Ticket-Pipelines und -Status einrichten und anpassen

• Geben Sie im Dialogfeld einen Pipeline-Namen ein und klicken Sie auf Erstellen.

Ticket-Pipelines bearbeiten oder löschen

Sie können Ihre Pipeline umbenennen, oder wenn Sie mehrere Ticket-Pipelines haben, können Sie diese neu anordnen und löschen. Benutzer in einem Account mit einem Service Hub Professional- oder Enterprise-Abonnement können auch verwalten, wer Zugriff auf eine Pipeline hat.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Tickets.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Pipelines.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eine Pipeline auswählen und wählen Sie dann eine Pipeline aus.
• Klicken Sie rechts auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
  • Diese Pipeline umbenennen: Ändern Sie den Namen der Pipeline. Geben Sie im Dialogfeld den neuen Namen ein und klicken Sie dann auf Umbenennen.
  • Pipelines neu anordnen: Ändern Sie die Reihenfolge Ihrer Pipelines. Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf eine Pipeline und ziehen Sie sie an eine neue Position. Wenn alle Pipelines in der gewünschten Reihenfolge sind, klicken Sie auf Speichern.
  • Zugriff verwalten: Als Super-Admin können Sie verwalten, welche Benutzer die Pipeline anzeigen und bearbeiten können (nur Service Hub Professional oder Enterprise).
  • Diese Pipeline löschen: Löschen Sie die Pipeline. Sie können eine Pipeline nicht löschen, wenn sie Tickets enthält. Sie müssen Tickets löschen oder in eine andere Pipeline verschieben, bevor Sie die Pipeline löschen können.
    
    
• Klicken Sie auf Ticket-Karten anpassen, um unter die Eigenschaften auszuwählen, die auf Board-Karten für die Pipeline angezeigt werden.
• Um Automatisierungseinstellungen für die Pipeline anzupassen, klicken Sie auf die Registerkarte Automatisieren.
• Um Regeln einzurichten für die Pipeline, klicken Sie auf die Registerkarte Pipeline-Regeln (nurService Hub Professional und Enterprise).

Ticket-Status in einer Pipeline hinzufügen, bearbeiten oder löschen

Sie können Ticket-Status verwenden, um den Fortschritt Ihrer Tickets innerhalb einer Pipeline nachzuverfolgen. HubSpot enthält standardmäßig eine Support-Pipeline mit vier Ticket-Status: „Neu“, „Warten auf Kontakt“, „Wartet auf uns“ und „Geschlossen“. Sie können auch Ihre eigenen Status hinzufügen oder bestehende Status bearbeiten und löschen. So passen Sie die Status in einer Pipeline an:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Tickets.

• Klicken Sie auf die Registerkarte Pipelines.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eine Pipeline auswählen und wählen Sie dann eine Pipeline zum Bearbeiten aus.

• So fügen Sie einen neuen Ticket-Status hinzu:

  • Klicken Sie unter den vorhandenen Ticket-Status auf + Status hinzufügen.

  • Geben Sie einen Ticket-Statusnamen ein, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü in der Spalte Offen oder geschlossen und wählen Sie, ob der Ticket-Status ein Ticket als Offen oder Geschlossen festlegen soll. Es muss mindestens ein Status Offen und ein Status Geschlossen vorhanden sein.

• Um den Namen eines bestehenden Ticket-Status zu ändern, klicken Sie auf den Namen des Status und geben Sie dann einen neuen Namen im Textfeld ein. 

• Um einen Ticket-Status neu anzuordnen, klicken Sie auf den Ticket-Status und ziehen Sie ihn an eine neue Position.

• Um den internen Namen für einen Ticket-Status anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Status und klicken Sie auf das codeCode-Symbol. Der interne Name wird von Integrationen und der API verwendet.

• Um einen Ticket-Status zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über einen Status und klicken Sie auf Löschen. Wenn sich in dem Status, den Sie löschen möchten, Tickets befinden, müssen Sie diese in einen anderen Status verschieben. Um dies massenhaft zu tun, navigieren Sie zur Ticket-Indexseite, und bearbeiten Sie in der Listenansicht , massenhaft die Eigenschaft Ticket-Status .

• Um die Eigenschaften zu bearbeiten, die angezeigt werden, wenn ein Ticket in einen bestimmten Status wechselt, bewegen Sie den Mauszeiger über die Spalte Statuseigenschaften aktualisieren und klicken Sie auf Eigenschaften bearbeiten.
•  Wenn Sie die Bearbeitung Ihrer Status abgeschlossen haben, klicken Sie unten links auf Speichern.

Die in den einzelnen Ticket-Status angezeigten Eigenschaften anpassen

Sie können auch anpassen, welche Ticket-Eigenschaften den Benutzern angezeigt werden, wenn ein Ticket in einen bestimmten Status wechselt. Benutzer müssen über die Berechtigungen Benutzerdefinierte Eigenschaften bearbeiten verfügen, um die Eigenschaften des Ticket-Status anpassen zu können.

• Gehen Sie zu der Pipeline, die Sie bearbeiten möchten.

• Bewegen Sie den Mauszeiger in der Zeile des Status über die Spalte Bedingte Phaseneigenschaften und klicken Sie auf Eigenschaften bearbeiten.

• Aktivieren Sie im Dialogfeld die Kontrollkästchen neben den neuen Eigenschaften, die Sie anzeigen möchten.

Bitte beachten Sie: Eigenschaften mit schreibgeschützten Werten (d.h., die nicht von Benutzern festgelegt werden, wie z.B. score oder calculation properties) können nicht als Ticket-Status-Eigenschaften verwendet werden und erscheinen nicht als Auswahlmöglichkeiten. Erfahren Sie, wie Sie diese Eigenschaften stattdessen in den Abschnitt Über dieses/n [Datensatz} eines Datensatzes aufnehmen können.

• Um einen Wert für eine Eigenschaft zu verlangen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Erforderlich (nur Starter, Professional oder Enterprise). Wenn eine Eigenschaft verlangt wird, können Benutzer in diesem Status nur dann ein Ticket erstellen, wenn sie einen Wert für diese Eigenschaft eingeben.

• Um die Eigenschaften neu anzuordnen, klicken Sie darauf und ziehen Sie sie an eine neue Stelle.

• Um eine ausgewählte Eigenschaft zu entfernen, klicken Sie auf das X neben dieser Eigenschaft in der Spalte Ausgewählte Eigenschaften.
• Nachdem Sie Ihre Eigenschaften ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter. Die von Ihnen ausgewählten Eigenschaften werden automatisch angezeigt, wenn manuell ein neues Ticket in diesem Status erstellt oder wenn ein bestehendes Ticket in diesen Status verschoben wird.

•  Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten links auf Speichern.

Erfahren Sie, wie Sie die Eigenschaften, die auf Board-Karten angezeigt werden, in der Board-Ansicht anpassen können.

Zugriff auf Tickets basierend auf Teammitgliedschaft zuweisen (nur Professional und Enterprise)

Unabhängig von Ihrem HubSpot-Abonnement können Sie den Zugriff eines einzelnen Benutzers auf Tickets aktualisieren. Wenn Ihr Account jedoch ein Professional- oder Enterprise-Abonnement hat und Ihre Pipeline Tickets enthält, die mehreren Teams zugewiesen sind, können Sie den Ticket-Zugriff so konfigurieren, dass Benutzer nur auf Tickets zugreifen können, die ihnen selbst oder Teammitgliedern zugewiesen sind. Das bedeutet, dass sich mehrere Teams eine Pipeline teilen können, ohne dass die den anderen Teams zugewiesenen Tickets beeinträchtigt werden. 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im linken Bereich zu Benutzer & Teams.
• Um die Berechtigungen eines einzelnen Benutzers zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen eines Benutzers im gewünschten Team. Um die Berechtigungen mehrerer Benutzer zu bearbeiten, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Namen der Benutzer. Wenn die Benutzer noch nicht in einem Team sind, erfahren Sie, wie Sie erstellen und Benutzer zu einem Team hinzufügen.
• Klicken Sie auf Berechtigungen bearbeiten.
• Gehen Sie im rechten Bereich zur Registerkarte CRM.
• Legen Sie in der Zeile Tickets die Anzeigeberechtigungen des Benutzers auf Nur Team fest und deaktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Nicht zugewiesen. Dadurch werden die Berechtigungen zum Bearbeiten und Löschen automatisch aktualisiert.

• Klicken Sie auf Speichern. Der oder die Benutzer müssen sich ab- und wieder anmelden, damit die Berechtigungen wirksam werden.

Mit diesen Berechtigungen können die Benutzer nur noch Tickets anzeigen, bearbeiten oder löschen, bei denen sie oder ein anderer Benutzer aus ihrem Team der zuständige Mitarbeiter sind. Wenn ein Benutzer mehreren Teams angehört, kann er auf Tickets zugreifen, die einem seiner Teams zugewiesen sind.

Erfahren Sie mehr über Bearbeiten von Benutzerberechtigungen.