Datensätze zwischen HubSpot und Salesforce synchronisieren

Mit der Salesforce-Integration können Sie Aufnahmesegmente erstellen und verwenden, um zu steuern, welche Datensätze zwischen HubSpot und Salesforce synchronisiert werden.

Aufnahmesegmente definieren anhand bestimmter Kriterien, welche Datensätze von HubSpot mit Salesforce synchronisiert werden können. Datensätze, die sich nicht in Ihrem Segment befinden, werden nicht zwischen HubSpot und Salesforce synchronisiert.

Sie können z. B. ein Aufnahmesegment erstellen, um nur Unternehmen in einer bestimmten Lifecycle-Phase oder nur Tickets mit einem definierten Status zu synchronisieren.

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit Inklusionssegmenten arbeiten, sollten Sie verstehen, wie sich diese auf Ihr Salesforce-Synchronisierungsverhalten auswirken.

• Sie können Aufnahmesegmente beim Synchronisieren von Kontakten, Unternehmen (nach dem Upgrade auf die neue Unternehmen-Synchronisierung), Tickets und benutzerdefinierten Objekten verwenden. 
• Nur aktive Segmente können als Ihr Salesforce-Aufnahmesegment festgelegt werden, da sie dynamisch aktualisiert werden, wenn Datensätze Ihre Segmentkriterien erfüllen oder nicht erfüllen.
• Wenn Sie ein Segment als Aufnahmesegment auswählen, wird das Segment nicht automatisch mit Salesforce synchronisiert. Die Mitglieder des Segments werden nur dann mit Salesforce synchronisiert, wenn eine Synchronisierung ausgelöst wird. Erfahren Sie, wie Sie ein Segment manuell erneut mit Salesforce synchronisieren.
• Wenn für neue oder bestehende Salesforce-Leads oder -Kontakte in Ihren Integrationseinstellungen festgelegt ist, dass automatisch HubSpot-Kontakte erstellt werden , wird ein neuer Kontakt erstellt oder ein bestehender Kontakt wird in HubSpot synchronisiert, wenn ein Salesforce-Lead oder -Kontakt erstellt wird, auch wenn der HubSpot-Kontakt nicht in Ihrem Aufnahmesegment enthalten ist. Weitere Aktualisierungen des Kontakts oder Leads von HubSpot oder Salesforce werden erst dann mit der jeweils anderen Plattform synchronisiert, wenn sie die Segmentkriterien erfüllen.
• In seltenen Fällen, in denen eine Eigenschaft die Mitgliedschaft eines Aufnahmesegments ändert, kann es vorkommen, dass eine Datensatzaktualisierung synchronisiert wird, bevor das Aufnahmesegment neu bewertet wird. Infolgedessen kann der Datensatz synchronisiert werden, anstatt übersprungen zu werden. Dies kann nur der Fall sein, wenn die Aktualisierung der Eigenschaft einen Datensatz aus dem Aufnahmesegment entfernen würde, da die Synchronisierung möglicherweise schneller verarbeitet wird als die Auswertung des Aufnahmesegments. 

Richten Sie ein Inklusionssegment ein.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol , um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
2. Klicken Sie auf „Salesforce“.
3. Gehen Sie zum Tab Datensynchronisierung . 
4. Klicken Sie auf [Objekt] (z. B. Kontakte, Unternehmen usw.) > Regeln für die Synchronisierung.
5. Klicken Sie im Abschnitt "Einschränken, was synchronisiert wird " auf das Dropdown-Menü und wählen Sie ein vorhandenes aktives Segment aus. Um ein neues aktives Segment zu erstellen, klicken Sie auf + Aufnahmeliste erstellen.

• • Wenn Sie ein vorhandenes aktives Segment auswählen, wird die Einstellung automatisch aktualisiert.
  • Wenn Sie auf + Aufnahmeliste erstellen klicken, werden Sie zum Erstellen eines neuen Segments im Segmente-Tool weitergeleitet.
    
    • Klicken Sie oben links auf das Bleistift-Symbol edit und geben Sie einen Namen für das Segment ein. Wählen Sie dann Ihre Kriterien aus. Erfahren Sie mehr über die Bestimmung Ihrer Segmentkriterien.
    • Klicken Sie oben rechts auf Überprüfen und speichern. Die Verarbeitung Ihres Segments kann einige Zeit in Anspruch nehmen.
    • Zu den Salesforce-Integrationseinstellungen zurückkehren. Klicken Sie in der Einstellung Aufnahmeliste auf das Dropdown-Menü und wählen Sie das neu erstellte aktive Segment aus. Die Einstellung wird automatisch aktualisiert.

Salesforce-Importe und -Einschlusssegmente verstehen

Durch das Importieren von Salesforce-Datensätzen in HubSpot können Sie vorhandene Daten aus Ihrer Salesforce-Instanz direkt in Ihren HubSpot-Account übernehmen.

Wenn Sie Leads oder Kontakte aus Salesforce importieren, wird nur deren E-Mail-Adresse zum Zeitpunkt des Imports mit Salesforce synchronisiert. In HubSpot-Accounts ohne Aufnahmesegment oder für Kontakte in einem Aufnahmesegment wird nach dem Import automatisch eine Synchronisierung ausgelöst, die über die verbleibenden Salesforce-Feldwerte synchronisiert wird. Für Kontakte, die nicht im Einschlusssegment sind, bleiben alle anderen Kontakteigenschaften nach dem ersten Import leer.

Verhalten von Aufnahmesegmenten bei der ersten Synchronisierung und mit Duplikaten 

Bei der Verwendung von Aufnahmesegmenten in HubSpot ist es wichtig, ihre Rolle bei der ersten Synchronisierung und beim Management von Duplikaten zu verstehen. 

Verhalten der ersten Synchronisierung verstehen 

Bei der ersten Synchronisierung eines Datensatzes zwischen HubSpot und Salesforce können zugeordnete Felder den Salesforce-Datensatz aktualisieren, auch wenn der Datensatz noch nicht Teil des Aufnahmesegments in HubSpot ist. Dieses Event tritt auf, wenn HubSpot die Salesforce-Datensatz-ID kennt, aber noch kein entsprechender HubSpot-Datensatz existiert. Da Aufnahmesegmente auf HubSpot-Daten beruhen, kann HubSpot die Aufnahmekriterien erst bewerten, wenn der HubSpot-Datensatz erstellt und synchronisiert wurde. Daher können bei der ersten Synchronisierung die Daten aus zugeordneten Feldern wieder mit Salesforce synchronisiert werden. 

Verstehen Sie doppelte Datensätze 

Wenn ein HubSpot-Datensatz einem anderen Salesforce-Datensatz zugeordnet wird, behandelt die Integration dies als neue Synchronisierungspaarung. Jedes Mal, wenn eine neue HubSpot-Salesforce-Kopplung erstellt wird, betrachtet die Integration diese als erste Synchronisierung, sodass Feldzuordnungen möglicherweise Daten zurück an Salesforce synchronisieren.