te ontvangen in de HubSpot-browser.

Open het gespreksvenster en bel op afstand in de HubSpot-browser

Om het gespreksvenster te openen en op afstand te bellen:

1. Klik op het belpictogram ' calling ' in de navigatiebalk rechtsboven.
2. Klik op het pictogram 'Meldingen' en klik vervolgens op 'Tabblad 'Oproep' openen'. Het gespreksvenster verschijnt. Dit venster moet open blijven staan om oproepen te kunnen ontvangen in je HubSpot-browser.
3. Klik in het gespreksvenster op 'Dialer vanuit dit venster gebruiken'.

4. Je kunt nu inkomende gesprekken ontvangen in je HubSpot-browser of via de externe telefoon.

Inkomende gesprekken beantwoorden in de HubSpot-browser

Inkomende oproepen naar je inkomende telefoonnummer verschijnen in een dialoogvenster naast het calling -belpictogram in de navigatiebalk rechtsboven en in het gespreksvenster. Je kunt de oproep op beide plaatsen beantwoorden.

De naam van de inkomende beller, de naam van de contactpersoon, het telefoonnummer, de bedrijfsnaam, de foto en een link naar het contactrecord kunnen worden weergegeven.

Let op: nummerherkenning werkt mogelijk niet als u meerdere contactpersonen of bedrijven hebt met hetzelfde telefoonnummer.

1. Klik op het pictogram ‘ calling ’ om de oproep te beantwoorden.
2. Tijdens het gesprek kunt u acties uitvoeren, zoals aantekeningen maken en het contactdossier bekijken.

Acties tijdens het gesprek

Tijdens een gesprek kunt u de volgende acties uitvoeren in het gespreksvenster of het venster op afstand:

• ellipses Microfoon of luidspreker wijzigen: klik op het pictogram met de drie horizontale puntjes rechtsboven.

• circleFilled Gesprek opnemen: klik op hetpictogram 'Opnemen '. Bij inkomende gesprekken wordt de opname automatisch gestart zodra het gesprek binnenkomt op het door HubSpot verstrekte nummer, mits de optie 'Gespreksopname toestaan' is ingeschakeld voor je account. Voordat de opname begint, krijgt de beller een melding dat het gesprek wordt opgenomen en dat hij of zij door in de lijn te blijven akkoord gaat met de opname.

• playerPause De beller in de wacht zetten (alleen inkomende gesprekken): klik op het pictogram ‘In de wacht ’. Terwijl de beller in de wacht staat, hoort hij of zij wachtmuziek. Om de beller uit de wacht te halen, klik je nogmaals op ‘In de wacht ’.
• dataSync Een inkomend gesprek in de wacht doorverbinden: klik op het pictogram ‘Doorverbinden ’. Voer in het veld ‘Zoeken naar medewerker ’ de naam in van de medewerker of de werkruimte waarnaar jehet gesprek wilt doorverbinden. Klik vervolgens op ‘Doorverbinding voltooien’. Wanneer de initiërende medewerker klaar is, kan hij of zij het gesprek beëindigen. De medewerker naar wie het gesprek is doorverbonden, kan vervolgens op ‘Doorverbinding voltooien’ klikken om de beller uit de wacht te halen en het gesprek voort te zetten.

• record Zichzelf dempen: klik op het pictogram ‘Dempen ’.
• grid Een doorkiesnummer invoeren/de kiezer openen: klik op het pictogram ‘Toetsenbord ’.
• breezeSingleStar Stel vragen aan Breeze Assistant over je gesprek (alleen bij externe gesprekken): klik op het pictogram 'Breeze Assistant' om nuttige context te krijgen zonder te hoeven wachten tot het transcript is verwerkt.

Bekijk het gesprek in de HubSpot-browser

Nadat het gesprek is beëindigd, wordt je gevraagd om de volgende acties uit te voeren in het gespreksvenster:

• Gespreksresultaat selecteren: om een gespreksresultaat te selecteren, klik je op het vervolgkeuzemenu 'Resultaat selecteren' en kies je een resultaat.

• Gesprekstype selecteren (alleenSales Hub Professional - en Enterprise- ): als aangepaste gespreks- en vergadertypen zijn ingeschakeld, klik je op het vervolgkeuzemenu 'Gesprekstype selecteren' en selecteer je het gesprekstype.
• Notities over het gesprek maken: voer notities in het tekstvak in.

• Een opvolgingstaak aanmaken: klik op 'Opvolgingstaak aanmaken' om een taak aan te maken.

• Opslaan en afsluiten: klik rechtsboven op 'Gereed '.

Gemiste oproepen

Als u een inkomend gesprek niet kunt beantwoorden, hoort de beller het volgende bericht: “Het spijt me. De persoon die u probeert te bereiken, is momenteel niet beschikbaar. Probeer het straks nog eens." U ontvangt een melding dat het gesprek is geregistreerd. Als u 'Gespreksopname toestaan' hebt ingeschakeld, kunnen inkomende bellers voicemails achterlaten. Lees meer over het openen van voicemails op de pagina 'Gespreksindex'.