Recevoir des appels dans HubSpot

Vous pouvez répondre aux appels téléphoniques entrants dans HubSpot. Vous pouvez accéder aux dossiers et rédiger des notes à partir de votre bureau sans avoir à transférer l'appel sur votre téléphone portable. Lorsque vous répondez à un appel entrant sur votre application, il est enregistré sur la page d'index des appels dès que l'appel est pris, ce qui vous permet d'y accéder facilement pour prendre des notes en temps réel et revoir l'appel une fois qu'il est terminé.

Configurer des appels entrants

• Configurez un numéro fourni par HubSpot.

• Pour recevoir des appels entrants dans le navigateur HubSpot :
  
  • Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

• • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général. Puis, cliquez sur l'onglet Appels.
  • Dans les préférences de Ring, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Ring dans le navigateur HubSpot.
  • Définissez votre statut de disponibilité à Disponible.

• Après avoir configuré le numéro fourni par HubSpot et la méthode de sonnerie de l'appareil, cliquez sur l'icône Appels entrants calling dans la barre de navigation en haut à droite. Dans la bannière contextuelle, cliquez sur Ouvrir l'onglet d'appel.

• La fenêtre d'appel s'ouvrira dans une fenêtre séparée qui vous permettra de recevoir des appels entrants dans votre navigateur HubSpot. Veillez à ne pas fermer la fenêtre d'appel pour continuer à recevoir les appels entrants.

Recevoir et gérer les appels entrants

Les appels entrants vers votre numéro de téléphone entrant apparaîtront dans une boîte de dialogue call remote à côté de l'icône calling Inbound Calling dans la barre de navigation en haut à droite et dans la fenêtre d'appel . Vous pourrez prendre cet appel n'importe où.

(Commande d'appel dans HubSpot)

(Page de l'onglet d'appel)

Le nom du contact, le nom de l'entreprise et un lien vers la fiche d'informations de contact peuvent être affichés. 

Remarque : L'ID du correspondant peut ne pas fonctionner si vous avez plusieurs contacts avec le même numéro de téléphone.

Pour répondre à un appel entrant :

• Cliquez sur Answer pour répondre à l'appel dans la boîte de dialogue call remote ou dans la page Call tab. L'appel indiquera qu'il est connecté par un cercle vert clignotant à côté de l'icône calling Appel entrant ou par un cercle rouge sur l'onglet de la page Onglet Appel. Si vous cliquez sur l'onglet Appel, vous verrez apparaître une bannière verte où vous pourrez lire : Appel actif.
• Pour mettre l'appelant en attente, dans la boîte de dialogue call Remote ou sur la page Call tab, cliquez sur Hold. Pendant la mise en attente, les appelants entendent une musique d'attente. Pour mettre fin à la mise en attente d'un appelant, cliquez à nouveau sur Hold.
• Après avoir mis l'appelant en attente, si vous souhaitez transférer un appel, cliquez sur Transfer et sélectionnez l'utilisateur auquel vous souhaitez transférer l'appel. Lorsqu'il est prêt, le représentant à l'origine de l'appel peut raccrocher. L'utilisateur du transfert peut cliquer sur Hold pour mettre l'appelant en attente et reprendre la conversation. 
• Pour accéder à la fiche d'informations de l'appel afin de prendre des notes pendant l'appel :
  • Dans la boîte de dialogue call remote:
    • Naviguez jusqu'à la boîte de dialogue call remote située à côté de la barre de navigation en haut à droite.
    • Cliquez sur Détails de l'appel.
  • À partir de la page Appel :
    
    • Accédez à l'onglet de votre compte HubSpot dans votre navigateur.
    • Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Appels.
• (BÊTA) Pour poser des questions sur l’appel en cours et obtenir des informations contextuelles utiles sans attendre le traitement de la transcription, cliquez sur l’icône breezeSingleStar Copilot. Utilisez ensuite le chat pour saisir des questions.
• À partir de l'écran Appels, la fiche d'informations de l'appel entrant apparaît en haut de l'index des appels. Cliquez sur le titre pour accéder à la fiche d'informations de l'appel.
• À partir de la fiche d'informations de l'appel, vous pouvez prendre des notes pendant l'appel et associer l'appel à d'autres fiches d'informations de CRM. Si vous disposez d'une licence utilisateur Sales Hub ou Service Hub Pro ou Entreprise, vous pouvez accéder aux transcriptions de vos appels entrants :
  • Pour prendre des notes :
    • Dans l'écran d'enregistrement des appels, cliquez sur Modifier la note.
    • Saisissez des notes dans la zone de texte.
    • Cliquez sur Enregistrer.
  • Pour associer des fiches d'informations de CRM à l'appel :
    • Dans la barre latérale droite de l'écran d'enregistrement des appels, cliquez sur Associations objectAssociations.
    • Cliquez sur + Ajouter à côté de Contacts, Entreprises, Affaires, ou Billets pour associer un nouvel enregistrement ou un enregistrement existant à l'appel entrant.
    • Cliquez sur Enregistrer.
  • Pour accéder aux transcriptions des appels et rédiger des commentaires (Sales Hub ou Service Hub Professional ou Entreprise uniquement), à partir de l'écran d'enregistrement des appels, consulter les transcriptions et rédiger des commentaires une fois l'appel terminé.

Appels manqués

S'il vous est impossible de prendre un appel entrant, l'utilisateur entendra le message suivant : « Veuillez nous excuser. La personne que vous souhaitez contacter n'est pas disponible pour l'instant. Veuillez réessayer ultérieurement. » Vous serez notifié de cet appel. Si vous avez activé Autoriser l'enregistrement d'appels, vos contacts pourront laisser un message vocal. Pour en savoir plus sur l'accès aux boîtes vocales, consultez la page index des appels.