Personalizar los ajustes preestablecidos de factura para los compradores

Utiliza las facturas de HubSpot para enviar facturas, realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar y cobrar los pagos de tus clientes mediante los pagos de HubSpot oel procesamiento de pagos con Stripe. En este artículo se explica cómo personalizar los ajustes preestablecidos para la factura.

Utiliza ajustes preestablecidos para configurar las facturas en función de los distintos requisitos de la empresa. Por ejemplo, podrías crear un ajuste preestablecido de factura que utilice la dirección principal de tu empresa, y otro ajuste preestablecido que utilice una dirección diferente, números de identificación fiscal regionales distintos o propiedades personalizadas diferentes.

En este artículo se explica cómo personalizar los ajustes preestablecidos para las facturas que se envían a tus compradores. Si necesitas ayuda con tus facturas de HubSpot, descubre cómo ver, descargar y pagar tu factura de HubSpot.

Comprender los ajustes preestablecidos de las facturas

En su cuenta se establece automáticamente un ajuste preestablecido para las facturas, que puede editarse. Puede establecer ajustes preestablecidos de factura adicionales y personalizados, y configurar la información que recopila basándose en los ajustes preestablecidos.

Los siguientes elementos de la factura pueden editarse dentro del ajuste preestablecido:

• Título de la factura.
• Propiedades personalizadas.
• Información sobre su empresa.
• Condiciones de pago netas.
• De forma predeterminada.
• CIF.
• Períodos de facturación de las facturas de suscripción.

Si has configurado los pagos de HubSpot o el procesamiento de pagos con Stripe, estarán disponibles en todos los ajustes preestablecidos. Sólo puede tener una opción de procesamiento de pagos ajustada en su cuenta.

Ten en cuenta que las facturas periódicas creadas a partir de contratos(si estás inscrito en laversión beta de Connected CPQ, Facturación y Pagos) ode suscripciones utilizarán el ajuste preestablecido y no se les puede asignar un ajuste diferente.

Crear un preajuste

Para crear un nuevo ajuste preestablecido:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Facturas.
4. En la parte superior, haz clic en la pestaña Personalización .
5. Haz clic en Crear ajuste preestablecido.

5. Introduce el nombre del ajuste preestablecido y luego haz clic en Crear. Una vez creado, puede actualizar los elementos del ajuste preestablecido.

Editar un ajuste preestablecido

Puede actualizar los ajustes preestablecidos por defecto o personalizados en la configuración de la factura. Haz clic en la pestaña Vista previa en cualquier momento para ver una vista previa en directo de tus cambios.

Para actualizar los ajustes preestablecidos por defecto o personalizados:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Facturas.
4. En la parte superior, haz clic en la pestaña Personalización .
5. En el menú desplegable Vista actual, selecciona el ajuste preestablecido que deseas editar. Por ejemplo, selecciona «Predeterminado» para editar el ajuste preestablecido por defecto.
6. Asegúrese de que la pestaña Contenido está seleccionada.

Personalizar los títulos de las facturas

Seleccione la casilla de verificación Utilizar título de documento personalizado para establecer un título personalizado para el ajuste preestablecido de factura. El título aparecerá en el encabezado de las facturas generadas a partir de esta plantilla.

Ten en cuenta que no puedes actualizar la dirección del ajuste preestablecido. Se utilizará la dirección principal de tu empresa que hayas configurado en los ajustes predeterminados de tu cuenta. Si necesitas utilizar una dirección diferente, crea un nuevo ajuste preestablecido.

Configurar campos personalizados

Selecciona hasta cuatro propiedades personalizadas para que aparezcan en las facturas de los compradores. Para configurar qué propiedades personalizadas aparecerán en el ajuste preestablecido de factura:

1. En «Campos personalizados », haz clic en «Establecer campos personalizados por defecto».

2. En el panel de la derecha, haz clic en add «Añadir campo personalizado».

3. Selecciona las propiedades personalizadas de factura existentes de la lista, busca la propiedad personalizada que desees utilizar o haz clic en«Crear nueva propiedad de factura »para configurar una nueva propiedad personalizada de factura.

4. Para añadir un campo adicional, haz clic en add «Añadir campo personalizado» y selecciona otra propiedad de factura de. Puedes añadir hasta cuatro propiedades personalizadas a la factura.

5. Una vez añadida, puedes hacer clic en el menú desplegablede una propiedad para cambiarla por otra propiedad.

6. A medida que vas añadiendo propiedades, aparece una vista previa en tiempo real en lasección«Vista previa».

7. Para eliminar una propiedad, haz clic en el delete iconode eliminar.

8. Cuando hayas terminado, haz clic en «Guardar».

Ten en cuenta que las propiedades personalizadas no se añaden a las facturas periódicas creadas a partir de contratos (si te has inscrito en la versiónbeta de «Connected CPQ, Billing y Payments») ni a las suscripciones.

9. Para permitir que los usuarios editen la propiedad al crear una factura utilizando este ajuste preestablecido, seleccione la casilla de verificación Permitir que los usuarios anulen los campos personalizados predeterminados y, a continuación, haga clic en Guardar. Las nuevas facturas creadas una vez activada esta configuración mostrarán estas propiedades de forma predeterminada. Si una propiedad no contiene ningún valor, no aparece en la factura.

Nota: si se elimina una propiedad personalizada, el campo se eliminará de las facturas preliminares y futuras que utilicen el ajuste preestablecido que contiene la propiedad personalizada. Las facturas que utilicen este ajuste preestablecido y se finalicen antes de la eliminación, seguirán conteniendo la propiedad personalizada.

Configurar la información de la empresa

Al editar la plantilla predeterminada, la información de la empresa no se puede cambiar, y utiliza la información de la empresa en los ajustes de su cuenta. Cree un ajuste preestablecido personalizado si desea tener una plantilla de factura con información diferente de la empresa.

1. En«Valores predeterminados de las facturas», haz clic para desplegar la sección «Información de tu empresa » y ver los datos de tu empresa.

2. Introducelos datosde tuempresaen los campos correspondientes.

3. Haz clic en«Guardar».

Configurar las condiciones de pago neto

Las condiciones de pago neto predeterminadas configuradas en los ajustes de facturación se aplicarán únicamente a las facturas creadas manualmente, y no a las facturas generadas a partir de contratos(si te has inscrito en la versiónbeta de Connected CPQ, Facturación y Pagos) ni alas suscripciones. En estos casos, se aplicarán a las facturas las condiciones de pago netas establecidas al crear la cotización a partir de la cual se genera el contrato, o bien las condiciones de pago de la suscripción.

1. Haz clic para desplegar la sección «Condiciones de pago neto» y ver la configuración de las condiciones de pago neto.
2. En los campos correspondientes, configura el plazo de pago neto en días que se podrá seleccionar en una factura.
3. Haz clic en «+ Añadir otra cantidad neta» para añadir una condición de pago neto adicional.
4. Haz clic en delete «Eliminar» junto a una condición de pago neto para eliminarla.
5. Haz clic en el menú desplegable «Plazo de pago neto por defecto» y selecciona el plazo de pago neto por defecto que se aplicará al crear una factura. Si se modifica esta opción, el nuevo plazo de pago neto se establecerá como valor predeterminado para las facturas creadas después de cambiar la configuración.
6. Haga clic en Guardar.

Configurar comentarios

1. En Comentarios, en el campo previsto para ello, añada sus comentarios. Utilice la barra de herramientas de formato para dar formato al texto, añadir un enlace o utilizar un fragmento.
2. Haz clic en Guardar.

Nota: los comentarios añadidos aparecerán para cualquier factura nueva creada después de confirmar este ajuste y no actualizarán las facturas existentes, aunque estén en borrador.

Configurar números de identificación fiscal

1. En Agregar ID fiscal a las facturas, haz clic en Agregar ID fiscal.
2. Haz clic en el menú desplegable Tipo de ID fiscal y luego selecciona un tipo.
3. En el campo Número de ID fiscal, introduce tu ID fiscal.
4. Repite estos pasos si necesitas agregar un segundo o tercer ID fiscal.
5. Haga clic en delete junto a un NIF para eliminarlo.
6. Haga clic en Guardar.
   
   
   
7. Desactiva la casilla de verificación Incluir el aviso de divisa de la factura y de impuesto sobre las ventas para ocultar la divisa y el aviso de impuestos sobre las ventas en las facturas.

Configurar los ajustes de facturación de las suscripciones

En «Facturas de suscripción», desmarca la casilla de verificación «Mostrar el periodo de facturación en las facturas y los correos electrónicos de suscripción» para ocultar el periodo de facturación de una suscripción en las facturas.

Cambiar el nombre o eliminar un ajuste preestablecido

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Facturas.
4. En la parte superior, haz clic en la pestaña Personalización .
5. Haz clic en el menú desplegable Vista actual y selecciona el ajuste preestablecido.
6. Junto al menú desplegable «Vista actual », haz clic en «Acciones» y, a continuación, selecciona una opción:
   • «Renombrar ajuste preestablecido » para cambiar el nombre del ajuste preestablecido.
   • Elimina el ajuste preestablecido para borrar el presente. Haz clic en Eliminar ajuste preestablecido para confirmar. Cualquier factura preliminar que utilice este ajuste preestablecido deberá seleccionar un ajuste preestablecido nuevo.
7. Introduce un nuevo nombre para el ajuste preestablecido y, a continuación, haz clic en«Guardar».

Ten en cuenta que no se puede cambiar el nombre del ajuste preestablecido por defecto.

Pasos siguientes

• Descubre cómo configurar los ajustes de las facturas.
• Descubre cómo la versión beta de «Connected CPQ, Billing y Pagos» genera facturas automáticamente.
• Aprende a crear facturas desde cero.
• Aprende a gestionar las facturas, incluyendo su envío, edición, seguimiento y exportación.
• Descubre cómo crear secuencias (solo en Sales Hub y Service Hub Proy Enterprise ) y workflows basados en facturas ( solo en Professional y Enterprise ) para automatizar los procesos de facturación.
• Descubre cómo utilizar la suite de analíticas de ingresos para evaluar los datos de las facturas y el rendimiento.