Ta emot samtal i HubSpot-webbläsaren

När du besvarar inkommande samtal i HubSpot kan du:

• komma åt kunduppgifter och skriva anteckningar direkt från din dator: Du slipper vidarebefordra samtal till din mobiltelefon och kan istället hantera samtalen direkt från din dator.

• Spara samtal på samtalsindexsidan: Så snart ett samtal besvaras sparas det i samtalsindexet, vilket gör att du kan göra anteckningar i realtid och gå igenom samtalet när det är avslutat.

Förstå kraven

Observera följande krav och begränsningar innan du tar emot samtal i HubSpot-webbläsaren:

• Du måste använda en webbläsare som stöds för att kunna ta emot samtal i HubSpot. Safari stöds inte för inkommande samtal via webbläsaren.
• Minst en användare måste vara tilldelad det nummer som tillhandahålls av HubSpot.
  • Användaren måste vara inloggad.
  • Användaren måste vara markerad som tillgänglig.

• • Användaren är inloggad.
  • Användaren har HubSpots fönster för inkommande samtal eller Chrome-tillägget aktivt.
• Om ingen behörig användare upptäcks vidarebefordras samtalen till röstbrevlådan eller loggas som missade. Om numret även vidarebefordras till en mobiltelefon beror det på din mobiloperatör om den enheten ringer, och detta ersätter inte kravet på popup-fönster i webbläsaren.

Konfigurera inkommande samtal

• Konfigurera ett nummer som tillhandahålls av HubSpot.
• Läs mer om hur du vidarekopplar samtal till HubSpot-webbläsaren.
• Om du vill använda ett personligt telefonnummer för inkommande samtal måste du portera det till HubSpot. Läs om hur du porterar ett telefonnummer till HubSpot.
• För att fler än en användare eller ett team ska kunna ta emot inkommande samtal på samma telefonnummerkan du tilldela ett nummer från HubSpot till en samtalskanal i konversationsinkorgen eller helpdesken.
• Om du har HubSpot Sales-tillägget för Chrome kan du använda det för att ta emot samtal utan att behöva ha en särskild flik eller ett fönster öppet. Läs om hur du aktiverar den här funktionen.

Ta emot inkommande samtal i HubSpot-webbläsaren

När du har konfigurerat ditt telefonnummer från HubSpot och valt att enheten ska ringa i HubSpot-webbläsaren är du redo att ta emot samtal i HubSpot-webbläsaren.

Öppna samtalsfönstret och ring upp en extern kontakt i HubSpot-webbläsaren

Så här öppnar du samtalsfönstret och ringer upp en kontakt:

1. Klicka på samtalsikonen calling i navigeringsfältet uppe till höger.
2. Klicka på ikonen för aviseringar och sedan på fliken Öppna samtal. Samtalsfönstret visas. Det måste vara öppet för att du ska kunna ta emot samtal i din HubSpot-webbläsare.
3. Klicka på ”Använd uppringaren från detta fönster” i samtalsfönstret.

4. Du kan nu ta emot inkommande samtal i din HubSpot-webbläsare eller via fjärrsamtalsenheten.

Svara på inkommande samtal i HubSpot-webbläsaren

Inkommande samtal till ditt inkommande telefonnummer visas i en dialogruta bredvid ikonen för samtal ( calling ) i den övre högra navigeringsfältet och i samtalsfönstret. Du kan svara på samtalet på båda ställena.

Namnet på den inkommande samtalspartnern, kontaktens namn, telefonnummer, företagsnamn, foto och en länk till kontaktposten kan visas.

Observera: nummerpresentationen kanske inte fungerar om du har flera kontakter eller företag med samma telefonnummer.

1. Klicka på svarsikonen calling .
2. Du kan utföra olika åtgärder under samtalet, till exempel göra anteckningar och visa kontaktuppgifterna.

Åtgärder under samtalet

Under ett samtal kan du utföra följande åtgärder i fjärrkontrollen eller samtalsfönstret:

• ellipses Byt mikrofon eller högtalare: klicka på ikonen med de tre horisontella punkterna längst upp till höger.

• circleFilled Spela in samtalet: klicka påikonen Spela in . För inkommande samtal, om du har aktiverat Tillåt samtalsinspelning för ditt konto, börjar inspelningen av det inkommande samtalet till det nummer som tillhandahålls av HubSpot automatiskt. Innan inspelningen startar kommer den som ringer att informeras om att samtalet spelas in och att de samtycker till inspelningen genom att stanna kvar på linjen.

• playerPause Sätt den som ringer i kö (endast inkommande samtal): klicka på ikonen ”Kö ”. Medan samtalet är i kö hör den som ringer väntemusik. För att ta bort den som ringer från kön klickar du på ”Kö” igen.
• dataSync Vidarebefordra ett inkommande samtal som är i vänteläge: klicka på ikonen Vidarebefordra . I fältet Sök efter handläggare anger du namnet på den handläggare eller arbetsytan som du vill vidarebefordra samtalet till. Klicka sedan på Slutför vidarebefordran. När den ursprungliga handläggaren är redo kan hen lägga på. Den mottagande handläggaren kan sedan klicka på Slutför vidarebefordran för att ta bort den som ringer från vänteläget och återuppta samtalet.

• record Stäng av din egen mikrofon: klicka på ikonen ”Stäng av mikrofon ”.
• grid Ange en anknytning/öppna nummerslagaren: klicka på ikonen Knappsats.
• breezeSingleStar Ställ frågor till Breeze Assistant om ditt samtal (endast vid fjärrsamtal): klicka på ikonen för Breeze Assistant för att få användbar kontext utan att behöva vänta på att transkriptionen ska bearbetas.

Granska samtalet i HubSpot-webbläsaren

När samtalet har avslutats uppmanas du att utföra följande åtgärder i samtalsfönstret:

• Välj samtalsresultat: för att välja ett samtalsresultat klickar du på rullgardinsmenyn Välj resultat och väljer ett resultat.

• Välj samtalstyp (endastSales Hub Professional - och Enterprise- er): om anpassade samtals- och mötestyper är aktiverade klickar du på rullgardinsmenyn Välj samtalstyp och väljer samtalstyp.
• Skriv anteckningar om samtalet: skriv in anteckningar i textrutan.

• Skapa en uppföljningsuppgift: klicka på Skapa uppföljningsuppgift för att skapa en uppgift.

• Spara och avsluta: klicka på Klar längst upp till höger.

Uteblivna samtal

Om du inte kan svara på ett inkommande samtal hör användaren följande meddelande: ”Jag beklagar. Den du ringer till är inte tillgänglig. Vänligen försök igen om en stund.” Du får en avisering om att samtalet har loggats. Om du har aktiveratTillåt samtalsinspelning kan de som ringer till dig lämna röstmeddelanden. Läs mer om hur du kommer åt röstmeddelanden på sidan Samtalsindex.