Erstellen von Rechnungen

Erstellen Sie Rechnungen in HubSpot, um digitale Zahlungen über die Stripe-Zahlungsabwicklung oder das Payments-Tool von HubSpot einzuziehen oder um außerhalb von HubSpot getätigte Zahlungen nachzuverfolgen. Super-Admins und Benutzer mit Berechtigungen für das Objekt "Rechnungen" können eine Rechnung erstellen:

• Direkt aus einem Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Angebotsdatensatz oder von der Indexseite für Rechnungen.
• Von einem veröffentlichten Angebot, um die Details des Angebots in eine neue Rechnung zu kopieren.
• Automatisch werden Abonnements verwendet.
• Automatisch, wenn Zahlungen über Zahlungslinks oder Angebote erfolgen.

Bevor Sie loslegen

Nutzen Sie diese Einrichtungsanleitung, um sich durch die Konfiguration von Rechnungen für Ihren Account, einschließlich der Anpassung von Präfixen, das Hinzufügen von Steuerinformationen und das Einrichten von Rechnungen für Abonnements führen zu lassen. Sie können auch die Standardrechnungseigenschaften von HubSpot überprüfen.

Einschränkungen und Überlegungen verstehen

• Sie können Rechnungen erstellen und finalisieren, ohne einen Zahlungsabwickler einzurichten, und weiter manuell Zahlungen einziehen.
• Wenn Sie Online-Zahlungen akzeptieren möchten, müssen Sie entweder die Stripe-Zahlungsabwicklung (für alle Abonnements verfügbar) oder das Payments-Tool von HubSpot ( Starter , Professional oder Nur Enterprise).
• Die Währung einer Rechnung kann als jede von HubSpot unterstützte Währung festgelegt werden. Erfahren Sie, wie Sie Währungen für Ihren Account einrichten.
  • Wenn Sie das Payments-Tool von HubSpot verwenden, können Sie Rechnungen in jeder Währung erstellen, jedoch nur Online-Zahlungen in USD akzeptieren. Bei anderen Währungen können Sie manuelle Zahlungen für die Rechnung Eintrag.
  • Wenn Sie Stripe als Zahlungsabwickler verwenden, können Sie Rechnungen in jeder Währung erstellen, jedoch nur Online-Zahlungen in den hier aufgeführten Währungen akzeptieren. Bei anderen Währungen können Sie manuelle Zahlungen für die Rechnung Eintrag.
    

Rechnungen manuell erstellen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Rechnung manuell zu erstellen.

Eine Rechnung von der Indexseite aus erstellen

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
• Klicken Sie oben rechts auf Rechnung erstellen.

Eine Rechnung von einem Kontakt-, Unternehmens- oder Dealdatensatz aus erstellen

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
  • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
  • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
  • Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
  • Klicken Sie für Kontakte und Unternehmen in der rechten Seitenleiste im Bereich Rechnungen auf Hinzufügen und wählen Sie dann Rechnung erstellen aus. 

• • Klicken Sie für Deals in der rechten Seitenleiste im Abschnitt Rechnungen auf Hinzufügen und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen aus:
    
    • Deal in Rechnung umwandeln: Erstellen Sie in Deals eine Rechnung mit den Informationen des Deals, einschließlich der zugeordneten Artikel.
    • Leere Rechnung erstellen: Erstellen Sie eine von Grund auf neue Rechnung.
    • Vorhandene Rechnung hinzufügen: Wählen Sie eine vorhandene Rechnung aus, um sie dem Deal zuzuordnen.

• • • Sie können eine Rechnung auch über den Artikel-Editor eines Deals erstellen.

Eine Rechnung über ein veröffentlichtes Angebot erstellen

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Angebote.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Angebots, klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie dann In Rechnung umwandeln aus. Dadurch wird eine neue Rechnung mithilfe der Informationen des Angebots erstellt.

Sie werden dann zum Editor für Rechnungen weitergeleitet, um die Rechnungsdetails zu konfigurieren. Wenn Ihr Angebot mehr als einen Kontakt hat, werden Sie aufgefordert, zusätzliche Kontakte im Editor für Rechnungen zu entfernen.

Bitte beachten: Bei der Erstellung einer Rechnung wird standardmäßig das Präfix INV verwendet, gefolgt von einer Nummer, die für jede erstellte Rechnung aufsteigt (z. B. INV-1001, dann INV-1002). Sie können das Präfix und die Anfangsnummer der Rechnungen in Ihren Einstellungen aktualisieren.

Rechnungsstellung einrichten

Nachdem Sie Ihre Rechnung erstellt haben, können Sie im Abschnitt "Rechnung an " des Rechnungs-Editors die zugehörigen Datensätze, Zahlungsbedingungen und mehr der Rechnung einrichten.

So zuordnen Sie die Rechnung einem Kontakt zu:

• Klicken Sie auf Kontakt hinzufügen.
• Suchen Sie im rechten Bereich nach einem bestehenden Kontakt oder erstellen Sie einen neuen.
• Klicken Sie auf Weiter und fahren Sie mit dem Einrichten der benötigten Labels fort.
• Klicken Sie auf Speichern. 

Während der Erstellung kann jede Rechnung einem einzigen Kontakt zugeordnet werden. Nach dem Erstellen können Sie mithilfe der Zuordnungen in der rechten Seitenleiste weitere Kontakte hinzufügen.

• Klicken Sie auf Unternehmen hinzufügen.
• Suchen Sie im rechten Bereich nach einem bestehenden Unternehmen oder erstellen Sie ein neues Unternehmen.
• Klicken Sie auf Weiter und fahren Sie mit dem Einrichten der benötigten Labels fort.
• Klicken Sie auf Speichern.

Während der Erstellung kann jede Rechnung einem einzigen Unternehmen zugeordnet werden. Nach dem Erstellen können Sie mithilfe der Zuordnungen in der rechten Seitenleiste weitere Unternehmen hinzufügen.

So fügen Sie der Rechnung eine Abrechnungsadresse hinzu:

• Klicken Sie unter Abrechnungsadresse auf Bearbeiten.
• Geben Sie im rechten Bereich die Adressinformationen ein.
• Klicken Sie auf Anwenden.

• Klicken Sie auf add Versandadresse hinzufügen.
• Geben Sie im rechten Bereich die Adressinformationen ein.
• Klicken Sie auf Speichern.

• Klicken Sie auf das Feld Rechnungsdatum und verwenden Sie die Datumsauswahl , um ein neues Datum auszuwählen.

Standardmäßig wird die Zahlung der Rechnung bei Rechnungseingang fällig. So wählen Sie unterschiedliche Zahlungsbedingungen aus:

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zahlungsbedingungen und wählen Sie dann eine Zahlungsfrist aus. Das Feld " Fälligkeitsdatum " wird automatisch aktualisiert, um dem ausgewählten Begriff zu entsprechen.
  
  • Wenn die Einstellung zum Senden von automatischen Erinnerungs-E-Mails aktiviert ist, werden die E-Mails auf der Grundlage dieses Datums gesendet.

Artikel hinzufügen

Fügen Sie im Abschnitt Artikel die Artikel hinzu, die Ihr Käufer kaufen wird. Erfahren Sie, wie Sie Artikel mit Rechnungen verwenden.

Kommentare hinzufügen

Wenn Sie auf der Rechnung Notizen für Ihren Käufer hinzufügen möchten, können Sie diese im Feld Kommentare hinzufügen. Sie können die Textoptionen am unteren Rand des Textfeldes verwenden, um Ihren Text zu formatieren, einen Hyperlink hinzuzufügen oder ein Snippet einzufügen. Sie können in den Rechnungseinstellungen einen Standardkommentar hinzufügen, der auf jeder Rechnung erscheint.

Abrechnungsoptionen konfigurieren

Wählen Sie im Abschnitt Abrechnung aus, ob Sie Online-Zahlungen akzeptieren möchten, legen Sie fest, welche Zahlungsoptionen dem Käufer zur Verfügung stehen sollen und wählen Sie aus, ob Sie Angaben zur Abrechnungs- und Versandadresse erfassen möchten. Die Einstellungen für die Online-Zahlung werden aus Ihren Einstellungen für den Zahlungs-Checkout übernommen.

• Schalten Sie den Schalter Checkout ein. Wenn der Schalter "Checkout" deaktiviert ist, sind die folgenden Optionen nicht verfügbar.
• Wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Zahlungsmethoden aus, die Sie akzeptieren möchten (z. B. Kredit- oder Debitkarte oder Zahlung per Bankeinzug wie ACH).
• Um Angaben zur Abrechnungsadresse beim Checkout zu erfassen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Versandadresse für Käufe über Kreditkarte erfassen.
• Um Angaben zur Versandadresse beim Checkout zu erfassen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Versandadresse erfassen. Wenn der Käufer seine Versandinformationen eingibt, kann er nur aus den Ländern auswählen, die Sie in Ihren Zahlungseinstellungen festgelegt haben.
• Um Kunden die Möglichkeit zu geben, zum Zeitpunkt der Zahlung einen benutzerdefinierten Betrag einzugeben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zulassen, dass Ihr Kunde einen geringeren Betrag als die Restschuld zahlt. Wenn Sie ein manuelles oder vorhandenes Zahlung als Teil Zahlung Eintrag möchten, können Sie dies auf der Indexseite für Rechnungen tun. Die individuellen Zahlungsbeträge müssen unter der Gesamtrestschuld liegen.

Erweiterte Einstellungen

Im Abschnitt Erweiterte Einstellungen können Sie die Sprache und das Gebietsschema der Rechnung sowie die URL der Rechnung anpassen. Um auf die erweiterten Einstellungen zuzugreifen, klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen.

• Standardmäßig ist die für Titel und Labels auf der Seite verwendete Sprache auf Englisch eingestellt. Um diese auf eine andere Sprache zu aktualisieren, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Sprache und wählen dann eine Sprache aus.
• Standardmäßig werden das Datums- und Adressformat im Format der Vereinigten Staaten von Amerika angezeigt. Um dieses Format zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Gebietsschema und wählen Sie dann ein Gebietsschema aus.
• Um eine benutzerdefinierte Rechnungs-URL mithilfe einer Ihrer verknüpften Domains festzulegen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Domain und wählen Sie dann eine Domain aus. Sie können auch einen benutzerdefinierten Slug am Ende der URL eingeben, indem Sie einen Wert im Feld Content-Slug eingeben. Unter den URL-Feldern wird eine Vorschau der Rechnungs-URL angezeigt.
• Wenn Sie Steuer-IDs in Ihrem Account eingerichtet haben und diese in die Rechnung aufnehmen möchten, aktivieren Sie die entsprechenden Steuer-ID-Kontrollkästchen.

Speichern und finalisieren

Während der Rechnungserstellung können Sie jederzeit oben links auf Speichern klicken, um die Rechnung als Entwurf zu speichern. Sie können jederzeit zu einem Rechnungsentwurf zurückkehren, um ihn zu bearbeiten oder zu löschen. Sie können auch auf Vorschau oben rechts klicken, um zu sehen, wie die Rechnung für den Käufer aussehen wird.

Wenn Sie bereit sind, die Rechnung zu finalisieren, damit Sie sie an den Käufer schicken können:

• Klicken Sie oben rechts auf Finalisieren. Einmal finalisiert, kann eine Rechnung nicht mehr gelöscht werden.

• Überprüfen Sie im Dialogfeld den Haftungsausschluss und klicken Sie dann auf Finalisieren.

Die Rechnung versenden

Nach dem Finalisieren der Rechnung wird ein Dialogfeld mit Optionen für den Versand der Rechnung an Ihren Käufer per E-Mail angezeigt. Sie können den Prompt abschließen, indem Sie auf das X klicken, und ihn später senden. Erinnerungs-E-Mails werden über Ihre Rechnungseinstellungen verwaltet.

• Das Feld An wird automatisch mit der E-Mail-Adresse des der Rechnung zugeordneten Kontakts ausgefüllt. Um diese Adresse zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie einen Kontakt aus. Sie können auch eine neue E-Mail-Adresse eingeben, für die HubSpot nach dem Versand automatisch einen Datensatz anlegt.
• Um dem Feld Cc eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü, wählen Sie die Kontakte aus, oder geben Sie benutzerdefinierte E-Mail-Adressen ein. Sie können bis zu neun E-Mail-Adressen im Feld Cc hinzufügen.
• Wenn eine Standard-E-Mail-Adresse in den Rechnungseinstellungen festgelegt wurde, wird das Feld Von automatisch mit der Standard-E-Mail-Adresse ausgefüllt. Andernfalls wird sie mit Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse gefüllt. Wenn eine Standard-E-Mail-Adresse festgelegt wurde, aber die Einstellung aktiviert wurde, die es Benutzern erlaubt, Rechnungen von ihrer persönlichen E-Mail_Adresse oder anderen Team-E-Mail-Adressen zu senden, auf die sie Zugriff haben, können Sie eine andere E-Mail_Adresse auswählen.
  • Wenn keine Standard-E-Mail-Adresse festgelegt wurde, wird die von Ihnen gewählte E-Mail-Adresse zur Standardadresse für künftige Rechnungssendungen, kann aber vor jedem Versand geändert werden.
  • Antworten auf diese E-Mail werden an die Von-Adresse weitergeleitet. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse auswählen, die für ein verknüpftes Postfach, einschließlich gemeinsamer Postfächer für Team-E-Mails, verwendet wird, können Sie Follow-up-Maßnahmen in HubSpots Konversationen-Postfach verwalten. 
• Klicken Sie auf Rechnung senden. Der Käufer erhält dann eine E-Mail mit den Rechnungsdetails und einem Link, über den er die Rechnung in seinem Browser anzeigen kann. Die Rechnung ist der E-Mail als PDF-Datei angehängt.
• Um stattdessen manuell eine persönliche E-Mail mit einem Link zur Rechnung zu verfassen, klicken Sie auf E-Mail manuell verfassen.

Automatisierte Rechnungserstellung

Erstellen und versenden Sie automatisch wiederkehrende Rechnungen mithilfe von Abonnements.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Rechnungsstellung auf der Grundlage eines Abonnements zu automatisieren.

Automatisch aus Zahlungen erstellte Rechnungen über Zahlungslinks oder Angebote anzeigen

Wenn eine Rechnung automatisch über einen Zahlungslink oder ein Angebot erstellt wird, wird die Rechnung der Zahlung zugeordnet.

Sie können die Rechnungen auf der Indexseite für Rechnungen oder die zugehörige Rechnung im Zahlungsdatensatz selbst anzeigen. Die Rechnung wird nicht automatisch an den Kunden gesendet. Wenn Sie die Rechnung senden möchten, folgen Sie diesen Schritten.

Nächste Schritte

Erfahren Sie, wie Sie erstellte Rechnungen verwalten.