Rechnungsvoreinstellungen für Käufer anpassen

Nutzen Sie HubSpot-Rechnungen, um Rechnungen zu senden, Forderungen nachzuverfolgen und Zahlungen von Ihren Käufern über das Payments-Tool von HubSpot oder die Stripe-Zahlungsabwicklung einzuziehen. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Rechnungsvoreinstellungen anpassen können.

Verwenden Sie anpassbare Voreinstellungen, um Rechnungen basierend auf verschiedenen Geschäftsanforderungen zu konfigurieren. Sie können z. B. eine Standard-Rechnungsvoreinstellung erstellen, die Ihre primäre Unternehmensadresse verwendet, und eine andere Voreinstellung, die eine andere Unternehmensadresse, verschiedene regionale Steuer-IDs oder andere benutzerdefinierte Eigenschaften verwendet.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Rechnungsvoreinstellungen für Rechnungen anpassen, die Ihren Käufern eine Rechnung stellen. Wenn Sie Hilfe zu Ihren eigenen HubSpot-Rechnungen benötigen, erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Ihre HubSpot-Rechnung anzeigen, herunterladen und bezahlen können.

Rechnungsvoreinstellungen verstehen

In Ihrem Account wird automatisch eine Standardvoreinstellung für Rechnungen eingerichtet, die bearbeitet werden kann. Sie können zusätzliche, benutzerdefinierte Rechnungsvoreinstellungen einrichten und die Informationen konfigurieren, die Sie auf der Grundlage dieser Voreinstellungen erfassen.

Die folgenden Rechnungselemente können innerhalb der Voreinstellung bearbeitet werden:

• Rechnungstitel.
• Benutzerdefinierte Eigenschaften.
• Ihre Unternehmensinformationen.
• Netto-Zahlungsbedingungen.
• Standard-Kommentare.
• Steuer-IDs.
• Abrechnungszeiträume für Abonnementrechnungen.

Wenn Sie das Payments-Tool von HubSpot oder Stripe als Option für die Zahlungsabwicklung eingerichtet haben, sind diese in allen Voreinstellungen verfügbar. In Ihrem Account darf nur eine Option für die Zahlungsabwicklung eingerichtet sein.

Bitte beachten: Wiederkehrende Rechnungen, die über Verträge (wenn Sie für die Beta-Version von Verknüpfte CPQ, Abrechnung und Zahlungen angemeldet sind) oder Abonnements erstellt werden, verwenden die Standardvoreinstellung und können nicht auf eine andere Voreinstellung festgelegt werden.

Eine Voreinstellung erstellen

So erstellen Sie eine neue Voreinstellung:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie Rechnungen aus.
4. Klicken Sie oben auf die Registerkarte Anpassung .
5. Klicken Sie auf Voreinstellung erstellen.

5. Geben Sie den Namen Ihrer Voreinstellung ein und klicken Sie dann auf Erstellen. Nach dem Erstellen können Sie die Elemente der Voreinstellung aktualisieren.

Eine Voreinstellung bearbeiten

Sie können die standardmäßigen oder benutzerdefinierten Voreinstellungen in den Rechnungseinstellungen aktualisieren. Klicken Sie jederzeit auf die Registerkarte Vorschau , um eine Live-Vorschau Ihrer Änderungen anzuzeigen.

So aktualisieren Sie die Standard- oder benutzerdefinierten Voreinstellungen:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie Rechnungen aus.
4. Klicken Sie oben auf die Registerkarte Anpassung .
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü Aktuelle Ansicht die Voreinstellung aus, die Sie bearbeiten möchten. Wählen Sie beispielsweise Standard aus, um die Standardvoreinstellung zu bearbeiten.
6. Vergewissern Sie sich, dass die Registerkarte "Inhalt " ausgewählt ist.

Rechnungstitel anpassen

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzerdefinierten Dokumenttitel verwenden , um einen benutzerdefinierten Titel für die Rechnungsvoreinstellung festzulegen. Der Titel wird in der Kopfzeile der Rechnungen für die Vorlage angezeigt.

Bitte beachten: Sie können die Adresse der Standard-Voreinstellung nicht aktualisieren. Darin wird Ihre primäre Unternehmensadresse verwendet, die in den Standardeinstellungen Ihres Accounts festgelegt ist. Wenn Sie eine andere Adresse verwenden müssen, erstellen Sie eine neue Voreinstellung.

Benutzerdefinierte Felder konfigurieren

Wählen Sie bis zu vier benutzerdefinierte Eigenschaften aus, die in den Rechnungen für Käufer angezeigt werden. So legen Sie fest, welche benutzerdefinierten Eigenschaften in der Rechnungsvoreinstellung sichtbar sein sollen:

1. Klicken Sie unter Benutzerdefinierte Felder auf Benutzerdefinierte Standardfelder festlegen.

2. Klicken Sie im rechten Bereich auf add Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen.

3. Wählen Sie vorhandene benutzerdefinierte Rechnungseigenschaften aus der Liste aus, suchen Sie nach der benutzerdefinierten Eigenschaft, die Sie verwenden möchten, oder klicken Sie auf Neue Rechnungs-Eigenschaft erstellen, um eine neue benutzerdefinierte Rechnungs-Eigenschaft einzurichten.

4. Um ein weiteres Feld hinzuzufügen, klicken Sie auf add Fügen Sie ein benutzerdefiniertes Feld hinzu und wählen Sie eine weitere Rechnungs-Eigenschaft aus. Sie können bis zu vier benutzerdefinierte Rechnungseigenschaften hinzufügen.

5. Nach dem Hinzufügen können Sie auf das Dropdown-Menü einer Eigenschaft klicken , um sie in eine andere Eigenschaft zu ändern.

6. Eine Live-Vorschau wird im Abschnitt Vorschau angezeigt, während Sie Eigenschaften hinzufügen.

7. Um eine Eigenschaft zu entfernen, klicken Sie auf das delete Papierkorb-Symbol.

8. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

Bitte beachten: Benutzerdefinierte Eigenschaften werden nicht zu wiederkehrenden Rechnungen hinzugefügt, die aus Verträgen (sofern Sie für die Beta-Version von Verknüpfte CPQ, Abrechnung und Zahlungen angemeldet sind) oder Abonnements erstellt wurden.

9. Damit Benutzer die Eigenschaft bei der Erstellung einer Rechnung mit dieser Voreinstellung bearbeiten können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen überschreiben können und klicken Sie dann auf Speichern. Neue Rechnungen, die nach der Aktivierung dieser Einstellung erstellt werden, zeigen diese Eigenschaften standardmäßig an. Wenn eine Eigenschaft keinen Wert enthält, wird sie nicht auf der Rechnung angezeigt.

Bitte beachten: Wenn eine benutzerdefinierte Eigenschaft gelöscht wird, wird das Feld von Rechnungsentwürfen und zukünftigen Rechnungen entfernt, die die Voreinstellung mit der benutzerdefinierten Eigenschaft verwenden. Rechnungen, die diese Voreinstellung verwenden und vor der Löschung finalisiert wurden, enthalten weiterhin die benutzerdefinierte Eigenschaft.

Konfigurieren von Unternehmensinformationen

Wenn Sie die Standard-Vorlage bearbeiten, können die Unternehmensinformationen nicht geändert werden und die Unternehmensinformationen werden in Ihren Account-Einstellungen verwendet. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Voreinstellung , wenn Sie eine Rechnungs-Vorlage mit anderen Unternehmensinformationen haben möchten.

1. Klicken Sie unter Rechnungseinstellungen auf den Abschnitt Ihre Unternehmensinformationen , um ihn zu erweitern und Ihre Unternehmensinformationen anzuzeigen.

2. Geben Sie in die dafür vorgesehenen Felder Ihre Unternehmensinformationen ein.

3. Klicken Sie auf Speichern.

Konfigurieren von Nettozahlungsbedingungen

Die in den Rechnungseinstellungen konfigurierten Standard-Nettozahlungsbedingungen gelten nur für manuell erstellte Rechnungen, nicht für Rechnungen, die aus Verträgen (sofern Sie für die Beta-Version von Connected CPQ, Billing, and Zahlungen angemeldet sind) oder Abonnements erstellt wurden. In diesen Fällen gelten die Nettozahlungsbedingungen, die bei der Erstellung des Angebots festgelegt wurden, aus dem der Vertrag erstellt wird, oder die Zahlungsbedingungen des Abonnements für die Rechnungen.

1. Klicken Sie auf den Abschnitt Nettozahlungsbedingungen , um ihn zu erweitern und die Einstellungen für die Nettozahlungsbedingungen anzuzeigen.
2. Legen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern die Nettozahlungsbedingungen in Tagen fest , die auf einer Rechnung ausgewählt werden können.
3. Klicken Sie auf + Weiteren Netto-Betrag hinzufügen , um eine zusätzliche Nettozahlungsfrist hinzuzufügen.
4. Klicken Sie neben einer Nettozahlungsfrist aufdelete "Löschen ", um sie zu entfernen.
5. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Standard-Nettozahlungsfrist und wählen Sie die Standard-Nettozahlungsfrist aus, die beim Erstellen einer Rechnung festgelegt wird. Wenn Sie diese Option ändern, wird die neue Nettozahlungsbedingung als Standard für Rechnungen festgelegt, die nach der Änderung der Einstellung erstellt werden.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Kommentare konfigurieren

1. Fügen Sie unter Kommentare in dem dafür vorgesehenen Feld Ihre Kommentare hinzu. Verwenden Sie die Formatierungssymbolleiste, um den Text zu formatieren, einen Link hinzuzufügen oder ein Snippet zu verwenden.
2. Klicken Sie auf „Speichern“.

Bitte beachten: Die hinzugefügten Kommentare werden für alle neuen Rechnungen angezeigt, die nach der Bestätigung dieser Einstellung erstellt werden, und aktualisieren bestehende Rechnungen nicht, auch wenn sie sich aktuell im Entwurfsstadium befinden.

Steuer-IDs konfigurieren

1. Klicken Sie unter Steuer-ID zu Rechnungen hinzufügen auf Steuer-ID hinzufügen.
2. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Typ der Steuer-ID und wählen Sie dann einen Typ aus.
3. Geben Sie im Feld Steueridentifikationsnummer Ihre Steuer-ID ein.
4. Wiederholen Sie diese Schritte, wenn Sie eine zweite oder dritte Steuer-ID hinzufügen möchten.
5. Klicken Sie delete neben einer Steuer-ID auf "Löschen ", um diese zu entfernen.
6. Klicken Sie auf Speichern.
   
   
   
7. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Rechnungswährung und Umsatzsteuerhinweis berücksichtigen, um die Währung und den Hinweis zur Umsatzsteuer auf Rechnungen auszublenden.

Einstellungen für Abonnementrechnungen konfigurieren

Deaktivieren Sie unter Abonnementrechnungen das Kontrollkästchen Rechnungen und E-Mails für Abonnements mit Angabe des Abrechnungszeitraums, um den Abrechnungszeitraum eines Abonnements auf Rechnungen auszublenden.

Eine Voreinstellung umbenennen oder löschen

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie Rechnungen aus.
4. Klicken Sie oben auf die Registerkarte Anpassung .
5. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktuelle Ansicht und wählen Sie die Voreinstellung aus.
6. Klicken Sie neben dem Dropdown-Menü Aktuelle Ansicht auf Aktionen und wählen Sie dann eine Option aus:
   • Voreinstellung umbenennen : um die Voreinstellung umzubenennen.
   • Voreinstellung löschen , um die Gegenwart zu löschen. Klicken Sie zur Bestätigung auf Voreinstellung löschen. Alle Rechnungsentwürfe, die diese Voreinstellung verwenden, müssen eine neue Voreinstellung auswählen.
7. Geben Sie einen neuen Voreinstellungsnamen ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Bitte beachten: Die Standard-Voreinstellung kann nicht umbenannt werden.

Nächste Schritte

• Erfahren Sie, wie Sie Rechnungseinstellungen einrichten und konfigurieren.
• Erfahren Sie mehr darüber, wie mit der Beta-Version von verknüpften CPQ-, Abrechnungs- und Zahlungen-Funktionen automatisch Rechnungen erstellt werden.
• Erfahren Sie, wie Sie komplett neue Rechnungen erstellen .
• Erfahren Sie, wie Sie Rechnungen verwalten, einschließlich Senden, Bearbeiten, Nachverfolgen und Exportieren.
• Erfahren Sie, wie Sie Sequenzen (nur Sales Hub und Service Hub Professional und Enterprise ) und rechnungsbasierte Workflows (nur Professional und Enterprise) erstellen, um Rechnungsprozesse zu automatisieren.
• Erfahren Sie, wie Sie mit der Revenue Analytics Suite Rechnungsdaten und -performance messen.