Factuurvoorinstellingen voor kopers aanpassen

Gebruik HubSpot-facturen om facturen te versturen, vorderingen bij te houden en betalingen van uw kopers te innen via HubSpot Payments ofStripe. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u factuurvoorinstellingen kunt aanpassen.

Gebruik aanpasbare voorinstellingen om facturen te configureren op basis van verschillende zakelijke behoeften. Je kunt bijvoorbeeld een standaardfactuurinstelling aanmaken die je primaire bedrijfsadres gebruikt, en een andere instelling die een ander bedrijfsadres, andere regionale belastingnummers of andere aangepaste eigenschappen gebruikt.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je factuurinstellingen kunt aanpassen voor facturen die aan je kopers worden gefactureerd. Voor hulp bij je eigen HubSpot-facturen kun je lezen hoe je je HubSpot-factuur kunt bekijken, downloaden en betalen.

Inzicht in factuurvoorinstellingen

Er wordt automatisch een standaardvoorinstelling voor facturen in je account aangemaakt, die je kunt bewerken. Je kunt aanvullende, aangepaste factuurvoorinstellingen instellen en de informatie die je verzamelt op basis van de voorinstellingen configureren.

De volgende factuurelementen kunnen binnen de voorinstelling worden bewerkt:

• Factuurtitel.
• Aangepaste eigenschappen.
• Uw bedrijfsgegevens.
• Nettobetalingsvoorwaarden.
• Standaardopmerkingen.
• Belastingnummers.
• Factureringsperioden voor abonnementen.

Als u HubSpot Payments of Stripe als betalingsverwerkingsoptie hebt ingesteld, zijn deze beschikbaar in alle voorinstellingen. U kunt slechts één betalingsverwerkingsoptie in uw account instellen.

Let op: terugkerende facturen die worden aangemaakt op basis van contracten(als je bent aangemeld voor debètaversie van Connected CPQ, Billing en Payments) ofabonnementen , gebruiken de standaardvoorinstelling en kunnen niet worden ingesteld om een andere voorinstelling te gebruiken.

Een voorinstelling aanmaken

Om een nieuwe voorinstelling aan te maken:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina ‘Objecten ’ op het vervolgkeuzemenu ‘Selecteer een object ’ en selecteer ‘Facturen’.
4. Klik bovenaan op het tabblad'Aanpassing '.
5. Klik op 'Voorinstelling aanmaken'.

5. Voer denaam van uw voorinstelling in en klik vervolgens op'Aanmaken'. Zodra de voorinstelling is aangemaakt, kunt u de onderdelen ervan aanpassen.

Een voorinstelling bewerken

U kunt de standaard- of aangepaste voorinstellingen in de factuurinstellingen bijwerken. Klik op elk gewenst moment op het tabblad ‘Voorbeeld’ om een live voorbeeld van uw wijzigingen te bekijken.

Om de standaard- of aangepaste voorinstellingen bij te werken:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina 'Objecten ' op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object ' en selecteer 'Facturen'.
4. Klik bovenaan op het tabblad'Aanpassing '.
5. Selecteer in het vervolgkeuzemenu 'Huidige weergave' de voorinstelling die uwilt bewerken. Selecteer bijvoorbeeld 'Standaard' om de standaardvoorinstelling te bewerken.
6. Zorg ervoor dat het tabblad ‘Inhoud’ is geselecteerd.

Factuurtitels aanpassen

Schakel het selectievakje 'Aangepaste documenttitel gebruiken' in om een aangepaste titel voor de factuurvoorinstelling in te stellen. De titel wordt weergegeven in de koptekst van facturen voor de sjabloon.

Let op: u kunt het adres van de standaardvoorinstelling niet wijzigen. Er wordt het primaire bedrijfsadres gebruikt dat is ingesteld in de standaardinstellingen van uw account. Als u een ander adres wilt gebruiken, maakt u een nieuwe voorinstelling aan.

Aangepaste velden configureren

Selecteer maximaal vier aangepaste velden die op facturen voor kopers moeten worden weergegeven. Om in te stellen welke aangepaste velden zichtbaar zijn in de factuursjabloon:

1. Klik onder Aangepaste velden op Standaard aangepaste velden instellen.

2. Klik in het rechterpaneel op add Aangepast veld toevoegen.

3. Selecteer bestaande aangepaste factuureigenschappen uit de lijst, zoek naar de aangepaste eigenschap die je wilt gebruiken, of klik op 'Nieuwe factuureigenschap aanmaken' om een nieuwe aangepaste factuureigenschap in te stellen.

4. Om een extra veld toe te voegen, klikt u op add Aangepast veld toevoegen en selecteer een andere factuureigenschap. U kunt maximaal vier aangepaste factuureigenschappen toevoegen.

5. Zodra deze zijn toegevoegd, kun je op een eigenschap uitklapmenu om deze te wijzigen in een andere eigenschap.

6. Er wordt een live voorbeeld weergegeven in het Voorbeeld terwijl u eigenschappen toevoegt.

7. Om een eigenschap te verwijderen, klik je op de delete verwijderen pictogram.

8. Als je klaar bent, klik je op 'Opslaan'.

Let op: aangepaste eigenschappen worden niet toegevoegd aan terugkerende facturen die zijn aangemaakt op basis van contracten (als u is aangemeld voor debèta van Connected CPQ, Billing en Payments) of abonnementen.

9. Om gebruikers toe te staan de eigenschap te bewerken bij het aanmaken van een factuur met deze voorinstelling, vink je het selectievakje 'Gebruikers toestaan standaard aangepaste velden te overschrijven' aan en klik je vervolgens opOpslaan. Nieuwe facturen die worden aangemaakt nadat deze instelling is ingeschakeld, tonen deze eigenschappen standaard. Als een eigenschap geen waarde bevat, wordt deze niet weergegeven op de factuur.

Let op: als een aangepaste eigenschap wordt verwijderd, wordt het veld verwijderd uit conceptfacturen en toekomstige facturen die gebruikmaken van de voorinstelling waarin de aangepaste eigenschap is opgenomen. Facturen die gebruikmaken van deze voorinstelling en die vóór de verwijdering zijn afgerond, bevatten nog steeds de aangepaste eigenschap.

Bedrijfsgegevens configureren

Bij het bewerken van het standaardsjabloon kunnen de bedrijfsgegevens niet worden gewijzigd; er wordt gebruikgemaakt van de bedrijfsgegevens in uw accountinstellingen. Maak een aangepaste voorinstelling aan als u een factuursjabloon met andere bedrijfsgegevens wilt hebben.

1. Klik onder‘Factuurstandaardinstellingen’ op het pijltje om het gedeelte ‘Uw bedrijfsgegevens’ uit te vouwen en uw bedrijfsgegevens te bekijken.

2. Voer in de daarvoor bestemde velden uw bedrijfsgegevensin.

3. Klik op 'Opslaan'.

Nettobetalingsvoorwaarden configureren

De standaard nettobetalingsvoorwaarden die in de factuurinstellingen zijn geconfigureerd, zijn alleen van toepassing op handmatig aangemaakte facturen, niet op facturen die zijn aangemaakt op basis van contracten(als u bent aangemeld voorde bètaversie van Connected CPQ, Billing en Payments) ofabonnementen. In deze gevallen zijn de nettobetalingsvoorwaarden die zijn ingesteld bij het aanmaken van de offerte waarop het contract is gebaseerd, of de betalingsvoorwaarden van het abonnement, van toepassing op de facturen.

1. Klik om het gedeelte 'Nettobetalingsvoorwaarden' uit te vouwen en de instellingen voor nettobetalingsvoorwaarden te bekijken.
2. Stel in de daarvoor bestemde velden de nettobetalingstermijnen in dagen in die op een factuur kunnen worden geselecteerd.
3. Klik op + Nog een nettobedrag toevoegen om een extra nettobetalingstermijn toe te voegen.
4. Klik opdelete ‘Verwijderen’ naast een nettobetalingstermijn om deze te verwijderen.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Standaard nettobetalingstermijn’ en selecteer de standaard nettobetalingstermijn die wordt ingesteld bij het aanmaken van een factuur. Als u deze optie wijzigt, wordt de nieuwe nettobetalingstermijn ingesteld als standaard voor facturen die worden aangemaakt nadat de instelling is gewijzigd.
6. Klik op‘Opslaan’.

Opmerkingen configureren

1. Voer onder ‘Opmerkingen’ in het daarvoor bestemde veld je opmerkingen in. Gebruik de opmaakwerkbalk om de tekst op te maken, een link toe te voegen of een sjabloon te gebruiken.
2. Klik op Opslaan.

Let op: de toegevoegde opmerkingen verschijnen op alle nieuwe facturen die worden aangemaakt nadat deze instelling is bevestigd. Bestaande facturen worden niet bijgewerkt, zelfs niet als deze momenteel in concept staan.

Belastingnummers configureren

1. Klik onder'Belasting-ID aan facturen toevoegen' op 'Belasting-ID toevoegen'.
2. Klik op het vervolgkeuzemenu'Type belastingnummer ' en selecteer vervolgens eentype.
3. Voer in het veld'Belasting-ID-nummer ' uwbelasting-ID in.
4. Herhaal deze stappen als u een tweede of derde belastingnummer wilt toevoegen.
5. Klik opdelete ' naast een belastingnummer om het te verwijderen.
6. Klik op'Opslaan'.
   
   
   
7. Schakel het selectievakje 'Factuurvaluta en btw-vermelding opnemen' uit om de valuta en de btw-vermelding op facturen te verbergen.

Instellingen voor abonnementsfacturen configureren

Onder Abonneringsfacturenschakelt u de optie Vink het selectievakje 'Factureringsperiode weergeven op abonnementsfacturen en in e-mails' om de factureringsperiode van een abonnement op facturen te verbergen.

Een voorinstelling hernoemen of verwijderen

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object ' en selecteer 'Facturen'.
4. Klik bovenaan op het tabblad 'Aanpassing '.
5. Klik op het vervolgkeuzemenuHuidige weergave en selecteer devoorinstelling.
6. Klik naast het vervolgkeuzemenu Huidige weergave op Acties en selecteer vervolgens een optie:
   • 'Voorinstelling hernoemen' om de voorinstelling een andere naam te geven.
   • 'Voorinstelling verwijderen' om de voorinstelling te verwijderen. Klik op'Voorinstelling verwijderen' om te bevestigen. Voor alle conceptfacturen die deze voorinstelling gebruiken, moet een nieuwe voorinstelling worden geselecteerd.
7. Voer een nieuwe naam voor de voorinstelling in en klik vervolgens op'Opslaan'.

Let op: de standaardvoorinstelling kan niet worden hernoemd.

Volgende stappen

• Ontdek hoe u de factuurinstellingen kunt instellen en configureren.
• Lees meer over hoe de bètaversie van Connected CPQ, Billing en Payments automatisch facturen aanmaakt.
• Ontdek hoe u facturen helemaal zelf kunt aanmaken.
• Ontdek hoe u facturen kunt beheren, inclusief het verzenden, bewerken, volgen en exporteren ervan.
• Leer hoe u reeksen aanmaakt (Sales Hub en Service Hub (alleen Professionalen Enterprise ) en op facturen gebaseerde workflows ( alleen Professional en Enterprise ) kunt maken om factuurprocessen te automatiseren.
• Ontdek hoe u de suite voor omzetanalyses kunt gebruiken om factuurgegevens en prestaties te meten.