Recevoir des appels dans HubSpot

Vous pouvez répondre aux appels téléphoniques entrants dans HubSpot. Cela vous permet d'accéder facilement aux dossiers et de rédiger des notes depuis votre bureau, sans avoir à transférer l'appel vers un appareil cellulaire. Les appels entrants sont enregistrés sur la page d'index des appels une fois que l'appel a été pris, ce qui permet d'y accéder facilement pour prendre des notes en temps réel et revoir l'appel après sa fin.

Veuillez noter que vous devez utiliser un navigateur pris en charge pour recevoir des appels dans HubSpot. Safari n'est pas pris en charge pour les appels entrants par navigateur.

Configurer les appels entrants

• Configurez un numéro fourni par HubSpot.

• Pour recevoir des appels entrants dans le navigateur HubSpot :
  
  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.

• • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général. Puis, cliquez sur l'onglet Appels.
  • Sous Système de réception des appels, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Réception dans l'application web HubSpot.

• Après avoir configuré le numéro fourni par HubSpot et la méthode de sonnerie de l'appareil, cliquez sur l'icône calling Inbound Calling dans la barre de navigation en haut à droite. Dans la bannière contextuelle, cliquez sur Onglet Appel ouvert.

• L'onglet Call s'ouvre et vous permet de recevoir des appels entrants dans votre navigateur HubSpot. L'onglet Call doit rester ouvert pour recevoir des appels entrants.

Réception et gestion des appels entrants

Les appels entrants vers votre numéro de téléphone entrant apparaîtront dans une boîte de dialogue Call Remote à côté de l'icône calling Inbound Calling sur la barre de navigation en haut à droite et sur la page Call tab. Vous pouvez répondre à l'appel à n'importe quel endroit.

(Appel à distance au sein de HubSpot)

(page d'onglet Appel)

Le nom du contact, le nom de l'entreprise et un lien vers la fiche du contact peuvent être affichés. 

Remarque : caller ID peut ne pas fonctionner si vous avez plusieurs contacts avec le même numéro de téléphone.

Configurer les appels entrants

Pour répondre à un appel entrant :

• Cliquez sur Accepter pour répondre à l'appel dans la boîte de dialogue Appel à distance ou sur la page à onglet Appel. L'appel indiquera qu'il est connecté par un cercle vert clignotant à côté de l'icône calling Appel entrant ou par un cercle rouge sur l'onglet de la page Onglet Appel. Si vous cliquez sur l'onglet Appel, une bannière verte indiquant Appel actif apparaît.
• Pour accéder à l'enregistrement de l'appel afin de prendre des notes pendant l'appel :
  • Dans la boîte de dialogue Appeler à distance:
    • Accédez à la boîte de dialogue Appeler à distance située à côté de la barre de navigation supérieure droite.
    • Cliquez sur Détails de l'appel.
  • Depuis la page de l'onglet Appel :
    
    • Naviguez vers l'onglet de votre compte HubSpot sur votre navigateur.
    • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Appels.

• Dans l'écran Appels, l'enregistrement de l'appel entrant apparaît en haut de l'index des appels. Cliquez sur le titre pour accéder à l'enregistrement de l'appel.
• À partir de l'enregistrement de l'appel, vous pouvez prendre des notes pendant l'appel et associer l'appel à d'autres enregistrements CRM. Si vous disposez d'un siège payant Sales Hub ou Service Hub Pro ou Entreprise, vous pouvez accéder aux transcriptions de vos appels entrants :
  • Pour prendre des notes :
    • Dans l'écran d'enregistrement de l'appel, cliquez sur Modifier la note.
    • Tapez des notes dans la zone de texte.
    • Cliquez sur Enregistrer.
  • Pour associer des enregistrements CRM à l'appel :
    • Dans la barre latérale droite de l'écran d'enregistrement des appels, cliquez sur objectAssociations Associations.
    • Cliquez sur + Ajouter à côté de Contacts, Sociétés, Affaires ou Tickets pour associer un nouvel enregistrement ou un enregistrement existant à l'appel entrant.
    • Cliquez sur Enregistrer.
  • Pour accéder aux transcriptions des appels et rédiger des commentaires (Sales Hub ou Service Hub Professional ou Entreprise uniquement), à partir de l'écran d'enregistrement des appels, consulter les transcriptions et rédiger des commentaires une fois l'appel terminé.

Appels manqués

Si vous n'êtes pas en mesure de répondre à un appel entrant, l'utilisateur entendra le message suivant : "Je suis désolé. La personne que vous avez jointe n'est pas disponible. Veuillez réessayer sous peu." Vous recevrez une notification indiquant que l'appel a été enregistré. Si vous avez activé l'option Autoriser l'enregistrement d'appels, les appelants peuvent laisser des messages vocaux. Pour en savoir plus sur l'accès aux messages vocaux, consultez la page Index des appels.