Personnaliser les préréglages de facturation pour les acheteurs

Utilisez les factures HubSpot pour envoyer des factures, suivre vos créances et collecter les paiements de vos acheteurs en utilisant les paiements HubSpot ou le traitement des paiements Stripe. Cet article explique comment personnaliser les préréglages de facture.

Utilisez des préréglages personnalisables pour configurer les factures en fonction des différents besoins de l’entreprise. Par exemple, vous pouvez créer un préréglage de facture par défaut qui utilise l’adresse principale de votre entreprise et un autre préréglage qui utilise une adresse d’entreprise différente, différents identifiants fiscaux régionaux ou différentes propriétés personnalisées.

Cet article explique comment personnaliser les préréglages de facturation pour les factures qui facturent vos acheteurs. Pour obtenir de l’aide concernant vos propres factures HubSpot, découvrez comment afficher, télécharger et payer votre facture HubSpot.

Comprendre les préréglages de facturation

Un préréglage par défaut pour les factures est automatiquement configuré dans votre compte et peut être modifié. Vous pouvez configurer des préréglages de facture personnalisés supplémentaires et configurer les informations que vous collectez en fonction de ces préréglages.

Les éléments de facture suivants peuvent être modifiés dans le préréglage :

• Titre de la facture.
• Propriétés personnalisées.
• Informations sur votre entreprise.
• Modalités de paiement nettes.
• Commentaires par défaut.
• Identifiants fiscaux.
• Périodes de facturation des factures d’abonnement.

Si vous avez configuré Paiements HubSpot ou Stripe comme option de traitement des paiements, ils seront disponibles dans tous les préréglages. Vous ne pouvez avoir qu’une seule option de traitement des paiements configurée dans votre compte.

Remarque : Les factures récurrentes créées à partir de contrats (si vous êtes inscrit à la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés) ou d’abonnements utiliseront le préréglage par défaut et ne peuvent pas être configurées pour utiliser un autre préréglage.

Créer une présélection

Pour créer un nouveau préréglage :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Factures.
4. En haut, cliquez sur l’onglet Personnalisation .
5. Cliquez sur Créer un préréglage.

5. Saisissez le nom de votre préréglage, puis cliquez sur Créer. Une fois créé, vous pouvez mettre à jour les éléments du préréglage.

Modifier un préréglage

Vous pouvez mettre à jour les préréglages par défaut ou personnalisés dans les paramètres de facture. Cliquez sur l’onglet Aperçu à tout moment pour voir un aperçu en direct de vos modifications.

Pour mettre à jour les préréglages par défaut ou personnalisés :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Factures.
4. En haut, cliquez sur l’onglet Personnalisation .
5. Dans le menu déroulant Vue actuelle, sélectionnez le préréglage que vous souhaitez modifier. Par exemple, sélectionnez Par défaut pour modifier le préréglage par défaut.
6. Vérifiez que l’onglet Contenu est sélectionné.

Personnaliser les intitulés de factures

Sélectionnez la case à cocher Utiliser le titre personnalisé du document pour définir un titre personnalisé pour le préréglage de facture. Le titre s’affichera dans l’en-tête des factures pour le modèle.

Remarque : Vous ne pouvez pas mettre à jour l’adresse du préréglage par défaut. Il utilisera l’adresse principale de votre entreprise définie dans les paramètres par défaut du compte. Si vous avez besoin d'utiliser une adresse différente, créez un nouveau préréglage.

Configurer des champs personnalisés

Sélectionnez jusqu’à quatre propriétés personnalisées à afficher sur les factures des acheteurs. Pour définir les propriétés personnalisées qui seront visibles sur le préréglage de facture :

1. Sous Champs personnalisés , cliquez sur Définir les champs personnalisés par défaut.

2. Dans le panneau de droite, cliquez sur add Ajouter un champ personnalisé.

3. Sélectionnez des propriétés de facture personnalisées existantes dans la liste, recherchez la propriété personnalisée que vous souhaitez utiliser ou cliquez sur Créer une nouvelle propriété de facture pour configurer une nouvelle propriété de facture personnalisée.

4. Pour ajouter un champ supplémentaire, cliquez sur add Ajoutez un champ personnalisé et sélectionnez une autre propriété de facture. Vous pouvez ajouter jusqu’à quatre propriétés de facture personnalisées.

5. Une fois l’ajout effectué, vous pouvez cliquer sur le menu déroulant d’une propriété pour le remplacer par une autre propriété.

6. Un aperçu en ligne s’affiche dans la section Aperçu lorsque vous ajoutez des propriétés.

7. Pour supprimer une propriété, cliquez sur delete Icône Supprimer .

8. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Les propriétés personnalisées ne sont pas ajoutées aux factures récurrentes créées à partir de contrats (si vous êtes inscrit à la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés) ou d’abonnements.

9. Pour permettre aux utilisateurs de modifier la propriété lors de la création d’une facture à l’aide de ce préréglage, sélectionnez la case à cocher Autoriser les utilisateurs à remplacer les champs personnalisés par défaut , puis cliquez sur Enregistrer. Les nouvelles factures créées après l’activation de ce paramètre afficheront ces propriétés par défaut. Si une propriété ne contient pas de valeur, elle ne s’affiche pas sur la facture.

Remarque : Si une propriété personnalisée est supprimée, le champ sera supprimé des brouillons et futures factures utilisant le préréglage contenant la propriété personnalisée. Les factures utilisant ce préréglage, qui sont finalisées avant la suppression, contiendront toujours la propriété personnalisée.

Configurer les informations sur l’entreprise

Lors de la modification du modèle par défaut, les informations de l’entreprise ne peuvent pas être modifiées et utilisent les informations de l’entreprise dans les paramètres de votre compte. Créez un préréglage personnalisé si vous souhaitez avoir un modèle de facture avec différentes informations sur l’entreprise.

1. Sous Paramètres par défaut de la facture, cliquez pour développer la section Informations sur votre entreprise pour afficher des informations sur votre entreprise.

2. Dans les champs indiqués, saisissez les informations concernant votre entreprise.

3. Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les conditions de paiement net

Les conditions de paiement net par défaut configurées dans les paramètres de facturation s’appliqueront uniquement aux factures créées manuellement, et non aux factures créées à partir de contrats (si vous êtes inscrit à la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés) ou d’abonnements. Dans ces cas, les conditions de paiement net définies lors de la création du devis à partir duquel le contrat est créé ou les conditions de paiement de l’abonnement s’appliqueront aux factures.

1. Cliquez pour développer la section Conditions de paiement net pour afficher les paramètres des conditions de paiement net.
2. Dans les champs indiqués, définissez les modalités de paiement net en jours qu’il sera possible de sélectionner sur une facture.
3. Cliquez sur + Ajouter un autre montant net pour ajouter une condition de paiement net supplémentaire.
4. Cliquez sur delete Supprimer à côté d’un paramètre de paiement net pour le supprimer.
5. Cliquez sur le menu déroulant Condition de paiement net par défaut et sélectionnez le délai de paiement net par défaut qui sera défini lors de la création d’une facture. Si vous modifiez cette option, le nouveau délai de paiement net sera défini par défaut pour les factures créées après la modification du paramètre.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les commentaires

1. Dans Commentaires, dans le champ prévu à cet effet, ajoutez vos commentaires. Utilisez la barre d’outils de formatage pour formater le texte, ajouter un lien ou utiliser un bloc de texte prédéfini.
2. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Les commentaires ajoutés apparaîtront pour toutes les nouvelles factures créées après la confirmation de ce paramètre et ne mettront pas à jour les factures existantes, même si elles sont actuellement en cours de brouillon.

Configurer des identifiants fiscaux

1. Sous Ajouter le numéro fiscal aux factures, cliquez sur Ajouter un numéro fiscal.
2. Cliquez sur le menu déroulant Type de numéro fiscal, puis sélectionnez un type.
3. Dans le champ Numéro d'identification fiscale, saisissez votre numéro d'identification fiscale.
4. Répétez ces étapes si vous devez ajouter un deuxième ou un troisième numéro d'identification fiscale.
5. Cliquez sur delete Supprimer à côté d’un numéro de TVP pour le supprimer.
6. Cliquez sur Enregistrer.
   
   
   
7. Décochez la case Inclure la devise de la facture et l'avis de taxe sur les ventes pour masquer la devise et l'avis de taxe de vente sur les factures.

Configurer les paramètres de facturation d’abonnement

Sous Factures d’abonnement, décochez la case Afficher la période de facturation sur les factures d’abonnement et les e-mails pour masquer la période de facturation d’un abonnement sur les factures.

Renommer ou supprimer un préréglage

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Factures.
4. En haut, cliquez sur l’onglet Personnalisation .
5. Cliquez sur le menu déroulant Vue actuelle et sélectionnez le préréglage.
6. À côté du menu déroulant Vue actuelle , cliquez sur Actions, puis sélectionnez une option :
   • Renommer le préréglage pour renommer le préréglage.
   • Supprimer le préréglage pour supprimer le présent. Cliquez sur Supprimer le préréglage pour confirmer. Tous les brouillons de factures utilisant ce préréglage doivent sélectionner un nouveau préréglage.
7. Saisissez un nouveau nom de préréglage, puis cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Le préréglage par défaut ne peut pas être renommé.

Étapes suivantes

• Découvrez comment paramétrer vos factures.
• Découvrez comment la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés crée automatiquement des factures.
• Découvrez comment créer des factures à partir de zéro.
• Découvrez comment gérer les factures, y compris l’envoi, la modification, le suivi et l’exportation.
• Découvrez comment créer des séquences (Sales Hub et Service Hub Pro et Entreprise uniquement) et des workflows basés sur les factures (Pro et Entreprise uniquement) pour automatiser les processus de facturation.
• Découvrez comment utiliser la suite d’analyse des revenus pour mesurer les données des factures et leurs performances.