Recibir llamadas en HubSpot

Puedes contestar llamadas entrantes usando HubSpot. Puedes acceder a los registros y escribir notas desde tu escritorio sin desviar la llamada a tu móvil. Cuando respondes a una llamada entrante en tu aplicación, se guarda en la página de índice de llamadas cuando se contesta la llamada para facilitar la toma de notas en tiempo real y la revisión de la llamada una vez finalizada.

Configurar las llamadas entrantes

• Configura un número de teléfono proporcionado por HubSpot.

• Para recibir llamadas entrantes en el navegador de HubSpot:
  
  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.

• • En el menú de la barra lateral izquierda, dirígete a la opción General. Haz clic en la pestaña Llamadas.
  • En Preferencias para recibir llamadas, haz clic en el menú desplegable y selecciona Recibirlas en la aplicación web de HubSpot.
  • Establezca su estado de disponibilidad a Disponible.

• Después de configurar el número proporcionado por HubSpot y el dispositivo de recepción de llamadas, haz clic en el icono de calling Llamadas entrantes en la barra de navegación superior derecha. En el banner emergente, haz clic en Abrir pestaña de llamadas.

• La ventana de llamadas se abrirá en una ventana separada que te permitirá recibir llamadas entrantes en tu navegador HubSpot. La ventana de llamadas debe permanecer abierta para poder recibir llamadas entrantes.

Recibe y gestiona las llamadas entrantes

Las llamadas entrantes a tu número de teléfono entrante aparecerán en el cuadro de diálogo llamada remota junto al icono de calling llamada entrante de la barra de navegación superior derecha y en la ventana de llamadas. Puedes contestar la llamada desde cualquiera de los dos lugares.

(Llamada remota en HubSpot)

(Página de llamada entrante en el navegador)

Puede aparecer el nombre del contacto, el nombre de la empresa y un enlace al registro del contacto. 

Nota: es posible que el identificador de llamadas no funcione si hay varios contactos vinculados al mismo número de teléfono.

Para contestar una llamada entrante:

• Haz clic en Responder para contestar la llamada en el cuadro de diálogo llamada remota o en la pestaña de la página de llamada entrante. Como señal de que la llamada está activa, parpadeará un círculo verde al lado del ícono de calling llamada entrante o un círculo rojo en la pestaña de la página de llamada entrante. Si haces clic en la pestaña llamada entrante, aparecerá un banner verde con la leyenda llamada activa.
• Para poner a la persona que llama en espera, en el cuadro de diálogo llamada remota, o en la página de la pestaña Llamadas, haz clic en En espera. Mientras estén en espera, las personas que llamen oirán música de espera. Para retirar una llamada en espera, haz clic de nuevo en En espera.
• Después de poner a la persona que llama en espera, si quieres transferir una llamada, haz clic en Transferir y selecciona el usuario al que quieres transferir la llamada. Cuando esté listo, el representante iniciador puede colgar la llamada. El usuario de transferencia puede hacer clic en Espera para sacar a la persona que llama de la espera y reanudar la conversación. 
• Para acceder al registro de llamadas y tomar notas durante la llamada:
  • En el cuadro de diálogo llamada remota:
    • Dirígete al cuadro de diálogo llamada remota situado junto a la barra de navegación superior derecha.
    • Haz clic en Detalles de la llamada.
  • En la página llamada entrante:
    
    • Dirígete hasta la pestaña de tu cuenta HubSpot en el navegador.
    • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Llamadas.
• (BETA) Para hacer preguntas sobre la llamada actual y obtener contexto útil sin esperar a que se procese la transcripción, haga clic en el icono breezeSingleStar Copiloto. A continuación, utilice el chat para introducir preguntas.
• Desde la página Llamadas, el registro de llamadas entrantes aparecerá en la parte superior del índice de llamadas. Haz clic en el título para acceder al registro de llamadas.
• Desde el registro de llamadas, puedes tomar notas durante la llamada y asociarla a otros registros del CRM. Si tienes una licencia de pago de Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise, puedes acceder a las transcripciones de llamadas entrantes de la siguiente manera:
  • Para tomar notas:
    • En la página del registro de la llamada, haz clic en Editar nota.
    • Escribe tus notas en el cuadro de texto.
    • Haz clic en Guardar.
  • Para asociar registros del CRM a la llamada:
    • En la barra lateral derecha de la pantalla de registro de llamadas, haz clic en objectAssociations Asociaciones.
    • Haz Clic en +Agregar junto a Contactos, Empresas, Tratos, o Entradas para asociar un nuevo registro o un registro existente a la llamada entrante.
    • Haz clic en Guardar.
  • Para acceder a las transcripciones de las llamadas y escribir comentarios (Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise solamente), desde la pantalla de registro de llamadas, revisa las transcripciones y escribe comentarios después de que la llamada haya finalizado.

Llamadas perdidas

Si no puedes responder a una llamada entrante, la persona que llama oirá el siguiente mensaje: "Lo siento. La persona a la que llamas no está disponible. Inténtalo más tarde". Recibirás una notificación de que se ha registrado la llamada. Si tienes habilitada la opción Permitir la grabación de llamadas, las personas que llaman pueden dejar mensajes de voz. Más información sobre cómo revisar los mensajes de voz en la página de índice de llamadas.