ปรับแต่งพรีเซ็ตใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ซื้อ

ใช้ใบแจ้งหนี้ HubSpot เพื่อส่งใบแจ้งหนี้ติดตามลูกหนี้และเรียกเก็บเงินจากผู้ซื้อของคุณโดยใช้การชำระเงิน HubSpot หรือการประมวลผลการชำระเงิน Stripe บทความนี้จะอธิบายวิธีปรับแต่งการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า

ใช้พรีเซ็ตที่ปรับแต่งได้เพื่อกำหนดค่าใบแจ้งหนี้ตามความต้องการทางธุรกิจที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างพรีเซ็ตใบแจ้งหนี้เริ่มต้นที่ใช้ที่อยู่บริษัทหลักของคุณและพรีเซ็ตอื่นที่ใช้ที่อยู่บริษัทอื่น ID ภาษีภูมิภาคที่แตกต่างกันหรือคุณสมบัติที่กำหนดเองที่แตกต่างกัน

บทความนี้อธิบายวิธีปรับแต่งพรีเซ็ตใบแจ้งหนี้สำหรับใบแจ้งหนี้ที่เรียกเก็บเงินจากผู้ซื้อของคุณ หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ HubSpot ของคุณเองโปรดเรียนรู้วิธีดูดาวน์โหลดและชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ HubSpot ของคุณ

ทำความเข้าใจกับพรีเซ็ตใบแจ้งหนี้

ระบบจะตั้งค่าพรีเซ็ตเริ่มต้นสำหรับใบแจ้งหนี้ในบัญชีของคุณโดยอัตโนมัติซึ่งสามารถแก้ไขได้ คุณสามารถตั้งค่าพรีเซ็ตใบแจ้งหนี้เพิ่มเติมที่กำหนดเองและกำหนดค่าข้อมูลที่คุณรวบรวมตามพรีเซ็ต

องค์ประกอบใบแจ้งหนี้ต่อไปนี้สามารถแก้ไขได้ภายในชุดที่ตั้งไว้ล่วงหน้า:

• ชื่อใบแจ้งหนี้
• ที่พักแบบกำหนดเอง
• ข้อมูลบริษัทของคุณ
• เงื่อนไขการชำระเงินสุทธิ
• ความคิดเห็นเริ่มต้น
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร
• ระยะเวลาการเรียกเก็บเงินใบแจ้งหนี้การสมัครใช้งาน

หากตั้งค่าการชำระเงินของ HubSpot หรือ Stripe เป็นตัวเลือกการประมวลผลการชำระเงินแล้วก็จะใช้ได้กับทุกพรีเซ็ต คุณสามารถตั้งค่าตัวเลือกการประมวลผลการชำระเงินได้เพียงตัวเลือกเดียวในบัญชีของคุณ

โปรดทราบ: ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำที่สร้างจากสัญญา (หากคุณลงทะเบียนใน CPQ ที่เชื่อมต่อการเรียกเก็บเงินและการชำระเงินแบบเบต้า) หรือการสมัครสมาชิกจะใช้ค่าเริ่มต้นที่ตั้งไว้ล่วงหน้าและไม่สามารถตั้งค่าให้ใช้ค่าที่ตั้งไว้ล่วงหน้าอื่นได้

สร้างพรีเซ็ต

วิธีสร้างพรีเซ็ตใหม่:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านซ้ายในส่วนการจัดการข้อมูลให้คลิก วัตถุ
3. ในหน้าวัตถุให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกวัตถุแล้วเลือกใบแจ้งหนี้
4. ที่ด้านบนให้คลิกแท็บการปรับแต่ง
5. คลิกสร้างพรีเซ็ต

5. ป้อนชื่อพรีเซ็ตของคุณแล้วคลิก สร้าง เมื่อสร้างแล้วคุณสามารถอัพเดทองค์ประกอบของพรีเซ็ตได้

แก้ไขพรีเซ็ต

คุณสามารถอัพเดทค่าเริ่มต้นหรือพรีเซ็ตที่กำหนดเองได้ในการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ คลิกแท็บ "ดูตัวอย่าง" ได้ตลอดเวลาเพื่อดูตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์

วิธีอัพเดทพรีเซ็ตเริ่มต้นหรือพรีเซ็ตที่กำหนดเอง:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านซ้ายในส่วนการจัดการข้อมูลให้คลิก วัตถุ
3. ในหน้าวัตถุให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกวัตถุแล้วเลือกใบแจ้งหนี้
4. ที่ด้านบนให้คลิกแท็บการปรับแต่ง
5. ในเมนูแบบเลื่อนลงมุมมองปัจจุบันให้เลือกพรีเซ็ตที่คุณต้องการแก้ไข ตัวอย่างเช่นเลือกค่าเริ่มต้นเพื่อแก้ไขค่าเริ่มต้นที่ตั้งไว้ล่วงหน้า
6. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเลือกแท็บเนื้อหาแล้ว

กำหนดชื่อใบแจ้งหนี้เอง

เลือกช่องทำเครื่องหมายใช้ชื่อเอกสารที่กำหนดเองเพื่อตั้งชื่อที่กำหนดเองสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ตั้งไว้ล่วงหน้า ชื่อเรื่องจะแสดงในส่วนหัวของใบแจ้งหนี้สำหรับเทมเพลต

โปรดทราบ: คุณไม่สามารถอัพเดทที่อยู่ของพรีเซ็ตเริ่มต้นได้ ซึ่งจะใช้ที่อยู่บริษัทหลักของคุณที่ตั้งไว้ในค่าเริ่มต้นของบัญชี หากต้องการใช้ที่อยู่อื่นให้สร้างพรีเซ็ตใหม่

กำหนดค่าฟิลด์ที่กำหนดเอง

เลือกคุณสมบัติที่กำหนดเองได้สูงสุด 4 รายการเพื่อแสดงในใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ซื้อ วิธีตั้งค่าที่พักแบบกำหนดเองที่จะปรากฏในพรีเซ็ตใบแจ้งหนี้:

1. ภายใต้ฟิลด์ที่กำหนดเองคลิกตั้งค่าฟิลด์ที่กำหนดเองเริ่มต้น

2. ในแผงด้านขวาให้คลิกadd ฟิลด์ที่กำหนดเอง

3. เลือกคุณสมบัติใบแจ้งหนี้แบบกำหนดเองที่มีอยู่จากรายการค้นหาคุณสมบัติแบบกำหนดเองที่คุณต้องการใช้หรือคลิกสร้างคุณสมบัติใบแจ้งหนี้ใหม่เพื่อตั้งค่าคุณสมบัติใบแจ้งหนี้แบบกำหนดเองใหม่

4. หากต้องการเพิ่มฟิลด์เพิ่มเติมให้คลิกadd ฟิลด์ที่กำหนดเองแล้วเลือกคุณสมบัติใบแจ้งหนี้ อื่นคุณสามารถเพิ่มคุณสมบัติใบแจ้งหนี้ที่กำหนดเองได้สูงสุด 4 รายการ

5. เมื่อเพิ่มแล้วก็คลิกเมนูดร็อปดาวน์ที่ พักเพื่อเปลี่ยนเป็นที่พักอื่นได้

6. การแสดงตัวอย่างแบบสดจะแสดงในส่วนการแสดงตัวอย่างขณะที่คุณเพิ่มคุณสมบัติ

7. หากต้องการลบคุณสมบัติให้คลิกไอคอนdelete ลบ

8. เมื่อเสร็จแล้วให้คลิก บันทึก

โปรดทราบ: คุณสมบัติที่กำหนดเองจะไม่ถูกเพิ่มลงในใบแจ้งหนี้ที่เกิดขึ้นประจำที่สร้างขึ้นจากสัญญา (หากคุณลงทะเบียนใน CPQ ที่เชื่อมต่อการเรียกเก็บเงินและเบต้าการชำระเงิน) หรือการสมัครสมาชิก

9. หากต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้แก้ไขพร็อพเพอร์ตี้เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้โดยใช้พรีเซ็ตนี้ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายอนุญาตให้ผู้ใช้แทนที่ฟิลด์ที่กำหนดเองเริ่มต้นจากนั้นคลิก บันทึก ใบแจ้งหนี้ใหม่ที่สร้างขึ้นหลังจากเปิดใช้งานการตั้งค่านี้จะแสดงที่พักเหล่านี้ตามค่าเริ่มต้น หากที่พักไม่มีค่าก็จะไม่แสดงในใบแจ้งหนี้

โปรดทราบ: หากทรัพย์สินที่กำหนดเองถูกลบฟิลด์จะถูกลบออกจากร่างและใบแจ้งหนี้ในอนาคตที่ใช้พรีเซ็ตที่มีทรัพย์สินที่กำหนดเอง ใบแจ้งหนี้ที่ใช้พรีเซ็ตนี้ที่ได้รับการสรุปก่อนการลบจะยังคงมีคุณสมบัติที่กำหนดเอง

กำหนดค่าข้อมูลบริษัท

เมื่อแก้ไขเทมเพลตเริ่มต้นข้อมูลบริษัทจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้และใช้ข้อมูลบริษัทในการตั้งค่าบัญชีของคุณ สร้างพรีเซ็ตที่กำหนดเองหากต้องการมีเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่มีข้อมูลบริษัทอื่น

1. ใต้ค่าเริ่มต้นของใบแจ้งหนี้ให้คลิกเพื่อขยายส่วนข้อมูลบริษัทของคุณเพื่อดูข้อมูลบริษัทของคุณ

2. ในช่องที่ระบุให้ป้อนข้อมูลบริษัทของคุณ

3. คลิก บันทึก

กำหนดค่าเงื่อนไขการชำระเงินสุทธิ

เงื่อนไขการชำระเงินสุทธิเริ่มต้นที่กำหนดไว้ในการตั้งค่าใบแจ้งหนี้จะมีผลกับใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นด้วยตนเองเท่านั้นไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นจากสัญญา (หากคุณลงทะเบียนใน CPQ ที่เชื่อมต่อการเรียกเก็บเงินและการชำระเงิน ) หรือการสมัครใช้งาน ในกรณีเหล่านี้เงื่อนไขการชำระเงินสุทธิที่กำหนดไว้เมื่อสร้างใบเสนอราคาสัญญาจะถูกสร้างขึ้นจากหรือเงื่อนไขการชำระเงินของการสมัครสมาชิกจะมีผลบังคับใช้กับใบแจ้งหนี้

1. คลิกเพื่อขยายส่วนเงื่อนไขการชำระเงินสุทธิเพื่อดูการตั้งค่าเงื่อนไขการชำระเงินสุทธิ
2. ในช่องที่ระบุให้ตั้งค่าเงื่อนไขการชำระเงินสุทธิในวันที่จะมีให้เลือกในใบแจ้งหนี้
3. คลิก + เพิ่มจำนวนเงินสุทธิอื่นเพื่อเพิ่มระยะเวลาการชำระเงินสุทธิเพิ่มเติม
4. คลิก delete  ลบลบถัดจากระยะเวลาการชำระเงินสุทธิเพื่อลบออก
5. คลิกเมนูแบบเลื่อนลง ระยะเวลาการชำระเงินสุทธิเริ่มต้นและเลือกระยะเวลาการชำระเงินสุทธิเริ่มต้นที่จะตั้งค่าเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ หากเปลี่ยนตัวเลือกนี้เงื่อนไขการชำระเงินสุทธิใหม่จะถูกตั้งค่าเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นหลังจากมีการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า
6. คลิก บันทึก

กำหนดค่าความคิดเห็น

1. ใต้ความคิดเห็นในช่องที่ให้ไว้ให้เพิ่มความคิดเห็นของคุณ ใช้แถบเครื่องมือจัดรูปแบบเพื่อจัดรูปแบบข้อความเพิ่มลิงก์หรือใช้ข้อมูลโค้ด
2. คลิก บันทึก

โปรดทราบ: ความคิดเห็นที่เพิ่มจะปรากฏสำหรับใบแจ้งหนี้ใหม่ที่สร้างขึ้นหลังจากยืนยันการตั้งค่านี้และจะไม่อัพเดทใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่แม้ว่าจะอยู่ในร่างก็ตาม

กำหนดค่าหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี

1. ใต้เพิ่มเลขประจำตัวผู้เสียภาษีในใบแจ้งหนี้ให้คลิกเพิ่มเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
2. คลิกเมนูดร็อปดาวน์ประเภทเลขประจำตัวผู้เสียภาษีแล้วเลือก ประเภท
3. ในช่องเลขประจำตัวผู้เสียภาษีให้กรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
4. ทำซ้ำขั้นตอนต่อไปนี้หากต้องเพิ่มเลขประจำตัวผู้เสียภาษีลำดับที่ 2 หรือ 3
5. คลิกdelete ลบถัดจากเลขประจำตัวผู้เสียภาษีเพื่อลบ
6. คลิก บันทึก
   
   
   
7. ล้างช่องทำเครื่องหมายรวมสกุลเงินในใบแจ้งหนี้และใบแจ้งภาษีการขายเพื่อซ่อนสกุลเงินและใบแจ้งภาษีการขายในใบแจ้งหนี้

กำหนดการตั้งค่าใบแจ้งหนี้การสมัครใช้งาน

ใต้ใบแจ้งหนี้การสมัครสมาชิกให้ล้างช่องทำเครื่องหมายแสดงระยะเวลาการเรียกเก็บเงินในใบแจ้งหนี้การสมัครสมาชิกและอีเมลเพื่อซ่อนระยะเวลาการเรียกเก็บเงินของการสมัครสมาชิกในใบแจ้งหนี้

เปลี่ยนชื่อหรือลบพรีเซ็ต

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านซ้ายในส่วนการจัดการข้อมูลให้คลิก วัตถุ
3. ในหน้าวัตถุให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกวัตถุแล้วเลือกใบแจ้งหนี้
4. ที่ด้านบนให้คลิกแท็บการปรับแต่ง
5. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงมุมมองปัจจุบันและเลือกพ รีเซ็ต
6. ถัดจากเมนูแบบเลื่อนลงมุมมองปัจจุบันให้คลิกการดำเนินการจากนั้นเลือกตัวเลือก:
   • เปลี่ยนชื่อพรีเซ็ตเพื่อเปลี่ยนชื่อพรีเซ็ต
   • ลบพรีเซ็ตเพื่อลบปัจจุบัน คลิกลบพรีเซ็ตเพื่อยืนยัน ใบแจ้งหนี้ฉบับร่างที่ใช้พรีเซ็ตนี้จะต้องเลือกพรีเซ็ตใหม่
7. ป้อนชื่อที่ตั้งไว้ล่วงหน้าใหม่แล้วคลิกบันทึก

โปรดทราบ: ไม่สามารถเปลี่ยนชื่อพรีเซ็ตเริ่มต้นได้

ขั้นตอนต่อไป

• ดูวิธีตั้งค่าและกำหนดการตั้งค่าใบแจ้งหนี้
• ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ CPQ ที่เชื่อมต่อการเรียกเก็บเงินและการชำระเงิน เบต้าสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ
• เรียนรู้วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ตั้งแต่เริ่มต้น
• ดูวิธีจัดการใบแจ้งหนี้รวมถึงการส่งการแก้ไขการติดตามและการส่งออก
• เรียนรู้วิธีสร้างลำดับ (Sales Hub และ Service Hub Professional และ Enterprise เท่านั้น) และเวิร์กโฟลว์ตามใบแจ้งหนี้ (Professional และ Enterprise เท่านั้น) เพื่อทำให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ
• เรียนรู้วิธีใช้ชุดวิเคราะห์รายได้เพื่อวัดข้อมูลใบแจ้งหนี้และประสิทธิภาพ